Quando colaboradores praticam alguma ação ou aderem a alguma solução de TI sem o conhecimento do departamento, nós chamamos de shadow IT.
Dentro de empresas de qualquer segmento, a área de TI precisa impor determinadas regras de acessos, para que tudo funcione em conformidade.
E quando acontece o shadow IT, é preciso que o setor de TI tenha conhecimento dessas atividades, para garantir a segurança da empresa e checar se essa atividade em questão pode ou não fazer parte do dia a dia da empresa.
Está em dúvida sobre como isso acontece na prática? Então siga a leitura do nosso artigo e entenda melhor o que é shadow IT, quais os seus riscos e como lidar com essa situação dentro de seu negócio!
O que é Shadow IT? Entenda o conceito
Para ficar mais simples a compreensão do que é shadow it, vamos primeiro traduzi-lo. Shadow it ficou conhecido no brasil pelo termo de “TI invisível”.
Essa aplicação da tradução faz sentido uma vez que o shadow it é uma expressão dada para as condutas não oficiais, desconhecidas e não autorizadas pela gestão de TI de uma organização.
Ou seja, basicamente é quando um colaborador ou até mesmo um setor inteiro adere a um software ou dispositivo sem a autorização e monitoramento da equipe de TI.
E embora essa não seja uma prática correta, é normal que ela não seja feita com más intenções, mas sim com a finalidade de melhorar algum processo interno.
Sendo assim, geralmente o shadow it é um meio que um colaborador encontrou enquanto buscava uma solução rápida e prática para fazer sua função mais ágil.
O ponto negativo é que, no caminho dessa busca e adesão de um novo software ou dispositivo, esse colaborador pulou a parte em que é necessário entrar em contato com o setor de TI para garantir se essa é a ferramenta ideal.
Esse movimento de “pular o contato com a TI” também não precisa necessariamente ser visto com maus olhos, uma vez que o colaborador pode, por exemplo, não querer incomodar o time e achar que está tudo bem fazer apenas uma instalação.
Mas infelizmente essas práticas abrem espaço para a segurança tecnológica da empresa ficar em risco, a deixando mais vulnerável virtualmente falando.
Isso porque essas instalações inofensivas podem gerar ataques cibernéticos, vazamento de dados e falhas de hardwares.
Então, podemos concluir que o shadow IT é uma prática muito comum nas empresas, muitas vezes inofensivas por parte de quem a faz, mas arriscada quando o assunto é segurança da informação, por isso ela precisa ser controlada.
Exemplos de práticas de shadow IT
Uma das práticas mais comuns de shadow IT é o uso de serviços em nuvem não autorizados pelo setor de TI para gerenciar tarefas, agenda de trabalho, gestão de projetos e afins.
Fazer uso de um e-mail que não seja o profissional também pode se configurar como uma prática de shadow IT, pois é comum que nesse ato aconteçam algumas trocas de informações confidenciais da empresa.
Logo, essa atitude coloca em risco essas informações de uma maneira que o setor de TI não consegue protegê-las.
Outro exemplo comum de shadow IT são as instalações de aplicativos de telefone e tablet.
Assim, é comum que sejam baixados aplicativos proibidos e perigosos que conseguem se infiltrar nos dispositivos da empresa.
Por fim, há também as ofertas SaaS, ou seja, um serviço que disponibiliza softwares e soluções de tecnologia por meio da internet, sem a necessidade de instalação e atualização, basta ter conexão com a internet.
Essa prática é extremamente comum devido ao fato de não ter muitos obstáculos para o seu uso, conter uma interface intuitiva e permissão de acesso simples de qualquer lugar, apenas necessitando de um sinal de internet, como falamos acima.
Implicações e riscos do Shadow IT para organizações
Conseguiu entender melhor o que é shadow IT e os seus exemplos? Então agora é hora de ficar por dentro de algumas implicações e riscos que essa prática leva às organizações.
Vazamento de dados
Ao utilizar softwares não autorizados pela TI, por exemplo, os riscos de vazamento de dados de uma empresa aumentam.
E vale lembrar que essa é uma realidade terrível das empresas brasileiras, visto que apenas em 2021 foram mais de 227 milhões de dados de brasileiros expostos, deixando o nosso país no topo do ranking de vazamento de informação e de invasões em todo o mundo.
E esses vazamentos ocorrem justamente pela vulnerabilidade dos dispositivos tecnológicos, algo que é um reflexo da prática de shadow IT.
Não conformidade
Empresas que estão sujeitas a regulamentos de conformidade rigorosos correm muito risco com colaboradores que colocam em prática o shadow IT.
Vamos supor que os colaboradores de um hospital começaram a armazenar dados confidenciais de pacientes em soluções de armazenamento de nuvem e sem a autorização do time de TI.
Essa atitude pode fazer com que o hospital seja obrigado a auditar, identificar e divulgar o escopo e o impacto de cada incidente que possa vir a acontecer ou que efetivamente aconteceu.
Isso, além de expor informações sensíveis à privacidade a ataques cibernéticos, faz com que o hospital também possa enfrentar processos judiciais ou multas devido a não conformidade, prejudicando assim a reputação e os negócios da organização.
Reduz a visibilidade e controle
Quando as informações e dados de uma empresa são migrados para um dispositivo que não é autorizado pelo time de TI, isso significa que eles perderam a visibilidade e controle destes elementos.
Isso porque ao não saberem dessa migração, eles não são capazes de ficar em conformidade regulatória e de segurança.
Além do mais, o setor de TI fica incapacidado de evitar vazamento de dados e executar medidas de recuperação de desastres que envolvem esses dados e informações migradas.
Aumento da superfície de ataque
O shadow IT aumenta as superfícies de ataque organizacional.
Afinal, nesta situação nós temos os repositórios de dados não gerenciados, que ficam fora dos limites de segurança estabelecidos.
Assim, o shadow IT não é coberto por nenhum sistema de teste de penetração, detecção de intrusão, informações de segurança e gerenciamento de eventos.
Práticas para gerenciar riscos e reduzir o Shadow IT
Como você viu, o shadow it pode causar diversos riscos para a sua organização.
Mas nós separamos aqui algumas sugestões para driblá-lo em seu espaço de trabalho. Confira!
Defina políticas de segurança
Quando você define uma política de segurança de TI, você fornece em um documento quais são as regras e os procedimentos que os colaboradores devem seguir.
Essas regras estão voltadas ao acesso e uso de todos os ativos e recursos de TI de uma empresa.
Desta forma, o objetivo dessa política é conscientizar os colaboradores sobre as ameaças à segurança e os manter por dentro das estratégias e diretrizes que mitigam a vulnerabilidade de segurança de TI.
Ou seja, elas servem como uma orientação a todos sobre o que pode ser feito e o que não pode.
Promova treinamentos de segurança
Em treinamentos de segurança, você repassa informações fundamentais sobre os riscos do shadow it e como todos podem colaborar para cumprir os requisitos de segurança tecnológica.
Aqui, você também pode reforçar as políticas de segurança e a importância de seguir os protocolos de governança.
Assim, todos ficam na mesma página quando o assunto é entender os riscos associados à TI e as atitudes que os evitam.
Adopte tecnologías para discovery de ativos
As tecnologias para discovery de ativos são capazes de monitorar redes fora do comum, compras inesperadas, migrações de dados e cargas de trabalho, padrões de uso de TI e outros indicadores de práticas de shadow it.
Então, com a adoção dessa tecnologia, é possível descobrir previamente uma prática de shadow it e reduzir os seus riscos mais rápido.
Como o modelo de Hardware as a Service (HaaS) pode ajudar?
O modelo de Hardware as a Service (HaaS) se trata de uma modalidade em que você pode alugar computadores e outros equipamentos tecnológicos ao invés de comprá-los.
Isso inclui várias vantagens que podem diminuir os riscos de shadow it, como o mapeamento de ativos, que aumenta o nível de segurança de usuários, máquinas e softwares usados na organização.
Há também a chance de ter visibilidade constante e em tempo real das tecnologias disponibilizadas e realizar alterações nos componentes.
Infraestrutura segura para home office com a Office Total
Como você viu até agora, o shadow it é uma prática que costuma ter boas intenções por trás, mas que é muito prejudicial ao seu negócio.
E uma das formas de evitá-lo é tendo uma infraestrutura segura, principalmente quando o assunto é home office.
Nesta missão, a Office Total pode te ajudar, disponibilizando equipamentos para alugar com uma infraestrutura segura dos riscos do shadow it.
Permita-se ter à frente do seu negócio uma empresa que há mais de 26 anos entrega soluções de HaaS para organizações de todos os portes, com opções customizadas para o seu negócio.
Conheça já todas as nossas soluções para home office.
Conclusão
Neste artigo, nós queríamos te alertar para a prática de shadow it, explicando melhor esse termo, como ele acontece e quais as suas consequências.
Para além disso, apresentamos algumas práticas para gerenciar esses riscos causados por essa atitude e como diminuí-los em seu negócio, como criando uma política de segurança e promovendo treinamentos sobre o tema.
No mais, mostramos como o modelo de Hardware as a Service (HaaS) pode ser vantajoso nessa situação, com benefícios como o mapeamento de ativos, aumentando o nível de segurança de usuários, máquinas e softwares usados na organização.
Nosso artigo foi esclarecedor para você? Conseguiu identificar possíveis práticas de shadow it em sua empresa?
Então entre em contato conosco e vamos juntos solucionar esse problema!
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