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Tecnologia por Assinatura que impulsionam negócios!

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Quem faz o planejamento e gestão do TI de uma empresa sabe como é importante garantir a presença de recursos que permitam o bom andamento dos trabalhos. Definir em que ponto seus pedidos devem ser realizados e a quantidade de itens necessários costuma ser um dos maiores desafios, principalmente quando se trata de gestão de suprimentos para impressoras.

O ideal é que o novo suprimento chegue antes que o que está em uso acabe, sem a intervenção do usuário ou do gestor, para evitar correr o risco de os serviços de impressão ficarem indisponíveis.

Com o outsourcing de impressão da Office Total, você garante mais assertividade, segurança e agilidade aos processos. Enviamos apenas a quantidade necessária de suprimentos para um determinado período, levamos em consideração a utilização do próprio ecossistema de impressão dos contratos e sugerimos o quanto repor em determinado período.

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No mercado tradicional ainda é bastante comum ver que os processos de compras e controle ainda são feitos com o uso de processos defasados como planilhas ou outros métodos manuais. A tecnologia que oferecemos diminui o capital imobilizado das operações e evita a compra de itens a mais ou a menos.

Utilizando uma reposição inteligente de suprimentos mais rápida e eficiente, você:

• Aumenta a produtividade na atividade final da empresa
• Diminui os custos com estoque
• Automatiza a reposição de suprimentos
• Reduz seus índices de problemas com faltas ou atrasos na reposição de toners e suprimentos de impressão
• Garante maior agilidade, produtividade e segurança às suas operações

Usufrua de um sistema de gerenciamento de suprimentos muito mais confiável e assertivo. Agende uma demonstração.

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A dúvida entre comprar ou alugar os equipamentos de impressão está sempre presente nas empresas. Se você se preocupa com a qualidade e o desempenho de seus serviços, o outsourcing de impressão é a alternativa mais indicada. Ao adquirir uma impressora, devem ser considerados os custos com suprimentos, manutenção e possíveis desperdícios. Além disso, é preciso considerar também um possível mal funcionamento do equipamento, equipamento parado, a dificuldade para comprar e trocar suprimentos etc. Porém, ao optar por alugar uma impressora você não precisará se preocupar com nada disso.

O aluguel de equipamentos de impressão pode ser feito por todos os tipos de empresa: de pequeno, médio ou grande porte, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino. Nesse tipo de serviço estão inclusos diversos equipamentos relacionados à impressão como scanners e multifuncionais. Com a locação de impressoras, você tem a garantia de que a impressão das cópias será realizada corretamente e de um suporte de profissionais qualificados para efetuar as eventuais manutenções.

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Com o outsourcing você não terá custos invisíveis e muito menos surpresas no orçamento. Através de um software tarifador que controla todo processo, é possível otimizar as operações de sua empresa definindo cotas restritivas e políticas de impressão, além de conscientizar os usuários sobre o impacto ambiental causado nas impressões. Os maiores benefícios do outsourcing de impressão são:

• Diminuição do gasto com ativos
• Aumento do índice de produtividade
• Manutenção preventiva

Com o outsourcing de impressão, a necessidade da atualização do parque de impressoras, a preocupação com a qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão e a falta de precisão na previsão financeira deixarão de ser uma preocupação. O outsourcing de impressão da Office Total pode ser o que sua empresa precisa para reduzir custos e aumentar a eficiência.

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Evitar desperdício é significado de redução de custos e esse é um aspecto importante para toda e qualquer empresa, afinal de contas, gastos consideráveis comuns, como a impressão de documentos, são ignorados e resultam em grandes quantias no final de cada mês.

Mas como é possível reduzir os gastos desnecessários no setor de impressão das empresas? Algumas dicas simples podem contribuir para minimizar os desperdícios e melhorar a rentabilidade. Confira, a seguir!

Controle da quantidade de impressões

Um dos primeiros passos que podem ajudar a evitar o desperdício com impressões é o gerenciamento da quantidade de impressões e cópias realizadas na empresa. Geralmente, as organizações realizam milhares de impressões, sem nenhum controle, causando gastos volumosos, ao final de cada mês.

São os principais responsáveis por esse gasto excessivo, que poderiam ser evitados ou entregues por e-mail ou outras plataformas digitais:

• Contracheques;
• Boletos;
• Documentos;
• Arquivos pessoais.

E por isso, contar com um sistema que permita o controle e acompanhamento da quantidade de impressões realizadas em cada máquina, juntamente com a descrição do que foi impresso, é fundamental.

Com isso, é possível analisar esses dados, entender onde essa redução precisa ser realizada e conscientizar os funcionários sobre o que de fato precisa ser impresso.

Reutilização como palavra de ordem

Outra medida que pode ser adotada como forma de diminuir o desperdício com impressões é a reutilização do verso da página. Além de contribuir para redução de resíduos e, consequentemente, para o meio ambiente, tornando-a mais sustentável, o que atualmente é um diferencial competitivo.

Além disso, essa estratégia reduz os gastos tanto com papel como com tinta, possibilitando também uma melhoria nas receitas da empresa.

Para saber como isso pode proporcionar esses benefícios, coloque no papel todos o custo mensal da empresa com tinta e papel e compare com o resultado após a adoção dessa medida.

Confira mais dicas relacionadas ao assunto no nosso blog.

Uso das tecnologias disponíveis

Diversos documentos não precisam necessariamente ser impressos. Alguns exemplos, visto que, a tecnologia permite o uso de assinatura eletrônica são:

• Contracheques;
• Avisos;
• Comunicados;
• E até mesmo contratos

Dessa forma, milhares de papeis que seriam impressos podem ser apenas enviados por e-mail ou até mesmo por WhatsApp, garantindo, inclusive, o seu armazenamento seguro e reduzindo o desperdício com impressão, tinta e manutenção.

Outsourcing de impressão

Esse pode ser considerado um dos passos mais importantes, no sentido de reduzir custos com impressão. O outsourcing de impressão consiste na terceirização desse serviço, uma estratégia que tem crescido consideravelmente não apenas no Brasil, mas em diversos países, por conta dos benefícios que pode proporcionar.

Por meio do outsourcing de impressão, a empresa pode contar com todas as dicas apresentadas nos tópicos anteriores, permitindo que o gestor possa focar nas demais estratégias de negócio da empresa.

Esse serviço possibilita que a empresa conte com:

• Gestão a distância das cópias impressas;
• Locação de impressoras;
• Consultoria para a realização dos serviços;
• Manutenção periódica dos equipamentos;
• Equipe de suporte à disposição para atendimento remoto e presencial;
• Reposição de tinta e outros materiais.

Pode-se perceber, portanto, que para as empresas que buscam economia e redução de gastos com impressão, o outsourcing desse serviço é a melhor solução e que possibilita uma redução de até 80% dos gastos com impressões na empresa.

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A locação de impressoras pode ser a solução que faltava para a redução de custos da sua empresa. O outsourcing, ou terceirização de serviços, é uma prática cada vez mais utilizada no mercado de trabalho.

Essa tendência pode ser explicada porque as empresas precisam estar focadas em suas atividades principais. A terceirização é uma solução inteligente, pois é uma forma de melhorar a gestão do departamento e obter maior eficiência nos processos de impressão.

Sabemos que gestão de impressoras pode ser um pouco complicado. Entre os motivos estão: a falta de equipamentos adequados, a necessidade de manutenção constante e impressoras paradas por falta de reparos. Sem falar nos gastos recorrentes com o estoque de suprimentos necessários para cada tipo de modelo.

Tudo isso pode ser custoso e demanda um tempo precioso. Que tal deixar essa tarefa nas mãos de uma empresa especializada? Conheça os benefícios que o aluguel de impressoras pode trazer ao seu negócio.

Gestão eficiente

Os serviços de impressão fazem parte da rotina de qualquer grande empresa. Cada departamento tem uma demanda diferente, uns precisam de impressoras mais complexas, enquanto outros vão ser atendidos com um equipamento mais simples.

O funcionamento de uma impressora pode estar atrelado ao mau uso, isso significa lentidão e gastos desnecessários de recursos. Além da locação, o serviço de outsourcing contempla todo um projeto feito sob medida para atender à necessidade específica de cada setor.

Outra vantagem é poder contar com o que há de mais avançado em tecnologia de impressão. O contrato de locação também prevê atualização e manutenção preventiva das máquinas para garantir que elas não falhem na hora de imprimir aquele documento tão importante. Caso isso aconteça, um técnico especializado prestará a assistência técnica de maneira ágil e sem custos adicionais.

Redução de custos

A locação de impressoras é a solução para reduzir vários custos de um negócio, entre eles a necessidade de um estoque com cartuchos, papel e toner. Isso será responsabilidade da empresa contratada, que vai fornecer esses suprimentos básicos e fazer a reposição na hora certa.

O uso inconsciente das impressoras é outro problema. A falta de controle das atividades de impressão faz com que muitos funcionários utilizem os serviços de impressão para uso pessoal ou de maneira desordenada.

O contrato de aluguel disponibiliza também softwares de monitoramento dos gastos de impressão. Com isso, o gestor consegue saber exatamente o número de cópias feitas, o seu conteúdo e a pessoa que imprimiu.

Dessa forma, ele consegue saber quais os custos exatos de cada departamento e implementar políticas de impressão consciente e até limitar um volume de cópias, caso seja necessário.

Saiba exatamente quanto vai gastar

Como o aluguel de impressoras é uma despesa fixa, a empresa tem condições de fazer um melhor planejamento financeiro. A cobrança pode ser feita por um valor mensal ou franquia de páginas impressas escaneadas, como uma conta pré-paga.

A Office Total atua há mais de 25 anos para melhorar os processos de impressão das empresas. Acesse o nosso blog e confira outras formas de reduzir custos com impressão.

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Outsourcing é um tipo de terceirização de equipamentos ou serviços que não façam parte das estratégias de uma empresa. Tratando-se de um serviço envolvendo impressão e locação de impressoras, torna-se uma ferramenta de produtividade, seja em formato tradicional, remoto ou home office.

Cada vez mais, novas soluções chegam ao universo empresarial, a fim de trazer facilidades no dia a dia das organizações. Com o foco nas atividades centrais das empresas, os gestores podem planejar melhor suas estratégias de crescimento, sem se preocupar com questões rotineiras como as impressões.

Vantagens do outsourcing de impressão para as empresas

Toda e dinâmica em torno de impressões e cópias da empresa fica por conta da contratada, ou seja:

• Manutenção preventiva e troca de equipamentos;
• Fornecimento automático de tinta, papel, toner, cartucho, peças e suprimentos;
• Previsão de custos
• Auditoria, log, marca d’água e políticas de impressão
• Capital de giro preservado para investimento em outras áreas
• Relatório por centro de custo, filial, departamento, projeto ou usuário
• Relatório de impacto ambiental

Isso significa que há o controle de todo o fluxo de informações e documentos impressos pelos colaboradores.

Os resultados são economia de tempo e dinheiro, no que diz respeito às impressões. O foco é administrar melhor o tempo dedicado aos problemas e demandas da organização, deixando as ações rotineiras mais simples e rápidas. Ora, você nunca teve um problema com uma impressora parada? Com o outsourcing, isso jamais acontecerá, pois tem backup e manutenção preventiva.

Produtividade adquirida pela inovação

O primeiro ponto a ser analisado e que impacta diretamente na produtividade é que, na terceirização desse tipo de serviço, todo o equipamento é atualizado.

A tecnologia muda e ter sempre impressoras e copiadoras mais modernas significa ganhar, em relação à qualidade das impressões e na rapidez das atividades que envolvem essas máquinas.

Muitos gestores não têm noção do quanto seus funcionários perdem tempo com máquinas ultrapassadas ou que apresentam problemas recorrentes. Isso ocorre em empresas de diversos setores, como:

• Instituições educacionais;
• Hospitais;
• Escritórios;
• Etc.

Precisa de saber mais sobre outsourcing? Temos mais conteúdos sobre o assunto!

• Impressora higienizada em tempos de COVID-19
• 5 formas de reduzir custos com impressão
• Melhor outsourcing de impressão
• Locação de impressoras para home office

Seus funcionários mais produtivos

Do ponto de vista dos seus colaboradores, podemos pensar que os processos envolvendo impressão também podem influenciar na produtividade. Não apenas por conta de máquinas quebradas e ultrapassadas, como dissemos anteriormente, mas pelo próprio trabalho envolvendo o manuseio de cópias e impressões.

Por exemplo, um profissional de vendas pode dedicar tempo e atenção para cumprir as suas metas, enquanto operações mais burocráticas são terceirizadas. Não pense que isso funciona apenas para funcionários presencialmente, a modalidade home office também se beneficia disso.

Equipamentos podem ser portáteis e acompanhar seus colaboradores que trabalhem remotamente. Além disso, temos a tecnologia a nosso favor para impressões enviadas remotamente, pelo celular ou outros dispositivos.

Tudo é possível, por meio de equipamentos mais modernos, alguns embarcados com softwares de gestão de impressão.

Pode parecer muito novo para alguns empresários, mas esse tipo de prática está cada vez mais abrindo portas para alcançar mais produtividade para as organizações. Seja para diminuir as dores de cabeça, em torno de problemas rotineiros, ou diminuição de custos e controle de impressão, o outsourcing é uma ferramenta de produtividade.

Uma forma de começar com o outsourcing é alugando impressoras para seu home office. Alguns serviços custam apenas R$ 39 por mês para imprimir! Quase o preço do cartucho e infinitamente mais barato que manter uma impressora.

A ideia é trazer agilidade e mais organização para atividades que estão presentes todos os dias, tanto para gestores quanto para o resto da equipe. É um tempo precioso que sua empresa ganha para crescer mais!

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A sua empresa vai mudar o formato de trabalho?

Como estão se preparando para este novo normal?

Diversas empresas brasileiras já confirmaram que vão trabalhar em home office de forma permanente, segundo pesquisa da PNAD.

Leia também:

• Imprima 40.000 páginas abastecendo uma vez ao ano!?
• Cálculo gratuito – Descubra quanto você pode economizar em impressão
• COVID-19 – 5 dicas para como higienizar seus equipamentos

Algumas serão 100% remota, outras parcialmente (para algumas equipes e alguns dias da semana).

E a sua? Ainda está avaliando? Já tem alguma decisão?

A Office Total que é provedora de serviços e produtos (trazendo esse DNA no seu próprio nome) está se reinventando, trazendo novas soluções, com serviços que atendam aos seus clientes neste novo cenário que todos estamos vivendo. Dentro do Line Up de serviços, elencamos alguns projetos que poderão ser essenciais para a operação da companhia neste novo normal, garantindo a eficiência da operação e a segurança dos funcionários:

Para as empresas que ainda mantiverem seus colaboradores na estrutura física:

• Solução de liberação de documentos com crachá / Evitando contato físico no equipamento.
• Solução de impressão inteligente, com controle de gastos e políticas de impressão por filial, setor, centro de custo, departamentos, usuários, etc

Para estruturas remotas, a Office Total também poderá estar presente na casa do seu colaborador:

• Combo especial de impressoras home office com valores acessíveis e entrega delivery de suprimentos e papel com serviços inclusos.
• Soluções de gestão de documentos (gestão de contratos, régua de cobrança, assinatura digital).

Independente de qual seja o novo formato de trabalho que sua empresa irá aderir, você poderá contar com os serviços da Office Total.

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Empresas do mundo todo aderiram ao trabalho remoto de forma permanente para suas equipes, tornando o Home Office, o Novo Normal.

Segundo pesquisa, 85% dos executivos brasileiros gostaram da experiência Home Office e 86% deles querem continuar trabalhando neste novo formato.

Leia também:

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• Aluguel de Impressora para home office a partir de R$ 39,90? Veja isso

Os benefícios da nova prática do trabalho remoto são diversos, como:

• Redução de custos fixos de escritório
• Redução de custos relacionados ao deslocamento de funcionários
• Qualidade de vida aos funcionários
• Aumento da produtividade da equipe
• Diminuição da dispersão com tarefas paralelas

Contudo, a pergunta que fica é…

Vale a pena comprar ou alugar impressoras para o Home Office?

Para proporcionar mais conforto e produtividade para seu trabalho remoto, a Office Total oferece um combo onde, a partir de R$39,90, você garante o melhor serviço e suporte de impressão para seu trabalho.

Pelo preço de um cartucho de tinta, disponibilizamos a solução completa para que suas impressões continuem fluindo de forma prática e eficiente.

Neste pacote, disponibilizamos:

• Impressora compacta e veloz
• Folhas de papel A4
• Suprimentos (Kit de Tinta)

Recursos da Impressora e nossos diferenciais

A impressora que oferecemos é a Canon Multifuncional Mega Tank G4100 sem fio, ideal pra quem busca facilidade de manuseio, alto rendimento e baixo custo de impressão. Além dos recursos Wi-Fi e Scanner disponíveis, o que mais chama atenção é a alta qualidade que ela alcança.

Usufruindo de sua conectividade e tecnologia, a impressora conta com conexão direta pelo app Canon, Apple Air Print ou Google Cloud Print, sem necessidade de mudar a conexão ou abrir outro app.

O tanque de tinta é muito fácil de carregar, o que garante a praticidade, e o software de impressão e edição de fotos é totalmente gratuito.

Além dos benefícios do equipamento e para que suas impressões sejam mantidas sempre em dia, oferecemos também total suporte , como:

• Atendimento remoto de excelência
• Entrega Delivery de suprimentos
• Oportunidade mais econômica do mercado, sem taxa de adesão e sem investimento inicial
• Gestão operacional com equipe técnica experiente e capacitada

E você? Achou que encontraria uma solução tão prática e benéfica para seu Home Office quanto esta? Para conhecer mais detalhes sobre nosso combo, entre em contato com nossa equipe e solicite uma demonstração.

Aproveite a leitura para também saber mais sobre o aluguel de computadores em geral (notebooks e desktops).

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Comprometidos em atender as diversificadas demandas de nossos clientes, a Office Total também ampliou sua forma de atendimento aos seus cientes da área médica. Através da Solução 4 em 1 a empresa oferece um modelo de locação às clinicas e hospitais no segmento de radiologia. Através da solução de locação integrada para área médica, a clínica e hospital obtém maior previsibilidade de seus custos mensais e conta com uma equipe experiente para atender com qualidade sua operação ganhando em produtividade e gestão. Conheça nosso modelo 4 em 1:

Locação de Raio X e mamógrafos: Equipamentos da marca Konica MInolta – referência mundial e líder no mercado de diagnóstico por imagem primária. Com mais de 75 anos de inovação na área de Healthcare.

Locação de Digitalizadores CR e DR: Digitalizadores de alta tecnologia para diversificados exames. Além de reduzir a exposição à radiação, ainda oferece software intuitivo e de fácil operação.

Software prório BS Print: Software que oferece distribuição automática do exame via rede para o PACS ou DICOM VIEWER. Também realiza impressões sob demanda e criação de booklets ou livretos.

Impressão de alta qualidade: Impressão de alta qualidade com redução de custos, principalmente com a substituição da impressão de filme dry por papel. A Office total e a Bird possuem uma vasta experiência e cases relevantes com essas soluções.

Aproveite os benefícios!

Não espere para economizar! Contrate a solução integrada da Office Total.

Esse modelo possibilita que você mantenha o foco em seus pacientes, enquanto nossa equipe, se preocupa com a produtividade e a operação plena dos seus equipamentos.

Ajude a preservar o meio ambiente

Sei que já foram citados vários benefícios, mas ainda não acabou. Além de toda otimização técnica para seu trabalho e para sua equipe, nossas soluções ainda ajudam na preservação do meio ambiente, isso porque exames impressos em filme dry demoram muito tempo para se decompor, pois são feitos de plástico e prata. O plástico resiste mais de 100 anos e a prata pode ser nociva ao meio ambiente.

Já o papel leva de 3 a 6 meses para se decompor, além de ser mais fácil de ser utilizado para reciclagem. Então ao investir em impressões de exames médicos em papel, você não está ajudando apenas seus pacientes, mas também o meio ambiente.

Quer conhecer ainda mais nossas soluções? Converse com nossos especialistas e saiba como aderir ao projeto para usufruir de todos os benefícios. Solicite seu orçamento.

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Você tem um negócio e precisa de impressora. Eis que surge aquela dúvida: como posso economizar? Comprando ou alugando uma impressora?

É bem provável que essa pergunta já tenha passado pela sua cabeça.

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• Especial saúde – Captura e impressão de exames médicos de alta qualidade e baixo custo
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Assim como um automóvel ?, a impressora ? também tem seus gastos recorrentes do uso como manutenção e suprimentos, fato que muitas vezes não levamos em consideração na hora de adquirir o equipamento.

Por isso, hoje falaremos sobre os custos de propriedade de uma impressora (TCO) e sobre quais são os principais elementos a serem analisados antes de comprar (ou alugar) a sua.

O valor da etiqueta não é o valor final

A maioria das pessoas que utilizam impressoras já passou por algumas das seguintes situações:

• Reimprimir um documento que saiu com má qualidade na primeira impressão.
• Comprar uma nova impressora porque a atual não parava de apresentar problemas.
• Deixar a impressora parada durante muito tempo por falta de utilidade.
• A impressora já te deixou na mão justamente quando você mais necessitava dela.

Provavelmente você se identificou com algum item da lista, certo? Mas fique tranquilo, pois não foi só você.

Quando compramos uma impressora ou qualquer outro produto, costumamos nos basear apenas no preço. Na realidade, o valor que você vai investir está muito além dos dígitos da etiqueta, pois é necessário pensar além, ou seja, no caso da impressora, é preciso pensar em futuras manutenções, suprimentos e inclusive no bom desempenho que ela trará.

Suprimentos necessários

Como havíamos dito anteriormente, existem gastos necessários para fazer com que sua impressora funcione corretamente e entregue o desempenho esperado.

Dentre os principais gastos temos o papel, o cartucho de tinta, o toner, os grampos de papel e muito mais. Esses itens costumam variar de preço e nem sempre são baratos.

Sem contar que é necessário enviar a solicitação da compra destes suprimentos para o departamento de compras da empresa, pois você não pode simplesmente sair no meio do trabalho para comprar um cartucho. Existe todo um processo burocrático.

Parando pra analisar, além de gastar dinheiro com suprimentos, você ainda gasta tempo para tais solicitações e burocracias que a empresa precisa seguir.

Sim, facilita. Porém é necessário ter muito cuidado para fazer isso. Não é simplesmente comprar tudo, guardar em prateleiras e pegar quando sentir falta.

Lembre-se sempre de verificar as datas de validade e se o local que escolheu para estocar é apropriado.

Manutenção preventiva

Não é só nos automóveis ou em eletrodomésticos que precisamos nos preocupar com manutenção preventiva; a impressora também nos exige este tipo de serviço.

A manutenção preventiva, preditiva e corretiva eleva a durabilidade do equipamento, mantendo sua eficiência em longo prazo. Se sua impressora for particular, nem sempre poderá contar com a presença de um técnico para realizar tais prevenções, ou seja, a responsabilidade cairá toda em você mesmo. Pense nisso.

Preparado para economizar?

E aí, tudo foi esclarecido? Se sua intenção é economizar tempo e dinheiro, o aluguel de impressoras é uma ótima opção que faz seu trabalho fluir muito melhor e de forma prática.

Entre em contato com nossa equipe da Office Total e conheça mais sobre nossa locação de impressoras! Assim, você não perde tempo com gerenciamento de suprimentos, manutenções e nem pesquisando preços de cartuchos e toners de tinta.

Os benefícios do outsourcing de impressão são ótimos, e você pode conhecê-los clicando aqui.

Você pode se interessar também em saber sobre o aluguel de computadores. Saiba quais são os benefícios desse serviço.

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