Hoje vamos mostrar dicas de como manter uma boa gestão documental para que você não tenha nenhum tipo de dor de cabeça com papéis e arquivos.

Manter documentos e prontuários organizados é uma tarefa essencial para o bom andamento das atividades em qualquer segmento, mas principalmente na área da saúde. Infelizmente, nem todos os locais costumam praticar esta organização, muitas vezes por sobrecarga de tarefas ou até mesmo por falta de atenção.

É importante saber que a falta de atenção na gestão de documentos pode trazer consequências negativas como extravio de formulários, perda de tempo na busca de exames, complicações legais pela perda de documentos e muitos outros problemas.

Por isso, é bom estar sempre em ordem com seus documentos. Hoje vamos mostrar dicas de como manter uma boa gestão documental para que você não tenha nenhum tipo de dor de cabeça com papéis e arquivos.

Saiba o que está guardando

O acúmulo de papéis e fichas em qualquer escritório da área da saúde é inevitável, pois todos os dias são geradas diversas impressões de diversos pacientes. Apesar de serem importantes, cada documento conta com diferentes gêneros, o que pode ajudar na hora de separá-los.

Geralmente, existem os arquivos voltados a obrigações legais, que são documentos de funcionários e prestadores de serviços, comprovantes ou declarações, notas fiscais e outros do mesmo tipo.

Além destes, também existem os documentos internos como fichas de pacientes, prontuários, exames e muito mais.

Se sua equipe separar cada papel impresso de forma distinta, ficará muito mais fácil de encontrá-los em caso de necessidade para uma verificação de dados.

Faça backup na nuvem

Documentos também contam com níveis de importância e datas de validade. Alguns podem ser descartados em curto prazo, enquanto outros precisam ser guardados por bastante tempo.

É extremamente importante estar por dentro deste tipo de informação, pois sempre que exista a possibilidade de descartar algum arquivo que já não é mais válido, é liberado espaço para que sua pilha de documentos esteja sempre organizada e em dia.

Normalmente, documentos como IPTU, IPVA e extratos bancários contam com um prazo de aproximadamente 5 anos para vencerem, enquanto comprovantes da conta de luz, telefone e água vencem nos próximos 90 dias depois de gerados.

Para não correr risco de perder documentos de longo prazo, digitalize-os para que fiquem disponíveis de forma virtual. Além de preservar o documento, isso ainda facilita a forma de acesso.

Atualize sempre os backups

Dando continuidade na dica anterior, é bom sempre manter seus backups de documentos atualizados. Acostume sempre salvar os arquivo assim que terminar de utilizar, principalmente em dispositivos seguros.

Falando em dispositivos, é interessante sempre manter mais de uma alternativa de backup disponível como por exemplo, a própria nuvem citada anteriormente, pen drives, hd externo e também o disco rígido do computador.

Dessa forma você previne complicações e perda de dados, o que poderia causar diversos problemas para sua clínica.

Utilize gestão documental inteligente

De todas as dicas, aqui está a mais eficiente: implemente o sistema de gestão de documentos inteligente em sua clínica médica.

Essa é a solução digital que otimiza o gerenciamento de documentos e facilita o acesso para todos os funcionários e envolvidos.

Migrar documentos físicos para documentos digitais é a maneira mais eficaz de liberar espaço físico, manter os arquivos em ordem e assegurar que eles não serão danificados ou perdidos.

Organização e otimização com telemedicina

Além de toda a gestão documental, outra prática essencial que otimiza seu estabelecimento da área da saúde é a telemedicina, que proporciona atendimentos a distância que podem oferecer emissão e leituras de laudos médicos aos pacientes. Para saber mais como funciona esta ferramenta, entre em contato com nossa equipe de soluções da Office Total e conheça todos os nossos serviços. Garantimos melhoria e eficácia no seu dia a dia de trabalho!