Como funciona o prontuário eletrônico do paciente (PEP)?

O prontuário eletrônico do paciente funciona como um sistema que digitaliza informações médicas, sendo capaz de manter infinitos dados de pacientes sem a necessidade de ocupar espaço com folhas de papel em estantes.

Desse modo, você consegue acompanhar o seu paciente desde o nascimento e fica por dentro de quais foram todas suas condições de saúde ou doenças que ele teve ao longo de sua vida.

Isso faz com que haja um conhecimento mais aprofundado por parte de profissionais da saúde com os seus pacientes, pois eles têm em mãos dados que podem ser usados para tomar decisões sobre tratamentos e estudar as melhores soluções para cada indivíduo.

E o melhor de tudo é que o funcionamento da centralização de todas as atividades médicas que têm relação com o prontuário eletrônico do paciente são disponibilizadas de maneira digital, rápida, segura e totalmente organizada.

Estes pontos são extremamente benéficos porque sabemos que os pacientes têm dificuldades em guardar de forma organizada todos os seus exames e documentos que envolvem tratamentos.

Assim, o prontuário eletrônico do paciente permite que o estabelecimento de saúde consiga fazer isso por ele.

Tipos de prontuários eletrônicos

Há três tipos de prontuários eletrônicos do paciente que podem ser usados em serviços de saúde. Abaixo, conheça mais sobre cada um deles.

1. Prontuário eletrônico com base de dados local

O prontuário eletrônico com base de dados local usa um servidor local e é capaz de distribuir em redes os acessos no serviço sem a necessidade de depender de um sinal de internet.

Os pontos que o tornam uma boa opção são:

a facilidade de acesso offline;
a possibilidade de fazer backups locais ou em nuvem, de forma totalmente automática ou manual;
o fato de não existir interrupção do serviço caso não tenha energia elétrica (com o uso de nobreaks ou geradores);
a chance de comprar o direito de uso pagando somente atualizações quando for preciso.

Já os pontos que tiram um pouco de sua credibilidade são:

o risco de perder todos os dados caso você guarde o backup somente localmente;
a necessidade de uma infraestrutura de informática que tenha servidores e rede;
o fato de ele não acompanhar as atualizações do mercado.

2. Prontuário eletrônico híbrido

O prontuário eletrônico híbrido faz com que o cliente use uma base local para alimentar outra em nuvem.

Desta forma, o sistema nunca irá parar porque mesmo que não haja internet é possível seguir trabalhando.

Além disso, com o prontuário eletrônico híbrido você não precisa ter um servidor ou rede, uma vez que os dados ficarão em cada máquina que tem acesso à internet.

Embora esse seja um sistema um pouco mais complexo, garantimos que ele ajuda muito nos serviços que são essenciais e não podem ter pausa por nenhum segundo ou ainda aqueles que dependem de energia elétrica e internet.

3. Prontuário eletrônico em nuvem

O prontuário eletrônico em nuvem é um dos tipos mais usados porque toda a base de dados desse sistema fica disponível na internet.

Isso elimina qualquer risco de perda de dados ou a necessidade de fazer backups com regularidade.

A sua única desvantagem é que quando você usa serviços com internet instável, não tem como acessar os dados do paciente, algo que compromete toda a agilidade do atendimento.

Vantagens do PEP para estabelecimentos de saúde

O prontuário eletrônico do paciente é vantajoso para estabelecimentos de saúde porque ele consegue reunir inúmeras especialidades em apenas um local.

Desta forma, é possível garantir o acesso simultâneo às informações para diversos profissionais de saúde, pois ficam disponíveis os históricos clínicos dos pacientes, além de seus exames, tratamentos e diagnósticos.

Isso faz com que tanto os pacientes quanto médicos consigam se beneficiar das vantagens do PEP, porque os profissionais da saúde entregam atendimento mais preciso, enquanto os pacientes não precisam responder várias vezes as mesmas perguntas sobre o seu histórico de saúde e nem mesmo repetir os exames que foram feitos recentemente.

Já parou para imaginar se tudo isso fosse feito em papel, como ainda ocorre em algumas clínicas ou hospitais que não contam com sistemas digitais?

Se fosse esse o cenário, os médicos precisariam realizar individualmente a avaliação de cada paciente e ainda teriam que lidar com o risco de perder os arquivos físicos e a necessidade de fazer a transmissão de informações entre outras áreas do local.

Maiores desafios para implementação do PEP

Os maiores desafios para implementação do prontuário eletrônico do paciente envolve fazer um alto investimento para a sua implantação, conseguir a integração com outros sistemas médicos e cumprir todas as normas legais.

Investimento para implantação

Implantar as tecnologias de informação envolvem um alto investimento para as organizações e com o PEP não é diferente.

Integração com outros sistemas médicos

Caso a sua clínica ou hospital já use um software médico, seja para cobrança, gestão de práticas ou EHR, é preciso que você escolha um sistema que seja capaz de se integrar aos seus aplicativos atuais.

Essa integração é o que irá garantir que haja uma sincronização dos dados entre os aplicativos, evitando que entrem dados repetitivos no sistema.

Cumprimento das normas legais

Um dos principais pontos do prontuário eletrônico do paciente que dizem respeito às normas legais é em relação à segurança da informação.

Principalmente porque são definidos uma série de requisitos de segurança que esses sistemas precisam atender obrigatoriamente, como:

NGS1: que define quais são os requisitos obrigatórios de segurança, como controle de acesso, autenticação, controle de versão do software, auditoria, disponibilidade, documentação e comunicação remota.

NGS2: responsável pela exigência da utilização de certificados digitais ICP-Brasil para os processos de autenticação e assinatura.

Como começar a utilizar o prontuário eletrônico?

Na sequência, apresentamos um passo a passo de como começar a utilizar o prontuário eletrônico do paciente. Acompanhe!

1. Preencha os dados do paciente

A primeira ação envolve identificar o paciente inserindo os seus dados e algumas informações sobre a sua família para prevenir doenças congênitas.

Neste sentido, algumas das informações que precisam ser coletadas são:

nome
endereço
idade
contatos
histórico clínico;
rotina do paciente, desde alimentação até prática de exercícios;
doenças familiares significativas, como diabetes, obesidade e hipertensão.

2. Faça uma lista de seus sintomas e problemas

Nesta etapa é preciso ter um resumo do quadro de saúde do paciente para conseguir ter uma visão mais ampliada de seu quadro clínico.

Para conseguir isso você pode fazer algumas perguntas como:

quais os sintomas que você está sentindo?
há quanto tempo você está sentindo esses sintomas?
existe alguma atividade que está sendo prejudicada por conta desses sintomas?
você já passou por outros atendimentos e exames que envolvam esse problema?
qual a frequência que esse problema ocorre?
você já passou por algum tratamento para amenizar esses sintomas?

Lembre-se que nesse ponto o foco é entender quais são as perturbações e o que está afetando a saúde do paciente em seus mínimos detalhes.

Se o paciente for internado, inclua outros dados em seu prontuário eletrônico, como:

sumário de transferência se for preciso fazer a transferência do paciente para outra unidade;
ponto sobre a evolução do seu estado clínico;
os resultados de exames complementares;
prescrições médicas de qualquer tipo de ação, além de medicamentos, como medidas de reabilitação;
registro em ordem cronológica de anamnese e exames físicos;
qualquer outro documento importante, como laudos médicos mais específicos.

Fatores para avaliar em uma solução de prontuário eletrônico

Abaixo fizemos um compilado de fatores que você precisa avaliar em uma solução de prontuário eletrônico do paciente. Veja!

Integração com outros sistemas

Como todos os equipamentos médicos precisam tirar arquivos dos exames em DICOM, é fundamental que o seu prontuário eletrônico do paciente consiga ser integrado com esse e outros sistemas.

Além disso, a integração não aumenta a base de dados e permite que eles sejam acessados por qualquer profissional que tenha em mãos o login e a senha.

Outra integração fundamental do prontuário eletrônico do paciente é com o PACS, pois com essa junção qualquer membro da equipe que tenha prontuário do paciente aberto consegue ter acesso às imagens de exames no servidor que é criado apenas para isso.

Segurança das informações

As informações dos pacientes precisam ser mantidas em sigilo, por isso a segurança dos dados é essencial no momento de selecionar um prontuário eletrônico do paciente.

Deste modo, verifique se:

o PEP garante sigilo dos dados de seu sistema;
ele oferece backup e armazenamento na nuvem;
a existência de criptografia das informações.

Necessidade por recursos específicos

Os principais recursos que devem fazer parte de um prontuário eletrônico do paciente são:

representações gráficas;
entrada de códigos e cobrança;
suporte às decisões;
entrada de pedidos;
agendamento de consultas;
monitoramento de conformidade;
portal de autoatendimento.

Possibilidades de customização

O que torna as clínicas diferentes entre si são os procedimentos específicos que cada uma delas oferece.

Então, ao selecionar um prontuário eletrônico, opte por sistemas que sejam possíveis de adaptar às necessidades do seu negócio.

Alguns pontos para ficar de olho em relação à possibilidade de customização são:

campos e seções;
fichas de pacientes.

Conclusão

Agora você já está por dentro de tudo sobre o prontuário eletrônico do paciente, desde como ele funciona na prática, os seus tipos, vantagens, desafios e até mesmo como utilizá-lo no dia a dia.

Então, se você chegou ao final desse artigo e decidiu que quer adotar esse sistema na sua clínica ou hospital, não esqueça de considerar os fatores que citamos para avaliar em uma solução de prontuário eletrônico do paciente.