Organizar o grande volume de papéis que sua empresa produz diariamente tem sido um desafio? Já pensou em digitalizar todos esses documentos?

O processo de digitalização é importante para as empresas, pois além de já ingressá-las na jornada digital, agiliza os processos e otimiza a produtividade das áreas.

A digitalização de documentos é uma solução que elimina a necessidade de documentos físicos, fazendo com que os fluxos de trabalho se tornem mais eficientes e seguros. Além da economia de espaço, o acesso às informações fica muito mais ágil. Sem contar o ganho em segurança ao enviar toda a documentação para as nuvens.

Confira alguns benefícios ao aderir a esse processo:

1 – Redução do tempo de busca

Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível arquivar documentos com palavras-chave que facilitam a busca.

2 – Segurança

A digitalização previne a perda de documentos em várias situações como: enchentes, incêndios ou até um acidente como derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa.

3 – Promove o consumo sustentável

A digitalização de documentos também contribui para a sustentabilidade ambiental, já que diminui o uso de papéis em seu escritório.

4 – Acesso fácil e compartilhado

Ao digitalizar seus documentos, é possível, por exemplo compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes de forma rápida e segura. Além disso, o material pode ser acessado de qualquer dispositivo.

5 – Economia

Armazenar grande volume de papéis pode gerar um custo muito alto. Com a digitalização, os custos com impressão diminuem. Além disso, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho, facilitando o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

BÔNUS – LGPD

Com a digitalização de seus documentos, você cumpre uma das etapas para a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) – Lei brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais, que entrará em vigor a partir do dia 01/08/21 com punições e multas que chegam até 2% do faturamento (até o limite de 50 milhões de reais).

Otimize seus processos com o outsourcing de impressão da Office Total. Agende uma demonstração.

Leia também:

5 formas de reduzir o custo com impressão

Aprenda a organizar os documentos de sua clínica médica

Os passos necessários para evitar desperdícios no setor de impressão das empresas

Entenda a importância da cultura organizacional para a transformação digital