Quando colaboradores praticam alguma ação ou aderem a alguma solução de TI sem o conhecimento do departamento, nós chamamos de shadow IT.

Dentro de empresas de qualquer segmento, a área de TI precisa impor determinadas regras de acessos, para que tudo funcione em conformidade.

E quando acontece o shadow IT, é preciso que o setor de TI tenha conhecimento dessas atividades, para garantir a segurança da empresa e checar se essa atividade em questão pode ou não fazer parte do dia a dia da empresa.

Está em dúvida sobre como isso acontece na prática? Então siga a leitura do nosso artigo e entenda melhor o que é shadow IT, quais os seus riscos e como lidar com essa situação dentro de seu negócio!

O que é Shadow IT? Entenda o conceito

O que é Shadow It? Foto em preto e branco de mãos digitando num teclado de computador

Para ficar mais simples a compreensão do que é shadow it, vamos primeiro traduzi-lo. Shadow it ficou conhecido no brasil pelo termo de “TI invisível”.

Essa aplicação da tradução faz sentido uma vez que o shadow it é uma expressão dada para as condutas não oficiais, desconhecidas e não autorizadas pela gestão de TI de uma organização.

Ou seja, basicamente é quando um colaborador ou até mesmo um setor inteiro adere a um software ou dispositivo sem a autorização e monitoramento da equipe de TI.

E embora essa não seja uma prática correta, é normal que ela não seja feita com más intenções, mas sim com a finalidade de melhorar algum processo interno.

Sendo assim, geralmente o shadow it é um meio que um colaborador encontrou enquanto buscava uma solução rápida e prática para fazer sua função mais ágil.

O ponto negativo é que, no caminho dessa busca e adesão de um novo software ou dispositivo, esse colaborador pulou a parte em que é necessário entrar em contato com o setor de TI para garantir se essa é a ferramenta ideal.

Esse movimento de “pular o contato com a TI” também não precisa necessariamente ser visto com maus olhos, uma vez que o colaborador pode, por exemplo, não querer incomodar o time e achar que está tudo bem fazer apenas uma instalação.

Mas infelizmente essas práticas abrem espaço para a segurança tecnológica da empresa ficar em risco, a deixando mais vulnerável virtualmente falando.

Isso porque essas instalações inofensivas podem gerar ataques cibernéticos, vazamento de dados e falhas de hardwares.

Então, podemos concluir que o shadow IT é uma prática muito comum nas empresas, muitas vezes inofensivas por parte de quem a faz, mas arriscada quando o assunto é segurança da informação, por isso ela precisa ser controlada.

Exemplos de práticas de shadow IT

Foto escuta de pessoa usando um computador fazendo alusão a um exemplo de shadow it

Uma das práticas mais comuns de shadow IT é o uso de serviços em nuvem não autorizados pelo setor de TI para gerenciar tarefas, agenda de trabalho, gestão de projetos e afins.

Fazer uso de um e-mail que não seja o profissional também pode se configurar como uma prática de shadow IT, pois é comum que nesse ato aconteçam algumas trocas de informações confidenciais da empresa.

Logo, essa atitude coloca em risco essas informações de uma maneira que o setor de TI não consegue protegê-las.

Outro exemplo comum de shadow IT são as instalações de aplicativos de telefone e tablet.

Assim, é comum que sejam baixados aplicativos proibidos e perigosos que conseguem se infiltrar nos dispositivos da empresa.

Por fim, há também as ofertas SaaS, ou seja, um serviço que disponibiliza  softwares e soluções de tecnologia por meio da internet, sem a necessidade de instalação e atualização, basta ter conexão com a internet.

Essa prática é extremamente comum devido ao fato de não ter muitos obstáculos para o seu uso, conter uma interface intuitiva e permissão de acesso simples de qualquer lugar, apenas necessitando de um sinal de internet, como falamos acima.

Implicações e riscos do Shadow IT para organizações

Mulher sentada em frente a uma tela de computador usando fones de ouvido. Sobre a imagem montagem com códigos numéros para indicar riscos do shadow it nas organizações

Conseguiu entender melhor o que é shadow IT e os seus exemplos? Então agora é hora de ficar por dentro de algumas implicações e riscos que essa prática leva às organizações.

Vazamento de dados

Ao utilizar softwares não autorizados pela TI, por exemplo, os riscos de vazamento de dados de uma empresa aumentam.

E vale lembrar que essa é uma realidade terrível das empresas brasileiras, visto que apenas em 2021 foram mais de 227 milhões de dados de brasileiros expostos, deixando o nosso país no topo do ranking de vazamento de informação e de invasões em todo o mundo.

E esses vazamentos ocorrem justamente pela vulnerabilidade dos dispositivos tecnológicos, algo que é um reflexo da prática de shadow IT.

Não conformidade

Empresas que estão sujeitas a regulamentos de conformidade rigorosos correm muito risco com colaboradores que colocam em prática o shadow IT.

Vamos supor que os colaboradores de um hospital começaram a armazenar dados confidenciais de pacientes em soluções de armazenamento de nuvem e sem a autorização do time de TI.

Essa atitude pode fazer com que o hospital seja obrigado a auditar, identificar e divulgar o escopo e o impacto de cada incidente que possa vir a acontecer ou que efetivamente aconteceu.

Isso, além de expor informações sensíveis à privacidade a ataques cibernéticos, faz com que o hospital também possa enfrentar processos judiciais ou multas devido a não conformidade, prejudicando assim a reputação e os negócios da organização.

Reduz a visibilidade e controle

Quando as informações e dados de uma empresa são migrados para um dispositivo que não é autorizado pelo time de TI, isso significa que eles perderam a visibilidade e controle destes elementos.

Isso porque ao não saberem dessa migração, eles não são capazes de ficar em conformidade regulatória e de segurança.

Além do mais, o setor de TI fica incapacidado de evitar vazamento de dados e executar medidas de recuperação de desastres que envolvem esses dados e informações migradas.

Aumento da superfície de ataque

O shadow IT aumenta as superfícies de ataque organizacional. 

Afinal, nesta situação nós temos os repositórios de dados não gerenciados, que ficam fora dos limites de segurança estabelecidos.

Assim, o shadow IT não é coberto por nenhum sistema de teste de penetração, detecção de intrusão, informações de segurança e gerenciamento de eventos.

Práticas para gerenciar riscos e reduzir o Shadow IT

Como você viu, o shadow it pode causar diversos riscos para a sua organização.

Mas nós separamos aqui algumas sugestões para driblá-lo em seu espaço de trabalho. Confira!

Defina políticas de segurança

Quando você define uma política de segurança de TI, você fornece em um documento quais são as regras e os procedimentos que os colaboradores devem seguir.

Essas regras estão voltadas ao acesso e uso de todos os ativos e recursos de TI de uma empresa.

Desta forma, o objetivo dessa política é conscientizar os colaboradores sobre as ameaças à segurança e os manter por dentro das estratégias e diretrizes que mitigam a vulnerabilidade de segurança de TI.

Ou seja, elas servem como uma orientação a todos sobre o que pode ser feito e o que não pode.

Promova treinamentos de segurança

Em treinamentos de segurança, você repassa informações fundamentais sobre os riscos do shadow it e como todos podem colaborar para cumprir os requisitos de segurança tecnológica.

Aqui, você também pode reforçar as  políticas de segurança e a importância de seguir os protocolos de governança.

Assim, todos ficam na mesma página quando o assunto é entender os riscos associados à TI e as atitudes que os evitam.

Adopte tecnologías para discovery de ativos

As tecnologias para discovery de ativos são capazes de monitorar redes fora do comum, compras inesperadas, migrações de dados e cargas de trabalho, padrões de uso de TI e outros indicadores de práticas de shadow it.

Então, com a adoção dessa tecnologia, é possível descobrir previamente uma prática de shadow it e reduzir os seus riscos mais rápido.

Como o modelo de Hardware as a Service (HaaS) pode ajudar?

O modelo de Hardware as a Service (HaaS) se trata de uma modalidade em que você pode alugar computadores e outros equipamentos tecnológicos ao invés de comprá-los.

Isso inclui várias vantagens que podem diminuir os riscos de shadow it, como o mapeamento de ativos, que aumenta o nível de segurança de usuários, máquinas e softwares usados na organização.

Há também a chance de ter visibilidade constante e em tempo real das tecnologias disponibilizadas e realizar alterações nos componentes.

Infraestrutura segura para home office com a Office Total

Como você viu até agora, o shadow it é uma prática que costuma ter boas intenções por trás, mas que é muito prejudicial ao seu negócio.

E uma das formas de evitá-lo é tendo uma infraestrutura segura, principalmente quando o assunto é home office.

Nesta missão, a  Office Total pode te ajudar, disponibilizando equipamentos para alugar com uma infraestrutura segura dos riscos do shadow it.

Permita-se ter à frente do seu negócio uma empresa que há mais de 26 anos entrega soluções de HaaS para organizações de todos os portes, com opções customizadas para o seu negócio. 

Conheça já todas as nossas soluções para home office.

Conclusão

Neste artigo, nós queríamos te alertar para a prática de shadow it, explicando melhor esse termo, como ele acontece e quais as suas consequências.

Para além disso, apresentamos algumas práticas para gerenciar esses riscos causados por essa atitude e como diminuí-los em seu negócio, como criando uma política de segurança e promovendo treinamentos sobre o tema.

No mais, mostramos como o modelo de Hardware as a Service (HaaS) pode ser vantajoso nessa situação, com benefícios como o mapeamento de ativos, aumentando o nível de segurança de usuários, máquinas e softwares usados na organização.

Nosso artigo foi esclarecedor para você? Conseguiu identificar possíveis práticas de shadow it em sua empresa?

Então entre em contato conosco e vamos juntos solucionar esse problema!

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