POLÍTICA DE PRIVACIDADE E TRATAMENTO DE DADOS DA OFFICE TOTAL

Atualização: 28 de outubro de 2021. 

  1. INTRODUÇÃO

A presente Política tem por finalidade demonstrar o compromisso da

OFFICE TOTAL S.A., sociedade anônima inscrita no CNPJ/ME sob o nº 00.845.661/0001-18, com sede na cidade do rio de Janeiro/RJ, na Rua São Januário, nº 485, São Cristóvão, CEP 20.921-002, e das demais empresas que fazem parte do Grupo Office Total (“Nós”),

com a sua privacidade e a proteção dos seus Dados, de forma clara e de acordo com as leis em vigor.

Esta Política descreve as principais regras sobre o Tratamento dos seus Dados Pessoais, quando atendemos Você por meio dos nossos ambientes físicos ou virtuais, sobretudo quando Você faz uso das funcionalidades de nosso site, disponível no link https://www.officetotal.com.br/ (sendo os ambientes físicos e digitais denominados, em conjunto, “Nossos Ambientes”).

Para acessar e utilizar das funcionalidades ofertadas em Nossos Ambientes, Você declara que fez a leitura completa e atenta desta Política, estando plenamente ciente dos termos aqui estipulados, incluindo a coleta dos Dados aqui mencionados, bem como sua utilização para os fins abaixo especificados.

Estamos sempre buscando lhe oferecer serviços e funcionalidades com a maior eficiência possível, nos atualizando constantemente para isto. Por esse motivo, esta Política poderá sofrer ajustes a qualquer tempo, cabendo a Você verificá-la sempre que possível.

NOTA ESPECIAL PARA MENORES DE 18 ANOS

Por favor, não forneça seus Dados Pessoais em Nossos Ambientes caso tenha menos de 18 anos.

NOTA ESPECIAL PARA OS REPRESENTANTES LEGAIS

Apesar de não tratarmos propositalmente Dados Pessoais de menores de 18 anos, os pais ou responsáveis devem supervisionar as atividades online dos seus filhos ou tutelados menores de idade. As atividades de adolescentes maiores de 16 anos e menores de 18 anos devem ser assistidas pelos pais ou representantes legais.

  1. SOBRE DADOS QUE COLETAMOS
    • Como coletamos Dados. Os Dados poderão ser coletados quando Você os submete ou quando Você interage com Nossos Ambientes e usufrui dos nossos serviços, a exemplo de:
Quais Dados Pessoais coletamos?Para que coletamos?
Dados cadastrais
  • Nome completo
  • RG
  • CPF
  • E-mail
  • Telefone
  • Endereço
  • Dados de cartão de crédito

(i)                 Identificar Você.

(ii)               Prestar nossos serviços, o que inclui firmar e cumprir as obrigações contratualmente estabelecidas.

(iii)             Ampliar nosso relacionamento, informando-o sobre novidades, funcionalidades, conteúdos, notícias e eventos que consideramos relevantes para Você.

(iv)              Permitir o contato por meio de nossos canais de comunicação, como chat bot, e-mails, redes sociais, televendas e mensagens deixadas em Nossos Ambientes, para fins de esclarecimento de dúvidas, parcerias e manifestação de outros interesses.

(v)             Garantir a portabilidade dos Dados cadastrais para outro Controlador do mesmo ramo de nossa atuação, caso solicitado por Você, cumprindo com obrigação do artigo 18 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Dados de Pagamento

·    Número do cartão de crédito e outras informações correlatas

·    Endereços de cobrança e de entrega

(i)                    Realizar os serviços de aluguel disponíveis em Nossos Ambientes.

(ii)                  Cumprir com obrigações legais e o com o nosso contrato ao compartilhar os Dados com a empresa terceira responsável em processar o pagamento.

(iii)                Proteger Você no que diz respeito à prevenção de fraudes, proteção ao crédito e riscos associados, além do cumprimento de obrigações legais e regulatórias.

(iv)                Cumprir com a legislação para emissão de Notas Fiscais das locações que Você efetuar em nosso Nossos Ambientes.

Dados de Identificação Digital

·    Endereço IP e Porta Lógica de Origem

·    Dispositivo (versão do sistema operacional)

·    Registros de data e horário cada ação realizada

·    Quais telas foram acessadas

·    ID da sessão

·    Cookies

(i)                 Identificar e autenticar Você.

(ii)               Cumprir com obrigações legais de manutenção de registros estabelecidas pelo Marco Civil da Internet – Lei 12.965/2014.

(iii)             Proteger Você realizando prevenção a fraudes no acesso e riscos associados, além do cumprimento de obrigações legais e regulatórias.

  • Dados necessários. Muitos de nossos serviços dependem diretamente de alguns Dados informados na tabela acima, principalmente dados cadastrais. Caso Você opte por não fornecer alguns desses Dados, podemos ficar impossibilitados de prestar total ou parcialmente nossos serviços à Você.
  • Atualização e Veracidade dos Dados. Você é o único responsável pela precisão, veracidade ou falta dela em relação aos Dados que Você fornece ou pela sua desatualização. Fique atento pois é de sua responsabilidade garantir a exatidão ou mantê-los atualizados.
    • Da mesma forma, Nós não somos obrigados a processar ou tratar quaisquer dos seus Dados se houver razões para crer que tal processamento ou tratamento possa nos imputar qualquer infração de qualquer lei aplicável, ou se Você estiver utilizando Nossos Ambientes para quaisquer fins ilegais, ilícitos ou contrários à moralidade.
  • Base de Dados. A base de dados formada por meio da coleta de Dados é de nossa propriedade e está sob nossa responsabilidade, sendo que seu uso, acesso e compartilhamento, quando necessários, serão feitos dentro dos limites e propósitos dos negócios descritos nesta Política.
    • Tecnologias empregadas. Nós utilizamos a Cookies em nosso site, para melhorar a funcionalidade dele. Além dos cookies, poderemos utilizar outras tecnologias para tornar a sua experiência em Nossos Ambiente muito mais eficiente.
    • Todas as tecnologias utilizadas respeitarão sempre a legislação vigente e os termos desta Política.
  • Nós não usamos em Nossos Ambientes nenhum tipo de decisão unicamente automatizadas que impacte Você
  1. COMO COMPARTILHAMOS DADOS E INFORMAÇÕES
    • Hipóteses de compartilhamento dos Dados. Os Dados coletados em Nossos Ambientes podem ser compartilhados:
  • Com empresas parceiras e prestadores de serviços, necessários à execução dos nossos serviços, sempre exigido o cumprimento por tais empresas das diretrizes de segurança e proteção de dados;
  • Com autoridades judiciais, administrativas ou governamentais competentes, sempre que houver obrigação legal, como nos casos de requisição de autoridade judicial oi administrativa; e
  • De forma automática, em caso de movimentações societárias, como fusão, aquisição e incorporação.
    • Anonimização de Dados. Para as finalidades de pesquisa de inteligência de mercado, divulgação de dados à imprensa e realização de propagandas, os Dados fornecidos por Você serão compartilhados de forma anonimizada, isto é, de forma que não possibilite a sua identificação
  1. COMO PROTEGEMOS SEUS DADOS E COMO VOCÊ TAMBÉM PODERÁ OS PROTEGER
    • Medidas que tomamos. Nós empregamos os melhores esforços para manter a sua privacidade e a segurança das informações, por meio da adoção de medidas de segurança técnicas, físicas e administrativas:
  • Medidas técnicas, como, por exemplo, transmissão de Dados Pessoais por meio de página de internet segura, armazenamento de Dados em meios eletrônicos que mantêm altos padrões de segurança, utilização de sistema cujo acesso é controlado;
  • Medidas físicas, tais como acesso restrito a pessoas autorizadas mantidos em instalações, uso de ferramentas de segurança de mercado; e
  • Medias administrativas, incluindo a adoção de políticas e normas de segurança, treinamentos e trabalhos de conscientização de colaboradores, assinatura de acordos de confidencialidade.
    • Cuidados que Você dever tomar. É muito importante que Você proteja seus Dados contra acesso não autorizado ao seu computador. Também é muito importante que Você saiba que nós nunca enviaremos mensagens eletrônicas solicitando confirmação de dados ou com anexos que possam ser executados (extensões: .exe, .com, entre outros) ou ainda links para eventuais downloads.
    • Acesso aos Dados Pessoais, proporcionalidade e relevância. Internamente, os Dados Pessoais coletados são acessados somente por profissionais devidamente autorizados, respeitando-se os princípios de proporcionalidade, necessidade e relevância para os objetivos do nosso negócio, além do compromisso de confidencialidade e preservação da sua privacidade nos termos desta Política.
    • Links externos. Quando Você utilizar Nossos Ambientes, Você poderá ser conduzido, via link a outros portais ou plataformas, que poderão coletar suas informações e ter sua própria Política de Tratamento de Dados.
      • Caberá a você ler a Políticas de Privacidade e Tratamento de Dados de tais portais ou plataformas fora dos Nossos Ambientes, sendo de sua responsabilidade aceitá-la ou rejeitá-la. Nós não somos responsáveis pelas Políticas de Privacidade e Tratamento de Dados de terceiros e nem pelo conteúdo de quaisquer websites ou serviços ligados à ambientes que não os nossos.
    • Processamento por terceiros sob nossa diretriz. Caso empresas terceirizadas realizem o Tratamento em nosso nome de quaisquer Dados Pessoais que coletamos, elas respeitarão as condições aqui estipuladas e as normas de segurança da informação, obrigatoriamente.
    • Comunicação por e-mail. Para otimizar e melhorar nossa comunicação, quando enviamos um e-mail para Você podemos receber uma notificação quando eles são abertos, desde que esta possibilidade esteja disponível. É importante Você ficar atento, pois os e-mails são enviados somente pelos domínios: officetotal.com.br; parceirosofficetotal.com.br; e birdsolution.com.br.
  1. COMO ARMAZENAMOS SEUS DADOS PESSOAIS E O REGISTRO DE ATIVIDADES
    • Os Dados Pessoais coletados e os registros de atividades são armazenados em ambiente seguro e controlado por um prazo mínimo que segue a tabela abaixo:
PRAZO DE ARMAZENAMENTOFUNDAMENTO LEGAL
Enquanto durar a relação e não houver pedido de apagamento ou revogação de consentimento ou não tiver sido atingida a finalidadeArt. 9º, inciso II, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais
3 anos após o término da relaçãoArt. 206, §3º, inciso V do Código Civil
6 meses para os Dados de Identificação DigitalArt. 15, Marco Civil da Internet
  • Prazos de armazenamento superiores. Para fins de auditoria, segurança, controle de fraudes e preservação de direitos, poderemos permanecer com o histórico de registro de seus Dados por prazo maior nas hipóteses que a lei ou norma regulatória assim estabelecer.
  • Os Dados coletados serão armazenados em nossos servidores localizados no Brasil, bem como em ambiente de uso de recursos ou servidores na nuvem (cloud computing), o que poderá exigir uma transferência e/ou processamento destes Dados fora do Brasil.
  1. QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS E COMO EXERCÊ-LOS
    • Seus Direitos básicos. Você poderá solicitar a confirmação da existência tratamento de Dados Pessoais, além da exibição ou retificação de seus Dados Pessoais, por meio do nosso Canal de Atendimento, nos termos do item 7.4 desta Política.
    • Limitação, oposição e exclusão de dados. Pelos Canais de Atendimento, Você poderá também requerer:
  • A limitação do uso de seus Dados Pessoais;
  • Manifestar sua oposição e/ou revogar o consentimento, quando aplicável, quanto ao uso de seus Dados Pessoais; ou
  • Solicitar a exclusão de seus Dados Pessoais que tenham sidos coletados por Nós.
    • Se Você retirar seu consentimento para finalidades fundamentais ao regular funcionamento dos Nossos Ambientes e serviços, tais ambientes e serviços poderão ficar indisponíveis para Você.
    • Caso Você solicite a exclusão de seus Dados Pessoais, pode ocorrer que os Dados precisem ser mantidos independentemente do pedido de exclusão, nos termos do artigo 16, I, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, para cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
    • Findo o prazo de manutenção e a necessidade legal, os Dados Pessoais serão excluídos, com uso de métodos de descarte seguro, ou utilizados exclusivamente de forma anonimizada para fins estatísticos.
  1. INFORMAÇÕES SOBRE ESSA POLÍTICA
    • Alteração do teor e atualização. Você está ciente que Nós poderemos alterar o teor desta Política a qualquer momento, em caso de atualização das finalidades ou necessidades do tratamento, em especial para adequação e atendimento à disposição de lei ou norma que tenha força jurídica equivalente. Nesse sentido, sempre que Você acessar Nossos Ambientes ou utilizar nossos serviços, deverá verificar o teor da Política de Privacidade vigente à época.
    • Caso algum ponto desta Política seja considerado inaplicável pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou por autoridade administrativa ou judicial, as demais condições permanecerão em pleno vigor e efeito.
    • Comunicação Eletrônica. Você reconhece como válida, eficaz e suficiente toda comunicação emitida por Nós e enviada por e-mail (aos endereços informados por Você), SMS, aplicativos de comunicação instantânea ou qualquer outra forma digital, seja para a divulgação de qualquer assunto que se refira aos serviços que prestamos, aos seus dados, bem como qualquer outro assunto que entendemos relevante à prestação dos nossos serviços e funcionalidades.
    • Canais de Atendimento. Em caso de qualquer dúvida com relação às disposições constantes desta Política de Privacidade e Tratamento de Dados, Você poderá entrar em contato por meio dos canais de atendimento apontados a seguir:
  • Rio de Janeiro: (21) 3078 2000
  • São Paulo: (11) 3737-5200 (Capitais e Regiões Metropolitanas) ou 0800-160145 (demais localidades)
  • Vitória: (27) 3026 4000
    • Você também poderá entrar em contato diretamente com o nosso Encarregado, o escritório Peck Advogados, disponível no e-mail dpo@officetotal.com.br, com endereço Rua Henrique Schaumann, nº 270 – 4º andar – Pinheiros, São Paulo – SP, 05413-909 e telefone +55 (11) 2189-0444.
  • Lei aplicável e foro. Essa Política será interpretada segundo a legislação brasileira, no idioma português, sendo eleito o foro da comarca da capital do Estado do Rio de Janeiro para dirimir qualquer controvérsia que envolva este documento, salvo ressalva específica de competência pessoal, territorial ou funcional pela legislação aplicável.
  1. GLOSSÁRIO
    • Para os fins desta Política, devem se considerar as seguintes definições e descrições para seu melhor entendimento:
  • Anonimização: Utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do Tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.
  • Cookies: Pequenos arquivos enviados pelos Nossos Ambientes, salvos nos seus dispositivos, que armazenam as preferências e poucas outras informações, com a finalidade de personalizar sua navegação de acordo com o seu perfil.
  • Cloud Computing: Ou computação em nuvem, é tecnologia de virtualização de serviços construída a partir da interligação de mais de um servidor por meio de uma rede de informação comum (p.ex. a Internet), com objetivo de reduzir custos e aumentar a disponibilidade dos serviços sustentados.
  • Controlador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de Dados Pessoais.
  • Dados: Quaisquer informações inseridas, tratadas ou transmitidas através dos Nossos Ambientes.
  • Dados Pessoais: Dados relacionados a pessoa natural identificada ou identificável.
  • Decisões unicamente automatizadas: Trata-se de decisões que afetam um usuário e que foram programadas para funcionar automaticamente, sem a necessidade de uma operação humana, com base em tratamento automatizado de dados pessoais.
  • Encarregado (Data Protection Officer -DPO): Pessoa indicada por Nós para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
  • ID de Sessão: Identificação da sessão de usuários quando é efetuado o acesso aos Nossos Ambientes.
  • IP: Abreviatura de Internet Protocol. É conjunto alfanumérico que identifica os dispositivos dos usuários na Internet.
  • Tratamento: Toda operação realizada com Dados Pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
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