O que é um RFP (Request for Proposal)?
RFP é a sigla para Request for Proposal, que em português significa Pedido de Proposta, sendo um documento que ajuda empresas a padronizarem as suas negociações com fornecedores.
Neste documento são descritas as informações em relação à empresa de forma geral e dados importantes que dizem respeito aos produtos e serviços que serão obtidos com fornecedores externos.
É por meio desse documento que as organizações estabelecem quais serão os requisitos específicos que os fornecedores devem atender ao aceitar uma oferta.
Além do mais, a companhia responsável pela contratação deve descrever como irá fazer a análise e avaliar os fornecedores.
Embora esse seja um documento cheio de detalhes e que leva um tempo para ser feito, ele é fundamental para padronizar processos, fazer compras e para manter contratos com fornecedores contínuos.
A importância do RFP
O RFP é importante porque por meio dele as empresas conseguem ter certeza de que estão fazendo negócios com os melhores produtos e serviços por um bom valor.
E ao montar uma solicitação de proposta e permitir que diversas empresas concorram pela prestação de um serviço, as companhias conseguem incentivar os fornecedores a inovarem em suas propostas.
O RFP também é importante porque ajuda organizações a pouparem dinheiro e tempo ao simplificar e padronizar um processo de sua seleção de fornecedores.
Deste modo é possível usar esse tempo e recursos que foram economizados para avaliar as propostas que não atendem às suas necessidades no momento.
No mais, o RFP é importante porque colabora para que fornecedores e empresas construam um relacionamento e a mantenham uma comunicação aberta e transparente desde o começo do processo de seleção.
E o RFQ (Request for Quote), o que é?
O RFQ é uma solicitação de cotação, que assim como o RFP permite que as organizações coletem informações de fornecedores para tomarem decisões sobre qual contratar.
Mas o RFQ costuma ser enviado quando a organização sabe exatamente o que ela procura e só está em busca de fornecedores para ter uma cotação de vendas para os produtos e serviços.
A importância do RFQ
O RFQ é importante porque:
- fornece propostas com mais detalhes para que empresas consigam avaliar a resposta de uma seleção de fornecedores;
- garante que os interesses de todas as partes dentro da organização serão atendidos e que um consenso será alcançado;
- mantém a empresa no controle de todo o processo de seleção de novos fornecedores com regras definidas para seguir a seleção.
Afinal, quais são as diferenças entre o RFP e RFQ
O RFP, como você viu até agora, costuma ser usado para serviços ou produtos que são mais complexos e em que a qualidade, produto ou serviço final são diferentes.
Deste modo, é preciso de soluções distintas entregues por fornecedores distintos.
Então, cada fornecedor pode responder a esse documento com uma resposta ou solução diferente para sua necessidade.
Já o RFQ é usado para coletar propostas de mercadorias e serviços mais simples, que não exigem muita complexidade ou variações.
Ou seja, raramente haverá muita diferença de resposta entre os fornecedores para as soluções que seus produtos ou serviços entregam.
Benefícios do uso do RFP para gestão de TI
Os principais benefícios do uso do RFP para gestão de TI são:
- apresentar uma descrição detalhada de um projeto para os fornecedores;
- padronizar propostas;
- esclarecer todos os benefícios e riscos envolvidos de embarcar em um projeto;
- fazer um filtro de fornecedores que se candidatam.
Como funciona a elaboração do RFP?
A elaboração do RFP inclui os principais elementos do documento, os processos e exemplos.
Na sequência, explicamos cada um desses pontos em mais detalhes. Veja!
Principais elementos
Dependendo do produto ou serviço que a sua empresa está procurando, cada RFP terá elementos diferentes.
Mas de maneira geral, os elementos que são mais normais de serem incluídos são:
- uma descrição da história da empresa e informações sobre o projeto atual;
- quais são as metas e objetivos do projeto e o que a empresa espera alcançar com ele;
- uma descrição com detalhes do trabalho que precisa ser concluído;
- quais são os critérios que os fornecedores precisam ter para serem considerados aptos para participar do projeto;
- qual o orçamento disponível pela empresa para tocar o projeto;
- um cronograma detalhando quando cada entrega deve ser concluída;
- os critérios de avaliação para selecionar um fornecedor;
- qual deve ser o formato em que as propostas precisam ser apresentadas (como por e-mail, reunião virtual, reunião presencial e afins);
- qual é o prazo de envio;
- informações para contato.
Processo
Para escrever a proposta de vendas é preciso definir quais são as necessidades da empresa.
Quando você já tiver identificado os desafios, é hora de começar a criar os processos de negócios.
O primeiro documento no processo de solicitação de proposta precisa detalhar:
- o problema identificado pela empresa;
- qual o impacto desse problema na produtividade, no financeiro e em resultado gerais da empresa;
- o ROI da aquisição (como uma estimativa).
Depois é hora de começar a desenvolver quais serão as especificações de o que a empresa precisa de um fornecedor, como se vocês estivessem vendendo o projeto para eles. Está etapa deve ter informações como:
- um resumo sobre a história da empresa;
- informações sobre o projeto atual;
- quais as metas e objetivos que a empresa tem para este projeto.
Agora é hora de montar o escopo de trabalho que precisa descrever em detalhes todas as atividades que devem ser concluídas, contendo pontos como:
- uma lista de entregas que o fornecedor precisa cumprir;
- uma linha do tempo do projeto;
- quais são os marcos que o fornecedor deve atender;
- o orçamento disponível para o projeto.
Na sequência, é hora de incluir uma sessão sobre qualificações, em que vocês irão listar os critérios que os fornecedores precisam atender para serem aptos ao projeto, incluindo:
- experiências com projetos parecidos;
- conhecimentos e habilidades específicos;
- certificações;
- capacidade de trabalhar com o orçamento disponibilizado;
- capacidade de cumprir a linha do tempo apresentada;
Com isso feito é hora de explicar como os fornecedores devem responder ao documento.
Exemplo
Quando o assunto é escrever uma solicitação de proposta, os três exemplos mais comuns são:
- solicitação de consultoria para proposta;
- solicitação de proposta de TI;
- solicitação de proposta de marketing.
A solicitação de proposta de consultoria é o exemplo que pode ser usado quando a sua empresa busca contratar um consultor que pode ajudá-la em um determinado projeto.
Neste modelo você considera as experiências, qualificações e a proposta do consultor.
Uma solução de proposta de TI pode ser utilizada quando a sua empresa quer adotar um novo hardware ou software através de um único desenvolvedor, empresa ou agência.
Esse é um tipo de solicitação que pede por informações do produto, planos de implementação e valores.
Por fim, uma solicitação de proposta de marketing pode ser utilizada quando a sua empresa está em busca de contratar uma organização de marketing para ajudar em campanhas específicas.
Neste modelo de solicitação você precisa de informações que envolvam a experiência de nicho da organização, quais estratégias de marketing eles propõe para o seu projeto e um orçamento.
Como desenvolver um excelente RFP?
Para desenvolver um excelente RFP você precisa deixar claro para os seus fornecedores o que a sua empresa está procurando.
Isso significa que ele precisa ser redigido com muito cuidado e com a garantia de que os fornecedores terão em mãos todas as informações precisas para ver se estão aptos a embarcar nesta proposta.
Além do mais, um excelente RFP determina exatamente como os fornecedores devem escrever as suas respostas de forma clara e concisa e como uma organização padrão, pois assim o comitê de avaliação consegue entender com facilidade o que está sendo proposto por cada uma das empresas.
Lembrando que as respostas devem seguir um formato que você precisa esclarecer qual é, como PDF, reunião presencial, reunião digital, PPT, texto em Word e afins.
Dicas para elaboração de do RFP
Para elaborar um RFP, lembre-se que ele deve ter:
- qual o objetivo do projeto;
- o histórico da empresa e resumo do projeto;
- um detalhamento das exigências e especificações;
- os termos e condições;
- uma descrição do projeto feita pelo responsável da área;
- quais serão os critérios de seleção;
- a maneira que os fornecedores devem responder;
- um cronograma e formas de pagamento.
Além do mais, você precisa:
- envolver as pessoas corretas da empresa nesta elaboração;
- detalhar todas as necessidades;
- inserir cláusulas de confidencialidade.
Conclusão
Agora você já sabe o que é um RFP, ou simplesmente Pedido de Proposta.
Esse documento é fundamental para que sua empresa padronize negociações com fornecedores.
E se você está pensando em começar a montá-lo para seu negócio, salve esse artigo para consultar o passo a passo completo que apresentamos aqui!
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