A gestão de documentos na LGPD é um assunto sério! Saiba como a digitalização é capaz de ser um poderosa aliada nesse sentido.

As informações precisam ser gerenciadas de maneira cada vez mais eficiente, independentemente do tipo de instituição. Isso ficou ainda mais claro com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que começou a vigorar em 2020. Afinal, as organizações podem ser penalizadas, caso não administrem os dados sob a própria custódia corretamente.

Esse cenário colaborou para haver um maior foco na gestão de documentos na LGPD. O cuidado com as informações passou a ter um caráter estratégico em virtude dessa legislação. Além disso, qualquer erro pode causar prejuízos financeiros e de imagem que dificilmente serão recuperados.

Neste artigo, vamos destacar diversos fatores que devem ser levados em consideração ao gerenciar os documentos institucionais de acordo com as regras previstas pela Lei Geral de Proteção de Dados. Confira!

O desafio da gestão de documentos em relação à LGPD

 A nova legislação tem como um dos principais objetivos garantir a privacidade do cidadão. Em virtude disso, as corporações devem ser muito transparentes ao apontar como estão tratando as informações obtidas.

Outro cuidado importante é usar os dados coletados somente para o fim que foi divulgado. Também é válido destacar que os titulares podem consultar as informações deles que estão sob a posse de uma companhia e pedir que sejam excluídas, quando julgarem conveniente.

Essa circunstância faz com que a gestão de documentos na LGPD seja aperfeiçoada, isso porque é preciso ter mecanismos de rastreamento das informações eficientes viabilizando localizar e eliminar os dados com mais facilidade, após a solicitação dos indivíduos.

Outro ponto que não pode ser ignorado é a avaliação do ciclo de vida dos documentos, pois é uma prática que ajuda a seguir as novas regras com facilidade. Esse trabalho inclusive colabora para automatizar o processo de análise de documentos digitais e melhorar o gerenciamento dos documentos físicos.

Com o uso estratégico da tecnologia, fica mais simples administrar o arquivamento, identificar a localização e gerenciar a qualidade de cópias de um documento físico. É fundamental que haja procedimentos rigorosos para evitar que papéis com informações relevantes sejam perdidos ou destruídos por situações atípicas (incêndios, inundações etc.).

Recomendação 

Além do foco na segurança da informação, a LGPD se caracteriza pelas normas relacionadas com a retenção das informações. Isso faz com que as companhias sejam obrigadas a destruir os dados, caso não tiverem mais nenhuma finalidade.

Por outro lado, muitas organizações não têm um domínio amplo sobre os conteúdos guardados e dos que estão autorizados a acessá-los. Esse é um dos principais desafios para seguir à risca os preceitos da LGPD.

A recomendação é fazer um mapeamento dos sistemas utilizados pela instituição para ter uma noção sobre onde estão hospedadas essas soluções e verificar quais dados estão em cada uma delas. Se houver dificuldades em coletar essas informações, o ideal é optar por uma plataforma que integre sistemas de forma fácil.

Isso, com certeza, também ajuda a fazer a gestão de documentos na LGPD. Afinal, a instituição terá um controle mais eficiente das informações, facilitando a identificação dos dados e o trabalho para gerenciá-los de acordo com a lei.

Como a Digitalização de documentos contribui para o compliance da empresa em relação à LGPD  

Independentemente do segmento, uma empresa precisa ter bastante cautela e planejamento para administrar diversos documentos físicos. Uma das razões é que a perda de informações relevantes pode prejudicar o andamento dos serviços.

Além disso, a perda de documentos com dados dos funcionários pode causar problemas para comprovar situações relacionadas com a legislação trabalhista, por exemplo. Também é válido apontar que a má gestão das informações pode fazer com que uma organização receba multas de até R$ 50 milhões ao desrespeitar a LGPD.

Esse cenário mostra como a digitalização de documentos é uma prática que pode causar muitos benefícios. Um deles engloba a questão do compliance, já que colabora para haver uma análise mais rigorosa e precisa sobre as práticas adotadas para o cumprimento das normas internas. Isso facilita o trabalho da fiscalização e torna mais ágil a correção de eventuais equívocos.

É positivo ainda mencionar que a gestão de documentos na LGPD pode se tornar mais prática e eficiente com a digitalização do acervo. Para você entender isso melhor, vamos citar 2 pontos positivos dessa iniciativa. Acompanhe!

1. Segurança da informação

Sabemos que os documentos físicos apresentam uma elevada probabilidade de vazamentos, pois o acesso de pessoas autorizadas é muito fácil em alguns casos.

Há também a questão de que os papéis podem ser rasgados ou amassados, fazendo com que o uso se torne inviável. Outro fator a ser considerado abrange a possibilidade de os documentos físicos serem perdidos por falta de atenção dos colaboradores.

A partir do momento em que uma instituição prioriza a digitalização de arquivos, os riscos de perda e de vazamento de informações podem ser reduzidos de maneira significativa. Afinal, o uso de um bom sistema de administração documental contribui para restringir o acesso apenas aos funcionários autorizados.

Outra vantagem de apostar na tecnologia é contar com os backups, que viabilizam ter cópias de arquivos e minimizam os riscos de perder informações relevantes. Sem dúvida, isso facilita adotar boas práticas de gestão de documentos na LGPD.

2. Mais disponibilidade no acesso

Os documentos físicos têm como aspecto marcante um acesso restrito, porque é necessário ir presencialmente ao local em que estão guardados para visualizar o conteúdo.  Isso, sem dúvida, torna mais complicado buscar as informações.

Essa situação não acontece ao apostar em um sistema de gerenciamento digital de documentos. Afinal, as pessoas autorizadas a utilizar o software podem acessar as informações com facilidade e de forma ágil, principalmente, quando os dados estão hospedados na nuvem, o que permite o acesso de qualquer local e dispositivo com conexão à internet.

Com certeza, esse é um ponto que deve ser considerado ao planejar a gestão de documentos na LGPD, porque mostra flexibilidade no acesso e exige a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos.

Os diferenciais das soluções de Digitalização da Office Total para a sua empresa estar em conformidade com a LGPD 

O processo de digitalização de documentos precisa ser feito com cuidado. Ou seja, é vital que seja utilizada uma ferramenta que torne esse processo prático, ágil e seguro. Por isso, o indicado é digitalizar os arquivos seguindo boas práticas de gerenciamento por meio de um suporte diferenciado, como o oferecido pela Office Total.

Com uma equipe qualificada e soluções de ponta, a empresa contribui para tornar a digitalização e a gestão de documentos mais ágeis em diversos segmentos, como jurídico, recursos humanos e administração pública. Essas áreas convivem com um grande volume de documentos e precisam administrá-los com rapidez e flexibilidade.

Além disso, precisam estar adequadas aos padrões de gestão de documentos na LGPD. Esse fator mostra como é importante contar com um suporte de alto nível para as atividades de digitalização de arquivos serem mais simples e seguras. 

Se deseja melhorar a gestão documental de maneira consistente, entre em contato conosco agora mesmo para agendar uma reunião! Será muito bom te ajudar a vencer novos desafios!