O que você precisa saber antes de contratar uma solução de outsourcing de impressão.

Existem vários detalhes sobre o contrato de Outsourcing de Impressão que precisam ser conhecidos pelo gestor antes de fechar negócio. Tomar esse cuidado é essencial para aproveitar de todos os benefícios do aluguel de impressoras e outros equipamentos, fazendo com que esse investimento gere o máximo de retorno.

Se você quer garantir que está fazendo a melhor contratação para seu negócio, leia este material para se aprofundar no assunto! Explicamos o passo a passo do processo de Outsourcing de impressão, como verificar a necessidade desse serviço, o que analisar em um fornecedor e mais!

Passo a passo do processo do Outsourcing de Impressão 

Primeiro, é importante que você entenda como funciona o processo de Outsourcing de Impressão. Basicamente, nesse serviço, você contrata uma empresa que será responsável por fornecer as impressoras de melhor qualidade e mais adequadas para o seu negócio.

Ela também será encarregada da reposição dos materiais, manutenção (corretiva ou preventiva) e atualização dos equipamentos, disponibilização do sistema de gerenciamento de impressões, fornecimento do suporte técnico para solução de dúvidas da equipe, entre outros serviços.

Para que a empresa de Outsourcing entregue um serviço ideal para o negócio, ela realiza os passos explicados a seguir. 

Análise 

O fornecedor estuda minuciosamente as características da organização contratante, o que inclui: 

·         Quantidade de impressões que mensais;

·        Formato do papel usado, como A4, A1 etc.;

·         Tipos de impressões, como preto e branco, colorida etc.;

·         Custos atuais gerados da área;

·         Outros recursos adicionais (cópias e digitalização).

Proposta 

Com as informações coletadas anteriormente, é criada uma proposta personalizada para instalar e configurar tanto as impressoras como o sistema de gestão. Também é estabelecido como será feito o treinamento e a rotina para acompanhamento das máquinas. 

Implantação 

Uma equipe técnica leva o parque de impressão ao estabelecimento da empresa contratante, instala, configura e calibra os equipamentos, além de integrá-los ao sistema de gestão do negócio, assegurando que tudo esteja pronto para funcionar no campo prático. 

Treinamento 

É feito o treinamento dos colaboradores para orientá-los na utilização dos aparelhos, o que reduzirá desperdícios e aumentará a produtividade. 

Operação, monitoramento e suporte

 Por fim, a empresa contratada acompanha e gerencia os serviços prestados para aplicar pontos de melhoria nos procedimentos de impressão. Também é fornecido o suporte pós-venda para que as demandas do contratante sejam satisfeitas. 

Como identificar que a minha empresa precisa de um Outsourcing de Impressão 

Antes de contratar o serviço, o gestor deve visualizar a necessidade da contratação do Outsourcing de Impressão. Com isso, ele saberá quais são fatores do negócio serão aprimorados com esse serviço e poderá estabelecer os Indicadores-chave de Desempenho (KPIs) adequados para medir os resultados obtidos.

Em suma, deve-se fazer um levantamento de certos pontos do seu negócio no planejamento para implementação do Outsourcing. 

Gastos elevados com impressão 

Se o seu negócio tem um orçamento muito elevado para impressão, então adotar o Outsourcing será bastante vantajoso. É possível obter uma economia de até 80% nos gastos com impressões, isso acontece porque o Outsourcing elimina vários gastos relacionados à gestão e manutenção dos equipamentos, aumenta o controle de impressão da empresa — minimizando impressões desnecessárias —, entre outras economias.

Falta de foco no core business

Quando a área de impressão prejudica a produtividade dos colaboradores, o negócio também será beneficiado com o Outsourcing de Impressão. Isso acontece, por exemplo, quando os funcionários:

·         Levam mais tempo que o necessário para fazer impressões;

·         Ficam ociosos aguardando a manutenção das máquinas;

·         Solicitam suporte constante do setor de TI para conseguir usar as impressoras.

A ocorrência dessas situações é reduzida ou eliminada com o serviço de Outsourcing, já que as máquinas fornecidas são de qualidade, os colaboradores são treinados e é disponibilizado um canal de suporte direto. Tudo isso maximiza a produtividade da equipe e permite que ela se concentre no core business (atividade principal do negócio).

Ineficiência dos aparelhos

 Outro aspecto a ser analisado consiste na eficiência das impressoras instaladas. Se as impressoras ocupam muito espaço no ambiente e requerem manutenção constante, elas são ineficientes. Graças ao Outsourcing, serão levadas impressoras capazes de atender a sua demanda de impressão, de qualidade e que usam tecnologia de ponta.

Contrato de Outsourcing de Impressão: como avaliar seu fornecedor? 

Neste tópico listamos os principais pontos que devem ser avaliados antes de contratar um parceiro para serviço de Outsourcing de Impressão ideal para sua empresa. 

Analise a sua experiência 

Verifique há quantos anos a empresa de Outsourcing está no mercado, pois uma empresa que está há bastante tempo no mercado é capaz de satisfazer seus clientes e parceiros a longo prazo, consegue superar crises financeiras e econômicas.  

Confira as parcerias do fornecedor 

Questione se o fornecedor firmou parcerias com fabricantes das impressoras e outros aparelhos. Tais parcerias fazem com a empresa de Outsourcing de Impressão tenha um acesso privilegiado a equipamentos modernizados por um melhor custo-benefício. 

Examine os serviços e equipamentos 

Nem todo fornecedor terá as tecnologias e soluções que atenderão a demanda do seu negócio. Antes de tomar sua decisão, analise quais são os tipos de equipamentos, serviços e sistemas disponibilizados. 

Veja se há segmentação 

Cada segmento tem necessidades específicas a serem atendidas, por isso analise se o fornecedor tem experiência em atender outras empresas da sua área. 

Estude o SLA de atendimento 

SLA de atendimento prevê o nível de qualidade do serviço do fornecedor. Esse documento traz mais segurança ao contratante do Outsourcing, já que ele tem garantia do que receberá. Saiba que o SLA traz níveis mínimos, o que significa que é possível que a contratada forneça um atendimento superior ao previsto no documento. Entre os aspectos que devem ser examinados nele são: 

·        Prazo para solução de problemas;

·        Descrição detalhada do serviço;

·        Disponibilidade do serviço;

·        Prazo para atendimento;

·        Custo do serviço;

·         Processo para solicitação de atendimento;

·         Usuários que podem solicitar o serviço;

·         Itens que não são contemplados pelo serviço.

Outsourcing de Impressão é com a Office Total!

A Office Total é a terceira maior empresa do país no que diz respeito ao Aluguel de Impressoras, trazendo diferenciais, benefícios e soluções que são capazes de atender as necessidades de negócios de vários segmentos. Entenda mais sobre a empresa seguir. 

Diferenciais 

Os diferenciais competitivos desenvolvidos pela Office Total fazem com que ela se destaque no mercado de Outsourcing de Impressão. Confira-os:

·         Abrangência nacional: ela atende em todo o território brasileiro, sendo que já tem mais de 3 mil clientes e 30 mil equipamentos instalados em todo o país;

·         Ampla expertise: conta com mais de 25 anos de experiência na área, atendendo pequenas, médias e grandes empresas;

·         Excelência na prestação do serviço: sua equipe técnica é formada por mais de 300 colaboradores experientes na área;

·         Customização: suas soluções podem ser personalizadas e integradas para atender as demandas específicas de cada cliente;

·         Tecnologia: ela tem parcerias com as principais fabricantes mundiais, tendo acesso a tecnologias de ponta;

·         Amplitude do serviço: a Office Total é considerada uma One-Stop Shop, o que significa que você encontrará um amplo rol de serviços e produtos em um único lugar. 

Benefícios 

Além de seus diferenciais, o Outsourcing de Impressão da Office Total ainda proporcionará vários benefícios que potencializarão o crescimento do seu negócio. Veja os principais deles: 

·         Controle: você conseguirá controlar o fluxo de impressão e cópias, o que envolve a quantidade de cópias feitas por cada usuário e departamento;

·         Previsibilidade: como seu negócio arcará apenas com o que foi contratado, são eliminadas imprevisibilidades financeiras, como compras de insumos de última hora;

·         Segurança: pode-se bloquear funções nativas das multifuncionais, liberando-as apenas para usuários autenticados;

·         Gestão online: você poderá gerenciar toda a área de impressão por uma interface web, relatórios dinâmicos, políticas de impressão e outras ferramentas;

·        Nuvem: um sistema em nuvem é disponibilizado por 24 horas por dia e 7 dias por semana, permitindo que você controle todo o setor à distância e até mesmo por dispositivos móveis (como smartphones);

·         Economia: é possível diminuir os custos ao reduzir falhas na atividade de impressão, desperdícios de materiais e ociosidade do pessoal.

Tipos de locação 

É relevante dizer que a Office Total oferece diferentes tipos de locação, como: 

·         Impressoras convencionais, multifuncionais, de alta produção, plotters, térmicas, duplicadores, 3D e mais;

·         Computadores, sejam eles desktops (de mesa), notebooks, chromebooks e tablets;

·         Acessórios, como mouses, teclados, headsets e mais;

·         Pacotes Office e seguros. 

Caso seja mais vantajoso adquirir os equipamentos em vez de alugá-los, a Office Total também realiza a venda dos itens, disponibilizando um atendimento exclusivo e direcionado por meio de televendas.

Como também, a Office Total simplificou o processo de aluguel de equipamentos para Home Office, bastando escolher os equipamentos, informar os dados e concluir a compra. Após, sua empresa e seus colaboradores receberão os equipamentos em casa.

Para firmar o contrato de Outsourcing de Impressão mais vantajoso, você deve analisar aspectos do seu próprio negócio e do fornecedor. Entretanto, sua empresa pode ter todas as suas necessidades satisfeitas contando com o suporte da Office Total, um fornecedor com inúmeros diferenciais e benefícios.

Fale já com um especialista para entender melhor como funciona o sistema de locação de impressoras, as soluções e serviços da Office Total!