Se você está considerando contratar um serviço de outsourcing de impressão para otimizar as operações do seu negócio, é fundamental entender todos os detalhes envolvidos no processo.
Neste guia completo, vamos explorar o tema do contrato de outsourcing de impressão em detalhes, fornecendo informações essenciais para que você possa fazer a melhor escolha para a sua empresa.
Desde o passo a passo do processo até a identificação da necessidade desse serviço e a avaliação de fornecedores, vamos abordar os pontos mais cruciais e que você precisa conhecer.
Ao longo deste artigo, você encontrará dicas práticas e orientações sobre como analisar as características do seu negócio, quais aspectos considerar ao escolher um fornecedor de outsourcing de impressão e como avaliar o contrato de forma eficiente.
Se você está em busca de uma solução eficiente para a gestão de impressão, o contrato de outsourcing de impressão pode ser a resposta que você procura.
Acompanhe este guia completo e descubra como garantir o máximo de retorno com essa modalidade de serviço.
Passo a passo do processo do Outsourcing de Impressão
Primeiro, é importante que você entenda como funciona o processo de Outsourcing de Impressão. Basicamente, nesse serviço, você contrata uma empresa que será responsável por fornecer as impressoras de melhor qualidade e mais adequadas para o seu negócio.
Ela também será encarregada da reposição dos materiais, manutenção (corretiva ou preventiva) e atualização dos equipamentos, disponibilização do sistema de gerenciamento de impressões, fornecimento do suporte técnico para solução de dúvidas da equipe, entre outros serviços.
Para que a empresa de Outsourcing entregue um serviço ideal para o negócio, ela realiza os passos explicados a seguir.
Análise
O fornecedor estuda minuciosamente as características da organização contratante, o que inclui:
- Quantidade de impressões que mensais;
- Formato do papel usado, como A4, A1 etc.;
- Tipos de impressões, como preto e branco, colorida etc.;
- Custos atuais gerados da área;
- Outros recursos adicionais (cópias e digitalização).
Proposta
Com as informações coletadas anteriormente, é criada uma proposta personalizada para instalar e configurar tanto as impressoras como o sistema de gestão. Também é estabelecido como será feito o treinamento e a rotina para acompanhamento das máquinas.
Implantação
Uma equipe técnica leva o parque de impressão ao estabelecimento da empresa contratante, instala, configura e calibra os equipamentos, além de integrá-los ao sistema de gestão do negócio, assegurando que tudo esteja pronto para funcionar no campo prático.
Treinamento
É feito o treinamento dos colaboradores para orientá-los na utilização dos aparelhos, o que reduzirá desperdícios e aumentará a produtividade.
Operação, monitoramento e suporte
Por fim, a empresa contratada acompanha e gerencia os serviços prestados para aplicar pontos de melhoria nos procedimentos de impressão. Também é fornecido o suporte pós-venda para que as demandas do contratante sejam satisfeitas.
Como identificar que a minha empresa precisa de um Outsourcing de Impressão
Antes de contratar o serviço, o gestor deve visualizar a necessidade da contratação do Outsourcing de Impressão. Com isso, ele saberá quais são fatores do negócio serão aprimorados com esse serviço e poderá estabelecer os Indicadores-chave de Desempenho (KPIs) adequados para medir os resultados obtidos.
Em suma, deve-se fazer um levantamento de certos pontos do seu negócio no planejamento para implementação do Outsourcing.
Gastos elevados com impressão
Se o seu negócio tem um orçamento muito elevado para impressão, então adotar o Outsourcing será bastante vantajoso. É possível obter uma economia de até 80% nos gastos com impressões, isso acontece porque o Outsourcing elimina vários gastos relacionados à gestão e manutenção dos equipamentos, aumenta o controle de impressão da empresa — minimizando impressões desnecessárias —, entre outras economias.
Falta de foco no core business
Quando a área de impressão prejudica a produtividade dos colaboradores, o negócio também será beneficiado com o Outsourcing de Impressão. Isso acontece, por exemplo, quando os funcionários:
- Levam mais tempo que o necessário para fazer impressões;
- Ficam ociosos aguardando a manutenção das máquinas;
- Solicitam suporte constante do setor de TI para conseguir usar as impressoras.
A ocorrência dessas situações é reduzida ou eliminada com o serviço de Outsourcing, já que as máquinas fornecidas são de qualidade, os colaboradores são treinados e é disponibilizado um canal de suporte direto. Tudo isso maximiza a produtividade da equipe e permite que ela se concentre no core business (atividade principal do negócio).
Ineficiência dos aparelhos
Outro aspecto a ser analisado consiste na eficiência das impressoras instaladas. Se as impressoras ocupam muito espaço no ambiente e requerem manutenção constante, elas são ineficientes. Graças ao Outsourcing, serão levadas impressoras capazes de atender a sua demanda de impressão, de qualidade e que usam tecnologia de ponta.
Contrato de Outsourcing de Impressão: como avaliar seu fornecedor?
Estabelecer um contrato de outsourcing de impressão é um passo crucial para as empresas que buscam otimizar seu fluxo de trabalho e reduzir custos.
Contudo, a seleção do fornecedor ideal requer uma avaliação cuidadosa e criteriosa, uma vez que a sua eficácia depende diretamente da competência e confiabilidade da empresa contratada.
O contrato de outsourcing de impressão é um acordo entre duas partes, onde uma empresa (o contratante) delega a responsabilidade de gerenciamento de suas necessidades de impressão a uma terceira parte (o fornecedor).
Ele normalmente engloba a prestação de serviços como fornecimento de equipamentos de alta qualidade, manutenção regular, reposição de suprimentos e suporte técnico, todos adaptados às demandas específicas do contratante.
Para escolher um fornecedor de confiança, é essencial levar em consideração alguns pontos-chave:
Analise a sua experiência
Verifique há quantos anos a empresa de Outsourcing está no mercado, pois uma empresa que está há bastante tempo no mercado é capaz de satisfazer seus clientes e parceiros a longo prazo, consegue superar crises financeiras e econômicas.
Confira as parcerias do fornecedor
Questione se o fornecedor firmou parcerias com fabricantes das impressoras e outros aparelhos. Tais parcerias fazem com a empresa de Outsourcing de Impressão tenha um acesso privilegiado a equipamentos modernizados por um melhor custo-benefício.
Examine os serviços e equipamentos
Nem todo fornecedor terá as tecnologias e soluções que atenderão a demanda do seu negócio. Antes de tomar sua decisão, analise quais são os tipos de equipamentos, serviços e sistemas disponibilizados.
Veja se há segmentação
Cada segmento tem necessidades específicas a serem atendidas, por isso analise se o fornecedor tem experiência em atender outras empresas da sua área.
Estude o SLA de atendimento
SLA de atendimento prevê o nível de qualidade do serviço do fornecedor. Esse documento traz mais segurança ao contratante do Outsourcing, já que ele tem garantia do que receberá. Saiba que o SLA traz níveis mínimos, o que significa que é possível que a contratada forneça um atendimento superior ao previsto no documento. Entre os aspectos que devem ser examinados nele são:
- Prazo para solução de problemas;
- Descrição detalhada do serviço;
- Disponibilidade do serviço;
- Prazo para atendimento;
- Custo do serviço;
- Processo para solicitação de atendimento;
- Usuários que podem solicitar o serviço;
- Itens que não são contemplados pelo serviço.
Outsourcing de Impressão é com a Office Total!
A Office Total é a terceira maior empresa do país no que diz respeito ao Aluguel de Impressoras, trazendo diferenciais, benefícios e soluções que são capazes de atender as necessidades de negócios de vários segmentos. Entenda mais sobre a empresa seguir.
Diferenciais
Os diferenciais competitivos desenvolvidos pela Office Total fazem com que ela se destaque no mercado de Outsourcing de Impressão. Confira-os:
- Abrangência nacional: ela atende em todo o território brasileiro, sendo que já tem mais de 3 mil clientes e 30 mil equipamentos instalados em todo o país;
- Ampla expertise: conta com mais de 25 anos de experiência na área, atendendo pequenas, médias e grandes empresas;
- Excelência na prestação do serviço: sua equipe técnica é formada por mais de 300 colaboradores experientes na área;
- Customização: suas soluções podem ser personalizadas e integradas para atender as demandas específicas de cada cliente;
- Tecnologia: ela tem parcerias com as principais fabricantes mundiais, tendo acesso a tecnologias de ponta;
- Amplitude do serviço: a Office Total é considerada uma One-Stop Shop, o que significa que você encontrará um amplo rol de serviços e produtos em um único lugar.
Benefícios
Além de seus diferenciais, o Outsourcing de Impressão da Office Total ainda proporcionará vários benefícios que potencializarão o crescimento do seu negócio. Veja os principais deles:
- Controle: você conseguirá controlar o fluxo de impressão e cópias, o que envolve a quantidade de cópias feitas por cada usuário e departamento;
- Previsibilidade: como seu negócio arcará apenas com o que foi contratado, são eliminadas imprevisibilidades financeiras, como compras de insumos de última hora;
- Segurança: pode-se bloquear funções nativas das multifuncionais, liberando-as apenas para usuários autenticados;
- Gestão online: você poderá gerenciar toda a área de impressão por uma interface web, relatórios dinâmicos, políticas de impressão e outras ferramentas;
- Nuvem: um sistema em nuvem é disponibilizado por 24 horas por dia e 7 dias por semana, permitindo que você controle todo o setor à distância e até mesmo por dispositivos móveis (como smartphones);
- Economia: é possível diminuir os custos ao reduzir falhas na impressão, desperdícios de materiais e ociosidade do pessoal.
Tipos de locação
É relevante dizer que a Office Total oferece diferentes tipos de locação, como:
- Impressoras convencionais, multifuncionais, de alta produção, plotters, térmicas, duplicadores, 3D e mais;
- Computadores, sejam eles desktops (de mesa), notebooks, chromebooks e tablets;
- Acessórios, como mouses, teclados, headsets e mais;
- Pacotes Office e seguros.
Caso seja mais vantajoso adquirir os equipamentos em vez de alugá-los, a Office Total também realiza a venda dos itens, disponibilizando um atendimento exclusivo e direcionado por meio de televendas.
Como também, a Office Total simplificou o processo de aluguel de equipamentos para Home Office, bastando escolher os equipamentos, informar os dados e concluir a compra. Após, sua empresa e seus colaboradores receberão os equipamentos em casa.
Para firmar o contrato de Outsourcing de Impressão mais vantajoso, você deve analisar aspectos do seu próprio negócio e do fornecedor. Entretanto, sua empresa pode ter todas as suas necessidades satisfeitas contando com o suporte da Office Total, um fornecedor com inúmeros diferenciais e benefícios.
Fale já com um especialista para entender melhor como funciona o sistema de locação de impressoras, as soluções e serviços da Office Total!
Conclusão
O outsourcing de impressão pode trazer benefícios significativos para o seu negócio, incluindo a redução de custos, melhor controle de impressão, aumento da eficiência e foco na atividade principal da empresa.
No entanto, para garantir que se obtenha o máximo desses benefícios, é essencial escolher o parceiro certo de Outsourcing de Impressão.
A escolha deve levar em consideração a experiência do fornecedor, a qualidade dos serviços e equipamentos oferecidos, a capacidade de atender às necessidades específicas do seu negócio e o nível de suporte oferecido.
A Office Total se destaca nesse aspecto, oferecendo uma gama completa de serviços de Outsourcing de Impressão personalizados e diferenciados que podem satisfazer uma ampla variedade de necessidades de negócios.
Tecnologia por Assinatura que impulsionam negócios!