O alto volume de documentos e informações com o qual as empresas têm que lidar hoje em dia faz com que o uso dos softwares de gestão seja algo imprescindível na rotina corporativa. Afinal, essa é a melhor forma de ter acesso fácil aos dados e uma gestão organizada, confidencial e sem o risco de perdas.

Trata-se de uma ferramenta estratégica eficiente, que permite a rápida localização de arquivos e o descarte adequado, no momento oportuno e de forma segura, evitando o vazamento e a exposição de informações sigilosas e o extravio de documentos, além de todos os inconvenientes de se manter um arquivo físico.

O sistema de gerenciamento de documentos oferece muitas vantagens. Confira as principais:

Simplifique os processos e ganhe tempo

Sabemos que acessar um banco de dados digitalmente é mais rápido do que acessar arquivos físicos manualmente. A gestão física de documentos é uma prática sujeita a erros, que exige tempo e ocupa espaço. Dependendo da quantidade de informações que a empresa tem que cadastrar e armazenar, este trabalho pode representar pilhas de pastas, armários e até salas inteiras destinadas ao arquivo físico.

Então, além da otimização de espaços, o sistema de gerenciamento de documentos proporciona ganho de agilidade e produtividade, organizando todos os registros de forma inteligente, sem desviar o foco na atuação dos funcionários e sem necessidade de se deslocar e procurar a papelada.

Os sistemas atuais oferecem diversas soluções, muitas vezes personalizadas, permitindo usufruir de várias facilidades e de um serviço de qualidade, contribuindo, inclusive, para possíveis auditorias na empresa.

Redução de custos

Quando a empresa já adota a prática de digitalizar seus arquivos, significa que o uso do papel é significativamente menor, assim como o da tinta para impressão, o de espaços físicos e o de todos os apetrechos necessários para a elaboração e reprodução física de documentos.

Com isso, devem ser levados em conta, além dos custos de material, os gastos com a manutenção desse depósito.

Se colocados na ponta do lápis, os gastos financeiros para manter um arquivo físico versus as despesas de ter um servidor ou conexão em nuvem para o uso da tecnologia na gestão de documentos, as vantagens de uma solução tecnológica ficam evidentes. E isso se comprova não apenas no âmbito econômico, mas também pela comodidade e eficiência nos processos operacionais, inclusive na gestão financeira.

Segurança e confidencialidade

Esse é um dos principais motivos para que as empresas optem por trabalhar com um sistema de gerenciamento de documentos, uma vez que a proteção de dados, muitas vezes, é uma das prioridades na gestão de informações. E a questão da confidencialidade é um fator que atinge diretamente os colaboradores, clientes e parceiros, que confiam à organização as suas informações pessoais e sigilosas.

Portanto, uma das grandes vantagens desse tipo de solução para as empresas é justamente evitar o vazamento e perda de dados e o acesso a arquivos por pessoas não autorizadas.

Também vale citar que diante de imprevistos, como a determinação de isolamento social e encerramento das atividades não essenciais devido à pandemia, ter o seu arquivo em formato digital é mais uma garantia de acesso fácil às informações corporativas mesmo em home office ou em outras circunstâncias.