Conheça mais sobre a gestão de impressão, incluindo como esse processo é capaz de otimizar custos na sua empresa.

Realizar a gestão da impressão pode trazer diferentes benefícios que agregam muito valor ao seu negócio. Especialmente em termos de:

●      Economia nos custos;

●       Utilização inteligente dos recursos corporativos;

●       Maior qualidade de entrega.

Esses são os principais pontos capazes de alavancar a competitividade de um negócio. Algumas empresas optam por não ter uma gestão de impressão e, em muitos casos, por falta de conhecimentos dos benefícios que a solução traz ao negócio. Essa decisão pode prejudicar o desenvolvimento da empresa e até mesmo gerar custos mais altos ao negócio.

Pensando nisso, nós criamos um artigo com informações completas que te ajudarão a entender mais sobre gestão de impressão, confira!

Gestão de impressão: o que é?

gestão de impressão consiste em gerenciar o processo de impressão e as atividades que o envolvem, como o controle dos suprimentos. Sua finalidade é minimizar o impacto das impressões e conscientizar o seu uso, ou seja, imprimir apenas o que for necessário.

Investir nessa atividade permite que a empresa, simultaneamente, racionalize seus gastos e ajude na preservação do meio ambiente. No entanto, ainda são obtidas outras vantagens, como maior controle sobre o negócio e simplificação da gestão.

Qual a importância da gestão de impressão?

Como a impressão de documentos faz parte da rotina diária de uma empresa, ele acaba se tornando uma despesa responsável por uma parte significativa dos custos corporativos.

Uma pesquisa da Gartner demonstra que empresas chegam a gastar até 3% do seu faturamento com a impressão de documentos. Outro dado relevante está no fato de que cerca de 50% dos desperdícios em uma organização decorrem do uso excessivo de papel.

Assim, a empresa já conseguirá uma economia relevante ao diminuir o uso do papel. Entretanto, ainda há custos que são economizados ao realizar a gestão de impressão, como:

●        Atualização das impressoras;

●        Custo de aquisição de máquinas;

●       Manutenção das impressoras;

●       Reposição de suas peças;

●        Valor gasto nas tintas de recarga.

Dicas para a redução de custos com a gestão de impressão!

Nos tópicos seguintes citamos e explicamos as melhores práticas para realizar a gestão de impressão, seja para aprimorar os procedimentos internos ou economizar.

Aproveite do outsourcing de impressão

A maioria dos custos relacionados à impressão está ligada à gestão e manutenção das impressoras. Por isso, uma boa gestão da área também está ligada à adoção do Outsourcing de Impressão, que consiste em delegar essa atividade para um terceiro especializado — como um aluguel de impressão.

Adotar essa estratégia traz muitos benefícios ao negócio, como:

●        Previsibilidade: não há imprevistos que geram custos de última hora, como reposição não programada de papel e manutenção repentina das impressoras. Além disso, todos os gastos com suprimentos e serviços estão previstos no contrato firmado com a empresa de outsourcing;

●       Segurança: é possível bloquear funções das impressoras e liberá-las mediante autenticação do usuário ou estabelecer que apenas determinadas pessoas tenham acesso a certos recursos de impressão;

●        Controle: os gestores têm uma visão real, transparente e ampla sobre o fluxo de impressões e cópias, podendo estabelecer políticas de impressão e acessar relatórios dinâmicos;

●        Economia: a empresa não precisa se preocupar com custos ligados à gestão, já que eles serão de responsabilidade da organização contratada;

●        Nuvem: como são utilizados os servidores da empresa contratada, os administradores conseguem gerenciar a impressão à distância (basta ter acesso à internet). Outra vantagem relacionada é que sua empresa não tem necessidade de investir em uma infraestrutura robusta.

Eduque os colaboradores

Não basta que apenas o gestor faça um uso consciente da impressão, é fundamental que os colaboradores também utilizem as empresas somente quando necessário. Para isso, os líderes devem se reunir e implementar uma cultura de redução de despesas no negócio.

Isso pode ser feito com:

a)      Um melhor controle orçamentário;

b)      Uso de ferramentas mais estratégicas;

c)       Criar uma cadência de comunicados internos;

d)      Capacitação de funcionários, entre outras técnicas.

Uma cultura que também ajuda nesse aspecto é a voltada à inovação, pois ela torna os funcionários mais receptivos à adoção de metodologias inovadoras.

Prefira impressoras multifuncionais

Adquirir vários equipamentos ocupa um grande espaço no ambiente de trabalho e acaba gerando desorganização. Essa questão pode ser solucionada com impressoras multifuncionais, que aglomeram várias funcionalidades em um equipamento, como:

  1. Digitalização;
  2. Cópia;
  3. Impressão etc.

Por essa razão também é relevante verificar se a empresa de outsourcing oferece impressoras multifuncionais.

Invista em equipamentos adequados à demanda

Nem todo equipamento conseguirá atender a demanda de impressão do seu negócio, sendo relevante adquirir a mais adequada para sua rotina.

Quando uma máquina não suporta o volume de impressão da sua empresa, ela se desgasta mais rapidamente, precisa de manutenções mais frequentes e pode gerar necessidade de substituição.

Essa questão também pode ser resolvida com o outsourcing de impressão, já que a empresa contratada disponibilizará os equipamentos ideais e suporte para satisfazer as necessidades do seu negócio.

Implemente um software de bilhetagem

Sistemas de bilhetagem permitem controlar todo o fluxo de impressão da empresa, eles informam ao gestor o número exato de impressões feitas por cada usuário, momento que elas foram realizadas e mais, permitindo que o gestor saiba onde e como economizar na área.

software também permite limitar a quantidade de impressões por usuário, padronizar o modo de impressão, entre outras. De forma geral, um bom outsourcing de impressão concede acesso à gestão de bilhetagem.

Demais benefícios da gestão de impressão para o seu negócio

Além da economia nos custos, uma boa gestão de impressão faz com que a empresa usufrua de diversos outros benefícios, especialmente se ela adotar o outsourcing de impressão.

Análise de suas necessidades de impressão

Muitos gestores desconhecem a real demanda de impressão do seu negócio e acabam imprimindo mais que o necessário ou têm receio de tomar uma decisão que prejudica o desempenho da empresa.

Com a gestão da impressão, os administradores saberão de forma mais exata quanto é preciso imprimir e terão mais conhecimento sobre o negócio.

Redução de equipamento local

Quando uma empresa tem um número muito grande de impressoras no estabelecimento, é provável que ela tenha adquirido máquinas ineficientes ou que não atenda sua demanda. Assim, o espaço de trabalho acaba se tornando muito apertado pelo excesso de equipamentos, prejudicando a experiência de quem os consome.

Entretanto, esse problema é evitado quando a empresa recebe ajuda de um outsourcing de impressão. Os profissionais do outsourcing são experientes e têm conhecimento especializado na área, assim eles saberão quais equipamentos são adequados para seu negócio e cabem no seu orçamento.

Aumento da produtividade

Há um impactante aumento na produtividade do trabalho exercido tanto pelos colaboradores como gestores. Pelo fato das máquinas operarem de forma mais eficiente, os colaboradores gastarão menos tempo aguardando o conserto das máquinas ou suas substituições.

Como também, um espaço mais organizado torna o ambiente de trabalho mais confortável, contribuindo para a produtividade do pessoal. Quanto aos administradores, eles também irão dispor menos tempo gerenciando os aparelhos e podem se dedicar a outras atividades, como elaboração de estratégias e negociações com parceiros ou clientes.

Entrega automatizada de suprimentos

É eliminada a necessidade de encomendar periodicamente cartuchos ou tintas para impressão, já que a empresa de outsourcing enviará os suprimentos conforme necessidade. Esse aspecto também ajuda na diminuição do tempo de inatividade do equipamento e ociosidade dos colaboradores.

Incentivo à cultura de inovação

Contratar uma empresa de outsourcing de impressão impulsiona a mentalidade de inovação dentro da empresa. Os colaboradores perceberão os benefícios dessa estratégia no campo prático e se tornarão mais propícios a abraçar novas tecnologias.

Ajuda ao desenvolvimento sustentável

Gerenciar a impressão é considerada uma prática sustentável, já que o uso do papel, energia e suprimentos é minimizado. Isso permite que a empresa se torne mais ecológica, contribua para a preservação do meio ambiente e um futuro próspero.

Prezar pelo desenvolvimento sustentável ainda se desdobra em outras vantagens, como a construção de uma melhor imagem da organização perante clientes, fornecedores, parceiros e investidores.

Você pode conquistar uma boa gestão de impressão com os serviços da Office Total, uma empresa especializada em outsourcing de impressão com ampla experiência de mercado, que fornece a infraestrutura completa para a produtividade da sua equipe, além de investir no suporte e atendimento para garantir a máxima satisfação de seus clientes.