Profissional de saúde usando a digitalização de documentos hospitalares

Digitalização de documentos hospitalares: como realizar?

A digitalização de documentos hospitalares é essencial para modernizar o gerenciamento de informações na saúde. 

Então, ao implementar essa solução, os hospitais otimizam a organização de prontuários e registros médicos, fatores que melhoram a eficiência e a segurança no acesso aos dados. 

E neste texto vamos falar sobre como realizar a digitalização, com destaque para a sua importância e benefícios, como aumento da produtividade, redução de custos e de consumo de papel, além da otimização do espaço físico.

Também discutiremos os desafios dessa implementação e o processo necessário para digitalizar e armazenar documentos com segurança.

Vamos nessa?

O que é a digitalização de documentos hospitalares?

A digitalização de documentos hospitalares é o processo de converter registros físicos, como prontuários e exames, em arquivos digitais. 

Essa prática facilita o acesso, armazenamento e segurança das informações, pois torna os processos hospitalares mais ágeis e organizados. 

Qual a importância da digitalização de documentos hospitalares?

Profissionais de saúde analisando a digitalização de documentos hospitalares

A digitalização de documentos hospitalares é uma etapa fundamental para a modernização e a gestão eficiente de instituições de saúde. 

Vamos entender os motivos abaixo? Siga a leitura!

Aumento da produtividade e eficiência  

A digitalização de documentos hospitalares aumenta a produtividade, pois elimina o tempo gasto na busca por prontuários físicos. 

Isso porque profissionais de saúde acessam rapidamente as informações necessárias,  o que agiliza o atendimento e otimiza o tempo para cuidados aos pacientes. 

Além disso, a comunicação entre setores, como laboratórios e farmácias, também se torna mais eficiente, acelerando processos internos e melhorando o fluxo de trabalho.

Redução de custos

A digitalização de documentos hospitalares gera significativa redução de custos ao eliminar a necessidade de materiais como papel, pastas e armários de arquivos, além de reduzir o espaço físico para armazenagem. 

A diminuição do retrabalho é outro fator de economia: com documentos digitalizados, a perda de registros e a repetição de exames devido à falta de informações se tornam menos comuns. 

Assim, essa eficiência resulta em economia direta e maior sustentabilidade financeira.

Otimização do espaço físico  

Hospitais e clínicas liberam áreas ao eliminar arquivos físicos volumosos, o que permite a utilização desses espaços para outros fins, como a ampliação de áreas de atendimento. 

Além do mais, o armazenamento digital permite organizar milhares de documentos ocupando uma fração do espaço físico, o que é especialmente benéfico para clínicas menores.

Redução do consumo de papel

A digitalização reduz o consumo de papel, um ponto que contribui para a sustentabilidade e diminui o impacto ambiental. 

Afinal, com esse processo, a necessidade de impressões contínuas é minimizada, e os registros passam a ser geridos digitalmente, o que promove uma cultura mais ecológica e reduz a geração de resíduos.

Maior segurança de dados

A digitalização oferece maior segurança para informações médicas sensíveis, com o uso de criptografia, backups e controle de acesso restrito.

Neste cenário, documentos digitais são protegidos contra emergências, como incêndios ou inundações, enquanto os arquivos físicos podem ser destruídos.

Ademais, a proteção digital também assegura conformidade com legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O que diz a legislação sobre a digitalização dos documentos médicos?

A Lei 13.787, em vigor desde 27 de dezembro de 2018, regulamenta a digitalização de documentos médicos, logo, permite que hospitais, clínicas e consultórios substituam prontuários físicos por versões digitais. 

Essa legislação visa facilitar o armazenamento e o manuseio desses documentos através da promoção da informatização dos ambientes de saúde.

Ainda segundo a lei, os documentos digitalizados têm o mesmo valor legal dos originais, desde que o processo de digitalização garanta a integridade e autenticidade dos dados.

Neste sentido, é obrigatório o uso de certificado digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou padrão equivalente. 

Após a digitalização, os documentos físicos podem ser descartados, desde que analisados por uma comissão de revisão, para garantir que as cópias sejam fiéis.

No mais, a lei determina que os documentos digitalizados devem ser protegidos contra acessos não autorizados e o gerenciamento eletrônico deve assegurar a organização e visualização eficiente. 

Por fim, o paciente pode receber o prontuário físico antes do descarte, que deve respeitar a confidencialidade das informações pessoais.

Impacto da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação que tem como objetivo proteger os dados pessoais dos cidadãos, incluindo os dados de saúde.

Isso significa que, no contexto da área médica, a LGPD impacta diretamente nos processos de digitalização na saúde.

A LGPD estabelece regras claras sobre como os dados pessoais devem ser tratados, com medidas de segurança e proteção adequadas.

Portanto, é fundamental que as empresas que atuam na área médica estejam em conformidade com a legislação, garantindo assim a segurança e a privacidade dos dados dos pacientes.

A Office Total entende a importância da LGPD e, por isso, nossas soluções para a área médica incluem medidas de segurança e privacidade, como softwares de recebimento em DICOM com disparo automático para impressora, distribuição automática do exame via rede para o PACS ou DICOM Viewer, entre outros recursos que garantem a proteção dos dados.

Proteja os dados de seus pacientes: digitalize seus documentos hospitalares com a Office Total

Impacto do Decreto Nº 10.278

O Decreto Nº 10.278, publicado em 19 de março de 2020, regulamenta a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, permitindo que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O decreto se aplica a documentos físicos digitalizados produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por pessoas jurídicas de direito privado e pessoas naturais para comprovação perante essas entidades.

O decreto não se aplica a documentos nato-digitais, documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, documentos audiovisuais, documentos de identificação e documentos de porte obrigatório.

Como atender aos requisitos da legislação?

Os procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar a integridade, confiabilidade, rastreabilidade, auditabilidade, qualidade, legibilidade, confidencialidade e interoperabilidade do documento digitalizado.

Quando destinados a pessoas jurídicas de direito público interno, eles devem ser assinados digitalmente com certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, além de seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do decreto.

Para documentos que envolvam relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, integridade e confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Elimine o uso de papel e garanta maior eficiência no atendimento aos pacientes. Digitalize seus documentos hospitalares com a Office Total.

Quais são os desafios de adotar a digitalização na área médica?

Profissional de saúde analisando a digitalização de documentos hospitalares

A digitalização de documentos na área médica oferece inúmeros benefícios, mas também apresenta desafios que devem ser superados para garantir sua implementação eficaz.

Conheça quais são eles.

Custo

A adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) requer um investimento inicial elevado. 

Isso porque instituições de saúde precisam adquirir hardware, software e investir no treinamento dos funcionários para utilizarem corretamente o novo sistema. 

Esse custo pode ser um obstáculo, especialmente para pequenas clínicas e consultórios.

Segurança dos dados

A proteção das informações dos pacientes é uma preocupação central da digitalização de documentos hospitalares. 

Afinal, o sistema digital precisa garantir que os dados estejam seguros contra acessos não autorizados, além de protegidos de perdas ou danos.

E na prática, isso requer a implementação de medidas de segurança robustas, como criptografia, backups regulares e controles de acesso restritos. 

Conformidade com leis e regulamentações

A área da saúde é altamente regulamentada, e a digitalização de documentos deve seguir rigorosamente as leis de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de outras normas específicas do setor.

Portanto, as instituições precisam assegurar que o GED atenda a todas essas exigências legais, o que pode demandar ajustes constantes no sistema.

Interoperabilidade

A integração do GED com outros sistemas utilizados na instituição, como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e sistemas de imagem, é um desafio técnico. 

Isso porque essa interoperabilidade exige um alto nível de customização, o que pode aumentar a complexidade da implementação.

Manutenção e atualização

O sistema de GED exige manutenção e atualizações frequentes para garantir seu bom funcionamento e a segurança dos dados. 

Na prática, isso envolve custos contínuos e a necessidade de uma equipe técnica qualificada.

Infraestrutura tecnológica

A infraestrutura tecnológica da instituição precisa ser adequada para suportar o GED, o que inclui uma rede de alta velocidade e equipamentos que garantam a eficiência do sistema.

Resistência à mudança

Profissionais de saúde podem demonstrar resistência à mudança, com preferência aos sistemas físicos do que a digitalização de documentos hospitalares.

Além disso, preocupações com a segurança dos dados podem gerar receios, algo que exige mais esforços de comunicação e treinamento para superar essa barreira.

Como é feita a digitalização de documentos hospitalares?

Profissionais de saúde usando a digitalização de documentos hospitalares

A digitalização de documentos hospitalares é um processo que envolve várias etapas para garantir a eficiência, a organização e a segurança das informações. 

Esse procedimento facilita o acesso e a gestão dos dados, otimizando a rotina nas instituições de saúde.

Preparar e organizar os documentos

O primeiro passo consiste na organização dos documentos físicos. 

Para isso, eles devem ser separados por tipo, como exames, receitas e prontuários, e também por paciente. 

Essa classificação é essencial para garantir que o processo de digitalização de documentos hospitalares seja ágil e preciso. 

Além disso, uma verificação prévia deve ser realizada para identificar documentos danificados ou ilegíveis, que poderiam comprometer a qualidade da digitalização. 

Esse cuidado é fundamental para assegurar que todos os dados sejam capturados de forma clara.

Fazer a digitalização dos documentos

A digitalização propriamente dita é realizada por meio de scanners de alta resolução, que capturam imagens de qualidade dos documentos. 

Para isso, o uso de software especializado permite a conversão dessas imagens em formatos digitais, como PDF, TIFF ou JPEG. 

Em muitos casos, a tecnologia OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) é aplicada, pois permite transformar o conteúdo dos documentos digitalizados em texto editável. 

Na prática, isso facilita a busca e a indexação dos documentos, tornando o acesso mais rápido e eficiente.

Armazenar os documentos digitalizados

Após a digitalização, os documentos são armazenados em um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que garante a organização, segurança e fácil acesso aos arquivos. 

Nesta etapa, muitas instituições optam por utilizar a nuvem como local de armazenamento, o que possibilita o acesso remoto e a colaboração entre diferentes profissionais da área da saúde.

Isso também reduz a necessidade de espaço físico para guardar prontuários.

Cuidar da segurança dos documentos

A segurança dos documentos digitalizados é uma prioridade e aqui o uso de criptografia protege a confidencialidade e a integridade dos dados.

Além do  mais, são implementados controles de acesso para garantir que apenas profissionais autorizados possam visualizar ou editar os documentos. 

Lembre-se que a realização de backups regulares também é uma medida crucial para evitar a perda de dados em casos de falhas no sistema!

Por que investir nas soluções paperless da Office Total?

Investir nas soluções paperless da Office Total traz eficiência e segurança para a gestão hospitalar. 

Por aqui, usamos certificados digitais que garantem a autenticidade e a proteção dos documentos sensíveis. 

E após a digitalização, os arquivos da sua empresa são armazenados de forma segura em um ambiente digital, com acesso facilitado pela plataforma Qloud, baseada em nuvem.

Além disso, a Office Total desenvolve softwares autorais para a área médica, como prontuários eletrônicos, fatores que permitem uma gestão eficiente das informações dos pacientes. 

Nossas soluções incluem um completo software de gestão, aluguel de equipamentos médicos e suporte especializado, que asseguram um desempenho de alto nível em hospitais e clínicas.

Simplifique a gestão de registros hospitalares com a digitalização. Saiba mais!

Conclusão

A digitalização de documentos hospitalares é um passo crucial para otimizar a gestão e garantir segurança na área da saúde. 

Como você viu por aqui, além de reduzir custos e o consumo de papel, essa solução melhora o fluxo de trabalho e a proteção dos dados, pois promove um ambiente mais ágil e eficiente. 

Então, investir em um sistema adequado é fundamental para atender às exigências legais e tecnológicas, bem como para assegurar a confiabilidade e a acessibilidade das informações médicas. 

A transformação digital é um caminho sem volta para o futuro da saúde e lembre-se que nessa trajetória você pode e deve contar com a Office Total.