A era digital trouxe à tona uma série de transformações que afetam diversas esferas da nossa vida, tanto pessoal quanto profissional.
Na esfera empresarial, a necessidade de gestão eficiente de informações tem impulsionado a digitalização de documentos como uma maneira de otimizar processos, reduzir custos e garantir a segurança dos dados.
No entanto, com a implantação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a gestão dessas informações digitais passou a exigir um olhar ainda mais cuidadoso.
Por isso, neste artigo, vamos nos aprofundar na compreensão sobre a importância da digitalização de documentos no contexto da LGPD, abordando os desafios, benefícios e recomendações nessa área. Continue lendo para entender tudo sobre o assunto!
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos, como papéis, arquivos impressos ou fotografias, em formato digital.
Esse processo envolve o uso de scanners ou câmeras digitais para capturar a imagem dos documentos e convertê-los em arquivos eletrônicos.
Os arquivos digitais, por sua vez, podem ser armazenados digitalmente, o que facilita o gerenciamento de acessos de forma mais prática e segura.
Como funciona a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos envolve etapas específicas para garantir a captura e conversão adequada dos documentos físicos em formato digital.
Primeiro, o documento é preparado, removendo grampos, dobraduras ou qualquer elemento que possa prejudicar a qualidade da digitalização.
Em seguida, ele é escanceado ou fotografado, utilizando um scanner ou uma câmera digital de alta resolução.
O arquivo digital resultante passa por processos de tratamento de imagem e otimização para melhorar a qualidade e legibilidade.
Por fim, o arquivo digital é armazenado em um sistema ou dispositivo apropriado para acesso e gerenciamento.
Vantagens e desvantagens da digitalização de documentos
Uma das principais vantagens da digitalização de documentos é a redução do espaço físico necessário para armazenamento, facilitando a organização e o acesso aos documentos.
Além disso, os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados, tornando a colaboração mais eficiente.
A busca e recuperação de informações também se tornam mais rápidas, e a segurança dos documentos pode ser reforçada por meio de backups e controle de acesso.
No entanto, é importante considerar algumas desvantagens, como a necessidade de treinamento e adaptação dos funcionários e a possível dependência de sistemas e backups para garantir a integridade dos documentos digitais.
O que é a LGPD?
A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais que estabelece quais são as regras para organizações públicas e privadas usarem, coletarem, armazenarem e compartilharem dados de usuários.
Isso tudo para garantir que informações pessoais sejam mantidas em segurança, com direito a privacidade e transparência em casos de uso.
Desta forma, qualquer pessoa tem o direito de consultar gratuitamente quais são os seus dados que qualquer empresa tem e, se quiser, solicitar a retirada deles de seus sistemas.
Os dados podem ser documentos, como RG, CPF, PIS ou até mesmo endereço, origem racial ou étnica, orientação sexual, informações genéticas, biometria e filiação política ou religiosa.
Justamente por isso é mais do que essencial que organizações saibam quais são os documentos da LGPD com que elas precisam estar em dia.
Qual a importância da LGPD para as empresas?
A LGPD é importante para as empresas porque ela exige cuidados bem específicos com os dados que elas armazenam, os regulamentando tanto no espaço físico como no digital.
Deste modo, a lei determina que o consentimento do titular é fundamental para que as organizações administrem as suas informações.
Ela também alcança as operações de tratamento de dados feitas por organizações ou pessoas, por qualquer meio, país sede ou de onde estão alocados os dados, desde que a operação de tratamento seja feita em território nacional.
Por fim, empresas devem estar em dia com os documentos da LGPD porque em caso de descumprimento de suas sanções ou infrações, ela aplica multas de até R$ 50 milhões.
Quais os documentos fundamentais para adequação da LGPD?
Na sequência, apresentamos dez documentos da LGPD que são fundamentais para você se adequar à lei. Confira!
1. Plano para gestão de incidentes: esse se trata do procedimento para gerenciar incidentes, envolvendo comunicação interna e para autoridades e titulares.
2. Data Mapping: referente ao mapeamento de dados pessoais nos processos da organização.
3. Cronograma de gestão: acompanhamento de ações de adequação, execução e implementação.
4. Plano de ação com gerenciamento de riscos: as estratégias que serão adotadas para lidar com ameaças.
5. Política de segurança da informação: documento com implementações, como backup, armazenamento físico, redes, cloud, criptografia, BYOD, classificação da informação e afins.
6. Política de privacidade interna: documento com ações que irão educar colaboradores quanto à proteção de dados de dentro da organização.
7. Política de privacidade externa: documento com ações que informem aos clientes como seus dados serão usados e que seja publicado em lugar de fácil acesso a eles, como no site da empresa.
8. Plano de comunicação e treinamentos: registro de treinamentos, especializações, workshops e palestras para colaboradores quanto a segurança de dados.
9. Termo de compromisso com a segurança: documento enviado aos operadores, com responsabilidades jurídicas, deveres, segurança, direito, confidencialidade e disponibilidade.
10. Relatório de impacto: é o conhecido RIPD, que exige que as atividades de alto risco sejam incluídas neste relatório.
O desafio da gestão de documentos em relação à LGPD
A nova legislação tem como um dos principais objetivos garantir a privacidade do cidadão. Em virtude disso, as corporações devem ser muito transparentes ao apontar como estão tratando as informações obtidas.
Outro cuidado importante é usar os dados coletados somente para o fim que foi divulgado. Também é válido destacar que os titulares podem consultar as informações deles que estão sob a posse de uma companhia e pedir que sejam excluídas, quando julgarem conveniente.
Essa circunstância faz com que a gestão de documentos na LGPD seja aperfeiçoada, isso porque é preciso ter mecanismos de rastreamento das informações eficientes viabilizando localizar e eliminar os dados com mais facilidade, após a solicitação dos indivíduos.
Outro ponto que não pode ser ignorado é a avaliação do ciclo de vida dos documentos, pois é uma prática que ajuda a seguir as novas regras com facilidade. Esse trabalho inclusive colabora para automatizar o processo de análise de documentos digitais e melhorar o gerenciamento dos documentos físicos.
Com o uso estratégico da tecnologia, fica mais simples administrar o arquivamento, identificar a localização e gerenciar a qualidade de cópias de um documento físico. É fundamental que haja procedimentos rigorosos para evitar que papéis com informações relevantes sejam perdidos ou destruídos por situações atípicas (incêndios, inundações etc.).
Recomendação
Além do foco na segurança da informação, a LGPD se caracteriza pelas normas relacionadas com a retenção das informações. Isso faz com que as companhias sejam obrigadas a destruir os dados, caso não tiverem mais nenhuma finalidade.
Por outro lado, muitas organizações não têm um domínio amplo sobre os conteúdos guardados e dos que estão autorizados a acessá-los. Esse é um dos principais desafios para seguir à risca os preceitos da LGPD.
A recomendação é fazer um mapeamento dos sistemas utilizados pela instituição para ter uma noção sobre onde estão hospedadas essas soluções e verificar quais dados estão em cada uma delas. Se houver dificuldades em coletar essas informações, o ideal é optar por uma plataforma que integre sistemas de forma fácil.
Isso, com certeza, também ajuda a fazer a gestão de documentos na LGPD. Afinal, a instituição terá um controle mais eficiente das informações, facilitando a identificação dos dados e o trabalho para gerenciá-los de acordo com a lei.
Como a Digitalização de documentos contribui para o compliance da empresa em relação à LGPD
Independentemente do segmento, uma empresa precisa ter bastante cautela e planejamento para administrar diversos documentos físicos. Uma das razões é que a perda de informações relevantes pode prejudicar o andamento dos serviços.
Além disso, a perda de documentos com dados dos funcionários pode causar problemas para comprovar situações relacionadas com a legislação trabalhista, por exemplo. Também é válido apontar que a má gestão das informações pode fazer com que uma organização receba multas de até R$ 50 milhões ao desrespeitar a LGPD.
Esse cenário mostra como a digitalização de documentos é uma prática que pode causar muitos benefícios. Um deles engloba a questão do compliance, já que colabora para haver uma análise mais rigorosa e precisa sobre as práticas adotadas para o cumprimento das normas internas. Isso facilita o trabalho da fiscalização e torna mais ágil a correção de eventuais equívocos.
É positivo ainda mencionar que a gestão de documentos na LGPD pode se tornar mais prática e eficiente com a digitalização do acervo. Para você entender isso melhor, vamos citar 2 pontos positivos dessa iniciativa. Acompanhe!
1. Segurança da informação
Sabemos que os documentos físicos apresentam uma elevada probabilidade de vazamentos, pois o acesso de pessoas autorizadas é muito fácil em alguns casos.
Há também a questão de que os papéis podem ser rasgados ou amassados, fazendo com que o uso se torne inviável. Outro fator a ser considerado abrange a possibilidade de os documentos físicos serem perdidos por falta de atenção dos colaboradores.
A partir do momento em que uma instituição prioriza a digitalização de arquivos, os riscos de perda e de vazamento de informações podem ser reduzidos de maneira significativa. Afinal, o uso de um bom sistema de administração documental contribui para restringir o acesso apenas aos funcionários autorizados.
Outra vantagem de apostar na tecnologia é contar com os backups, que viabilizam ter cópias de arquivos e minimizam os riscos de perder informações relevantes. Sem dúvida, isso facilita adotar boas práticas de gestão de documentos na LGPD.
2. Mais disponibilidade no acesso
Os documentos físicos têm como aspecto marcante um acesso restrito, porque é necessário ir presencialmente ao local em que estão guardados para visualizar o conteúdo. Isso, sem dúvida, torna mais complicado buscar as informações.
Essa situação não acontece ao apostar em um sistema de gerenciamento digital de documentos. Afinal, as pessoas autorizadas a utilizar o software podem acessar as informações com facilidade e de forma ágil, principalmente, quando os dados estão hospedados na nuvem, o que permite o acesso de qualquer local e dispositivo com conexão à internet.
Com certeza, esse é um ponto que deve ser considerado ao planejar a gestão de documentos na LGPD, porque mostra flexibilidade no acesso e exige a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos.
Como fazer a digitalização de documentos? Passo a passo
Veja a seguir uma passo a passo de como fazer a digitalização de documentos:
- Prepare os documentos: remova grampos, dobraduras ou qualquer elemento que possa prejudicar a qualidade da digitalização;
- Escolha o equipamento adequado: Utilize um scanner de qualidade ou uma câmera digital de alta resolução para fazer a digitalização;
- Configure as opções de digitalização: ajuste a resolução, o formato de arquivo e outras opções de acordo com as necessidades;
- Digitalize os documentos: coloque os documentos no scanner ou posicione-os corretamente para a captura com a câmera digital;
- Trate as imagens digitalizadas: utilize softwares de tratamento de imagem para melhorar a qualidade e legibilidade dos documentos;
- Organize e armazene os arquivos digitais: crie uma estrutura de pastas ou utilize um sistema de gerenciamento de documentos para facilitar a organização e o acesso aos documentos;
- Faça backups dos arquivos digitais: Realize cópias de segurança dos documentos digitalizados para garantir a preservação e recuperação em caso de falhas ou eventuais erros.
Como garantir a autenticidade de documentos digitalizados?
Para garantir a autenticidade de documentos digitalizados, é importante adotar algumas práticas, como utilizar um scanner ou câmera de alta qualidade para capturar a imagem com o máximo de detalhes.
Também, é importante manter um registro de todas as etapas do processo de digitalização, incluindo datas, responsáveis e métodos utilizados.
Armazene os documentos digitalizados em formatos seguros e não editáveis, como PDF/A e considere o uso de assinaturas digitais ou certificados digitais para garantir a integridade e autenticidade dos documentos.
Além disso, lembre-se de manter backups regulares dos arquivos digitais e implementar medidas de segurança adequadas para proteger os documentos contra alterações não autorizadas.
Como otimizar a digitalização de documentos?
Para otimizar a digitalização de documentos, a Office Total oferece soluções especializadas e serviços de qualidade.
Algumas maneiras pelas quais a Office Total pode ajudar a aprimorar a digitalização de documentos incluem:
- Tecnologia de primeira linha e máxima qualidade;
- Projetos customizados e aderentes às regulamentações;
- Infraestrutura atualizada;
- Suporte técnico de excelência;
- Garantia de autenticidade.
Essas soluções da Office Total visam proporcionar uma gestão inteligente e eficiente de documentos por meio da digitalização, oferecendo segurança, qualidade e conformidade regulatória.
Conclusão
A digitalização de documentos surge como um recurso imprescindível para o compliance das empresas em relação à LGPD.
Além de garantir uma gestão de documentos mais eficiente, segura e prática, a digitalização também contribui significativamente para a conformidade com a nova legislação.
Conforme discutido, existem etapas e medidas a serem tomadas para garantir uma digitalização eficaz, desde a preparação dos documentos até o uso de tecnologia adequada e a implementação de medidas de segurança.
Tendo em vista o impacto da LGPD e as sanções significativas por não cumprimento, a adoção da digitalização de documentos torna-se uma estratégia indispensável para as empresas no cenário atual.
Finalmente, é importante que as empresas se mantenham atualizadas sobre as melhores práticas e inovações na área de digitalização, a fim de garantir a conformidade contínua e a eficiência na gestão de documentos.
Por isso, não deixe de conhecer os principais serviços de digitalização de documentos da Office Total!
Tecnologia por Assinatura que impulsionam negócios!