Mas, infelizmente, nem todos os locais costumam praticar esta organização, muitas vezes por sobrecarga de tarefas ou até mesmo por falta de atenção.

Neste cenário, destacamos que a falta de atenção na gestão de documentos pode trazer consequências negativas, como o extravio de formulários, perda de tempo na busca de exames, complicações legais pela perda de documentos e muitos outros problemas.

Por isso, é bom estar sempre em ordem com seus documentos. 

E para ajudar você com essa missão, mostramos aqui dicas de como organizar prontuário de paciente para manter uma boa gestão documental, pois assim você não terá nenhum tipo de dor de cabeça com papéis e arquivos.

Acompanhe a leitura!

O que é o prontuário do paciente?

O prontuário do paciente é um conjunto de documentos que relata o histórico de atendimento de saúde de uma pessoa.

Nele são registrados documentos como laudos de exames, atestados, prescrições médicas e semelhantes.

Esse conjunto de documentos é tão importante que omitir informações em seu preenchimento é caracterizado como falsidade ideológica.

Além disso, o seu extravio deve ser comunicado a autoridades policiais para que um boletim de ocorrência seja aberto.

Portanto, é imprescindível saber como organizar prontuário de paciente e permitir o acesso dele somente a pessoas autorizadas.  

Para que serve o prontuário do paciente?

O prontuário do paciente serve para colaborar na assistência ao paciente, tornando mais fácil a comunicação entre a equipe de médicos e enfermeiros.

Na prática, ele é fundamental para assegurar o tratamento contínuo do paciente em internações e em consultas.

Mas o prontuário do paciente serve para outras funções, como para ser o suporte do administrativo de hospitais e clínicas no que diz respeito a aspectos financeiros e jurídicos.

Isso porque ele pode ser essencial para sanar questões legais e éticas, algo muito comum no cotidiano de serviços médicos.

No mais, o prontuário do paciente pode servir como fonte de conhecimentos e dados, uma vez que permite que pesquisas na área da saúde sejam desenvolvidas através de análises retrospectivas dos registros realizados.

Conhecendo mais sobre a serventia desse exame, fica ainda mais claro entender o valor de saber como organizar prontuário de paciente, certo?

Qual a importância do prontuário do paciente?

O prontuário do paciente é importante porque é um registro da saúde do paciente, sendo primordial para prestar um serviço seguro e de qualidade em seu atendimento médico.

Além do mais, é no prontuário que são registradas informações sobre cada consulta do paciente, construindo o seu histórico clínico.

Com esse histórico clínico elaborado corretamente, os médicos conseguem acompanhar com mais precisão a evolução da saúde de cada pessoa atendida e assegurar que estará passando o tratamento mais adequado.

Entretanto, esse documento também é importante por outros motivos.

Por exemplo, em casos de suspeita de má conduta médica ou infração de normas de medicina, ele serve como uma base legal para comprovar ou negar tais atitudes.

Ou seja, esse documento pode ser a base para garantir a defesa legal de médicos, portanto, suas informações não devem ser omitidas do registro, pois isso assegura que médicos tenham amplo acesso à defesa.

E aqui destacamos a guarda e manuseio deste documento e a importância de saber como organizar prontuário de paciente, pois ele tem validade jurídica por 20 anos.

O que é gestão de prontuários?

A gestão de prontuários é o conjunto de atividades e processos que envolvem organização, armazenamento, acesso, manutenção e controle dos registros médicos de pacientes em uma instituição de saúde. 

A gestão eficiente de prontuários é primordial para garantir o fluxo adequado de informações clínicas, facilitar o trabalho dos profissionais de saúde, melhorar a qualidade do atendimento e assegurar a privacidade e confidencialidade dos dados dos pacientes.

O que deve constar no prontuário do paciente?

As principais informações que devem constar no prontuário do paciente são:

• nome completo;
• data de nascimento;
• sexo;
• nome da mãe;
• naturalidade (município e estado de nascimento);
• endereço completo;
• anamnese (perguntas respondidas na “entrevista inicial” ao paciente);
• plano terapêutico (abordagens de tratamentos usadas pelos profissionais);
• laudos de exames;
• prescrição médica;
• evolução clínica e da enfermagem;
• termos de consentimentos;
• sumário de transferência, alta ou óbito.

Como organizar prontuário de paciente? Passo a passo

Agora vamos mostrar dicas de como organizar prontuário de paciente para manter uma boa gestão documental.

Acompanhe!

Saiba o que está guardando

O acúmulo de papéis e fichas em qualquer escritório da área da saúde é inevitável, pois todos os dias são geradas diversas impressões de exames médicos de diversos pacientes. Apesar de serem importantes, cada documento conta com diferentes gêneros, o que pode ajudar na hora de separá-los.

Geralmente, existem os arquivos voltados a obrigações legais, que são documentos de funcionários e prestadores de serviços, comprovantes ou declarações, notas fiscais e outros do mesmo tipo.

Além destes, também existem os documentos internos como fichas de pacientes, prontuários, exames e muito mais.

Se sua equipe separar cada papel impresso de forma distinta, ficará muito mais fácil de encontrá-los em caso de necessidade para uma verificação de dados.

Faça backup na nuvem

Documentos também contam com níveis de importância e datas de validade. Alguns podem ser descartados em curto prazo, enquanto outros precisam ser guardados por bastante tempo.

É extremamente importante estar por dentro deste tipo de informação, pois sempre que exista a possibilidade de descartar algum arquivo que já não é mais válido, é liberado espaço para que sua pilha de documentos esteja sempre organizada e em dia.

Normalmente, documentos como IPTU, IPVA e extratos bancários contam com um prazo de aproximadamente 5 anos para vencerem, enquanto comprovantes da conta de luz, telefone e água vencem nos próximos 90 dias depois de gerados.

Para não correr risco de perder documentos de longo prazo, digitalize-os para que fiquem disponíveis de forma virtual. Além de preservar o documento, isso ainda facilita a forma de acesso.

Atualize sempre os backups

Dando continuidade na dica anterior, é bom sempre manter seus backups de documentos atualizados. Acostume sempre salvar os arquivo assim que terminar de utilizar, principalmente em dispositivos seguros.

Falando em dispositivos, é interessante sempre manter mais de uma alternativa de backup disponível como por exemplo, a própria nuvem citada anteriormente, pen drives, hd externo e também o disco rígido do computador.

Dessa forma você previne complicações e perda de dados, o que poderia causar diversos problemas para sua clínica.

Utilize gestão documental inteligente

De todas as dicas, aqui está a mais eficiente: implemente o sistema de gestão de documentos inteligente em sua clínica médica.

Essa é a solução digital que otimiza o gerenciamento de documentos e facilita o acesso para todos os funcionários e envolvidos.

Migrar documentos físicos para documentos digitais é a maneira mais eficaz de liberar espaço físico, manter os arquivos em ordem e assegurar que eles não serão danificados ou perdidos.

Treine os colaboradores

Todas as dicas que demos acima de como organizar prontuário de paciente só serão eficazes se você treinar os seus colaboradores.

Isso porque a organização adequada de todos os prontuários depende deles, portanto, melhorar o fluxo de trabalho, o acesso rápido das informações e garantir a segurança dos dados dos pacientes só será possível se os seus colaboradores estiverem aptos para que tudo isso aconteça na prática.

Como a tecnologia pode ajudar na organização de prontuários?

A tecnologia pode ajudar na organização de prontuários por meio do prontuário eletrônico, um documento que segue as mesmas regras do prontuário em papel, mas que oferece diversas vantagens ao seu hospital ou clínica.

Isso porque o prontuário eletrônico não corre o risco de se deteriorar com o passar do tempo e prejudicar o registro de informações dos pacientes.

Além disso, ele não precisa ser guardado em um espaço físico, o que possibilita que o seu hospital ou clínica não necessite investir em um lugar para manter esses documentos.

Tudo isso porque o formato eletrônico deste documento é totalmente digital e fica salvo na nuvem.

Deste modo eles podem ser compartilhados e encontrados com mais facilidade,  basta acessar o software do prontuário. 

Qual o melhor software para fazer a gestão de prontuários?

O melhor software para fazer a gestão de prontuários é aquele que tem em diversas funcionalidades que contribuem para a eficiência, segurança e qualidade do atendimento médico.

Entre esses pontos que definem qual o melhor software para fazer a gestão de prontuários e que ajuda a como organizar prontuário de paciente, podemos citar: 

• interface intuitiva e amigável, para que os profissionais da saúde consigam navegar com facilidade pelo sistema e encontrar prontuários rapidamente; 
• segurança e conformidade, pois as informações contidas no prontuário do paciente são confidenciais e é preciso que a sua instituição de saúde esteja de acordo com as exigências da LGPD;
• integração com outros sistemas, afinal, um bom software de gestão de prontuários deve conseguir se integrar facilmente com outros sistemas utilizados na instituição de saúde, como sistemas de agendamento, sistemas de laboratório, sistemas de faturamento e sistemas de prescrição eletrônica;
• recursos abrangentes de documentação, como a possibilidade de inserção e recuperação eficiente de informações de prontuários de pacientes;
• acessibilidade e mobilidade, ou seja,  ele deve ser acessível em diferentes dispositivos, desde computadores, tablets e celulares, para que profissionais consigam acessar as informações de pacientes remotamente, facilitando a telemedicina;
• funcionalidades que apoiem decisões clínicas, como alertas de interações medicamentosas, lembretes de exames de acompanhamento, diretrizes de prática clínica e ferramentas de apoio ao diagnóstico;
• relatórios e análises em relação aos dados dos prontuários,  ajudando na gestão e tomada de decisões administrativas e clínicas. 

Organização e otimização com telemedicina

A telemedicina é outra prática além da gestão documental capaz de otimizar o seu estabelecimento da área da saúde, proporcionando que os seus profissionais façam atendimento à distância e emitam e leiam laudos médicos aos pacientes.

E para prestar esse tipo de serviço com qualidade e o suporte adequado aos seus profissionais da saúde, é fundamental ter bons equipamentos à disposição.

Neste cenário, vale considerar a possibilidade de contar com uma empresa especializada em aluguel de computadores,  pois dessa forma fica mais fácil e barato obter esses equipamentos necessários para realizar a telemedicina.

Empresas que  alugam o computador têm um amplo estoque de equipamentos e dispositivos que estão prontos para serem locados de acordo com as necessidades específicas das instituições de saúde.

Desta maneira você elimina a necessidade de ter que fazer um investimento pesado na compra de novos computadores e consegue implementar a telemedicina com mais rapidez e eficiência.

Além do mais, empresas que alugam computadores oferecem suporte técnico especializado e garantem que os equipamentos estarão sempre funcionando corretamente e atualizados com as últimas versões de softwares e aplicativos necessários para a prática da telemedicina.

Com todas essas vantagens, os seus profissionais conseguem saber como organizar prontuário de paciente com mais praticidade e usam os computadores durante consultas e exames remotos com mais confiabilidade e sem o risco de interrupções e problemas técnicos que comprometem o atendimento.

Conte com a Office Total para simplificar o processo de aquisição de computadores, reduza custos e tenha acesso a equipamentos modernos e atualizados.

Conclusão

Hoje o nosso foco era apresentar a você algumas dicas de como organizar prontuário de paciente, como:

• saber o que está guardando;
• fazer backup na nuvem;
• atualizar sempre os backups;
• utilizar gestão documental inteligente;
• treinar os colaboradores para todas essas funções.

No mais, destacamos que a tecnologia pode ajudar em como organizar prontuário de paciente por meio do prontuário eletrônico, de softwares para fazer a gestão destes documentos e facilitando atendimentos médicos a distância.

E para isso, você viu que pode contar com os serviços de aluguel de computadores da Office Total!

Leia também: Transformação digital na saúde: as principais soluções

Equipe Office Total

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O prontuário médico é um dos documentos mais importante da área da saúde, pois contém todo o histórico do paciente, desde sua internação até o momento da alta hospitalar. A maior parte dos prontuários ainda é armazenada em papéis impressos. Porém, esta prática está passando por uma transformação, onde formatos físicos estão sendo trocados por arquivos digitais.

Essa mudança está sendo implementada visto que o volume de utilização do papel físico é gigantesco nesta área, o que gera dificuldade de acesso, manuseio, identificação e altos gastos.

Segundo uma pesquisa da ABCIS (Associação Brasileira CIO Saúde), um hospital de 100 leitos gera aproximadamente 5 mil folhas impressas de prontuário por dia, o que soma 1.800.000 folhas por ano. Um hospital maior pode gerar o dobro disso.

Vários hospitais já estão seguindo a nova prática de digitalizar formulários para que tenham acesso ao formato eletrônico, porém muitos outros ainda precisam implementarem este novo recurso. Diferentemente de antigamente, a nova Lei 13.787/2018 permite que prontuários impressos sejam descartados, podendo ser trocados por suas cópias digitais.

Quais são os benefícios?

Além de uma melhor organização, os prontuários digitais oferecem melhor gerenciamento de pesquisa e manuseio. Encontrar a ficha de um paciente no sistema de gestão documental inteligente é muito mais simples e rápido do que procurar em pilhas de papéis impressos. Além disso, outra vantagem que o digital tem em cima do físico, é a durabilidade e a segurança do arquivo. O sistema de gestão documental eletrônico tem um alto nível de proteção para que os arquivos não sejam vazados, danificados ou perdidos, diferentemente de um papel impresso que, além do desgaste natural, corre o risco de ser extraviado.

Além da acessibilidade e segurança, vale lembrar que a implementação de gestão documental na clínica ou hospital reduz bruscamente os custos de manipulação e impressão dos documentos físicos, o que é vantajoso para a empresa como um todo.

Prontuários digitais e de forma remota

Além de otimizar a gestão documental transformando os prontuários físicos em digitais, outra prática essencial que otimiza seu trabalho na área da saúde é a telemedicina, que proporciona atendimentos a distância que podem oferecer emissão e leituras de laudos médicos aos pacientes. Para saber mais como funciona esta ferramenta, entre em contato com nossa equipe de soluções da Office Total para a área da saúde e conheça todos os nossos serviços. Garantimos melhoria e eficácia no seu dia a dia de trabalho!

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