Escolhas que fazem a diferença na sua operação!

1- Analise bem os equipamentos que serão instalados

Na hora de decidir pela implementação do projeto é importante avaliar os equipamentos que serão utilizados. Cada equipamento/marca é adequado a uma necessidade, por isso as empresas que trabalham com um portfólio multimarcas proporcionam essa vantagem ao cliente, pois conseguem indicar o tipo de equipamento ideal, oferecendo o melhor custo-benefício.

Outro ponto de atenção, é a possibilidade de trabalhar com um parque de equipamentos reduzido. Sendo assim, priorize pools de impressão com equipamentos mais robustos.

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2- Customize seu projeto de impressão, de acordo com suas demandas

Um levantamento prévio das necessidades de cada área pode ajudar a definir quais recursos otimizariam mais a rotina de cada departamento de forma individual, num projeto “sob medida”.

Nem todos os usuários precisam imprimir páginas coloridas, nem todos os usuários precisam tirar cópias no formato A3, e assim por diante.

Cada projeto precisa ser personalizado de acordo com sua demanda, por isso, é tão importante que uma empresa especialista em outsourcing de impressão customize com você o melhor custo-benefício para o seu projeto.

3- Ajuste o SLA adequadamente

Os acordos em torno dos níveis de entrega do serviço (SLA) também são muito importantes no projeto de outsourcing.

Exigir do fornecedor um SLA apertado, somente para ter maior disponibilidade,poderá gerar custos extras e encarecer o serviço.

O ideal, nesse caso, é ter um trabalho de pós-venda qualificado incluso no serviço prestado. O fornecedor que possui uma equipe de*“customer care”* trabalha exatamente essa visão ao oferecer um acompanhamento próximo com a gestão da operação do cliente com soluções preventivas e proativas.

Uma gestão ativa do cliente na gestão do outsourcing faz toda a diferença na redução de custos.

4- Priorize a padronização do parque

Procure trabalhar com modelos padronizados, ou seja, escolher a linha adequada de equipamentos que funcionarão no parque sob características similares.

Quanto menor for a diversidade de modelos instalados mais fácil será a manutenção, menor o custo com peças, insumos e estoque de suprimentos para dar o suporte adequado. Isso se refletirá também em menor custo com backups e maior poder de compra do fornecedor.

5- Digitalize mais e imprima menos

Hoje em dia com as facilidades da tecnologia e da comunicação digital ficou mais fácil não só economizar como tornar todo processo mais simples.

Isso pode gerar desorganização, ocasionar demora nos processos e resposta a demandas, e até mesmo perda ou danos a essa documentação.

Por isso considere ter mais multifuncionais no projeto e menos equipamentos que funcionem como impressoras unicamente. A tendência é a digitalização dos documentos e o fluxo eletrônico deles, o que ajudará na redução dos custos de impressão.

Além da praticidade e redução de custos esta prática agregará mais segurança ao processo.

As novas gerações de multifuncionais cumprem bem esse papel, pois são verdadeiras centrais de entrada e gestão de documentos.

E então, ficou mais claro agora o que você deve observar no momento que for contratar um serviço de outsourcing de impressão para reduzir os custos?

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