Cada vez mais os gestores têm se preocupado com o planejamento estratégico de TI dentro das empresas.
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Isso porque a era da transformação digital fez com que os recursos e as demandas relacionadas à área de tecnologia ganhassem bastante destaque em organizações dos mais variados segmentos.
Então, para se manter por dentro das tendências e não ficar para trás, a atuação do departamento de TI deve ser analisada e otimizada sempre.
E é nesse ponto que o planejamento estratégico faz toda a diferença, indicando as correções necessárias para garantir os melhores resultados possíveis.
Confira o nosso artigo exclusivo e saiba como um bom planejamento faz toda a diferença para a rotina do departamento de TI!
Vamos lá?
O que é um planejamento estratégico de TI?
O planejamento estratégico de TI é a base para que o trabalho da área de tecnologia da informação flua de maneira mais estratégica e organizada. Também chamado de PETI, ele deve ser registrado em um documento para que possa ser consultado e avaliado sempre que necessário.
O que é imprescindível para o plano? Não deixe de colocar a estruturação dos ativos de tecnologia, os direcionamentos das atividades e os objetivos a serem atingidos. Isso mostra como a iniciativa está diretamente ligada aos próprios valores da companhia, o que torna a integração de tais práticas aos processos da empresa mais fácil.
Quando esse tipo de cuidado não é tomado, a atuação do departamento de TI fica defasado e incapaz de atender às necessidades do negócio. Nesses casos, normalmente os profissionais do setor precisam focar em atividades de caráter mais reativo (resolução de problemas), ao invés de colocarem em prática projetos que realmente podem fazer o negócio crescer e se destacar.
Por isso, é importante que o modelo seja constantemente colocado à prova e analisado com muita atenção para que ele seja eficiente e consiga desempenhar no maior nível de operacional possível.
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Qual a importância da TI para um negócio
Antes de falarmos da importância do planejamento estratégico de TI, precisamos falar da importância da TI para as empresas.
Até pouco tempo era comum relacionarmos a área de TI ao planejamento e implementação de tecnologias que davam suporte para a produtividade do restante dos colaboradores, por meio de ferramentas e sistemas que mantinham a infraestrutura de TI em pleno funcionamento.
Hoje esse papel ainda se mantém, mas essa área tem novos desafios para enfrentar, pois praticamente todos os negócios necessitam de soluções com base em tecnologia em todas as suas áreas.
Logo, a TI se torna importante para os negócios porque ela influencia a maneira como a empresa se comporta e trabalha como um todo, além de seus resultados transparecerem diretamente na satisfação dos clientes.
Então é fundamental compreender que um bom planejamento estratégico de TI tem potencial para dar mais fôlego ao seu negócio.
E nós vamos entrar em mais detalhes sobre isso logo abaixo. Vem com a gente!
Quais as principais vantagens que um bom planejamento estratégico de TI gera?
As principais vantagens que um bom planejamento estratégico de TI pode trazer para uma empresa incluem:
Redução de custos
Com uma atuação objetiva e otimizada, é possível resolver as demandas da área de TI de forma mais rápida e diminuir o uso de recursos desnecessários, o que acaba gerando uma redução de custos para a empresa.
Além disso, a eliminação de processos engessados e burocracias contribui para uma maior eficiência operacional, o que também reflete em economia para a organização.
Implementação de tecnologia
Um bom planejamento estratégico de TI ajuda a identificar quais são as soluções tecnológicas mais adequadas para cada caso, permitindo a implementação de tecnologia de forma mais eficiente e alinhada com os objetivos da empresa.
Isso inclui desde a adoção de novas ferramentas para aumentar a produtividade até o desenvolvimento de sistemas personalizados para atender às necessidades específicas da organização.
Fortalecimento do monitoramento de equipes
Acompanhar e medir os resultados são etapas importantes do planejamento estratégico de TI, pois ajudam a fortalecer o monitoramento das equipes e a identificar possíveis ajustes ao longo do caminho.
Dessa forma, é possível garantir que tudo esteja caminhando de acordo com o esperado e que a equipe esteja trabalhando em consonância com as metas e objetivos estabelecidos.
Reforça a segurança da informação
Por meio do estabelecimento de padrões a serem seguidos, é possível diminuir as vulnerabilidades que poderiam colocar os dados da empresa ou de clientes em risco, reforçando a segurança da informação.
Isso inclui medidas de proteção de dados, monitoramento constante de sistemas e ações de prevenção contra ataques cibernéticos.
Melhoria no atendimento às demandas da empresa
Uma vez que os procedimentos são mais simples e acessíveis, os profissionais de TI executam suas atividades de forma mais rápida e com baixo índice de erros, seja no desenvolvimento de sistemas personalizados ou no atendimento a uma chamada de suporte técnico.
Em outras palavras, o planejamento estratégico contribui para uma maior agilidade na resolução de problemas e um atendimento mais eficiente às demandas da empresa.
Qual a importância do planejamento em tecnologia da informação?
O planejamento estratégico em TI é importante porque ele pode contribuir para o sucesso de uma empresa, afinal, ele avalia tanto condições internas, quanto condições externas de um negócio para alocar recursos da melhor maneira possível.
Além do mais, o mercado atualmente tem uma alta competitividade, independentemente do ramo ou nicho que a empresa esteja.
Isso faz com que surja a necessidade de todos os negócios encontrarem um diferencial competitivo para se destacar de seus concorrentes e ter mais credibilidade com os clientes.
Nesse cenário, o setor de tecnologia consegue ser um grande aliado das empresas, oferecendo chances de melhorar a experiência do cliente com atendimento e até mesmo possibilitando a chance de suprir uma necessidade com o seu produto ou serviço que as outras empresas ainda não suprem.
E quando falamos em melhorias internas, o planejamento estratégico em TI consegue apresentar ainda mais benefícios, pois é capaz de otimizar o tempo e os processos de produção com ferramentas tecnológicas, aumentando assim a produtividade dos colaboradores e minimizando perdas na rotina de trabalho.
Mas é fundamental saber que a TI só consegue apresentar esses resultados caso tenha um planejamento estratégico em funcionamento, afinal de contas, nenhum setor consegue alcançar objetivos dentro de uma empresa se não tiver um bom planejamento.
Isso porque um planejamento envolve elaborar e monitorar o cumprimento das estratégias que foram traçadas para ver se elas fizeram sentido e irão conseguir entregar os resultados esperados.
Então, como você pode ver, o planejamento estratégico de TI é importante porque ele une os avanços tecnológicos ao seu negócio para dar a chance de aumentar a sua produção e qualidade dos seus produtos e serviços diante da concorrência.
Assim os negócios têm rotinas, ferramentas e planejamentos pensados estrategicamente para atender as demandas internas e externas de um negócio.
E lembre-se: empresas que não se adaptam às novas tecnologias, tendem a ficar para trás no gosto do consumidor.
Quais são as 5 fases do plano estratégico de TI?
As 5 fases do planejamento estratégico de TI são a missão, visão e valores, análise dos ambientes interno e externo, a definição de metas e objetivos, a definição do plano de ação e, por fim, a mensuração e acompanhamento de resultados.
Na sequência, explicaremos como fazer cada uma dessas fases na prática. Acompanhe!
1. Missão, Visão e Valores
A missão, visão e valores definem qual é o posicionamento de uma empresa e dá a ela uma identidade única que deve ser usada como base para construir um planejamento estratégico em qualquer projeto, principalmente de TI.
Nesse sentido, a missão se trata da razão pela qual a empresa existe, enquanto a visão é onde a empresa quer chegar e os valores são os princípios inegociáveis de uma organização.
Ressaltamos que essas informações precisam estar claras na cultura interna de uma empresa para que todos os colaboradores consigam trabalhar de acordo com a missão, visão e valores.
2. Análise dos ambientes interno e externo
Os fatores internos e externos de uma empresa precisam fazer parte do planejamento estratégico de TI para que a área consiga entender quais pontos exercem influência direta ou indireta nos processos do negócio.
Nesse cenário, existem duas maneiras práticas e eficientes de fazer uma análise desses ambientes, sendo a análise SWOT, referente análise externa e interna, e a análise de PESTEL, mais focada na análise externa.
Abaixo vamos explicar como realizar cada uma delas.
Análise SWOT
Análise SWOT também conhecida como análise FOFA e significa:
- Forças (Strength)
- Fraquezas (Weakness)
- Oportunidades (Opportunities)
- Ameaças (Threats)
Aqui, as forças e fraquezas envolvem o ambiente interno do seu negócio, enquanto as oportunidades e ameaças dizem respeito aos fatores externos.
Por exemplo, vamos imaginar que as forças que você tem dentro da sua empresa são colaboradores que são engajados e motivados e os seus produtos que são diferenciados dos da concorrência.
Enquanto isso, as suas fraquezas podem ser profissionais desqualificados e equipamentos tecnológicos antigos.
As oportunidades podem dizer respeito à chance de investir em processos de mercado que ainda não tiveram as necessidades atendidas por nenhuma outra empresa.
E as suas ameaças podem ser crise na economia e na política.
Análise PESTEL
Com um foco maior no ambiente externo, a análise PESTEL pede que você considere seis fatores macroeconômicos que tem Impacto nas atividades do seu negócio, sendo eles:
- políticos
- econômicos;
- sociais;
- tecnológicos;
- ecológicos;
- legais.
Na prática, um exemplo que podemos dar é:
- políticos: intervenções do governo na economia;
- econômicos: inflação, juros e taxa de câmbio;
- sociais:escolaridade, distribuição de renda e dados demográficos;
- tecnológicos: aplicativos, automação e softwares de gestão;
- ecológicos: usar recursos naturais;
- legais: direitos do consumidor e leis trabalhistas.
3. Definição de metas e objetivos
Ao definir metas e objetivos enquanto faz o planejamento estratégico de TI, elas devem ser inteligentes, ou seja, seguir o padrão SMART, que significa:
- Específicos (Specific)
- Mensuráveis (Measurable)
- Alcançáveis (Achievable)
- Relevantes (Relevant)
- Com base em um prazo (Time-based).
Um exemplo de metas e objetivos SMART é você querer diminuir o custo de aquisição de clientes (CAC) para 30% nos próximos 24 meses. Assim, a sua meta SMART fica da seguinte forma:
- S – Específico: diminuir o CAC.
- M – Mensurável: diminuir em 30%.
- A – Alcançável: no passado a organização já conseguiu reduzir o CAC em 40%. Colocamos a meta em 30% para conseguir alcançar com ações de fidelização e Marketing.
- R – Relevante: reduzir 30% do CAC é uma economia significativa e que pode possibilitar a compra de novos equipamentos para o time.
- T – Tempo: 24 meses.
4. Definição do plano de ação
O plano de ação é um momento de executar as estratégias, especificando qual papel cada colaborador irá exercer e quais serão os recursos necessários para que todas as ações previstas saiam do papel.
A ferramenta 5W2H é perfeita para auxiliar nessa etapa. Ela consiste em 5Ws e 2Hs que especificam:
- What – O que fazer?
- Why – Por que fazer?
- Where – Onde fazer?
- When – Quando fazer?
- Who – Quem vai fazer?
- How – Como fazer?
- How much – Quanto custa fazer?
Quando você responde essas 7 perguntas, fica mais fácil elaborar o plano de ação do planejamento estratégico de TI. Veja só um exemplo:
- o quê: lançar um e-commerce;
- por quê: para expandir as vendas para um novo ambiente mais prático e confortável para os consumidores;
- onde: no ambiente digital;
- quando: 01/01/2023;
- quem: departamento de Tecnologia da Informação;
- como: com a metodologia Agile;
- quanto vai custar: R$ 20.000
5. Mensuração e acompanhamento de resultados
A mensuração e acompanhamento de resultados é a última etapa do planejamento estratégico de TI, sendo um dos mais importantes desse ciclo.
Nele, você deve buscar por mecanismos que monitorem todas as etapas do planejamento estratégico para saber se tudo que foi estabelecido está caminhando de acordo com o esperado ou se há preciso fazer algumas mudanças e ajustes ao longo do caminho.
KPI
O Key Performance Indicator (KPI) se trata de indicadores chaves que permitem mensurar a performance de qualquer processo da sua organização.
Isso porque os KPIs disponibilizam informações que possibilitam direcionar os recursos e esforços de forma mais assertiva, indicando quais aspectos da empresa estão indo bem e quais precisam de algumas melhorias.
Alguns exemplos de KPI que podemos trazer são:
- Retorno sobre Investimento (ROI)
- Custo de Aquisição de Cliente (CAC)
- Taxa de Conversão
- Net Promoter Score (NPS)
- Customer Lifetime Value (CLV)
- Churn Rate
Quais são os pilares para o planejamento estratégico de TI?
Veja a seguir os cinco pilares do planejamento estratégico de TI:
- Estratégia de negócios: antes de pensar em como o departamento de TI vai atuar, é necessário que a companhia como um todo tenha sua estratégia de negócios bem definida. Nesse contexto, a visão e os valores da empresa devem andar lado a lado para se construir uma estratégia de TI eficiente;
- Definição de metas de TI: em paralelo com os objetivos da empresa, o departamento de TI deve definir com metas próprias, estabelecidas de acordo com as demandas do negócio e levando em conta a sustentabilidade da operação;
- Identificação de soluções possíveis: com base nas demandas e desafios da equipe de TI, é possível identificar as soluções mais adequadas para que o setor tenha um bom desempenho, levando em conta fatores como a reputação dos fornecedores, as condições de cada serviço e seu impacto financeiro;
- Plano de execução: com a estratégia e as soluções definidas, é preciso colocar o planejamento em prática e acompanhar os resultados por meio de indicadores de performance;
- Investimento em outsourcing: a terceirização de soluções de gerenciamento pode ajudar a tornar a TI mais estratégica, desde que sejam escolhidas empresas que entregam serviços de qualidade e têm um relacionamento próximo com seus clientes.
Como realizar um bom planejamento estratégico de TI?
Como você deve ter notado, realizar um planejamento estratégico de TI adaptado ao perfil da empresa nem sempre é uma tarefa simples. É preciso que tanto aqueles que contam com conhecimento técnico da área quanto os que ocupam os cargos mais estratégicos da empresa trabalhem juntos para que as definições façam a diferença de maneira positiva.
Abaixo, você confere alguns passos importantes que ajudam a orientar esse desenvolvimento de forma integrada à visão da empresa e às expectativas de seus clientes. A partir deles, será mais fácil obter resultados positivos com o planejamento estratégico de TI, vamos lá?
1. Tenha uma estratégia de negócios
Antes mesmo de pensar em como seu departamento de Tecnologia da Informação irá atuar, é necessário que a companhia como um todo tenha sua estratégia de negócios bem definida. Como adiantamos anteriormente, a visão e os valores da empresa devem andar lado a lado para se construir uma estratégia de TI eficiente.
Esse tipo de preparação garante que as diretrizes estabelecidas serão coerentes com as metas e a cultura organizacional; portanto, as boas práticas de TI poderão ser incorporadas pelos colaboradores mais facilmente.
2. Defina metas de TI
Em paralelo com os objetivos da empresa, o departamento de TI também deve atuar com metas próprias. Elas são estabelecidas de acordo com as demandas do negócio, podendo ser relacionadas a transformação digital, otimização de processos, aumento da segurança de dados, redução de custos, entre outras.
Para isso, vale também definir objetivos de curto, médio e longo prazo. Isso faz com que a equipe se mantenha motivada ao visualizar o resultado concreto de suas atividades no dia a dia.
3. Identifique as soluções possíveis
A esse ponto, o gestor já terá melhores condições de saber quais são os principais desafios que a sua equipe de TI deverá enfrentar. E é com base nisso que se pode também identificar as soluções mais adequadas para que o setor tenha um bom desempenho.
Esse trabalho de mapeamento deve abranger todos os recursos tecnológicos disponíveis no mercado, como a locação de equipamentos com serviços já inclusos, o que facilita chegar às melhores alternativas para cada caso.
Junto com a capacidade de otimização das atividades, também é importante considerar fatores como a reputação dos fornecedores, as condições de cada serviço e seu impacto financeiro.
4. Tenha um plano de execução
Com a estratégia e as soluções definidas, chega o momento de tirar o planejamento do papel e colocá-lo em prática. Por isso, cada colaborador deve ter plena consciência da sua importância nesse processo e estar familiarizado com a política que a empresa seguirá.
Para acompanhar os seus resultados, os indicadores de performance servem como uma importante referência. Então, basear as análises nos seus resultados ao longo do tempo ajuda a descobrir se os resultados esperados estão de fato surgindo.
5. Dica extra: invista em outsourcing
Investir na assinatura de equipamentos significa terceirizar as soluções de gerenciamento e ter em mãos ferramentas especializadas em gestão empresarial, tirando da sua TI o cargo operacional de torná-la mais estratégica.
Mas para que isso dê certo, você deve procurar por empresas que entregam serviços de qualidade e que tenham um relacionamento próximo com seus clientes, pensando em um crescimento mútuo.
Deste modo, o planejamento estratégico de TI tem ainda mais chances de revolucionar a maneira que o seu negócio se posiciona no mercado!
Quais as principais vantagens que um bom planejamento estratégico de TI gera?
É fácil entender os motivos que fizeram o planejamento ter ganhado relevância nas empresas quando analisamos os benefícios que ele pode gerar. Além de aumentar a produtividade do setor, existem outras vantagens que fazem a iniciativa valer a pena.
A aplicação de soluções mais modernas permite que a empresa elimine processos engessados, reduzindo também burocracias e atrasos no atendimento das demandas. Com procedimentos mais simples e acessíveis, os profissionais executam suas atividades de forma mais rápida e com baixo índice de erros, seja no desenvolvimento de sistemas personalizados ou no atendimento a uma chamada de suporte técnico.
Outro benefício importante é o aumento na segurança das informações relevantes para a organização. Com o estabelecimento de padrões a serem seguidos, é possível diminuir as eventuais vulnerabilidades que poderiam colocar os dados da empresa ou de clientes em risco.
No final das contas, além de uma atuação objetiva e otimizada, um bom planejamento de TI proporciona também uma redução nos custos operacionais. Resolvendo as demandas da área de forma mais rápida e diminuindo o uso de recursos desnecessários, os benefícios chegarão ao departamento financeiro, que terá melhores condições para garantir a continuidade saudável do negócio.
É claro que tudo isso passa diretamente pela infraestrutura que a empresa dispõe para colocar seu planejamento em prática. Então, que tal continuar conosco e aprender mais sobre a gestão e atualização de parque tecnológico em TI?
Vem com a gente!
Conte com os serviços da Office Total para elevar o seu planejamento estratégico de TI.
Conclusão
Se você chegou até aqui, já sabe tudo sobre planejamento estratégico de TI, desde o que ele é, a sua importância, fases, como fazê-lo na prática e principais vantagens.
Agora é hora de pôr a mão na massa e colocar esse planejamento em prática. Então, salve esse artigo para que você consiga elaborar todas as etapas e conseguir os melhores resultados.
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