O que são os ativos imobilizados?

Os ativos imobilizados são os bens palpáveis usados para produção, serviços, fornecimento de mercadorias e aluguel a outros para fins administrativos.

Para a Receita Federal, um ativo imobilizado se trata do conjunto de bens que abrangem os custos de benfeitorias de uma empresa.

Para tornar mais fácil a compreensão, trazemos abaixo uma lista de exemplos de ativos imobilizados:

computadores e periféricos;
veículos;
móveis;
ferramentas;
consórcios em andamento;
terrenos;
edificações;
máquinas;
equipamentos;
máquinas em construção.

Também merece destaque o que NÃO SÃO considerados ativos imobilizados, sendo eles:

imóveis e terrenos mantidos por uma empresa para ter renda;
ativos biológicos relacionados com a atividade agrícola;
direitos sobre jazidas e reservas minerais, como petróleo, gás natural, carvão mineral e dolomita.

E quando falamos em ativos de TI desta espécie, é importante ressaltarmos que eles são os elementos tecnológicos.

Nesse cenário, a gestão deles tem o objetivo de administrar tais componentes, sejam eles virtuais ou físicos, para evitar o desperdício de recursos com investimentos.

Qual a importância do controle de ativos imobilizados?

Controlar os ativos imobilizados é importante para reduzir custos com manutenção e reparo, ter mais segurança da infraestrutura de TI do seu negócio, ficar em dia com exigências fiscais e saber mais sobre a taxa de quebra e obsolescência.

Na sequência, entramos em mais detalhes sobre cada um desses pontos importantes para o controle destes ativos. Confira!

Redução de custos com manutenção e reparo

Os custos com manutenção e reparos são diminuídos porque a revisão das vidas úteis econômicas do imobilizado possibilita que você adeque o tempo de vida útil dos seus equipamentos.

Essa atitude influencia diretamente os investimentos que a sua empresa precisa para fazer um planejamento realista, levando em conta todas as interferências no seu fluxo de caixa.

Maior segurança da infraestrutura

O número de furtos e desvios dos equipamentos da sua empresa são reduzidos com um bom controle de ativos.

E isso acontece porque cria-se uma cultura de maior cuidado com esses componentes, aumentando o nível de rigidez do controle e monitoramento de todo o parque.

Facilita decisões quanto ao orçamento

Quando você tem um conhecimento adequado sobre os seus bens com o controle de ativo imobilizado, automaticamente tem uma visão real da situação da sua empresa, algo que colabora muito para as tomadas de decisões levando em conta o orçamento disponível.

Colabora com exigências fiscais

Todas as empresas passam por auditoria de ativos em suas operações.

Primeiro porque essa auditoria colabora para que sejam cumpridas as regras federais de contabilidade de negócios.

Segundo porque ela possibilita a revisão dos registros financeiros mais de uma vez, possibilitando a identificação de atividades suspeitas ou irregulares.

Nesse cenário, cumprir as exigências fiscais por meio do controle do ativo imobilizado facilita todos os questionamentos de auditorias, sejam elas internas ou externas.

Permite que você saiba a taxa de quebras e obsolescência

Saber a taxa de quebras e obsolescência do seu parque é algo extremamente estratégico e benéfico.

Isso porque possibilita o planejamento do fluxo de caixa do negócio com base nessa informação, afinal, ao ter em mãos a média desses valores fica mais fácil planejar os custos e gastos que envolvem cada equipamento.

Como fazer a gestão de ativos imobilizados de TI?.

Para fazer a gestão de ativo imobilizado de TI é necessário fazer um mapeamento e criar um inventário, acompanhar a vida útil econômica dos equipamentos, fazer um cálculo das taxas de depreciação, realizar a manutenção e atualização dos equipamentos, integrar dados e informações e, por fim, definir uma política de ativo imobilizado.

Parece uma tarefa difícil, não é mesmo?

Para facilitar, vamos explicar o passo a passo na prática. Confira!

Mapeamento e criação do inventário de ativos

O primeiro passo para uma gestão do ativo imobilizado é mapear e inventariar os dispositivos do seu negócio.

O objetivo desse passo é ter uma visão completa e geral do que o seu parque tem disponível, qual o estado desses itens e quais demandas esses equipamentos atendem ou não atendem mais.

Na prática isso é feito registrando cada equipamento com o máximo de informações possíveis, como data da compra, custo, especificações de hardware, garantia e previsão de manutenção.

É esse mapeamento que irá determinar se as suas máquinas estão sendo bem aproveitadas ou se é preciso investir em reparos e quem sabe até mesmo na compra ou aluguel de novos equipamentos.

Acompanhamento da vida útil econômica

Todos os equipamentos têm uma vida útil prevista por conta da depreciação que eles sofrem com o tempo.

Na hora de realizar a gestão do ativo imobilizado, fazer esse acompanhamento é fundamental para que você tenha em mente o desempenho dos seus ativos de TI e saiba qual será o momento mais estratégico para repor hardwares considerando a sua vida útil e valor de mercado.

Para isso, ter um controle de ativos é extremamente necessário, pois toda atualização do status de um equipamento fica registrada neste documento.

Cálculo das taxas de depreciação

Existe um cálculo de taxa de depreciação que corresponde à perda do valor do ativo imobilizado por conta do seu uso, obsolescência ou desgaste normal.

Esse cálculo envolve encontrar o valor da depreciação por meio do conhecimento do valor residual, valor justo e da vida útil econômica do item.

São esses três fatores que permitem que você calcule os valores mensais de depreciação dos ativos imobilizados.

Mas já adiantamos que o cálculo de depreciação é feito de maneira distinta, por exemplo, na contabilidade societária é obrigatório fazer a Depreciação Econômica, já na contabilidade fiscal é obrigatório o reconhecimento pela Depreciação Fiscal IN-162/98.

Neste sentido, na Depreciação Econômica segue-se os critérios adotados pela empresa.

Valor depreciável = valor do bem – valor residual.
Taxa de depreciação = vida útil econômica do bem definida pela Investor
Depreciação Fiscal: de acordo com artigo 309 do RIR/1999
Valor depreciável = valor do bem (valor de aquisição).
Taxa de depreciação = IN 162/98

Ressaltamos que a determinação das novas taxas de depreciação é uma etapa fundamental para realizar o controle do ativo imobilizado.

Isso porque ela afeta diretamente quais são as demonstrações financeiras societárias dos negócios.

Além do mais, determinar essas taxas de depreciação de um ativo faz com que o valor dos bens seja ajustado segundo o seu tempo de uso.

E essas informações são necessárias para que as empresas tenham reconhecimento e controle sobre o valor do seu patrimônio.

Manutenção e atualização dos equipamentos

A manutenção e atualização periódica dos equipamentos também é facilitada quando se tem uma gestão do ativo imobilizado em prática.

Com isso, é possível ter alertas programados para que o seu time fique atento ao cronograma de manutenção dos equipamentos.

Essa atitude é perfeita para aumentar a vida útil dos ativos de TI e garantir que eles estejam sempre atualizados e em bom estado para o uso dos seus colaboradores.

Integração de dados e informações

Um sistema que possibilite a integração de dados de diferentes fontes em relação aos ativos de TI colabora para o serviço dos gestores de inúmeras maneiras, principalmente no que diz respeito a uma visualização dinâmica e rápida do cenário dos ativos do negócio.

A agilidade pode ser ampliada com um sistema que também abre espaço para integração do Help Desk da empresa, pois deste modo o time responsável pelo suporte consegue associar um ticket direto automaticamente ao hardware em questão, além de conseguir fazer atualização rápida do status de cada ativo.

Definição da Política de Ativo Imobilizado

A Política de Ativo Imobilizado se trata de um conjunto de regras e diretrizes que guiam todos os outros assuntos que dizem respeito à gestão do ativo imobilizado.

Essas regras e diretrizes costumam ser definidas pela alta gestão segundo os objetivos, interesses e estratégias do negócio.

Empresas com mais tempo de mercado e melhores estruturas costumam ter essa política bem definida e descrita em um documento.

Já empresas que estão no começo de suas atividades geralmente não têm esse documento por escrito, mas estabelecem essas regras de maneira informal.

Em todos os casos, a nossa recomendação é ter em mãos essa política bem definida, pois à medida que a empresa cresce, corre-se o risco de que a comunicação interna e os processos de decisão fiquem cada vez mais descentralizados.

Portanto, a política de ativo imobilizado serve para ajudar todos os colaboradores a trabalharem de uma maneira específica, que é determinada com os interesses da organização.

O outsourcing para melhorar o controle do ativo imobilizado

O outsourcing, ou seja, terceirização do serviço, é uma ótima saída para auxiliar o funcionamento de negócios, principalmente para atividades que não fazem parte do core business, como a TI.

Neste setor em especial, o outsourcing abre espaço para que a empresa tenha ao seu alcance recursos de alta qualidade e profissionais especializados para uma necessidade específica, para uma grande demanda de equipamentos ou para que não seja necessário investir altas quantias imediatamente em uma infraestrutura de TI.

Vale lembrar que o nosso foco aqui é a gestão de ativo imobilizado de TI, trazendo o outsourcing como um facilitador para você não precisar realizar o gerenciamento de todos os ativos, contando com um fornecedor para isso.

Ou seja, o outsourcing é uma opção para suprir as suas demandas com os equipamentos de TI, permitindo que os seus colaboradores da área se concentrem em atividades relacionadas ao Core Business.

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Conclusão

Como você viu ao longo deste artigo, a gestão de ativo imobilizado de TI nada mais é do que realizar o acompanhamento de toda a vida útil dos ativos da sua empresa.

E para que essa tarefa seja feita de forma prática e sem complicações, você pode contar com serviços de outsourcing de TI, como com o aluguel de notebooks e desktops que a Office Total disponibiliza para o seu negócio!