Os gastos que uma organização tem são muito variados, não é mesmo?

Esse é um dos motivos que faz com que o gestor de TI procure soluções práticas e que facilitem os processos do dia a dia e reduzam as burocracias. E você sabia que o outsourcing de impressão é uma excelente medida para otimizar e reduzir custos?

Em nossa experiência, vemos diariamente o crescimento de demanda por impressões nos mais diversos setores e como isso pode custar caro para as empresa, caso uma boa gestão não seja feita.

E como mudar esse cenário e superar esse desafio através do outsourcing? Confira em nosso artigo quais são as vantagens e todas as nossas dicas para você implementar em sua empresa!

Vamos lá? Aproveite a leitura!

Outsourcing de impressoras: o que é?

Outsourcing de impressoras é uma proposta que facilita o dia a dia das empresas e seus colaboradores através do aluguel desses equipamentos e o melhor: já conta com serviços inclusos que trazem os mais diversos benefícios.

Curiosidade: O termo outsourcing vem do inglês e significa terceirização, ou seja, você terceiriza esse serviço e ainda gera vantagens ao seu negócio.

Algumas das melhores vantagens que o serviço pode trazer para sua empresa é o gerenciamento dos equipamentos, a manutenção, além de já estarem inclusos a instalação e até mesmo reposição de suprimentos e suporte para seu time de TI.

Outro ponto importante é que o outsourcing de impressão pode ser contratado por empresas de diferentes portes e também dos mais variados segmentos, entre eles o jurídico, educacional, serviços, área da saúde, indústrias, setor público e etc.

E quais documentos podem ser impressos? Diversos tipos de documentos podem ser impressos com a solução, inclusive notas fiscais, etiquetas, documentos para a área médica, entre outros.

Tudo isso mostra como esse modelo de negócio vem se diversificando e ganhando mais espaço no mercado e agora vamos entrar mais a fundo no assunto! Vamos lá?

Mas afinal, como o outsourcing de impressoras funciona?

Trabalhar com a terceirização de equipamentos de impressão e cópia tem como foco a eficiência e a redução de custos. Logo, a contratação desse serviço envolve toda a preparação e instalação do parque de impressoras das empresas.

Como primeiro passo, é feita a identificação das necessidades específicas da organização, fazendo com que o projeto seja criado especialmente para cada cliente. Itens como volume, sazonalidade, formatos, cores etc. são pontos importantes.

E com essas informações, é possível definir quais e quantos são os equipamentos necessários para a operação, definir algumas etapas para a implementação do projeto entre outros! Vamos conferir agora como cada etapa funciona?

Levantamento e análise: Primeiro é feita a identificação e análise das necessidades da empresa, além dos custos totais gerados pelo uso de impressoras.

Planejamento: Nessa etapa, são estipulados os tipos de equipamentos adequados e as suas configurações específicas para o que foi levantado previamente. Além da parte técnica, deve ser definido também como o serviço se dará de modo comercial e operacional.

Formalização do contrato: Após o levantamento e planejamento, chegou a hora de formalizar a contratação e elaboração do cronograma do projeto, que será feito para a melhor organização de ambas as empresas!

Execução: Aqui é a fase de instalação e configuração de todos os equipamentos contratados. Nesse momento, o time recebe também os treinamentos. Importante orientar os colaboradores da organização para otimizar o uso dos equipamentos.

Operação: Acompanhamento e gerenciamento de todo o parque de equipamentos instalados fazem parte da operação de acordo com a proposta feita para a empresa.

Como você pode ver, a terceirização de impressoras tem diversas vantagens e vai muito além dos equipamentos! Agora vamos falar um pouco sobre os benefícios.

Quais as vantagens do outsourcing de impressoras?

O outsourcing de impressão permite que sua empresa solucione alguns desafios da área de TI. Trabalhar com esse serviço pode auxiliar a organização a avançar no seu processo de transformação digital, por exemplo. Mas os benefícios não param por aí, confira:

Redução de custos com equipamentos

A partir do momento em que a gestão de impressões e cópias é terceirizada, os custos com essas operações caem. Isso porque a sua empresa não precisa se preocupar com os serviços de manutenção e desgaste, por exemplo, além dos benefícios fiscais que é adquirido.

Controle de impressão otimizado

Sua empresa pode optar pela contratação do controle de impressão embarcado nas impressoras fazendo com que os documentos sejam liberados somente através do crachá do colaborador que fez a solicitação, trazendo mais segurança e também economia. Além disso, é possível criar limites de impressão por usuário pensando na questão de sustentabilidade.

Manutenção a cargo do fornecedor do serviço

Com o outsourcing de impressão, o problema de ir atrás de manutenção confiável acaba. A empresa responsável possui profissionais e parceiros especializados para realizar a manutenção dos equipamentos.

Equipamentos de ponta sempre disponíveis

É possível oferecer as melhores soluções de equipamentos e softwares. São recursos constantemente atualizados e monitorados para oferecer máximo desempenho.

Diminui o impacto ambiental

Outra vantagem do outsourcing que chama a atenção é a diminuição dos impactos de suas operações no meio ambiente. Devido à sua gestão otimizada dos recursos, é possível controlar desperdícios e descartes desnecessários.

A gente sabe o quanto a preocupação com o impacto ambiental é cada dia mais importante e ter uma solução que ajude nesse processo, faz toda a diferença!

Conclusão:

Deu para perceber por que trabalhar com esse modelo de gestão de impressão e cópias é tão vantajoso, né? Não é à toa que isso está se tornando uma tendência entre empresas dos mais variados segmentos.

Como você pôde ver, o outsourcing de impressão é uma solução que pode ajudar a melhorar a dinâmica de toda a empresa. A partir do momento em que essa demanda não fizer mais parte das preocupações do cotidiano, toda a equipe pode focar nas atividades estratégicas mais importantes.

Gostou de conhecer a solução de outsourcing de impressoras? Então, aproveite para conferir mais conteúdos gratuitos no nosso blog!