Engana-se quem pensa que a TI em pequenas empresas é indispensável!
Isso porque negócios de todos os portes, inclusive os pequenos, dependem da tecnologia em algum nível, seja da internet, computador ou até mesmo redes sociais.
Todos esses pontos citados envolvem a tecnologia e são essenciais para qualquer empresa vender mais e expandir seu crescimento.
Justamente por isso é tão importante falarmos sobre TI em pequenas empresas, seja para atrair novos clientes, aumentar a produtividade dos colaboradores, ampliar a gestão de equipe e até mesmo se manter dentro da lei, conforme vamos mostrar ao longo deste artigo!
Importância da TI em pequenas empresas
A TI é importante em pequenas empresas porque ela colabora para o desenvolvimento de boa parte das atividades.
Por exemplo, se os aparelhos tecnológicos de uma pequena empresa apresentam problemas, como lentidão no sistema de um computador, as atividades provavelmente sofrerão algum impacto negativo.
Neste cenário, a TI é importante para pequenos empreendedores porque facilita o dia a dia de trabalho, além de:
- melhorar o fluxo de comunicação (seja com clientes ou colaboradores);
- organizar tarefas e demandas;
- melhorar a qualidade do atendimento;
- melhorar a qualidade de serviços e produtos;
- aperfeiçoar estratégias de vendas;
- aperfeiçoar a infraestrutura do negócio;
- manter a segurança de dados;
- trazer inovações;
- reduzir gastos.
TI em pequenas empresas: principais pontos de atenção
Os principais pontos que merecem atenção quando falamos de TI em pequenas empresas são em relação a infraestrutura de rede, serviços e servidor, padronização de estações de trabalho e segurança.
Na sequência, entramos em mais detalhes sobre esses pontos. Acompanhe!
Infraestrutura de Rede
A infraestrutura de rede é o principal ponto de atenção de TI em pequenas empresas porque se trata da estrutura física de TI, que por sua vez deve ser minimamente adequada.
Isso significa que é preciso ter um cabeamento bem estruturado, um bom link de internet, um router e switch que sejam capazes de trafegar dados com alta qualidade e bom desempenho, sem deixar dúvidas caso outro componente não funcione bem.
Serviços e Servidor
O segundo ponto de atenção de TI em pequenas empresas diz respeito ao servidor, que deve ser bem configurado para fazer toda a diferença em serviços importantes do negócio.
Lembrando que o servidor é construído para funcionar sem interrupções e fornecer os recursos que a sua rede necessita, portanto, investir em um servidor de qualidade deve ser uma regra.
E aqui nós destacamos que nem sempre comprar um computador totalmente montado é o melhor caminho para ter um bom servidor em sua estrutura.
É fundamental que você olhe para outras opções do mercado que sejam mais viáveis e que ofereçam um bom servidor, como a possibilidade de adotar o aluguel de computadores em sua empresa.
Padronização de Estações de Trabalho
A padronização de estações de trabalho diz respeito aos computadores serem semelhantes em hardware e software.
Mas não para por aí.
Existe também a importância de padronizar versões de um sistema operacional, além de políticas de permissão no desktop, aplicativos autorizados e configurações de usuários.
Segurança da Informação
A segurança da informação é uma pauta que ganhou muito destaque dentro das empresas nos últimos anos, independentemente do tamanho delas.
Isso porque organizações de todos os portes são alvo de ataques de hackers e malwares e correm o risco de ter as suas atividades encerradas por causa disso.
Não é à toa que temos até mesmo uma lei, a LGPD, que exige que todo tipo de empresa garanta a segurança de seus dados.
Pensando nisso, a TI em pequenas empresas deve priorizar a proteção de três lugares fundamentais:
- Servidor: É essencial que o sistema operacional da sua organização esteja atualizado e tenha uma solução de antivírus para garantir o básico da segurança de toda sua rede.
- Routers e Firewall: Procure por um profissional com conhecimento técnico suficiente para configurar o seu router e ativar firewall no seu dispositivo.
- Estações de Trabalho: Filtros de web e soluções de antivírus devem ser instalados em todos os computadores da sua rede. Essa é uma atitude simples e básica para proteger o seu negócio e garantir o desempenho e boa produtividade do seu time com segurança.
Vantagens da TI em pequenas empresas
Para esclarecer ainda mais a você a importância e os benefícios de manter uma TI em pequenas empresas, apresentamos abaixo as vantagens dela. Acompanhe!
Automação de tarefas
A primeira vantagem que apresentamos da TI em pequenas empresas é a automação de tarefas.
Isso significa que diversas atividades manuais podem ser automatizadas graças à tecnologia, gerando diversos benefícios, como a economia financeira e a otimização do tempo de trabalho da equipe.
Algumas atividades que destacamos que podem ser automatizadas por meio da tecnologia em pequenas empresas são:
- gestão de clientes;
- cobrança de clientes;
- controle de folha de pagamento;
- gestão de prospecção;
- automação de marketing.
Agilidade na execução de tarefas
Embora existam algumas tarefas que não podem ser automatizadas, elas podem ser melhoradas e feitas com mais rapidez com a ajuda da tecnologia.
Neste exemplo você pode inserir em seu negócio ferramentas e aplicativos capazes de realizar em alguns minutos atividades que demoram dias para serem feitas, como:
- controle de estoque;
- controle de fluxo de caixa;
- a contabilização do banco de horas.
Acesso Remoto
O Home Office, ou seja, o trabalho remoto, é uma tendência no mercado que tem se tornado cada vez mais popular entre pequenos e grandes negócios.
E com isso é essencial ter alguém que tome conta da TI em pequenas empresas, afinal, esse modelo de trabalho geralmente só é possível por meio de soluções tecnológicas, como:
- softwares, como ERP;
- intranet;
- videoconferências;
- notebooks;
- sistemas em nuvem, como Drive.
Segurança
Mais uma vez trazemos o assunto da segurança neste artigo quando falamos sobre TI em pequenas empresas.
Mas agora falamos sobre como a tecnologia consegue garantir mais segurança das informações e dados do seu negócio.
Isso porque ela diminui o uso de documentos em papel, por exemplo, que correm o risco de serem perdidos, amassados, rasgados ou manchados.
Tais riscos são eliminados quando você faz um armazenamento digital dos documentos e informações que envolvem a sua empresa.
E além disso, você consegue garantir a proteção deles com serviços de TI como a criptografia.
TI em pequenas empresas: soluções inovadoras
Como você viu até agora, a TI em pequenas empresas é uma grande aliada para o desenvolvimento, melhora das atividades, economia, agilidade e muito mais.
E para comprovar todas essas melhorias, apresentamos aqui algumas soluções inovadoras de TI para pequenos negócios. Confira quais são!
Linha telefônica alternativa
Atualmente, os donos de pequenos negócios não estão vinculados a um escritório ou uma máquina para realizar os seus trabalhos no dia a dia.
Mas ainda existe a necessidade de levarem os seus negócios com eles, como geralmente funcionava o telefone fixo tradicional como um serviço telefônico.
E uma das soluções para TI de pequenos negócios que pode resolver isso são as linhas telefônicas virtuais, VolP e até mesmo o WhatsApp.
Ferramentas de controle de tempo
As ferramentas de controle de tempo são essenciais para você entender quantas horas são gastas com cada cliente e quantas horas cada colaborador leva para executar determinada atividade.
Esses números são extremamente benéficos e ajudam a tornar as estimativas do seu negócio mais precisas, além de colaborar para entender como aumentar a sua produtividade e a do seu time.
Pensando nisso, são desenvolvidas diversas soluções para fazer o controle do tempo das atividades realizadas dentro de pequenos negócios, indo desde aplicativos para celular ou desktop até ferramentas online e serviços que são interligados aos softwares que gerenciam os projetos da sua empresa.
Agendamento de compromissos online
O agendamento de compromissos online é uma solução tecnológica que permite que você gerencie as datas de atividades suas e de seus colaboradores em apenas um espaço.
Deste modo é possível, por exemplo, organizar uma reunião com um cliente ou fazer a demonstração de um produto para um cliente em potencial sem se atrapalhar com datas e horários.
E o melhor de tudo é que esse tipo de solução permite que você compartilhe a sua agenda com outras pessoas para que elas consigam visualizar quando você tem um espaço livre para alguma atividade com elas.
Conclusão
Hoje o nosso foco era apresentar a você a importância da TI em pequenas empresas.
Como vimos, existem alguns pontos que merecem mais atenção em relação a esse assunto, como:
- infraestrutura de rede;
- serviços e servidor;
- padronização de estações de trabalho;
- segurança da informação;
Mas tudo isso se converte em diversas vantagens proporcionadas pela TI em pequenas empresas, como:
- automação de tarefas;
- agilidade na execução de tarefas;
- acesso remoto;
- segurança de dados.
E lembre-se que se você quiser uma ajuda profissional para lidar com as atividades de TI do seu negócio, nós, da Office Total, estamos aqui!
Tecnologia por Assinatura que impulsionam negócios!