Entenda mais sobre o outsourcing de impressão e saiba quais os benefícios que ele pode trazer para a sua empresa.

O uso de impressoras é parte fundamental da operação de qualquer empresa. Contudo, a transformação digital e os avanços da tecnologia mudaram a forma como esse recurso é utilizado. Hoje, o outsourcing de impressão é uma realidade em diversos setores do mercado. 

Mas, afinal, você sabe como ele funciona e por que está virando tendência? É justamente isso que mostraremos aqui no post. Então, aproveite a leitura!

O que é outsourcing de impressão? 

O outsourcing de impressão é um serviço prestado por empresas que fornecem impressoras e outros dispositivos similares. Seu objetivo é atender à demanda de cada cliente de acordo com as necessidades da sua operação. 

Assim, a responsabilidade pelos equipamentos fica por conta de quem fornece o outsourcing. Questões como manutenção, compra de peças, reposição de insumos e a aquisição de novas impressoras ficam por conta da empresa terceirizada. 

O serviço pode ser interessante para organizações de todos os tamanhos e setores de atuação — e esse é um dos diferenciais que merecem atenção.

Quais as vantagens do outsourcing de impressão? 

Ao contratar esse tipo de serviço, o primeiro impacto sentido pela sua empresa é justamente não precisar lidar com a responsabilidade pelos equipamentos. Trata-se de algo que pode ser fácil para especialistas que atuam com isso o tempo todo, mas a realidade nas empresas é outra. 

Uma única falha pode atrasar atividades de diversas equipes, sobretudo quando há apenas um equipamento atendendo muitas pessoas. Por isso, o outsourcing representa uma alternativa interessante para quem quer ter à disposição um número maior de impressoras e equipes focadas na sua conservação e renovação. 

gestão dos insumos também deixa de ser uma preocupação. Isso significa liberar tempo de profissionais que precisavam fazer pedidos de compras com certa frequência para repor papel, tinta, toners, grampos etc. 

Vale destacar que isso gera uma redução de custos significativa. Afinal, são atividades que passam a ser realizadas pela empresa de outsourcing. É claro que algumas despesas estão embutidas no valor do contrato, mas a vantagem está justamente no uso flexível do recurso. 

Em primeiro lugar, você não precisa pagar pela manutenção de equipamentos que muitas vezes nem são utilizados com frequência. Somado a isso, você libera tempo das suas equipes para que elas foquem em outras atividades mais essenciais. 

Por fim, o próprio uso das impressoras pode ser gerenciado com mais eficiência. Ao realizar um contrato de outsourcing, você estabelece as regras para que os funcionários evitem a impressão de tudo que não seja essencial. 

O resultado é uma empresa mais sustentável e econômica com seus recursos tecnológicos. 

Qual a importância da impressão gerenciada para seu negócio? 

Um nível mais avançado de outsourcing é aquele que envolve a impressão gerenciada. O serviço inclui ferramentas de monitoramento e adequação dos documentos para otimizar o uso dos equipamentos. 

O objetivo é melhorar a produtividade por meio do aperfeiçoamento desses arquivos. Não se trata apenas de repensar documentos para que eles sejam mais enxutos, mas remodelar todo o fluxo de informações dentro da empresa. 

Em tempos de transformação digital, é fundamental que o gestor busque alternativas para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a produtividade. O que muita gente ignora é que isso pode ser feito em atividades básicas, como o uso das impressoras. 

Contudo, isso nem sempre é tão fácil de fazer por conta própria. Afinal, como você avaliaria a demanda de impressão de cada profissional para criar cotas de impressão e um sistema de permissão para cada usuário? 

Estamos falando de um processo que exige expertise — algo que um especialista tem a oferecer. Não é à toa que cada vez mais empresas optam pelo outsourcing, seguindo uma tendência que ocorre em diversas atividades da empresa: TI, RH, projetos, segurança, limpeza etc. 

Como funciona o outsourcing de impressão? 

Mostramos acima que os serviços vão além da oferta de equipamentos. Manutenção, reposição de peças, suporte e até a otimização da sua gestão podem ser parte do outsourcing contratado. Agora, vejamos mais de perto como isso é implementado. 

O primeiro passo é a análise do cenário atual. A empresa contratada levanta a demanda de impressão de cada departamento, detalhando as necessidades e os custos relacionados ao trabalho de cada grupo. 

A partir desse ponto, é possível planejar a migração para o serviço.

Validação

Após o levantamento, uma equipe técnica faz um mapeamento para definir que infraestrutura tecnológica será necessária para atender às demandas da sua empresa. 

Em outras palavras, são estabelecidos o número e os tipos de impressões feitas (colorida, frente e verso, reduzidas etc.), o volume de papel e os acessórios. 

Outros detalhes, como a função fax e o leitor RFID, também são definidos nessa etapa.

Contratação

Com o desenho técnico em mãos, o comercial da empresa de outsourcing apresenta a você os níveis de serviço ideais, incluindo eventual suporte, os canais de atendimento, a reposição de suprimentos etc. 

O contrato, então, é estipulado com valores e prazos, além do próprio cronograma de implementação dos equipamentos.

Instalação e operação

Por fim, são implementadas as impressoras e estabelecidos os meios de prestação do serviço. A fase é delicada, pois é preciso garantir que toda a empresa esteja sendo atendida conforme o planejado. Portanto, lembre-se de contar com um fornecedor transparente e confiável. 

Office Total, por exemplo, tem mais de 25 anos de experiência em conectar soluções inovadoras para impulsionar o desempenho dos seus clientes. Seu outsourcing de impressão pode abranger tanto a sede da sua empresa, quanto o home office dos colaboradores. 

Com equipamentos de ponta e atualizações frequentes, a Office Total atua para que qualquer empresa possa contar com esse tipo de solução sem precisar fazer um investimento inicial. Além disso, são disponibilizados canais de atendimento e suporte para atender quaisquer necessidades do dia a dia, incluindo gestão e reparo dos equipamentos.

São diferenciais que tornam a Office Total uma referência no mercado. Por isso, coloque o outsourcing de impressão para trabalhar a seu favor. Em pouco tempo, sua empresa aumenta a produtividade e reduz custos! 

Se quer entender como fazemos isso no contexto específico do seu negócio, marque uma reunião com um de nossos especialistas agora mesmo!