Neste guia completo, vamos explicar por que você deve limpar a sua impressora regularmente, de quanto em quanto tempo fazer essas revisões e como fazê-las.

Continue conosco para entender tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

Por que limpar a impressora é importante?

A limpeza regular de impressoras é vital não apenas para manter a eficiência e a longevidade do equipamento, mas também para prevenir a contaminação e a disseminação de germes, especialmente em ambientes compartilhados como escritórios.

Quando fazer a limpeza da impressora?

A limpeza de impressora deve ser feita regularmente, pelo menos uma vez por mês, ou com mais frequência em locais com alto volume de uso. 

Essa prática garante não apenas a longevidade do equipamento, mas também ajuda a reduzir a propagação de germes em superfícies comumente tocadas.

Quais produtos podem ser usados para limpar uma impressora?

Para limpeza externa, utilize um pano macio levemente umedecido com água, evitando produtos abrasivos como sabão e detergentes, pois podem danificar o equipamento.

Para a limpeza interna, como roletes coletor e trajeto do papel, use álcool isopropílico e panos sem fiapos.

Lembre-se sempre de desligar a impressora da tomada antes de iniciar a limpeza.

Limpeza de impressora, como fazer?

Manter sua impressora limpa é essencial para garantir seu bom funcionamento e longevidade.

Aqui estão algumas dicas de como realizar a limpeza, tanto de impressoras a jato de tinta quanto a laser:

Impressoras a jato de tinta

Veja a seguir como fazer a limpeza interna e externa de impressoras a jato:

Limpeza externa

A higienização externa da impressora a jato é fundamental para a manutenção de sua funcionalidade e para a prevenção da propagação de microrganismos.

Utilize um pano macio, levemente umedecido com água, garantindo que não solte fiapos. Isso ajudará a remover poeira e manchas acumuladas.

Lembre-se de evitar produtos abrasivos como detergentes, que podem danificar o exterior da impressora.

Para segurança, certifique-se de que a impressora esteja desligada e desconectada da fonte de energia durante a limpeza.

Limpeza interna

A limpeza interna, por sua vez, requer mais atenção e cuidado, então, primeiramente, assegure-se de que a impressora esteja desligada.

Para limpar o rolete coletor, use um pano sem fiapos, umedecido com água ou álcool isopropílico, e passe-o delicadamente sobre a peça.

Após a limpeza, use um pano seco para remover qualquer umidade. A área do trajeto do papel pode ser limpa usando um recurso da própria impressora, seguindo as instruções específicas do manual do equipamento.

Para a área do cartucho de impressão, retire os cartuchos e limpe a cavidade com um pano seco, tendo cuidado ao recolocá-los para garantir um encaixe adequado.

Impressoras a laser

Agora veja como fazer a limpeza externa e interna de impressoras a lazer:

Limpeza externa

Para a limpeza externa, utilize um pano macio, levemente umedecido apenas com água, para evitar danificar a superfície.

Passe o pano com cuidado, removendo pó e sujeiras acumuladas. Lembre-se de desligar a impressora e desconectá-la da tomada antes de iniciar a limpeza, garantindo sua segurança e a do equipamento.

Limpeza interna

A limpeza interna de uma impressora a laser exige mais atenção. Utilize um pano sem fiapos, umedecido com água ou álcool isopropílico, para limpar o rolete coletor. Certifique-se de secar bem a área antes de fechar a impressora.

Evite limpar frequentemente a área do cartucho de impressão, mas quando necessário, remova os cartuchos e use um pano seco para limpar a cavidade.

Cuidados especiais devem ser tomados para evitar danos internos, mantendo assim a funcionalidade e a qualidade das impressões.

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Escolher o tipo de papel ideal para cada impressão é um processo desafiador, pois a escolha errada pode resultar em custos desnecessários para a empresa e gastos com reimpressão e retrabalho.

Por isso, hoje daremos algumas dicas e falaremos sobre os tipos de papel mais utilizados para impressão. Continue a leitura conosco!

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Tipos de papel para impressão, como escolher o ideal?

Escolher o papel ideal para a impressão é uma decisão crucial que afeta diretamente a qualidade, durabilidade e aparência dos seus documentos. Aqui estão algumas considerações importantes que podem ajudar você a escolher o papel adequado:

1. Tipo de Documento: considere o tipo de documento que você está imprimindo. Se for um documento com muitos gráficos e imagens, um papel fotográfico ou de alta qualidade pode ser mais apropriado. Para documentos de texto simples, um papel de qualidade padrão pode ser suficiente;
2. Finalidade do Documento: pense na finalidade do documento. Se é para apresentações importantes, convites ou materiais de marketing, escolher um papel de maior gramatura e qualidade pode transmitir profissionalismo;
3. Tipo de Impressora: leve em conta o tipo de impressora que você está usando. Impressoras a jato de tinta e a laser têm requisitos diferentes em termos de compatibilidade de papel. Verifique as especificações da sua impressora para saber quais tipos de papel são recomendados;
4. Gramatura do Papel: a gramatura se refere à espessura do papel. Papéis com maior gramatura são mais duráveis e têm uma sensação mais substancial. Para materiais que serão manuseados com frequência, como cartões de visita, escolha uma gramatura mais alta;
5. Acabamento do Papel: o acabamento do papel afeta sua aparência e sensação. Papéis com acabamento brilhante tendem a realçar as cores e são ótimos para fotos, enquanto papéis matte têm uma textura suave e são ideais para textos.
6. Opacidade: a opacidade se refere à transparência do papel. Se você não quer que o conteúdo da página anterior seja visível, escolha papéis com maior opacidade.
7. Tamanho do Papel: considere o tamanho do papel necessário para o seu projeto. Além do padrão A4, há vários tamanhos disponíveis, como A3, A5, carta, ofício, entre outros. Escolha o tamanho que se ajusta melhor ao seu layout.
8. Brilho do Papel: o brilho do papel afeta o contraste e a reflexão das cores. Papéis mais brilhantes são ótimos para fotos e imagens coloridas, enquanto papéis menos brilhantes são mais adequados para textos;
9. Quantidade e Orçamento: considere a quantidade de impressões que você precisa e seu orçamento. Papéis de alta qualidade e gramatura mais alta geralmente são mais caros, então encontre um equilíbrio entre qualidade e custo.
10. Testes de Impressão: se você estiver em dúvida, faça testes de impressão em diferentes tipos de papel antes de fazer uma escolha final. Isso permitirá que você avalie a qualidade da impressão e a aparência do papel.
11. Consulte Especialistas: se você ainda estiver incerto, consulte especialistas em impressão, como o Office Total. Eles podem oferecer orientações com base nas suas necessidades específicas.

Para impressoras com cartucho de tinta

As impressoras jato de tinta oferecem ótima qualidade para seus documentos impressos, principalmente para arquivos com gráficos ou fotografias.

Existe uma grande variedade de papéis que podem ser utilizados nela, que são:

Papel sulfite

Reconhecido como o papel mais comum e amplamente utilizado em ambientes empresariais e escritórios, o papel sulfite mostra-se altamente compatível com impressoras jato de tinta.

Além de possibilitar a impressão frente e verso, o papel sulfite mantém um padrão elevado de qualidade de impressão, tornando-o uma escolha popular para documentos variados.

Papel fotográfico

Especialmente concebido para imprimir fotografias, o papel fotográfico caracteriza-se por sua superfície brilhante que realça a vivacidade das cores na impressão.

O uso desse papel resulta em fotografias com aspecto profissional, sendo uma escolha evidente para quem deseja obter impressões de alta qualidade visual.

Papel cardstock

Apropriado para situações que exigem maior durabilidade e robustez, o papel cardstock é comumente empregado na impressão de convites, cartões pessoais e cartões de visita.

Sua estrutura resistente contribui para a longevidade dos documentos impressos, tornando-o uma opção favorável para materiais que serão manuseados e preservados a longo prazo.

Papel matte

Semelhante ao papel sulfite no que diz respeito à capacidade de impressão frente e verso, o papel matte destaca-se por sua secagem rápida.

Esta característica é especialmente vantajosa para o uso diário, proporcionando maior eficiência no manuseio dos documentos impressos.

Papel brilhoso

Em muitos casos, o papel brilhoso é confundido com o papel fotográfico devido às suas semelhanças superficiais.

No entanto, é importante notar que o papel brilhoso requer mais tempo para secar a tinta, tornando necessária uma manipulação cuidadosa para evitar borrões ou manchas na impressão.

Papel reciclado

Como uma alternativa sustentável, o papel reciclado compartilha semelhanças com os papéis matte e sulfite. 

Sua distinção reside no fato de ser totalmente reciclável e, ao invés de apresentar uma cor branca convencional, exibe variações de cores.

Projetado com a preservação ambiental em mente, o papel reciclado é uma escolha consciente para impressões que visam reduzir o impacto no meio ambiente.

Para impressoras com toners a laser

Apesar do suprimento da impressora a laser ser mais caro do que o da jato de tinta, dependendo dos documentos, aqui você ganha mais desempenho na produtividade.

No caso de documentos que contam apenas com textos, ou seja, sem imagens e gráficos, o toner a laser é a melhor opção. Conheça os papéis mais recomendados para este caso:

Papel couché

Reverenciado atualmente como um dos papéis de maior qualidade de impressão e nitidez, o papel couché ganha destaque.

Com diversas variações em termos de tipos e formatos, ele se adapta a diferentes aplicações e estilos de impressão.

Sua performance em impressoras a laser é notável, contribuindo para a entrega de documentos de alta qualidade.

Papel laser

Concebido especialmente para impressoras a laser, este papel é projetado para reter de maneira eficaz o pó de toner.

Sua utilização é especialmente valiosa em contextos como a impressão de etiquetas ou cheques, onde a precisão e a durabilidade são essenciais.

Papel branco brilhante

Este papel, frequentemente eleito como a escolha padrão para documentos impressos em impressoras a laser, destaca-se por sua versatilidade.

Sua superfície brilhante é altamente compatível com a impressão de textos e imagens, permitindo o uso eficiente de ambas as faces da folha para imprimir informações de forma rápida e clara.

Papel vegetal

Conhecido por sua textura transparente e frequentemente utilizado por profissionais da arquitetura e engenharia, o papel vegetal possui características únicas. No entanto, sua fragilidade requer atenção no manuseio para evitar danos indesejados durante o processo de impressão.

Leia também: Qual é a melhor opção, cartucho de tinta ou toner a laser?

O que considerar na hora de comprar papel?

Como dissemos anteriormente, antes de escolher o papel, é necessário ter em mente o tipo de documento que você quer imprimir. Seguem algumas informações importantes que podem te ajudar a escolher:

• Opacidade: é o que determina a transparência do papel. Quanto maior a opacidade, menor o risco da impressão ficar visível no verso.
• Brilho: nos dá uma referência de contraste e reflexo de como o papel vai segurar a tinta. Numa escala de 1 a 100, papéis utilizados em escritórios variam entre 80 a 100, e papéis fotográficos ficam na casa dos 92. Quanto maior o brilho, maior a qualidade.
• Tamanho: apesar do papel A4 ser o modelo mais utilizado nas impressões de documentos, ainda existem diversos outros papéis com diferentes dimensões e objetivos, como:
• A3: papel com dimensões ideais para imprimir cadernos, revistas ou livros, tendo o dobro do tamanho do papel de carta.
• A2: papel utilizado para banners e cartazes, porém impressoras comuns de escritório não suportam este tipo de papel.
• A1: papel que tem a mesma função que o A2, ou seja, próprio para cartazes, com maior dimensão.
• Papel carta: um pouco menor que o papel A4. Como o próprio nome diz, é muito utilizado em escritórios para montar cartas.
• Papel ofício: geralmente utilizado para documentos com assinaturas e fins legais.
• Gramatura: é a espessura do papel. Quanto mais densidade, mais grosso é o material. Documentos com mais gramatura são mais pesados, o que pode encarecer o envio.
• Acabamento: é aqui que se define a qualidade de impressão do papel, normalmente calculada pelo seu nível de textura. Quanto mais brilho, cobertura, opacidade, serigrafia e matte, mais qualidade você terá em sua impressão.

Não quer mais ter esse tipo de preocupação? Então entre em contato com a Office Total! 

Diante de todas essas opções, a escolha do papel certo pode ser simplificada com a orientação certa.

A Office Total se destaca como a autoridade na prestação de serviços para gráficas em todo o país. Com mais de 27 anos de experiência e parcerias sólidas, oferecemos uma gama abrangente de soluções e serviços no segmento gráfico, desde impressoras para alta produção até soluções de digitalização de alta complexidade.

Nossos diferenciais incluem suporte especializado, equipe técnica própria com ampla expertise e abrangência nacional, permitindo que você se concentre no seu negócio, sem se preocupar com as complexidades da escolha e uso dos materiais de impressão.

Simplifique ainda mais e reduza custos com nossa solução de outsourcing de impressão!

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O aumento do trabalho remoto estimulou muitas organizações a reavaliarem seu conjunto de aplicativos de negócios e soluções de tecnologia. Para permitir que seus profissionais tenham acesso de onde estiverem, a infraestrutura tecnológica das empresas foi simplificada, migrando para a nuvem e garantindo sistemas resilientes e prontos para funcionar conforme o necessário.

Para isso, elencamos três etapas para adaptar seu ambiente de TI ao atual momento que vivemos, em que o trabalho remoto é a tendência.

Etapa 1: conduza uma auditoria de ecossistema de TI

Avalie quais componentes de seu sistema são realmente necessários. Discuta frequentemente com seus profissionais quais soluções são as mais úteis e as mais utilizadas.

Etapa 2: defina quais soluções ainda são viáveis

A próxima etapa é coletar dados qualitativos da equipe de TI e analisar as respostas para determinar quais soluções são importantes. Pergunte-se: qual é o retorno que a empresa tem ao fazer este investimento durante este tempo? É mesmo viável ter isso trabalho remoto? A partir daí, defina o que é viável continuar usando em um ambiente de trabalho remoto.

Ferramentas de colaboração e comunicação são fundamentais para o trabalho à distância. Equilibre-as com práticas de segurança da informação para minimizar o risco causado pelo home office.

Etapa 3: elimine aplicativos redundantes e licenças desnecessárias

A infraestrutura de TI de uma organização é um organismo em constante evolução. Muitas empresas continuam aumentando seu conjunto de soluções de tecnologia – o que naturalmente significa um aumento de armazenamentos de dados e repositórios de informações. Isso também significa que existem soluções que não são mais usadas e licenças que podem ser cortadas no orçamento.

Com o aumento da quantidade de informações, dados, arquivos e documentos armazenados, normalmente o número de repositórios também aumenta. Se uma organização adiciona ferramentas diferentes para a comunicação, a colaboração e o gerenciamento de projetos, por exemplo, já são três lugares diferentes onde as informações serão armazenadas.

Para combater essa proliferação de informações, as empresas devem considerar a padronização e utilizar apenas uma plataforma de gerenciamento de informações inteligente. Com as soluções oferecidas pela Office Total, seus documentos ficam organizados e seguros mesmo com o trabalho remoto. O gerenciamento inteligente de informações sustenta o sistema de TI da empresa e pode ser adequado ao crescimento desse.

Agende já uma demonstração.

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O grupo Office Total realizou uma pesquisa de mercado com 55 clientes para entender suas necessidades e expectativas diante da nova tendência híbrida de trabalho. Algumas das conclusões com base nas respostas foram:

• 56% irão aderir ao home office, mesmo que de forma parcial
• 46% possuem interesse em solução digital de assinatura
• 55% estão avaliando como disponibilizar hardware a seus colaboradores

Em relação à escolha das soluções e/ou fornecedores para home office, o preço baixo e o serviço foram citados como muito importantes por quase 50 clientes. Já os itens mais visados são laptops (78%) e impressoras (46%).

A pesquisa mostra a preocupação das empresas em manter seus funcionários em um regime misto de trabalho, garantindo qualidade e segurança para todos, através do outsourcing de ativos de TI.

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Em tempos de pandemia, encontrar soluções para a sua organização é indispensável para se adaptar às transformações que estão acontecendo ao redor do mundo e, acima de tudo, ao novo normal estabelecido não apenas na sociedade, como também em todos os âmbitos corporativos.

Para isso, lançar mão de investimentos em tecnologia e inovação é uma maneira inteligente de ser resiliente e de fazer do trabalho remoto e da distância social uma verdadeira oportunidade para que novos segmentos se criem e novas oportunidades venham a surgir.

Mas, afinal, que soluções seriam essas e como elas podem ser benéficas para as companhias, de uma maneira geral? Conheça três delas e comece já a implementá-las no seu empreendimento.

1. Adapte seus serviços à situação atual

Em muitas partes do mundo, as pessoas foram aconselhadas a ficar em casa, o que representou uma série de dificuldades para as empresas, especialmente as que mantinham seu foco no modelo B2C e dependiam da interação face a face com os clientes.

Portanto, diante deste cenário, a primeira solução pode parecer um tanto quanto clichê, apesar de verdadeira. Seja criativo e pense em maneiras diferentes de oferecer seus bens e serviços. Um exemplo para se espelhar, inclusive, foi o de restaurantes e cafés, que operaram com entregas em domicílio ou que ofereceram entrega gratuita, descontos e outros incentivos para a clientela. Lembre-se: se reinventar é necessário.

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2. Adote estratégias de Marketing

O seu produto ou serviço tem relevância no meio da crise do coronavírus? E a longo prazo, também seria possível que as pessoas tivessem interesse em adquiri-lo? Diante disso, a segunda solução a ser adotada é uma estratégia de Marketing que possa refletir estas questões e, acima de tudo, elaborar soluções para lidar com isso e impulsionar a sua empresa.

Tenha em mente que um marketing intensificado é crucial neste momento, em especial porque muitas pessoas estão se perguntando se alguns negócios ainda estão operando ou já voltaram ao funcionamento normal.

Por isso, certifique-se de que seu público-alvo saiba que você está aberto e está indo bem. Além disso, demonstre que suas soluções podem ser úteis e sanar as necessidades dos consumidores, seja em tempos de pandemia ou após este momento.

3. Implemente atualizações de tecnologia

Uma solução mais palpável está relacionada ao uso de plataformas online para o seu planejamento, comunicações e gestões. Por isso, lançar mão de softwares e plataformas que mantenham todos os membros da equipe produtivos e ainda otimizem o workflow é indispensável.

Ademais, os equipamentos também precisam ser atualizados e, como estamos em uma era digital, é importante que o seu negócio esteja alinhado com a tecnologia, utilizando outsourcings de impressão, métodos de digitalização e até mesmo alugando equipamentos que possam atuar diretamente em documentos e imagens.

Peça ajuda

Com a Office Total, que está no mercado há 25 anos, é possível encontrar maneiras personalizadas para atender a estas particularidades, dando garantia ao seu empreendimento e sanando suas necessidades de atualizar-se em meio à nova realidade em que a sociedade está inserida.

Saiba como podemos fazer a diferença e entre em contato com a nossa equipe. Aproveite e leia outros artigos do nosso blog!

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Em tempos de pandemia, todo cuidado é pouco quando o assunto é proteger a saúde dos funcionários de uma empresa, evitando, por exemplo, a proliferação do Coronavírus, o qual é responsável pela Covid-19. Doença que, como noticiado vastamente pelos meios de comunicação, já fez mais de 100 mil vítimas no Brasil.

Existe, no entanto, uma medida de segurança que você pode adotar para proteger a saúde da sua equipe de trabalho responsável pela liberação e impressão de documentos, qualquer que seja, como é o caso do crachá.

A empresa pode utilizar o crachá como forma de controle e/ou liberação de documentos a serem impressos. Saiba mais, continuando a leitura.

Formas de transmissão do Coronavírus

É bem provável que você já tenha lido sobre as principais formas de transmissão do Coronavírus, pois é um assunto que foi massivamente publicado e discutido nos meios de comunicação de massa, bem como nos centros de saúde criados para combater esse vírus.

Então, de acordo com o Ministério de Saúde, o vírus responsável pela Covid-19 é transmitido a partir das seguintes ações:

• Toque do aperto de mãos que estão contaminadas. Algo que é muito comum ocorrer em ambientes de trabalho;
• Gotículas de saliva;
• Espirro;
• Tosse;
• Catarro.

Além da forma de contaminação mais comum, a partir do toque em objetos ou superfícies contaminadas. Aqui, você pode imaginar inúmeros objetos, como:

• Celulares;
• Teclados de computador;
• Mesas;
• Talheres;
• Óculos.

E, sem sombra de dúvida, a tela de uma impressora.

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• Como escolher a Melhor Impressora para o seu Negócio?
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• As melhores dicas para proteger os dados da sua empresa durante o home office

Uso de crachá é uma forma de prevenir a transmissão do Coronavírus

Uma impressora, seja de pequeno ou grande porte, conta, geralmente, com uma tela que apresenta as suas funções, como imprimir e digitalizar, por exemplo.

É a partir dessa tela que o funcionário responsável por sua gestão libera a impressão de documentos. Porém, o problema é que ele, muitas vezes, quando o processo não é feito pelo computador, por exemplo, precisa colocar seu dedo nessa tela, o que pode contribuir para a transmissão do Coronavírus no ambiente de trabalho.

Assim sendo, uma forma eficaz de administrar essa situação é distribuindo para sua equipe de trabalho um crachá de liberação e impressão de documentos. Com isso, evita-se tanto que o funcionário passe seu dedo na tela da impressora, quanto garante o funcionamento das operações de sua empresa com segurança.

A forma de funcionamento de um crachá, no sentido aqui atribuído, é simples. Basta que ele seja colocado em local específico na impressora para que cumpra a ordem solicitada.

A liberação de impressão por crachá, vale dizer, não apenas protege a saúde de sua equipe de trabalho, como também traz diversas outras vantagens, como:

• Praticidade na hora de liberar e imprimir documentos;
• Somente os funcionários autorizados podem realizar a impressão de documentos, o que, na prática, garante uma gestão eficiente da impressora e a redução de custos;
• Somente o funcionário autorizado pode ter acesso ao documento, de maneira a preservar a confidencialidade do material impresso.

Agora que você sabe que é possível utilizar crachá para liberar a impressão de documentos, que tal adotar essa solução em sua empresa? É uma forma de não só evitar a transmissão do Coronavírus, mas também de ter um controle de custos efetivo.

Gostou deste conteúdo e gostaria de ler outros? Então, não deixe de acompanhar as publicações em nosso blog. Combinado?

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Conheça os benefícios que o aluguel de notebooks

Com o retorno gradual aos escritórios, observamos uma nova tendência híbrida de trabalho, revezando entre dias de home office e dias na empresa. A estrutura para essa mudança precisa ser pensada pelas organizações, para que possam fornecer as melhores soluções a seus funcionários. Segundo pesquisa realizada pela Office Total com seus clientes, 56% deles pretendem aderir ao home office, mesmo que parcialmente. Mas como fazer isso da forma mais eficiente possível?

Leia também:

• O checklist ideal para um home office eficiente
• Os benefícios que o aluguel de impressoras podem trazer para o seu negócio
• Monte o Home Office perfeito para sua equipe

0 outsourcing de notebooks tem se tornado uma tendência nesse contexto por se tratar de uma solução inteligente para as empresas, que, por meio dele, podem focar em seu core business. O aluguel de noteboooks para seus profissionais garante:

• maior segurança de dados e informações
• aumento da produtividade
• redução dos custos com manutenção
• apoio do suporte especializado
• previsibilidade de custos
• facilita a mobilidade
• melhor relação custo-benefício

A Office Total, uma das líderes em outsourcing do país, a Office Total oferece soluções completas de outsourcing, como combos perfeitos de aluguel de ativos de TI para pequenas, médias e grandes empresas. Promova uma maior flexibilidade ao seu profissional nessa transição constante de ambiente de trabalho com serviço de excelência e os melhores produtos do mercado.

Trabalhamos com notebooks Lenovo B330 15, um modelo com acabamento premium, resistente para o seu dia a dia. Com processador Intel, as tarefas ficam mais fáceis, além de possuir tela antirreflexo que permite imagens nítidas e mais conforto. Acelere sua produtividade! Conheça nosso modelo disruptivo de locação digital e os combos disponíveis.

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Em decorrência da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), a maioria das empresas teve que se adequar ao momento de isolamento social e implementar o sistema home office de trabalho.

Apesar de ser uma medida que gerou grande confusão inicialmente, principalmente para as empresas que nunca tinham implementado o trabalho remoto antes, alguns benefícios puderam ser aproveitados tanto pelos empregadores, como pelos colaboradores, como por exemplo:

– Diminuição dos custos e do tempo com deslocamentos;

– Melhor produtividade;

– Conforto.

Por outro lado, outra questão levantada foi em relação à segurança dos dados. Na empresa, sistemas de segurança avançados faziam esse trabalho, porém, com o uso de equipamentos individuais, essa segurança ficou ameaçada.

Em meio a esse cenário, alguns cuidados precisam ser tomados, a fim de evitar qualquer problema em relação aos dados empresariais. Equipes de Tecnologia da Informação (TI) tiveram que orientar os colaboradores sobre as práticas seguras e migrar suas estratégias para assegurar os dados.

Separamos algumas dicas essenciais para proteger os dados da sua empresa. Confira:

Realize backups

Caso você realizava backups periódicos em sua máquina no escritório, mantenha esse hábito em sua máquina pessoal. É recomendado contar com um Data Center para que as empresas possam armazenar suas cópias de segurança regularmente na nuvem.

Tal ação otimiza o acesso remoto aos dados do home office e garante alta eficiência e proteção das informações empresariais.

Altere as senhas dos funcionários

Nas redes empresariais, é comum a troca frequente de senhas e um padrão mais seguro. Se as senhas cadastradas são muito antigas ou não seguem protocolos como o uso de caracteres especiais e diferentes, será preciso alterar as senhas para padrões mais seguros.

Frases de segurança também são indicadas. Dessa forma, é possível potencializar a segurança com a guarda de documentos fiscais, de dados da empresa e seus clientes.

Utilize um antivírus

Ao utilizar um computador ou notebook pessoal, será preciso instalar um antivírus para impedir a invasão de hackers que podem acessar arquivos do terminal.

Comece realizando uma varredura no computador, a fim de remover qualquer suspeita de vírus. Também fique sempre atento às atualizações do antivírus, para garantir a proteção em tempo integral.

Atualize sistemas e APPs

É essencial investir na instalação de sistemas e APPs originais para manter a segurança dos dados armazenados no computador. Softwares costumam ser atualizados constantemente para proteger os dados dos usuários, porém, é possível que os hackers encontrem brechas para roubar dados.

Por isso, mantenha seus sistemas e aplicativos sempre atualizados a cada nova atualização desenvolvida. Mas tome cuidado com falsas atualizações. Desconfie de links, notificações ou e-mails suspeitos que possam surgir e que destoam dos padrões básicos de comunicação do software usado.

Conecte-se a uma rede segura

Muitos dos ataques cibernéticos ocorrem por meio das redes de internet caseiras. Certifique-se de que o seu roteador tenha uma senha segura e esteja com todas as configurações atualizadas.

Crie uma Rede Privada Virtual (VPN)

Uma Rede Privada Virtual (VPN) é uma solução muito eficaz para a proteção de dados em home office, já que cria uma espécie de túnel que conecta o computador do funcionário com o servidor da empresa.

Consequentemente, é possível garantir a criptografia na troca de informações da empresa e evitar o acesso de hackers e o roubo de dados.

Quer saber mais sobre segurança de dados? Leia outros textos em nosso blog.

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A Office Total sempre foi a favor da desburocratização de processos e, a partir de agora, a assinatura eletrônica tornou-se padrão para nossa companhia.

A partir deste momento, todos os contratos e acordos poderão ser assinados digitalmente de qualquer lugar do mundo, o que proporcionará conforto e velocidade tanto da parte dos clientes quanto da nossa equipe.

Hoje apresentaremos os benefícios da assinatura eletrônica e mostraremos como sua empresa pode prosperar com essa automação de processos.

Leia também:

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• Imprima 40.000 páginas abastecendo uma vez ao ano!?
• Cálculo gratuito – Descubra quanto você pode economizar em impressão
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Antes de mais nada… O que é Assinatura Digital?

Como o próprio nome já sugere, assinatura eletrônica é a prática de digitalizar uma assinatura por meio de uma plataforma virtual, com o intuito de substituir a assinatura física. Esse recurso pode ser realizado através de uma ferramenta digital on-line, onde os arquivos podem ser assinados por meio de dispositivos como tablets e smartphones.

Além dessa tecnologia eliminar os processos manuais durante a coleta da assinatura, possibilita a redução de custos e burocracias no segmento de gestão de documentos para as empresas.

Como funciona na prática?

Só pra constar, a Assinatura Eletrônica tem validade jurídica podendo ser averiguada no artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2 / 2001 estabelecida na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Lembrando que a Assinatura Eletrônica já é um recurso que vem sendo utilizado mundialmente e vem facilitando cada vez mais os processos desde a área jurídica e administrativa, até a área comercial.

Usufruir dessa tecnologia garante conforto nos processos documentais de seu negócio e transmite eficácia e profissionalismo para a imagem de sua empresa.

Quais são as vantagens?

Empresas e escritórios que tem seus focos voltados para fichas e documentos necessitam de muita burocracia, segurança e atenção durante toda a gestão documental, principalmente nos contratos que dependem de assinaturas.

Todo esse processo de impressão, escaneamento e envio dos documentos impressos para aguardar uma assinatura manual torna o trabalho lento, podendo ocasionar atrasos indesejáveis e altos custos de envio e manutenção.

O recurso da Assinatura Eletrônica elimina grande parte da burocracia, tornando o processo mais rápido e eficaz por meio dos dispositivos digitais.

Como tudo está validado perante as leis, o uso desta tecnologia pode ser realizado desde pessoas físicas até jurídicas. Ou seja, além de eliminar imprevistos, custos e lentidão de processos, ainda potencializa a segurança, praticidade e organização.

O aumento da produtividade é certeiro, e todos os processos realizados por meio digital podem ser controlados ou supervisionados pelo gerente, ora pelo dono da empresa.

Agende uma conversa com nossa equipe e implemente também a solução na sua empresa.

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