É possível reduzir custos em TI e seguir com um bom desempenho do setor?

É comum que ao falarmos em TI, o foco seja mais em gastos com investimentos do que em redução de custos, afinal, é essa área da empresa que costuma a manter competitiva no mercado.

Entretanto, é possível reduzir custos em TI e tornar sua infraestrutura melhor e mais competitiva.

Neste artigo, nós apresentamos algumas estratégias que provam essa teoria, como o aluguel de computadores e adoção de serviços em nuvem.

Siga a leitura e fique por dentro de como reduzir custos em TI sem perder sua eficiência! 

A importância da gestão e controle de custos no TI

Duas pessoas em frente a um computador conversando sobre a importância da gestão de custos em TI.

Ao fazer a gestão e controle de custos em TI, é possível encontrar alguns excessos de gastos e oportunidades de melhora na distribuição dos recursos do setor.

Essa gestão garante também que se mostre como a TI coopera no lucro da empresa com seus serviços, principalmente apresentando o ROI – Retorno Sobre Investimento.

Aliás, esse item está atrelado a outro fator muito importante da gestão e controle de custos em TI, que é mostrar que a área tem tido mais lucros do que gastos.

Ou seja, toda essa gestão é fundamental para que a administração financeira do setor seja feita de maneira assertiva, para que se ganhe mais valor dentro da organização ao mostrar como os seus serviços estão agregando para o negócio como um todo.  

4 etapas para gestão de custos em TI

Quatro etapas são consideradas fundamentais para uma gestão de custos no TI: 

  • Planejamento;
  • Estimativa de custos;
  • Definição do orçamento;
  • Controle dos custos.

Abaixo, saiba mais sobre cada uma delas.

1. Planejamento

O planejamento é a fase da gestão de custos em TI que deve ser feita durante o escopo inicial e ser executada ao longo do processo de desenvolvimento do plano.

É no planejamento que uma avaliação é feita para detalhar todos os requisitos futuros para concluir projetos, como recursos físicos, humanos e financeiros.

2. Estimativa dos custos

Ao falarmos de estimativas de custos, nos referimos a determinar todos os valores de gastos para que um projeto ocorra.

Aqui, é importante mensurar valores específicos do investimento, desde modelos de máquinas e preços de softwares.

Ao fazer uma estimativa de custos precisa, você evita investir em gastos desnecessários e estourar o orçamento do setor.

3. Definição do orçamento

A definição do orçamento deve ser vista como uma maneira de alinhar as iniciativas de TI com os investimentos financeiros.

Todas as áreas de uma empresa precisam de dinheiro para alcançar seus objetivos e a definição do orçamento de custos em TI ajuda a manter o foco no resultado final que é esperado.

E para definir esse resultado final e os valores do orçamento que serão gastos, uma dica é conversar com sua equipe e avaliar o que eles precisam ao longo do ano, desde equipamentos até treinamentos.

Além disso, avalie também se seu orçamento não precisará estar dentro de uma determinada porcentagem de gastos.

4. Controle dos custos em TI

Imagem ilustrando a redução de custos em TI: um gráfico acima de um smartphone com uma mão simulando um movimento de redução.

Com todas as estimativas de custos acordadas e finalizadas na etapa do orçamento, é preciso passar a medir o desempenho dos custos, ou seja, controlá-los.

Isso ajuda a acompanhar o ROI de TI, ou seja, a taxa de retorno em relação ao capital investido, para mostrar o quanto a empresa ganhou com os seus investimentos no setor.

Por exemplo, se você investiu R$ 1000.000,00 em um software e em dois anos ele gerou R$ 2000.000,00 em retorno, durante esse período o ROI foi de 200%.

Além disso, o ROI também pode se basear em fatores como aumento da satisfação dos colaboradores e redução de custos da empresa.

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7 dicas para controlar e reduzir custos em TI

Para controlar e reduzir os custos em TI, algumas medidas podem ser tomadas, desde criar um modelo de governança da área, até migrar a estrutura para nuvem ou automatizar o data center. Confira a seguir essas e outras dicas:

1. Crie um modelo de governança de TI

A governança de TI pode ser vista como uma ampliação da governança corporativa.

Em seu processo de atuação, ela incrementa soluções e permite que não aconteçam aumentos de gastos que não foram previstos no orçamento.

Uma boa governança também deixará claro os gastos constantes do setor e as escolhas envolvidas nos desenvolvimentos de estratégias de TI.

Além disso, ao aprimorar processos do setor, suas determinações são adotadas por todos os colaboradores da empresa, para garantir controle de gastos e a segurança da informação nas tarefas diárias da organização.

2. Migre a infraestrutura para nuvem

Migrar a infraestrutura para a nuvem reduz custos, pois a empresa não irá mais gastar com instalações de produtos, downloads, atualizações de softwares e hardwares, além de manutenções.

Outros gastos que podem ser evitados com a utilização da nuvem na infraestrutura são:

  • Valores com licenças, segurança e equipamentos;
  • Despesas fixas de armazenamento que são diminuídas, como a energia elétrica;
  • Valores com desenvolvimento;
  • Salário com percentual elevado para empregados qualificados.

A nuvem também traz benefícios além da economia, como a segurança e facilidade do acesso por parte dos colaboradores permitidos.

3. Faça downsizing de TI

Downsizing, em tradução, significa achatamento. E neste sentido, diz respeito a achatar uma estrutura hierárquica.

Ou seja, ao fazer downsizing de TI, estrutura-se um plano de redução de trabalho na organização, sejam eles temporários ou permanentes.

A forma mais comum de fazer downsizing é demitindo funcionários para reduzir os custos da folha de pagamento.

Mas essa não é a única saída para reduzir a estrutura hierárquica. É possível também fechar algumas operações ou aposentar colaboradores.

Entretanto, o downsizing geralmente é uma decisão que vem de cima e ocorre quando a alta diretoria, como o CEO, demonstra que a empresa não está operando com toda a sua eficiência e precisa tornar seus processos mais enxutos.

4. Priorize soluções customizáveis

Na TI, é comum que alguns softwares adotados tenham configurações que não se ajustem às mudanças da empresa.

Isso torna algumas operações difíceis de manusear com o passar do tempo, além de gerar gastos extras para o setor.

Por isso, adotar soluções customizáveis tanto para essa situação, quanto para outras, permite que a área caminhe de acordo com as novas mudanças e necessidades da empresa.

5. Implemente a automação do data center

Implementar a automação do data center diminui a necessidade de configuração e processamento manual, tornando automatizadas algumas funções como:

  • Monitoramento de sistemas e do trabalho;
  • Correção, atualização e manutenção;
  • Agendamento de tarefas e também de processos;
  • Aumento dos recursos com carga de trabalho sob demanda;
  • Entregas de serviços de aplicativo.

Assim, de maneira geral, a automação do data center substitui custos de mão de obra por custos menores com softwares e configurações.

6. Adote metodologias ágeis e DevOps

A metodologia de DevOps permite que desenvolvedores de softwares e o pessoal de operações de TI tenham uma comunicação mais direta.

Essa prática é vista como uma estratégia colaborativa, entregando resultados com menores taxas de falhas, mais rapidez, atualizações e correções mais eficazes, além de agilidade na recuperação de problemas no sistema.

Além disso, com essa metodologia, a infraestrutura fica mais centrada em melhorar entregas de serviços, ao invés de gerenciar switches, firewalls e servidores.

7. Troque Capex por Opex com o outsourcing

Para entender essa solução de redução de custos em TI, explicaremos essas duas categorias de contração de serviços e produtos.

O Capex (CAPital EXpenditure) diz respeito aos investimentos em bens de capitais. Na prática, ele cuida dos custos de equipamentos que tem como objetivo aprimorar um serviço ou produto, tratando de custos da aquisição desse equipamento e instalações.

Um exemplo é a aquisição de computadores, envolvendo sua compra, manutenção e custos da instalação. É comum que essa despesa seja fixa e cause um impacto imediato.

Um Capex vantajoso ao negócio faz com que esse investimento em computadores, por exemplo, perdure por mais tempo e gere mais lucros.

Isso é um pouco difícil na TI, pois produtos da infraestrutura costumam ter altas taxas de desvalorização ao longo de um ano e há o risco da descontinuação da tecnologia adotada.

O Opex, por sua vez, mantém um foco no investimento em manutenção de equipamentos ou de despesas da operação.

Então, na prática, ao invés de comprar computadores, como faz o Capex, eles podem ser alugados, fazendo a conta Capex ser transformada em Opex.

Desta maneira, a empresa entra apenas com um valor mensal que é estabelecido com a empresa fornecedora de máquinas, como a Office Total.

Esse serviço, chamado de outsourcing, apresenta diversas vantagens, como a extinção da depreciação, desvalorização ou obsolescência dos equipamentos de TI, pois as máquinas podem ser substituídas facilmente por outras mais modernas.

É importante ressaltar que com o Opex não há investimentos, e sim custos ou despesas, algo benéfico para a TI, pois os computadores precisam ser atualizados em um espaço de tempo que costuma ser menor.

No que diz respeito a redução de custos em TI, essa modalidade de serviço também permite que sejam reduzidos gastos com tributos, uma vez que as despesas com o aluguel podem ser deduzidas de certos tributos do negócio, como o PIS e COFINS (no caso do Lucro Real), IRPJ e CSLL.

Desta forma, transformar as finanças em Opex com a adoção do outsourcing de computadores trará diversos benefícios ao negócio, indo desde a redução de custos em TI, até deixando a organização mais lucrativa, competitiva e produtiva.

Imagem com o comparativo em valores dos custos em ti envolvidos tanto em Capex quanto em Opex.
Exemplo de custos envolvidos na troca de Capex por Opex: quem compra, paga mais!

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Conclusão

Ao longo desse artigo, você entendeu mais sobre a importância da gestão e controle de custos em TI, além de compreender suas etapas, que envolvem planejamento, estimativa de custos, definição do orçamento e controle dos custos.

Nós também apresentamos algumas dicas de como fazer a redução de custos em TI acontecer efetivamente, como com migrações para a nuvem e a troca do Capex por Opex com o outsourcing.

Agora, a prática é com você!

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