O termo outsourcing pode ser traduzido para “fonte externa” e consiste na contratação de uma empresa que presta serviços especializados.

Outsourcing é um serviço que está se tornando cada vez mais popular no Brasil e outros países, esse fenômeno ocorre pelos amplos benefícios à competitividade que essa prática garante às empresas contratantes, auxiliando-as a superar desafios de mercado, garantir sua sobrevivência e impulsionar seu desenvolvimento.

Apesar de sua importância, muitos gestores não aproveitam dessa estratégia pela simples falta de conhecimento sobre o assunto. Por isso, publicamos este conteúdo que traz as principais informações sobre o tema.

Acompanhe a leitura e saiba mais!

Afinal, o que é o Outsourcing?

O termo outsourcing pode ser traduzido para “fonte externa” e consiste na contratação de uma empresa que presta serviços especializados. Em vez de empregar diretamente os colaboradores para uma área da organização, operações desse mesmo setor são delegadas para uma empresa de outsourcing.

Esses serviços não fazem parte da atividade-fim da empresa, mas ainda são funções estratégicas e cruciais para o funcionamento do negócio. Como também, o outsourcing é usado para alcançar objetivos específicos. Conheça os principais:

Otimizar os processos: há uma significativa redução na quantidade de atividades, colaboradores e ativos que a empresa precisa gerir, tornando-a mais enxuta;

  • Melhorar a eficiência: o negócio conseguirá garantir alta performance de seus setores;
  • Aprimorar a infraestrutura: consiste em alugar equipamentos de ponta e mantê-los sempre atualizados;
  • Aumentar a flexibilidade: acordos de outsourcing são livremente estipulados entre as partes, assim eles são ajustados da forma mais vantajosa para elas;
  • Maximizar a competitividade: a empresa poderá se concentrar em aprimorar suas soluções, produtos ou serviços, contribuindo para sua competitividade.

Além disso, é possível tanto delegar todas as operações de um setor como apenas firmar uma parceria que satisfaça necessidades específicas do negócio. Por exemplo, pode-se delegar todas as atividades de TI ou somente alugar computadores que a empresa precisa.

Por que optar pelo Outsourcing?

Existem vários motivos que tornam o outsourcing fundamental para uma empresa. Um deles é o fato de que a globalização está tornando a competitividade mais acirrada, pois organizações multinacionais passaram a prestar serviços ou até mesmo vender seus produtos no Brasil, concorrendo diretamente com as companhias do país. Outsourcing é uma estratégia interessante para que sua empresa seja capaz de rivalizar com organizações internacionais.

O outsourcing também aumenta as chances de sobrevivência em cenários de crise econômica generalizada, como a que o Brasil enfrentou em meados de 2014 e a gerada pela pandemia do coronavírus, já que a empresa estará mais otimizada e enxuta.

Por fim, os consumidores estão mais informados e exigentes, demandando melhor uma experiência com a marca, alta qualidade do atendimento e do pós-venda, entre outras. Graças ao outsourcing, a empresa dedica menos tempo em atividades secundárias e poderá se concentrar em satisfazer seu público.

Tais conquistas são asseguradas graças às vantagens proporcionadas pelo outsourcing. Algumas delas são:

  • Otimizar custos: não há relação de emprego com os profissionais do outsourcing, gerando economias com encargos trabalhistas e previdenciários, treinamentos, processos seletivos etc.;
  • Segurança: há menos riscos de arcar com passivos trabalhistas e responder processos judiciais de ex-colaboradores;
  • Foco: pode-se concentrar melhor nos desafios, objetivos e metas do negócio;
  • Performance: profissionais do outsourcing são altamente especializados em suas áreas, garantindo que o setor seja eficiente, produtivo e agregue valor à empresa;
  • Colaboração: ao se tornar enxuta, as equipes podem atuar de forma mais integrada, colaborativa e harmônica;
  • Aprendizado: práticas de gestão feitas pelo outsourcing inspiraram transformações positivas na empresa contratante. Elas podem contribuir para melhor adoção de uma cultura de inovação pelos colaboradores, por exemplo.

Entidades que não desfrutarem deste serviço poderão ter sua competitividade reduzida a longo prazo, já que mais empresas estão optando pelo outsourcing e com o passar do tempo, consequentemente, usufruindo dos benefícios listados.

Outsourcing x Terceirização: entenda a diferença

É importante não confundir o outsourcing com a terceirização, pois ambos conceitos têm distinções impactantes.

Áreas

De forma geral, o outsourcing designa a terceiros serviços considerados complexos, que demandam equipamentos específicos, mão de obra especializada e know-how, como contabilidade, tecnologia da informação (TI), entre outros.

Já a terceirização está ligada a serviços mais braçais, de menor valor agregado e que não exigem conhecimentos técnicos especializados, como portaria, limpeza, segurança, copeira, entre outros.

Objetivos

Outra diferença está no fato dos objetivos do outsourcing serem mais abrangentes, pois ele leva benefícios estruturais à empresa. Quanto à terceirização, sua finalidade principal é minimizar os custos. Algumas dessas economias são menos encargos trabalhistas e previdenciários, redução da rotatividade dos funcionários (turnover), entre outros.

Compromisso com resultado

O outsourcing não se preocupa somente em entregar o que foi contratado, mas também almeja maximizar os resultados alcançados pelo negócio. Essa atenção acontece pelo fato dos profissionais atuarem de forma estratégica e serem capazes de impactar positivamente no desempenho da empresa no mercado.

Por outro lado, essa mesma preocupação não existe na terceirização, pois as áreas terceirizadas atuam apenas como uma engrenagem para o negócio.

Tipos de Outsourcing!

Existem três tipos de outsourcing e o gestor precisa conhecer suas características e dissemelhanças para garantir que seja escolhido o mais adequado ao negócio.

Onshore

Aqui o provedor de serviços está localizado no mesmo país em que a empresa contratante. Esse tipo facilita a negociação, o pagamento e a prestação do serviço, já que ambos os negócios utilizam a mesma língua, estão geograficamente mais próximos, têm culturas similares e funcionam sob o mesmo fuso horário — o que facilita reuniões online, por exemplo.

Offshore

Nesse caso, busca-se um provedor de serviços em outros países. É relevante considerar dificuldades como diferenças monetárias, de idioma, cultura, fuso horário, entre outras, antes de contratar o outsourcing.

É possível que a empresa não encontre um parceiro que satisfaça suas necessidades no Brasil e seja preciso firmar parcerias no exterior. Isso acontece, por exemplo, quando a contratante deseja aproveitar de uma determinada tecnologia que ainda não é oferecida por uma empresa brasileira.

Nearshore

Nearshore é uma variação do offshore, firma-se uma parceria com um outsourcing de outro país, mas que esteja localizado em uma nação próxima à do Brasil geograficamente. Isso minimiza desafios culturais ou de fuso horário e facilita viagens corporativas para reuniões.

Áreas que o Outsourcing pode ser aplicado

Pelo fato das áreas de outsourcing serem estratégicas, o gestor do negócio precisa entender como funciona a externalização dos serviços no campo prático, quais são os benefícios causados pelo negócio e os cuidados que devem ser tomados.

TI

A área de Tecnologia da Informação (TI) vem se tornando cada vez mais complexa com o transcorrer do tempo, fazendo com que a empresa precise de uma infraestrutura mais robusta para garantir sua eficiência.

Para garantir a qualidade do TI, é possível fazer o outsourcing de computadores, que consiste no aluguel de computadores (desktops, notebooks, tablets, Chromebooks, entre outros), impressoras, equipamentos, softwares (como Pacote Office), processos e acessórios gerais.

Esse tipo de outsourcing é completo e traz inúmeros benefícios ao negócio, como:

  • Atualização: os equipamentos usam tecnologia de ponta e sempre são atualizados, assegurando performance, velocidade e desempenho;
  • Manutenção: é feita a troca de equipamentos desgastados ou defeituosos;
  • Monitoramento: o gestor recebe alertas online caso algum equipamento esteja funcionando fora do padrão;
  • Suporte: o atendimento pode ser tanto remoto como presencial;
  • Seguro: esse serviço traz maior previsibilidade das contas do negócio;
  • Economia: não é preciso fazer um investimento inicial, permitindo que você tenha uma infraestrutura competitiva com menos custos;
  • Backups em nuvem: são feitas cópias de segurança dos dados para garantir produtividade e segurança da empresa;
  • Economia com tributos: é possível deduzir o valor do aluguel em determinados tributos.

Antes de fazer esse investimento, é relevante analisar certos aspectos da empresa que oferece esse outsourcing. Exemplos de características que ela deve ter são:

  • Ter expertise no segmento;
  • Garantir abrangência nacional;
  • Ter amplitude nos serviços;
  • Oferecer disponibilidade imediata;
  • Prezar pela satisfação dos seus clientes;
  • Ser parceira de fabricantes dos equipamentos;
  • Customizar suas soluções de acordo com as necessidades do seu negócio;
  • Fornecer equipamentos tanto para o estabelecimento da empresa como para o trabalho remoto.

Logística

Logística é uma área que exige controle amplo e preciso, já que os gestores devem administrar o transporte de bens, cadeia de suprimentos, prevenção de perdas, recebimento de fornecedores, estoque, armazenagem e embalagem, entre outros aspectos.

O outsourcing permite que esses aspectos sejam delegados a outra empresa. A organização contratada também poderá aplicar técnicas para aumentar a eficiência da área, minimizar perdas, ocorrência de extravios e furtos, entre outras melhorias.

RH

Encontrar, contratar, reter e gerir os colaboradores da empresa é excepcionalmente relevante para o desenvolvimento do negócio, já que são eles que realizaram as atividades do negócio no campo prático.

Para isso, é preciso de conhecimento aprofundado e experiência na área de Recursos Humanos (RH), sendo importante ter o apoio de uma empresa de outsourcing especializada.

Contabilidade

Foi-se o tempo em que a contabilidade tinha a função de calcular e recolher os tributos do negócio. Graças à tecnologia, muitas atividades burocráticas foram automatizadas e os contadores podem se dedicar às que agregam mais valor ao negócio. Entre as principais operações desempenhadas pelo outsourcing contábil estão:

  • Cumprimento das obrigações principais (recolhimento dos tributos);
  • Entrega de obrigações acessórias (emissão e envio de declarações e guias);
  • Precificação dos produtos ou serviços;
  • Elaboração de planejamento tributário;
  • Realização da folha de pagamento;
  • Gestão de contas a pagar e receber;
  • Elaboração de relatórios gerenciais, entre outros.

Marketing

Marketing é uma área que demanda conhecimento especializado e contínua atualização pelos profissionais, pois há frequentes mudanças no comportamento dos clientes, novas formas de produzir conteúdo, alterações no funcionamento de redes sociais, entre outros aspectos.

Isso pode acabar tornando a área muito complexa e elevar significativamente os custos do negócio, mas essa questão também pode ser resolvida com a contratação de uma empresa de outsourcing especializada.

Nem todas as empresas de outsourcing são capazes de todos os benefícios dessa estratégia, tornando crucial estudá-las antes de firmá-las. É preciso que a empresa de outsourcing preste serviços ou forneça equipamentos de alta qualidade, bem como preze por uma relação saudável, confiável e transparente.

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