Atualização: 20 de março de 2025.

1. INTRODUÇÃO

A presente Política tem por finalidade demonstrar o compromisso da

OFFICE TOTAL S.A., sociedade anônima inscrita no CNPJ/ME sob o nº 00.845.661/0001-18, com sede na cidade do Rio de Janeiro/RJ, na Av. Almirante Barroso, nº 52, Centro, CEP 20.031-918, e das demais empresas que fazem parte do Grupo Office Total (“Nós”),

com a sua privacidade e a proteção dos seus Dados, explicando quais são seus direitos e como exercê-los, de forma clara e de acordo com as leis em vigor.

Esta Política descreve as principais regras sobre o Tratamento dos seus Dados Pessoais, quando atendemos Você, por meio dos nossos ambientes físicos ou virtuais, sobretudo quando Você faz uso das funcionalidades de nosso site, disponível no link https://www.officetotal.com.br/ (sendo os ambientes físicos e digitais denominados, em conjunto, “Nossos Ambientes”).

Para acessar e utilizar das funcionalidades ofertadas em Nossos Ambientes, Você declara que fez a leitura completa e atenta desta Política, estando plenamente ciente dos termos aqui estipulados, incluindo a coleta dos Dados aqui mencionados, bem como sua utilização para os fins abaixo especificados. Caso ainda restem dúvidas, fique à vontade para entrar em contato conosco por meio dos Canais de Atendimento. Em caso de qualquer dúvida com relação às disposições constantes desta Política de Privacidade e Tratamento de Dados, Você poderá entrar em contato por meio dos canais de atendimento apontados a seguir: disponibilizados ao final desta Política.

Estamos sempre buscando lhe oferecer serviços e funcionalidades com a maior eficiência possível, nos atualizando constantemente para isto. Por esse motivo, esta Política poderá sofrer ajustes a qualquer tempo, cabendo a Você verificá-la sempre que possível.

2. CONCEITOS BÁSICOS

• 2.1 Para o melhor entendimento desta Política, devem se considerar as seguintes definições:

• • Algoritmo: Conjunto de regras que fornecem uma sequência de operações capazes de resolver um problema específico ou executar uma tarefa.
  • Anonimização: Utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do Tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.
  • Cookies: Pequenos arquivos enviados pelos Nossos Ambientes, salvos nos seus dispositivos, que armazenam as preferências e poucas outras informações, com a finalidade de personalizar sua navegação de acordo com o seu perfil.
  • Cloud Computing: Ou computação em nuvem, é tecnologia de virtualização de serviços construída a partir da interligação de mais de um servidor por meio de uma rede de informação comum (p.ex., a Internet), com objetivo de reduzir custos e aumentar a disponibilidade dos serviços sustentados.
  • Controlador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de Dados Pessoais.
  • Dados: Quaisquer informações inseridas, tratadas ou transmitidas através dos Nossos Ambientes.
  • Dados Pessoais: Dados relacionados à pessoa natural identificada ou identificável.
  • Dados Pessoais Sensíveis: são quaisquer Dados sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, Dados referentes à saúde ou à vida sexual, Dados genéticos ou biométricos, quando vinculados a uma pessoa física.
  • Decisões unicamente automatizadas: Trata-se de decisões que afetam um usuário e que foram programadas para funcionar automaticamente, sem a necessidade de uma operação humana, com base em tratamento automatizado de Dados Pessoais.
  • Encarregado (Data Protection Officer -DPO): Pessoa indicada por Nós para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos Dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
  • ID de Sessão: Identificação da sessão de usuários quando é efetuado o acesso aos Nossos Ambientes.
  • IP: Abreviatura de Internet Protocol. É conjunto alfanumérico que identifica os dispositivos dos usuários na Internet.
  • Política: É esta Política de Privacidade e Tratamento de Dados Pessoais.
  • Titular dos Dados Pessoais: é Você, a pessoa física a quem os Dados Pessoais se referem, na condição de Cliente.
  • Tratamento: Toda operação realizada com Dados Pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

3. SOBRE DADOS QUE COLETAMOS

• 3.1 Como coletamos Dados. Os Dados poderão ser coletados quando Você os submete ou quando Você interage com Nossos Ambientes e usufrui dos nossos serviços, a exemplo de:

• 3.2 Dados necessários. Muitos de nossos serviços dependem diretamente de alguns Dados informados na tabela acima, principalmente Dados cadastrais. Caso Você opte por não fornecer alguns desses Dados, podemos ficar impossibilitados de prestar total ou parcialmente nossos serviços à Você.
• 3.3 Atualização e Veracidade dos Você é o único responsável pela precisão, veracidade ou atualização em relação aos Dados que Você nos fornece.
  • 3.3.1 Da mesma forma, Nós não somos obrigados a processar ou tratar quaisquer dos seus Dados se houver razões para crer que tal processamento ou tratamento possa nos imputar qualquer infração de qualquer lei aplicável, ou se Você estiver utilizando Nossos Ambientes para quaisquer fins ilegais, ilícitos ou contrários à moralidade.

• 3.4 Base de Dados. A base de Dados formada por meio da coleta de Dados é de nossa propriedade e está sob nossa responsabilidade, sendo que seu uso, acesso e compartilhamento, quando necessários, serão feitos dentro dos limites e propósitos dos negócios descritos nesta Política.
  • 3.4.1 Tecnologias empregadas. Nós utilizamos a Cookies em nosso site, para melhorar a funcionalidade dele. Além dos cookies, poderemos utilizar outras tecnologias para tornar a sua experiência em Nossos Ambiente muito mais eficiente.
  • 3.4.2 Para mais informações acerca do conceito de Cookies, como os utilizamos para melhorar sua navegação e as possibilidades de customização do uso, acesse nossa Política de Cookies.
  • 3.4.3 Todas as tecnologias utilizadas respeitarão sempre a legislação vigente e os termos desta Política.
• 3.5. Nós não usamos em Nossos Ambientes nenhum tipo de decisão unicamente automatizadas que afetem seus interesses.

4. COMO COMPARTILHAMOS DADOS E INFORMAÇÕES

• 4.1 Hipóteses de compartilhamento dos Dados. Os Dados Pessoais tratados e as atividades registradas (logs) em Nossos Ambientes podem ser compartilhados:

• • I. Com empresas parceiras e prestadores de serviços, necessários à execução dos nossos serviços, sempre exigido o cumprimento por tais empresas das diretrizes de segurança e proteção de Dados Pessoais;
  • II. Com empresas de marketing e publicidade, para entregar as promoções e informações adequadas ao seu perfil;
  • III. Com autoridades judiciais, administrativas ou governamentais competentes, sempre que houver determinação legal, requerimento, requisição ou ordem nesse sentido; e
  • IV. De forma automática, em caso de movimentações societárias, como fusão, aquisição e incorporação da Office Total.
• 4.2. Caso Você tenha qualquer dúvida sobre com quem compartilhamos seus Dados, entre em contato conosco por meio dos Canais de Atendimento. Em caso de qualquer dúvida com relação às disposições constantes desta Política de Privacidade e Tratamento de Dados, Você poderá entrar em contato por meio dos canais de atendimento apontados a seguir: disponibilizados no final desta Política.
• 4.3 Anonimização de Dados. Para as finalidades de pesquisa de inteligência de mercado, divulgação de Dados à imprensa e realização de propagandas, os Dados fornecidos por Você serão compartilhados de forma anonimizada, isto é, de forma que não possibilite a sua identificação.

5. COMO PROTEGEMOS SEUS DADOS E COMO VOCÊ TAMBÉM PODERÁ OS PROTEGER

• 5.1 Medidas que tomamos. Para resguardar a sua privacidade e proteger os seus Dados, nós contamos com um programa de governança e mecanismos de supervisão e mitigação de riscos relacionados ao Tratamento de Dados Nós empregamos os melhores esforços para manter a sua privacidade e a segurança das informações, por meio da adoção de medidas de segurança técnicas, físicas e administrativas, tais como:
  • I. medidas técnicas, como, por exemplo, transmissão de Dados Pessoais por meio de página de internet segura, armazenamento de Dados em meios eletrônicos que mantêm altos padrões de segurança e utilização de sistema cujo acesso é controlado;
  • II. medidas físicas, tais como acesso restrito a pessoas autorizadas mantido em instalações, uso de ferramentas de segurança de mercado; e
  • III. medidas administrativas, incluindo a adoção de políticas e normas de segurança, treinamentos e trabalhos de conscientização de colaboradores, bem como assinatura de acordos de confidencialidade.
• 5.2 Cuidados que Você dever tomar. Você também é responsável pelo sigilo de seus Dados. Sendo assim, é muito importante que Você os proteja contra acesso não autorizado ao seu computador, tendo a ciência de que o compartilhamento de senhas e demais informações de acesso viola esta Política e pode comprometer a sua segurança e dos Nossos Ambientes.
• 5.3 É importante que Você saiba que nós nunca enviaremos mensagens eletrônicas solicitando confirmação de Dados ou com anexos que possam ser executados (extensões: .exe, .com, entre outros) ou ainda links para eventuais downloads.
• 5.4 Caso Você identifique ou tome conhecimento sobre o comprometimento da segurança dos seus Dados, entre em contato com o nosso Encarregado por meio dos Canais de Em caso de qualquer dúvida com relação às disposições constantes desta Política de Privacidade e Tratamento de Dados, Você poderá entrar em contato por meio dos canais de atendimento apontados a seguir: disponibilizados no final desta Política.
• 5.5 Acesso aos Dados Pessoais, proporcionalidade e relevância. Internamente, os Dados Pessoais coletados são acessados somente por profissionais devidamente autorizados, respeitando-se os princípios de proporcionalidade, necessidade e relevância para os objetivos do nosso negócio, além do compromisso de confidencialidade e preservação da sua privacidade nos termos desta Política.
• 5.6 Links externos. Quando Você utilizar Nossos Ambientes, Você poderá ser conduzido, via link a outros portais ou plataformas, que poderão coletar suas informações e ter sua própria Política de Tratamento de Dados.
  • 5.6.1 Caberá a Você ler a Políticas de Privacidade e Tratamento de Dados de tais portais ou plataformas fora dos Nossos Ambientes, sendo de sua responsabilidade aceitá-la ou rejeitá-la. Nós não somos responsáveis pelas Políticas de Privacidade e Tratamento de Dados de terceiros, tampouco pelo conteúdo de quaisquer websites ou serviços ligados à ambientes que não os nossos.
• 5.7 Na hipótese de vazamentos individuais ou acessos não autorizados relativos aos seus Dados Pessoais, poderemos promover, desde que estes representem a Você dano ou risco relevante e Você esteja de acordo, a conciliação direta nos termos do art. 52, § 7º, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
• 5.8 Tratamento por terceiros sob nossa Nós buscamos avaliar cuidadosamente nossos parceiros e prestadores de serviços e firmamos com eles obrigações contratuais de confidencialidade, segurança da informação e proteção de Dados, com objetivo de proteger Você. Caso empresas terceirizadas realizem o Tratamento em nosso nome de quaisquer Dados Pessoais que coletamos, elas respeitarão as condições aqui estipuladas e as normas de segurança da informação, obrigatoriamente.
• 5.9 Comunicação por e-mail. Para otimizar e melhorar nossa comunicação, quando enviamos um e-mail para Você podemos receber uma notificação quando eles são abertos, desde que esta possibilidade esteja disponível. É importante Você ficar atento, pois os e-mails são enviados somente pelo domínio: @officetotal.com.br.

6. COMO ARMAZENAMOS SEUS DADOS PESSOAIS E O REGISTRO DE ATIVIDADES

• 6.1 Os Dados Pessoais coletados e os registros de atividades são armazenados em ambiente seguro e controlado por um prazo mínimo que segue a tabela abaixo:

• 6.2 Prazos de armazenamento superiores. Para fins de auditoria, segurança, controle de fraudes e preservação de direitos, poderemos permanecer com o histórico de registro de seus Dados por prazo maior nas hipóteses que a lei ou norma regulatória assim
• 6.3 Descarte dos Dados. Findos o prazo de manutenção e a necessidade legal, os Dados serão excluídos com uso de métodos de descarte seguro ou utilizados de forma anonimizada para fins estatísticos.
• 6.4 Os Dados coletados e os registros de atividades (logs) serão armazenados em ambiente seguro e controlado em nossos servidores localizados no Brasil, bem como em ambiente de uso de recursos ou servidores na nuvem (cloud computing), o que poderá exigir uma transferência e/ou processamento destes Dados fora do Brasil. Essas transferências envolvem apenas empresas que demonstrem estar em conformidade com as legislações aplicáveis, mantendo um nível de conformidade semelhante ou mais rigoroso que o previsto na legislação brasileira.

7. QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS E COMO EXERCÊ -LOS

• 7.1 Seus Direitos básicos. Os Dados são seus e a Legislação aplicável traz uma série de direitos relacionados a eles, que poderão ser exercidos por você através de requisição ao nosso Encarregado pelo Canal de Atendimento disponibilizado no final desta Política:
  • I. Confirmação e acesso: Você poderá solicitar a confirmação sobre a existência de Tratamento e o acesso a seus Dados, inclusive por meio da solicitação de cópias de registros que temos sobre Você.
  • II. Correção: Você poderá solicitar a correção de seus Dados que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados.
  • III. Anonimização, bloqueio ou eliminação: Você poderá solicitar a anonimização dos seus Dados, para que eles não possam mais ser relacionados a Você, o bloqueio dos seus Dados, suspendendo temporariamente a possibilidade de Tratamento para certas finalidades, ou a eliminação dos seus Dados.
  • IV. Portabilidade: Você poderá solicitar que nós forneçamos seus Dados em formato estruturado e interoperável, visando sua transferência para um terceiro, respeitando nossa propriedade intelectual ou segredo de negócios.
  • V. Informação sobre compartilhamento: Você poderá solicitar informações sobre terceiros com os quais compartilhamentos seus Dados, limitando essa divulgação a informações que não violem nossa propriedade intelectual ou segredo de negócios.
  • VI. Revogação do consentimento: Você poderá optar por retirar o consentimento para alguma finalidade que Você tenha Essa revogação não afetará a legalidade de qualquer Tratamento realizado anteriormente. Se Você retirar seu consentimento para finalidades fundamentais ao regular funcionamento dos nossos ambientes e serviços, estes poderão ficar indisponíveis para Você.
  • VII. Oposição: Você poderá se opor ao Tratamento dos seus Dados, caso não concorde com alguma finalidade.
  • VIII. Revisão: em caso de decisões baseadas exclusivamente em tratamentos automatizados, Você poderá solicitar a revisão da decisão, indicando seus interesses que possam ter sido afetados.
• 7.2 Para sua segurança, sempre que Você apresentar uma requisição para exercícios dos seus direitos, nós poderemos solicitar informações complementares para comprovar sua identidade, buscando impedir fraudes.
• 7.3 Não Atendimento de requisições. Nós poderemos deixar de atender alguma requisição de exercício de direitos, caso o atendimento viole nossa propriedade intelectual ou segredo de negócios, bem como quando houver obrigação legal ou regulatória para retenção de Além disso, podemos deixar de atender a sua requisição se precisarmos reter os Dados para possibilitar nossa defesa ou de terceiros em disputas de qualquer natureza.
• 7.4 Respostas às requisições. Nós nos comprometemos a responder todas as requisições em um prazo razoável e sempre em conformidade com a legislação aplicável.

8. INFORMAÇÕES SOBRE ESSA POLÍTICA

• 8.1 Alteração do teor e atualização. Você está ciente que Nós poderemos alterar o teor desta Política a qualquer momento, em caso de atualização das finalidades ou necessidades do tratamento, em especial para adequação e atendimento à disposição de lei ou norma que tenha força jurídica equivalente. Nesse sentido, sempre que Você acessar Nossos Ambientes ou utilizar nossos serviços, deverá verificar o teor da Política de Privacidade vigente à época.
• 8.2 Caso algum ponto desta Política seja considerado inaplicável pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou por autoridade administrativa ou judicial, as demais condições permanecerão em pleno vigor e efeito.
• 8.3 Comunicação Eletrônica. Você reconhece como válida, eficaz e suficiente toda comunicação emitida por Nós e enviada por e-mail (aos endereços informados por Você), SMS, aplicativos de comunicação instantânea ou qualquer outra forma digital, seja para a divulgação de qualquer assunto que se refira aos serviços que prestamos, aos seus Dados, bem como qualquer outro assunto que entendemos relevante à prestação dos nossos serviços e funcionalidades.
• 8.4 Canais de Atendimento. Em caso de qualquer dúvida com relação às disposições constantes desta Política de Privacidade e Tratamento de Dados, Você poderá entrar em contato por meio dos canais de atendimento apontados a seguir:

• • I. Rio de Janeiro: (21) 3078 2000
  • II. São Paulo: (11) 3737-5200 (Capitais e Regiões Metropolitanas) ou 0800-160145 (demais localidades)
  • III. Vitória: (27) 3026 4000

8.4.1. Você também poderá entrar em contato diretamente com nossa Encarregada

Encarregada: Julia Elmôr da Costa
Endereço para correspondências: Av. Almirante Barroso, nº. 52, 8º. andar, sala 801, Centro, Rio de Janeiro – RJ, CEP:
E-mail para contato: dpo@officetotal.com.br