A metodologia Lean IT tem ganhado destaque nos últimos anos como uma abordagem eficaz para aumentar a eficiência e a qualidade na gestão de projetos de Tecnologia da Informação (TI).
O conceito surgiu a partir da aplicação dos princípios do lean manufacturing, originalmente desenvolvidos pela Toyota na indústria automobilística, ao setor de TI.
Com o objetivo de eliminar desperdícios e maximizar o valor entregue ao cliente, a metodologia oferece diretrizes claras para a gestão de projetos, desde a fase de planejamento até a entrega final.
Neste conteúdo, vamos apresentar as principais diretrizes da metodologia Lean IT na gestão de projetos de TI. Continue conosco para saber mais sobre o assunto!
Afnial, o que é Lean IT (TI Enxuto)?
O Lean IT, também conhecido como TI Enxuto, é uma abordagem baseada na metodologia Lean aplicada à Tecnologia da Informação (TI).
Essa metodologia tem como objetivo melhorar a eficiência da entrega de serviços de TI, eliminando desperdícios e otimizando processos.
Portanto, o Lean IT parte da premissa de que os clientes da TI já esperam um serviço de alta qualidade, rápido e com baixo custo e que a TI, portanto, deve se adaptar às necessidades dos clientes e às mudanças no mercado.
A importância do método para redução de desperdícios no TI
A importância do Lean IT (TI Enxuto) para a redução de desperdícios no TI está relacionada à sua abordagem de eliminar atividades desnecessárias e focar naquilo que agrega valor para a empresa e para o cliente.
Essa redução de desperdícios no TI pode trazer benefícios adicionais como a otimização do uso de recursos e a liberação de tempo e recursos para focar em atividades de maior valor agregado.
Principais fontes de desperdícios em operações de TI
Existem várias fontes de desperdícios em operações de TI, mas as principais são conhecidas como os 8 desperdícios do Lean. São eles:
- Defeitos: erros em processos que geram retrabalho e desperdício de recursos;
- Excesso de produção: produzir mais do que o necessário ou antes da hora pode levar a um excesso de estoque e de recursos desnecessários;
- Espera: tempo de inatividade que ocorre quando a equipe de TI aguarda instruções, recursos ou informações;
- Transporte: movimentação desnecessária de equipamentos e materiais;
- Processamento desnecessário: processos ou atividades desnecessárias que não agregam valor;
- Estoque excessivo: manter grandes quantidades de estoque pode levar a custos desnecessários e a possíveis perdas devido à obsolescência;
- Movimentação desnecessária: movimentos desnecessários de pessoas e equipamentos;
- Habilidades subutilizadas: não utilizar habilidades e competências da equipe de TI de forma eficaz.
Ser capaz de identificar e eliminar esses desperdícios é essencial para uma operação de TI enxuta e eficiente.
Os 7 Pilares da metodologia lean aplicada na TI
Listamos alguns pilares da metodologia Lean aplicada à TI. Confira:
1. Mapeamento da cadeia de valor
O mapeamento da cadeia de valor consiste em identificar todo o fluxo de valor que é gerado por um determinado processo ou atividade de TI com o objetivo de entender todas as etapas envolvidas na criação e entrega de um produto ou serviço.
Com base nesse entendimento, a equipe pode então identificar quais atividades agregam valor e quais geram desperdício e tomar as ações necessárias para otimizar a produção.
2. Definição de processos para gestão de demanda
Definir os processos para a gestão de demanda é fundamental para que as atividades de TI estejam alinhadas com as necessidades do negócio.
Essa etapa é fundamental para garantir que esses serviços sejam entregues de forma eficiente dentro da empresa, sem sobrecarregar nenhum setor sem necessidade.
3. Análise detalhada dos custos da operação
A metodologia Lean prega a redução de desperdício em todas as atividades de TI.
Para atingir esse objetivo, é necessário que se faça uma análise detalhada dos custos envolvidos em cada etapa do processo, identificando oportunidades para reduzir custos e aumentar a eficiência.
4. Gestão eficiente da capacidade produtiva
Tão importante quanto a capacidade produtiva é que ela seja gerenciada de forma eficiente, garantindo que os recursos de TI estejam sendo utilizados de forma otimizada.
Isso inclui a alocação adequada de recursos, a gestão de capacidade, a previsão de demanda, etc.
5. Orientação para melhoria contínua
A metodologia Lean também prega a constante busca pela melhoria contínua em todos os processos de TI.
Isso significa que é fundamental que as empresas estabeleçam processos de feedback e monitoramento para que se tornem capazes de identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças de fato.
6. Foco na geração de valor
Todas as atividades de TI devem ser orientadas para a geração de valor para o negócio.
Em outras palavras, as atividades de TI devem estar alinhadas com as necessidades do negócio e contribuir para a geração de valor.
7. Sistema puxado e nivelamento da produção
A metodologia Lean prega a implementação de um sistema puxado de produção, no qual a produção é baseada na demanda.
Isso significa que a produção só é iniciada quando há uma demanda real por um produto ou serviço de TI.
Além disso, é importante nivelar a produção, de forma a garantir que os recursos de TI sejam utilizados de forma uniforme ao longo do tempo.
Implementação do método lean no TI das empresas
Implementar o método do Lean IT é uma forma de proporcionar muitas oportunidades para reduzir o desperdício e os custos em toda a empresa.
Um exemplo disso é quando uma análise de tendências revela uma possível violação do nível de serviço em um processo de verificação de crédito associado a um aplicativo de pedido de venda.
Com o método lean, a causa do problema é identificada e a solicitação de serviço é aberta automaticamente com políticas de urgência e impacto para priorizar o problema.
A base de conhecimento online fornece ao analista da central de serviços uma solução alternativa imediata para restaurar o serviço, e detalhes do serviço são automaticamente encaminhados para um especialista no assunto.
Mapas de configuração visual são verificados para determinar se a resolução permanente ou correção afetará outros serviços, e a entrega automatizada de software é iniciada para corrigir a máquina com problema.
Essa gestão integrada de TI oferece muitos benefícios tangíveis, como a identificação imediata da pior causa de desperdício, a minimização do excesso de movimento e a eliminação de defeitos de gerenciamento de crise mal concebidos e reativos.
Desafios para implantação do conceito lean no TI
Os principais desafios para implantação do conceito lean no TI são:
- Visualização do fluxo de valor: ao contrário da produção enxuta, em que o fluxo de valor é físico e tangível, no TI o fluxo de valor é digital e intangível, tornando a visualização mais difícil e dependente de ferramentas de gerenciamento de TI;
- Falta de referências: o lean IT é uma área emergente no gerenciamento de TI e, portanto, tem poucas referências e adaptações da teoria e metodologia do lean manufacturing, o que torna sua implementação desafiadora;
- Resistência à mudança: a implantação de iniciativas de lean IT pode exigir mudanças organizacionais, operacionais e/ou comportamentais que podem encontrar resistência de trabalhadores, gerentes e até mesmo executivos seniores;
- Departamentos de TI fragmentados: muitas vezes, os departamentos de TI são estruturados em silos operacionais ou centrados em tecnologia, cada um com suas próprias ferramentas e métodos de gerenciamento, o que pode contribuir pouco para o benefício do Lean IT;
- Falta de integração da produção e consumo enxutos: além da fragmentação dos departamentos de TI, pode existir ainda a falta de integração em toda a cadeia de suprimentos, incluindo não apenas todos os parceiros de negócios, mas também os consumidores.
- Foco limitado no desenvolvimento e manutenção de aplicativos: embora a implantação de Lean IT seja limitada principalmente ao desenvolvimento e manutenção de aplicativos, há oportunidades para aplicar o Lean IT em outras áreas da função de TI, como o gerenciamento de catálogos de serviços e o monitoramento de desempenho de aplicativos;
- Falta de suporte comercial: a implantação do Lean IT é predominantemente limitada ao desenvolvimento e manutenção de aplicativos devido ao custo dessas atividades e a falta de suporte comercial para outras áreas de aplicação.
Metodologias complementares para gestão de processos
Existem diversas metodologias complementares à Lean que podem ser aplicadas para gestão de processos em TI, tais como Six Sigma, BPMN, COBIT e ITIL.
A ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é uma das mais utilizadas e reconhecidas mundialmente.
Trata-se de uma metodologia de boas práticas para gerenciamento de serviços de TI, que tem como objetivo alinhar as necessidades de negócios com a entrega de serviços de TI de forma eficiente e eficaz.
Ela oferece um conjunto de processos e procedimentos, organizados em cinco estágios de gerenciamento de serviços, que incluem estratégia, desenho, transição, operação e melhoria contínua.
A ITIL é complementar à Lean, pois enquanto a Lean tem foco na otimização de processos e na eliminação de desperdícios, a ITIL se concentra na entrega de serviços de TI com qualidade, visando a satisfação do cliente e o alinhamento com os objetivos de negócios. Ou seja, a ITIL oferece uma abordagem mais estruturada e completa para a gestão de serviços de TI, abrangendo desde a estratégia até a operação, passando pela transição e pelo desenho dos serviços.
Se quiser entender mais sobre essa metodologia, leia este outro conteúdo do nosso blog:
ITIL: entenda o que é e como aproveitar os benefícios na sua empresa
Conclusão
O método Lean IT é uma abordagem valiosa para a gestão de projetos de tecnologia da informação, uma vez que oferece diretrizes claras para maximizar o valor entregue ao cliente e eliminar desperdícios.
Ao adotar essa abordagem, as empresas podem aumentar a eficiência e a qualidade na entrega de projetos de TI, resultando em uma maior satisfação dos clientes e um melhor desempenho financeiro.
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