A impressão sob demanda tem ganhado espaço em hospitais e clínicas por conta da sua praticidade. Essa solução é capaz de oferecer diagnósticos precisos, assim como também reduzir custos.

Mas para que você tenha acesso a essa tendência, vai precisar investir em uma gestão que otimize seus processos internos.  Especialistas apontam que a qualificação da gestão é essencial para otimizar recursos tanto no setor privado quanto público.

E nesse ramo, temos experiência de sobra. Possuímos diversas soluções para melhorar a gestão de diagnóstico de hospitais e clínicas. Tornamos a impressão de documentos médicos sob demanda uma ação simples e que proporciona ganhos relevantes para o estabelecimento.

Para transmitirmos um pouquinho de todo nosso conhecimento sobre impressão sob demanda para você, criamos esse conteúdo.

Então, se você quer entender como essa solução é capaz de reduzir custos para clínicas e hospitais, continue com a gente!

O que é impressão sob demanda e como funciona?

A impressão sob demanda é um modelo de negócios no qual uma empresa terceiriza os serviços de impressão. No caso de hospitais e clínicas médicas, será impresso somente os documentos necessários (pedido por pacientes e/ou médicos, por exemplo).

Por meio de softwares específicos, você consegue escolher quem pode imprimir documentos ou não (exames de imagens médicas, laudos e pedidos de internação, entre outros).  Essa ferramenta ainda permite rastrear de qual dispositivo está saindo um comando de impressão, determinar quais setores têm acesso à impressão e até a quantidade de cópias que cada funcionário pode imprimir.

Agora que já ficou claro o que é a impressão sob demanda e como ela funciona, vamos falar sobre suas vantagens práticas!

Por que investir em impressão sob demanda?

A impressão sob demanda traz inúmeras vantagens. A principal delas é a economia de papel, tinta, toner e energia; mas também ajuda na preservação de equipamentos. Outro custo relacionado à impressão – até óbvio, mas pouco levado em consideração – é o espaço físico.

Afinal, quando um documento médico é impresso e o paciente não vem buscá-lo, é preciso uma estrutura física para armazená-lo. Outro ganho da instituição com a impressão sob demanda está relacionado ao meio ambiente. Diminuir o uso de papel é considerado como exemplo de boa prática no quesito sustentabilidade.

Mas não para por aí, hein! Ainda podemos citar como benefícios ao implantar esse modelo de serviço:

Redução de desperdício

Você com certeza irá desperdiçar menos material.

Com uma gestão adequada, sua clínica só irá imprimir o que é realmente necessário, com a qualidade e o material correto.

Controle no uso das impressoras

Nem todos os colaboradores do hospital ou da clínica precisam imprimir exames de imagens, laudos ou outros documentos relativos à rotina hospitalar.

Então, é interessante que o gestor tenha autonomia para definir o uso dos equipamentos somente para determinados profissionais. Essa autorização é realizada por meio de senhas.

Acesso a relatórios específicos

O sistema de impressão sob demanda permite acessar relatórios que trazem uma série de informações, como: quantidade de impressões por colaborador ou setor, categorização de documentos de acordo com a necessidade da instituição e até se foi atingido o limite de impressões disponibilizadas para determinado período.

Custos reduzidos

A redução do número de impressões permite diminuir a compra de papel, tinta e toner. Logo, você vai ter uma redução de custos com esses elementos.

A impressão sob demanda também permite que os processos sejam automatizados. O que isso significa? Bem, você irá aumentar a produtividade e reduzir outros custos, como mão-de-obra e manutenção de equipamentos, entre outros.

E com a redução de despesas, você pode explorar novos horizontes, não é mesmo? Essa pode ser a chance de investir os valores economizados em outros setores da empresa e garantir ações mais assertivas e estratégicas.

Manutenção preventiva e consertos mais ágeis

A rotina intensa das instituições da área de saúde exige que as impressoras estejam funcionando à pleno vapor. Porém, infelizmente a realidade não é assim.  É comum que esses equipamentos apresentem falhas e, na maioria dos casos, exijam conserto.

Então, é importante que você conte com manutenções preventivas, consertos mais ágeis e até a substituição do equipamento, caso seja necessário.

Controle dos insumos

Com a impressão sob demanda também é possível monitorar os insumos e gerenciar a compra e estoque desses suprimentos. Assim você irá garantir a disponibilidade deles sempre e ainda vai reduzir desperdício.

Maior eficiência e produtividade

A gestão desse modelo também deixa seu fluxo de impressões mais ágil. E você só terá vantagens com isso!  Afinal, aumenta a produtividade e a eficiência dos colaboradores, que, inclusive, podem dedicar mais tempo a outras atividades estratégicas da clínica ou do hospital.

Como a impressão sob demanda pode otimizar a área da saúde?

A impressão sob demanda é uma ótima solução para a área da saúde pois diminui consideravelmente o desperdício de recursos. Neste caso, quando realizado um exame, é possível selecionar apenas a impressão dos exames que serão realmente necessários, que normalmente são usados em consultas posteriores.

Esse simples fato reduz o desperdício em, aproximadamente, 50%. Além disso, o papel utilizado em exames de imagem não é um papel qualquer. Então, o problema passa a ser ainda mais preocupante. Afinal, quanto dinheiro está sendo, literalmente, jogado no lixo? O que seria possível melhorar com essa “grana”?

Portanto, esse tipo de serviço, antes de tudo, busca imprimir somente o que é essencial.

Além disso, também é possível contar com o apoio da Inteligência Artificial por meio da função OCR (Optical Character Recognition ou Reconhecimento Óptico de Caracteres), tecnologia que permite digitalizar e editar um documento de imagem, agregando agilidade, precisão e redução de custos!

Como adotar um sistema de impressão sob demanda?

Agora que você já sabe o que é impressão sob demanda e quais as vantagens em adotar esse tipo de serviço, é importante saber escolher o fornecedor ideal para esse modelo de gerenciamento. 

E, para isso, é necessário tomar alguns cuidados. Até porque a empresa escolhida deve, além de ser eficiente, ser capaz de suprir todas as suas demandas.   Por isso, fique de olho nesse passo a passo que fizemos para te ajudar nessa tarefa. Confira!

1. Saiba quais são as empresas disponíveis no mercado

O primeiro passo para achar uma parceria de qualidade é pesquisar quais são as empresas disponíveis no mercado de outsourcing de impressão.

A pesquisa deve responder questões como prazos de entrega, qualidade de serviços prestados e valores cobrados.  Assim vai ser possível escolher a melhor opção com segurança; além de garantir bons resultados e evitar problemas futuros.

2. Informe-se com outros clientes

A indicação de clientes que já utilizam os serviços do fornecedor é outro passo importante. Então, faça um levantamento e entre em contato com os clientes do fornecedor que você está avaliando e pergunte o que acham do serviço prestado e se já houve algum tipo de problema.

3. Confira a qualidade do serviço

Antes de fechar o contrato, conheça todos os detalhes dos equipamentos disponíveis. Se possível, peça até uma demonstração do produto ou serviço. Quanto mais detalhes você tiver a respeito do fornecedor e seus produtos/serviços, menores serão as chances de ter surpresas desagradáveis.

4. Sonde a situação financeira do fornecedor

Informações sobre a situação da empresa é fundamental para fechar o contrato. Afinal, uma condição financeira estável é praticamente garantia de que receberá o serviço contratado.

5. Prazos

O cumprimento dos prazos de entrega é um fator determinante para avaliar – e até mesmo confirmar- a qualidade do serviço prestado e bater o martelo para fechar o negócio.

Gostou da nossa explicação sobre impressão sob demanda? Foi muito legal passar um pouco de nosso conhecimento e expertise para você, mas não pare por aqui!

Mantenha-se sempre informado e buscando novos conhecimentos! Se quiser aprender como fazer a gestão e atualização do seu Parque Tecnológico de TI, é só ler outro conteúdo que produzimos para você!

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