A obrigatoriedade do diploma digital já é uma realidade para as instituições de ensino no Brasil, como prevê a Portaria nº 330, do Ministério da Educação.
Por conta disso, o mercado educacional voltou os olhos para o tema, comprovando que assim como acontece em outros setores, a transformação digital também está ocorrendo no meio educacional.
Exemplo disso são as aulas remotas, os ambientes virtuais de aprendizagem e os sistemas de chamada automáticos, que já são parte do cotidiano das instituições de ensino.
Agora, os alunos que concluíram os cursos de graduação em faculdades e universidades, públicas ou particulares, precisam receber os seus diplomas em formato digital e para te deixar bem informado preparamos esse artigo. Vamos lá?
O que é diploma digital
O diploma digital é uma modalidade eletrônica dos certificados de conclusão de cursos de nível superior.
Essa forma de diploma tem o mesmo valor jurídico que o diploma impresso, mas é apresentado em formato digital, geralmente em PDF ou outro formato eletrônico.
A implementação do diploma digital tem sido uma iniciativa para modernizar e agilizar a entrega dos certificados de conclusão de curso.
Como o diploma digital funciona?
O funcionamento do diploma digital envolve a emissão do certificado de conclusão de curso em formato eletrônico.
As instituições de ensino emitem esse documento em conformidade com as normas e padrões estabelecidos pelo Ministério da Educação (MEC).
É necessário um certificado digital eletrônico reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir a autenticidade e segurança do diploma digital.
Os diplomas são emitidos em formato de arquivo, como PDF, mantendo o padrão visual do modelo físico. Os formandos recebem o diploma digital em um prazo mais curto do que o diploma impresso, tornando o processo mais ágil e eficiente.
Qual a importância do diploma digital?
O diploma digital representa uma importante evolução no meio educacional e burocrático, trazendo benefícios significativos tanto para as instituições de ensino quanto para os graduados.
Sua importância está relacionada à modernização dos processos, redução de custos, agilidade na entrega do documento, segurança contra fraudes e contribuição para práticas sustentáveis ao reduzir o uso de papel, afinal, ele pode ser armazenado e compartilhado eletronicamente.
Diploma digital x diploma físico, quais as diferenças?
A comparação entre o diploma digital e o diploma físico envolve distintas características e funcionalidades:
- Formato: o diploma digital é apresentado em formato eletrônico, geralmente em PDF, enquanto o diploma físico é impresso em papel.
- Acesso e compartilhamento: o diploma digital permite fácil acesso e compartilhamento eletrônico, enquanto o diploma físico exige transporte físico e pode ter limitações de acesso;
- Segurança: o diploma digital possui chaves de segurança autenticadas, reduzindo a possibilidade de fraudes, ao contrário do diploma físico, que pode ser falsificado;
- Agilidade: o processo de entrega do diploma digital é mais rápido, geralmente em cerca de 15 dias, comparado aos até 120 dias para o diploma físico;
- Custo: o diploma digital reduz os custos relacionados à impressão em papel e entrega física, tornando-o economicamente mais eficiente;
- Sustentabilidade: o diploma digital contribui para a sustentabilidade ao diminuir a necessidade de impressão em papel, promovendo práticas mais ecológicas.
Como se deu o processo de obrigatoriedade do diploma digital?
A obrigatoriedade do diploma digital teve início em 2018, quando o Governo Federal publicou as portarias que regulamentam o documento.
Basicamente, o diploma digital é uma modalidade eletrônica dos certificados de conclusão de cursos de nível superior.
Os primeiros testes do novo formato foram realizados em 2020, quando a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) foi escolhida para iniciar o projeto. Naquele ano, os alunos concluintes dos cursos de graduação da instituição receberam os primeiros diplomas no formato digital.
De acordo com a legislação, as instituições de ensino tinham o período de 2020 a 2022 para iniciar a ação de adequação.
A partir de 2022, todas as instituições de ensino superior serão obrigadas a disponibilizar o diploma digital para os seus formandos.
Por isso, se a sua entidade ainda não aderiu ao formato, precisa agilizar os processos para se regularizar.
Quais são as vantagens do diploma digital?
A obrigatoriedade do diploma digital é um projeto bastante vantajoso para as instituições de ensino e também para os concluintes dos cursos de graduação. Isso porque além de ser mais prático e econômico para escolas e universidades, facilita o dia-a-dia do aluno que pode guarda-lo em nuvem e consultar sempre que precisar.
Além disso, o conceito paperless é adotado, contribuindo para a transformação digital e sustentabilidade.
Confira agora alguns dos principais benefícios que são proporcionados pelo diploma no formato digitalizado.
1. Validade jurídica
O diploma digital tem a mesma validade jurídica que o documento impresso. Dessa forma, os profissionais formados poderão usufruir de todos os seus direitos, sem qualquer prejuízo.
Caso necessitem apresentar o diploma para concorrer a uma vaga de emprego ou assumir algum cargo público, por exemplo, isso poderá ser feito de forma facilitada.
Basta enviar o arquivo com o documento digitalizado por e-mail ou por outra plataforma digital.
2. Redução de fraudes
Os diplomas digitais têm chaves de segurança autenticadas pela ICP-Brasil. Dessa forma, a possibilidade de fraudes, como a falsificação de diplomas, diminui de forma significativa.
Ao mesmo passo, a burocracia para a emissão do documento também é reduzida. Dessa forma, amenizam-se as brechas para os problemas de emissão.
3. Agilidade na entrega do documento
O prazo de entrega dos diplomas físicos, de acordo com o MEC, costuma chegar em até 120 dias. Já na modalidade digital, os concluintes dos cursos recebem o documento cerca de 15 dias após a colação de grau.
Isso é muito benéfico, tendo em vista que em poucos dias o profissional graduado poderá ter o seu diploma em mãos e usufruir de todos os benefícios que ele oferece.
4. Redução de custos para a instituição
Não podemos deixar de citar a redução de custos para a instituição! Isso porque a impressão dos diplomas, que geralmente é feita em papel-moeda e com uma qualidade de imagem alta, tem um custo bem elevado.
Com a obrigatoriedade do diploma digital, os custos diminuem significativamente. Afinal, emitir o documento na modalidade eletrônica é bem mais simples e barato.
Vale lembrar ainda que as instituições de ensino poderão continuar oferecendo o diploma impresso para os alunos que assim o desejarem. Nesses casos, porém, é o graduando que deverá pagar uma taxa para arcar com os custos da impressão e entrega.
5. Sustentabilidade
O diploma digital também garante que sua instituição contribua com práticas de sustentabilidade já que diminui a impressão em papel e consequentemente o impacto ambiental. Essa é uma das grandes vantagens em começar a aderir ações que levam a transformação digital.
Como se adequar à obrigatoriedade do diploma digital?
Tendo em vista a obrigatoriedade do diploma digital, as instituições de ensino superior precisam se adequar à nova regra. Para isso, elaboramos um passo a passo. Confira, abaixo!
1º passo: tenha um certificado digital eletrônico
Os diplomas emitidos precisam ter uma assinatura digital reconhecida. Assim, a sua instituição precisa ter um certificado digital eletrônico chancelado pela ICP Brasil.
2º passo: mantenha o padrão visual e o formato do arquivo
De acordo com a legislação vigente, o diploma digital precisa ter o mesmo formato e padrão visual do modelo físico.
O diploma pode ser expedido em formato de PDF, para que os estudantes possam ter acesso facilitado. Além disso, a emissão deve ser em XML, com um código disponibilizado em URL única.
3º passo: estabeleça um mecanismo de envio dos diplomas para o MEC
Periodicamente, as instituições de ensino enviam os diplomas digitais emitidos e registrados para o MEC.
Esse envio acontece em formato XML, por meio de uma plataforma adequada para tal finalidade.
4º passo: conte com o suporte de uma empresa especializada
Para emitir diplomas no formato digital, é necessário contar com o suporte de uma empresa especializada no ramo.
Aqui na Office Total, por exemplo, nós atuamos no setor de educação e temos expertise em ações de transformação digital.
Por meio das nossas soluções, os seus alunos recebem os diplomas de forma prática e digital. Com isso, eles podem acessar e compartilhar o documento usando o próprio celular, tablet ou outro dispositivo eletrônico.
Como as validações dos diplomas digitais são feitas?
A validação dos diplomas digitais envolve a verificação de várias informações e elementos de segurança presentes no diploma digital.
Os diplomas digitais são assinados digitalmente usando certificados digitais, garantindo a autenticidade do emissor do diploma e a integridade do conteúdo e a validação utilizando a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Essa infraestrutura gerencia os certificados digitais e as chaves públicas e privadas necessárias para assinar e validar os diplomas.
A validação também envolve verificar se a Autoridade Certificadora (AC) que emitiu o certificado digital é confiável e está credenciada pela ICP-Brasil ou pela autoridade competente do país.
Conclusão: conte com as soluções de digitalização da Office Total!
A adoção do diploma digital representa um avanço significativo no cenário educacional e administrativo, trazendo consigo uma série de vantagens, como agilidade, segurança, redução de custos e impacto positivo no meio ambiente.
Para acompanhar essa transformação e facilitar a implementação do diploma digital, a Office Total oferece serviços e soluções que auxiliam na gestão inteligente de documentos e na transição para o meio digital.
Com a nossa expertise em digitalização e tecnologia, você pode contar com suporte especializado para dar os primeiros passos na transformação digital da sua instituição de ensino.
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