Alugar ou comprar computadores para os seus colaboradores? Para que você chegue a essa conclusão, é interessante conhecer as metodologias de gestão dos custos do negócio denominadas CAPEX e OPEX.

Você sabe o que significa CAPEX e OPEX? Esses são conceitos necessários para que uma empresa faça os investimentos certos para seu negócio e mantenha suas contas equilibradas, mas também está diretamente ligado à decisão de comprar ou alugar computadores.

Assim como outras áreas do negócio, os gastos no ambiente de Tecnologia da Informação (TI) devem ser feitos de forma inteligente e mais benéfica à organização. Foi para que você consiga atingir esse objetivo que elaboramos este material, em que responderemos se é melhor comprar ou alugar computadores, o que é CAPEX e OPEX, entre outros tópicos importantes sobre o tema!

Alugar ou comprar computadores: o que é melhor para a minha empresa?

Investir em computadores, servidores, dispositivos móveis e outros eletrônicos estão se tornando cada vez mais relevante no mundo corporativo. Porém, a quantidade de máquinas a serem adquiridas e a potência necessária faz com que o investimento inicial na área seja bastante elevado, além de ser preciso atualizá-las para garantir uma boa performance do parque tecnológico. Isso faz com que várias empresas questionem se é mais vantajoso adquirir ou alugá-las.

Para responder essa pergunta, é necessário calcular o Total Cost of Ownership (TCO ou Custo Total de Aquisição), sendo uma estimativa financeira usada para calcular os custos indiretos e diretos associados à compra de um bem.

No que diz respeito à área de TI, uma forma efetiva de calcular o TCO é dividindo os custos em diretos e indiretos. Quanto aos primeiros, eles são facilmente quantificados e englobam:

Aquisição e atualização de hardwares (peças físicas) e softwares (programas);

Suporte, que inclui treinamentos e atendimento remoto;

Gerenciamento de redes, armazenamento e sistemas;

Desenvolvimento de aplicações;

Comunicação, que inclui infraestrutura e taxas.

Já os custos indiretos não são quantificáveis e envolvem:

Custo do usuário final: suporte casual e autoaprendizado do colaborador;

Downtime: interrupções que geram perda de produtividade.

O aluguel de computadores (chamado de Outsourcing de computadores) é a melhor estratégia para tornar a área de TI mais otimizada, enxuta e eficiente, já que grande parte dos custos será de responsabilidade da empresa contratada.

Para que você chegue a essa conclusão, é interessante conhecer as metodologias de gestão dos custos do negócio denominadas CAPEX e OPEX.

O que é CAPEX e como calcular?

CAPital EXpenditure (CAPEX) significa Investimento em Bens de Capitais e, basicamente, trata dos custos da aquisição de instalações e equipamentos que objetivam aprimorar um serviço, produto a empresa em si.

Normalmente esses recursos são expressivos, consistem em despesas fixas e têm um impacto imediato. A aquisição de computadores, por exemplo, envolve a compra dos itens, manutenção e melhoria dos ativos, custos com instalações, entre outros.

Para calcular o CAPEX, é preciso analisar as modificações do ativo anualmente, subtraindo as variações de cada ano. Veja a sua fórmula:

*CAPEX = variação dos ativos (atual – anterior) – variação dos passivos*

Essa metodologia funciona como base para calcular o Retorno sobre o Investimento (ROI) de um projeto, ou seja, o retorno financeiro que o ativo gerará à empresa durante sua vida útil.

Para que o CAPEX seja vantajoso ao negócio, os computadores devem perdurar mais tempo para gerar lucros ao negócio. Mas dificilmente isso ocorre na área de TI, pois bens ligados à infraestrutura de TI sofrem uma desvalorização de 52% ao ano (em média), além de existir o risco de descontinuação da tecnologia.

Benefícios do CAPEX

Sua organização pode ter muitos benefícios ao fazer investimentos em Capex, veja alguns exemplos:

  • aumentar os bens e patrimônios;
  • melhorar a tecnologia utilizada na empresa;
  • fazer a dedução de impostos, também conhecida como depreciação;
  • elevar o fluxo de caixa dos ativos;
  • ter maior previsibilidade e retorno a longo prazo.

O que é OPEX  e como calcular?

OPEX é uma sigla para OPeration EXpenditure e foca no Investimento em Manutenção de Equipamentos ou Despesas Operacionais. Na prática, em vez de adquirir os computadores, a empresa decide alugá-los, transformando a conta de CAPEX em OPEX. Assim, ela arca somente com um valor mensal firmado com a fornecedora das máquinas.

Para calculá-lo, basta somar as despesas operacionais de um determinado período (normalmente de 1 ano), como o aluguel de bens, prestação de serviços, taxas, entre outras.

Uma das principais vantagens dessa estratégia consiste no fato de que os equipamentos do ambiente de TI da empresa não sofrerão com depreciação, obsolescência ou desvalorização, já que as máquinas são substituídas por outras mais modernas em termos de tecnologia.

Além disso, no OPEX não há investimento, mas sim custo ou despesa. Isso pode ser visto como uma desvantagem para bens cujo valor de compra são compensados a longo prazo. Porém, essa lógica não se aplica a TI, já que os computadores precisam ser atualizados em um espaço de tempo menor.

Confira agora a lista que preparamos com as principais vantagens sobre o OPEX, para te ajudar na escolha dessa modalidade:

– a adaptação às mudanças do mercado costuma ser mais tranquila;

– permite a flexibilização de custos sem que seja necessário descapitalizar;

– menos burocracia para a aprovação dos gastos dessa modalidade por parte da direção da empresa, por eles serem recorrentes;

– o capital da empresa deixa de correr riscos de comprometimento, pois passam a ser do capital de terceiros;

– benefício tributário: ao adquirir um capital de bens, a dedução nos impostos deve acontecer durante toda a sua vida útil, mas com despesas operacionais, a dedução é feita apenas no ano da realização.

Por que o Opex é preferível ao Capex no setor de TI?

A área de Tecnologia da Informação (TI) costuma preferir o modelo Opex ao Capex para seguir com a sua atuação nas empresas.

Isso porque o setor está habituado a ter inovações frequentes, tornando obsoletos alguns programas e equipamentos.

Logo, essa mudança frequente exige uma atualização constante da área, para se adaptar às novas tecnologias e permitir que a empresa siga competitiva no mercado.

Assim, ao adotar a modalidade Opex, há a descapitalização para compra de novos equipamentos tecnológicos e troca dos equipamentos antigos e desatualizados.

Vantagens do aluguel de tecnologia para o seu negócio

Ao transformar suas finanças em Opex e adotar o aluguel de computadores, você torna o seu negócio mais produtivo, lucrativo e competitivo.

Isso porque uma das primeiras vantagens do aluguel de computador é a redução de gastos com tributos, afinal, as despesas com o aluguel podem ser deduzidas de certos tributos do negócio, como o PIS e COFINS (no caso do Lucro Real), IRPJ e CSLL.

Você também não precisa desembolsar um alto valor financeiro para comprar computadores de ponta, eliminando o investimento inicial. E essa quantia economizada pode ser alocada em outros investimentos ou projetos do negócio.

Além do mais, a área de TI terá uma melhoria na gestão, uma vez que diversas atividades serão encaminhadas à empresa de aluguel de computadores.

Isso reflete na área diminuindo o número de operações que devem ser feitas pelo gestor, que agora poderá se concentrar em atividades mais estratégicas e com mais valor.

Por fim, o negócio também contará com uma  infraestrutura robusta, eficiente e atualizada, já que a fornecedora dos computadores substituirá os equipamentos sempre que eles apresentarem defeitos, por meio do monitoramento de performance.

Como escolher uma empresa de outsourcing de TI?

É crucial escolher um fornecedor capaz de satisfazer as necessidades específicas do seu negócio, caso contrário você não conseguirá aproveitar de todos os benefícios proporcionados pelo serviço. Para pautar a escolha ideal do fornecedor, deve-se analisar:

  • Expertise: qual é o seu tempo de mercado;
  • Abrangência: Estados e municípios que atende;
  • Parcerias: quais fabricantes ela firmou parceria;
  • Suporte: qualidade do atendimento e suporte técnico oferecido;
  • Produtividade: além dos gestores de TI, os profissionais da área também poderão focar nas atividades mais relevantes e que agregam mais valor ao negócio;
  • Customização: se as soluções conseguem ser personalizadas para atender as demandas do seu negócio;
  • Valores: confira quais são as diretrizes e princípios do negócio, especialmente se ele coloca o cliente em primeiro lugar.

A Office Total é uma empresa com foco em assinatura de computadores que se destaca em todos os fatores listados e ainda traz vários diferenciais, como responsabilidade social, preocupação com sustentabilidade e oferecimento de combos de soluções que podem ser adequadas para sua empresa.

Tenha já os melhores equipamentos tecnológicos em sua empresa.

Conclusão

Como você viu ao longo deste artigo, o Capex  e Opex são dois conceitos importantes na tomada de decisão dos gestores.

Eles definem como serão gerenciadas as finanças da organização e ambos apresentam suas vantagens.

Entretanto, quando falamos na área de TI, o Opex se mostra mais benéfico, com a chance de fazer um investimento em aluguel de computadores ao invés de comprá-los.

Se você se interessou pela oportunidade de alugar computadores, entre em contato com o time da Office Total e conheça mais sobre nossas soluções e serviços! 

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