Hoje em dia é possível instalar softwares capazes de otimizar o funcionamento e o gerenciamento das impressoras, garantindo maior efetividade e segurança para todo o negócio.
Com as evoluções tecnológicas e diversos programas que surgiram para facilitar a vida de pessoas e empresas, o gerenciamento dos diversos segmentos de uma empresa tornaram-se mais eficientes e com mais vantagens, por exemplo, no que diz respeito às impressões realizadas durante determinado período.
Hoje em dia é possível instalar softwares capazes de otimizar o funcionamento e o gerenciamento das impressoras, garantindo maior efetividade e segurança para todo o negócio. E é sobre isso que falaremos a seguir, apresentando alguns dos benefícios de instalar um software de gerenciamento de impressões na sua empresa.
O que é gerenciamento de impressão?
O gerenciamento de impressão é o processo de monitorar e controlar as atividades de impressão em uma empresa. Isso inclui:
- configuração e gerenciamento de impressoras;
- atribuição de recursos de impressão aos usuários;
- monitoramento do uso de impressão.
Logo, o gerenciamento de impressão ajuda organizações a economizarem dinheiro, melhorarem a eficiência e protegerem seus dados.
Sabendo disso, fica mais clara a importância e o papel de um software de gerenciamento de impressão nesse processo.
Como funciona o outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão funciona terceirizando as operações de impressão de uma empresa para um fornecedor externo.
Neste cenário, o fornecedor externo geralmente fornece impressoras, suprimentos e mão de obra, além de cuidar de todas as tarefas relacionadas à impressão, como:
- configurar as impressoras;
- instalar os suprimentos;
- resolver problemas;
- descartar corretamente os itens usados na impressora.
Neste sentido, um software de gerenciamento de impressão colabora para todos esses passos.
Benefícios de um gerenciador de impressão
Na sequência, confira alguns benefícios de realizar o gerenciamento de impressão e contar com um software de gerenciamento de impressão para isso.
Segurança e eficiência
Toda empresa precisa garantir a segurança de seus dados e informações. E ter um software de impressão pode ser uma grande vantagem. Afinal, com ele, é possível monitorar quais conteúdos estão sendo enviados para a máquina fazendo com que os gestores tenham maior controle sobre quais assuntos estão sendo impressos.
Atas de reuniões, balanços financeiros e outros documentos contêm dados valiosos e nem sempre é permitido que sejam compartilhados. Se houver uma impressão em massa deste tipo de papel, vale a pena reforçar a segurança e chamar a atenção da equipe, já que o conteúdo pode vazar de forma indevida.
Além disso, com o software, é mais fácil organizar as impressões de forma mais clara e eficiente. Comunicados internos que precisem de um maior número de cópias, são acompanhados em tempo real, evitando gasto desnecessário de papel, toner, etc.
Antes de seguirmos com o conteúdo, convidamos o leitor a acessar outros conteúdos de nosso blog. Temos vários textos com informações valiosas sobre efetividade do sistema de impressão e outros temas relacionados. Não deixe de acompanhar nosso trabalho e aprender cada vez mais.
Controle de custos
Por falar em evitar gastos desnecessários, mais uma vantagem do software para impressoras. Ele permite melhor manejo da quantidade de folhas impressas, papel utilizado, entre outros fatores. Assim, evitam-se custos extras com materiais e troca de toner.
Pode parecer uma economia pequena, mas em longo prazo, ela certamente fará a diferença no orçamento, transformando o setor de impressão em algo muito mais eficiente e sustentável, garantindo que maiores investimentos sejam feitos em áreas fundamentais da atuação da empresa.
Além disso, a utilização correta e inteligente desgasta menos a ferramenta em si. Logo, a impressora ganha maior durabilidade, evitando custos também com manutenção e reposição da máquina.
Maior controle sobre a disciplina da equipe
Para os gestores é fundamental confiar nos funcionários. Porém, ao mesmo tempo, é preciso criar um ambiente sério e concentrado para o trabalho. Muitas vezes, os colaboradores se distraem com questões pessoais e acabam utilizando a impressora para imprimir boletos dos gastos da casa, documentos, ingressos para eventos, etc.
Com o software, é possível monitorar esta utilização e, em caso de uso indevido, conversar com a equipe para que todos entendam a importância de respeitar as regras e o momento de concentração no trabalho, usando a infraestrutura para temas que interessem à atividade profissional.
O fato é que o software de impressão aumenta o controle e a integração dos setores que podem fazer o acompanhamento das impressões de cada departamento e, em caso de documentos conjuntos, as informações chegam mais rápido às partes interessadas. Além disso, é possível diminuir custos e aumentar a efetividade de todos na empresa.
Como implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa
Abaixo, apresentamos a você um passo a passo de como implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa, com destaque no software de gerenciamento de impressão. Acompanhe.
Estabeleça suas prioridades
O primeiro passo para implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa envolve definir os objetivos e prioridades para esse processo.
E isso pode incluir redução de custos, aumento da segurança da impressão, minimização do desperdício de papel, etc.
Assim, com base nas prioridades da sua empresa, você pode planejar as próximas etapas.
Organize o ambiente de impressão
A implementação de gerenciamento de impressão segue com a organização do ambiente.
Para isso você deve fazer uma avaliação do seu espaço de impressão atual, levando em conta:
- Quantas impressoras você tem?
- Quais são os tipos de impressoras?
- Onde estão localizadas as impressoras?
- Quem são os usuários das impressoras?
Uma vez que você tenha uma boa compreensão do seu ambiente de impressão atual, você pode começar a planejar como melhorar a eficiência e reduzir o desperdício.
Além disso, no processo de organização do ambiente, indicamos que você coloque impressoras em locais estratégicos para garantir que estejam acessíveis a todos os colaboradores, mas também de maneira que promova o uso consciente.
No mais, outra dica que apresentamos é que políticas claras de impressão sejam estabelecidas, como:
- impressão frente e verso por padrão;
- limitação de impressões coloridas;
- encorajamento do uso consciente do papel.
Invista em um software de gerenciamento de impressão
Por fim, o gerenciamento deve contar com um software de gerenciamento de impressão para ser implementado da melhor maneira possível.
Afinal, um software de gerenciamento de impressão pode ajudá-lo a controlar todas as atividades de impressão em sua empresa.
Além do mais, ele pode ajudá-lo a:
- configurar impressoras;
- atribuir recursos de impressão aos usuários;
- monitorar o uso de impressão.
E como existem muitos softwares diferentes de gerenciamento de impressão disponíveis, a nossa dica é que você faça uma pesquisa e escolha um que atenda às suas necessidades específicas.
Como implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa?
Para implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa, a abordagem mais eficaz é adotar o Outsourcing de Impressão e um software de gerenciamento de impressão.
Como falamos anteriormente, neste serviço de Outsourcing você confia a gestão completa dos seus dispositivos de impressão a um provedor de serviços especializado.
E para isso você pode contar com a Office Total, pois somos experts em soluções de Outsourcing de Impressão.
Ao optar pelo Outsourcing de Impressão com a Office Total, você terá uma empresa com conhecimento e experiência para gerenciar e otimizar sua infraestrutura de impressão de maneira eficiente.
Além disso, sua equipe poderá se concentrar em tarefas mais estratégicas e relevantes para o negócio.
Outra vantagem de contar conosco para o Outsourcing de Impressão é que a Office Total pode adaptar essa solução às necessidades específicas da sua empresa, permitindo ajustes conforme o crescimento do negócio.
Descubra como melhorar a eficiência da sua empresa otimizando sua impressão e reduzindo custos com o Outsourcing de Impressão da Office Total.
Conclusão
Como você viu, implementar o gerenciamento de impressão em sua empresa traz diversas vantagens para o seu negócio, ainda mais contando com um software de gerenciamento de impressão.
E ao dar esse passo com a gente você estará colocando em prática uma estratégia eficaz para melhorar a eficiência operacional, economizar recursos e focar nas atividades que realmente importam para o crescimento do seu negócio.
Então, entre em contato com nossa equipe para entendermos suas necessidades e te ajudar a atingir seus objetivos de gerenciamento de impressão de maneira profissional e eficiente.
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