CAPEX e OPEX: saiba decidir se é melhor alugar ou comprar computadores!

Entenda CAPEX e Opex e defina a estratégia ideal para sua empresa

O que é CAPEX e como calcular?

O CAPEX é qualquer fundo usado para a aquisição de itens que irão ajudar a ampliar a capacidade de uma organização de gerar lucro, como materiais de construção e equipamentos. 

O significado de CAPEX é CAPital EXpenditure (CAPEX), que em tradução fica:  Investimento em Bens de Capitais

Basicamente ele trata dos custos da aquisição de instalações e equipamentos que objetivam aprimorar um serviço, produto a empresa em si.

Normalmente esses recursos são expressivos, consistem em despesas fixas e têm um impacto imediato. 

A aquisição de computadores, por exemplo, envolve a compra dos itens, manutenção e melhoria dos ativos, custos com instalações, entre outros.

Para calcular o CAPEX, é preciso analisar as modificações do ativo anualmente, subtraindo as variações de cada ano. Veja a sua fórmula:

*CAPEX = variação dos ativos (atual – anterior) – variação dos passivos*

Essa metodologia funciona como base para calcular o Retorno sobre o Investimento (ROI) de um projeto, ou seja, o retorno financeiro que o ativo gerará à empresa durante sua vida útil.

Para que o CAPEX seja vantajoso ao negócio, os computadores devem perdurar mais tempo para gerar lucros ao negócio. Mas dificilmente isso ocorre na área de TI, pois equipamentos ligados à infraestrutura de TI sofrem uma desvalorização de 52% ao ano (em média), além de existir o risco de descontinuação da tecnologia.

Benefícios do CAPEX

Benefícios do CAPEX

A sua organização pode ter muitos benefícios ao fazer investimentos em Capex, como:

  • por ser um gasto compreendido como investimento, irá aumentar a sua lucratividade;
  • aumentar os bens e patrimônios;
  • melhorar a tecnologia utilizada na empresa;
  • fazer a dedução de impostos, também conhecida como depreciação;
  • elevar o fluxo de caixa dos ativos;
  • ter maior previsibilidade e retorno a longo prazo.

Exemplos do CAPEX

Como você viu até agora, as despesas CAPEX envolvem as compras de bens ou serviços que serão usados para aprimorar o desempenho de uma organização no futuro.

Portanto, eles incluem os custos de ativos fixos e a aquisição de ativos intangíveis, que como exemplo podemos citar patentes e outras formas de tecnologia, como  instalações e equipamentos.

E para tornar ainda mais fácil a imaginação de alguns exemplos, precisamos considerar que uma das características desse tipo de despesa é a longevidade, ou seja, essas compras beneficiam a empresa por diversos anos, como com a aquisição de: 

  • computadores;
  • veículos;
  • plantas de fabricação;
  • equipamentos;
  • construindo melhorias.

Lembrando que cada indústria tem diferentes tipos de despesas de capital e os itens adquiridos podem ser para a expansão da organização, expansão da vida útil de um ativo fixo que já existe ou até mesmo atualização de equipamentos antigos.

Isso faz com que o CAPEX também fique listado na seção de atividade de investimento da demonstração do fluxo de caixa.

Cálculo do CAPEX

Para fazer o cálculo do CAPEX é preciso analisar as modificações que acontecem anualmente nos ativos.

Vamos imaginar uma situação em que o balanço patrimonial de uma empresa tenha identificado R$ 1 milhão em ativos em 2021 e R$ 2 milhões em 2022. Logo, a alteração foi de R$ 1 milhão.

Para seguir com o cálculo também devemos contabilizar as mudanças nos passivos, levando em conta o período de um ano.

Mais uma vez o balanço patrimonial é usado para esse cálculo. Então, vamos supor que em 2021 tenham apresentado R$ 500 mil e em 2022  R$ 1 milhão, assim, temos a modificação de R$ 500 mil.

Para fechar o cálculo, você deve subtrair a mudança do ano para chegar ao capital expanditure, usando a seguinte fórmula:

CAPEX = variação dos ativos — variação dos passivos

Esse cálculo é fundamental uma vez que diz respeito a um custo de investimento que aumenta a possibilidade da sua empresa gerar lucro.

Cálculo do CAPEX

O que é Opex e como calcular?

O Opex é uma sigla para OPeration EXpenditure e foca no Investimento em Manutenção de Equipamentos ou Despesas Operacionais.

Na prática, em vez de adquirir os computadores, a empresa decide alugá-los, transformando a conta de CAPEX em Opex. Assim, ela arca somente com um valor mensal firmado com a fornecedora das máquinas.

Para calculá-lo, basta somar as despesas operacionais de um determinado período (normalmente de 1 ano), como o aluguel de bens, prestação de serviços, taxas, entre outras.

Uma das principais vantagens dessa estratégia consiste no fato de que os equipamentos do ambiente de TI da empresa não sofrerão com depreciação, obsolescência ou desvalorização, já que as máquinas são substituídas por outras mais modernas em termos de tecnologia.

Além disso, no Opex não há investimento, mas sim custo ou despesa.

Isso pode ser visto como uma desvantagem para bens cujo valor de compra são compensados a longo prazo. 

Porém, essa lógica não se aplica a TI, já que os computadores precisam ser atualizados em um espaço de tempo menor.

Benefícios do Opex

Confira agora a lista que preparamos com as principais vantagens sobre o Opex, para te ajudar na escolha dessa modalidade:

  • a adaptação às mudanças do mercado costuma ser mais tranquila;
  • permite a flexibilização de custos sem que seja necessário descapitalizar;
  • menos burocracia para a aprovação dos gastos dessa modalidade por parte da direção da empresa, por eles serem recorrentes;
  • o capital da empresa deixa de correr riscos de comprometimento, pois passam a ser do capital de terceiros;
  • benefício tributário: ao adquirir um capital de bens, a dedução nos impostos deve acontecer durante toda a sua vida útil, mas com despesas operacionais, a dedução é feita apenas no ano da realização.

Exemplos do Opex

Como você viu até agora, o Opex  diz respeito às despesas operacionais que envolvem pagamentos relativos à atividade de gestão empresarial e venda de produtos e serviços. 

Assim, temos como exemplo do Opex uma empresa que compraria um notebook, mas decide mudar para um serviço que entrega a máquina e ainda realiza o seu monitoramento, capacita os seus colaboradores para usá-la e atualiza o sistema.

Outro exemplo bem claro de Opex são as assinaturas de música online, em que os usuários pagam um valor por mês para ter acesso a uma biblioteca de canções e esse serviço segue ativo enquanto o pagamento é feito, mas é interrompido quando o pagamento não é efetuado.

Também servem como exemplos do Opex:

  • os gastos com veículos, viagens, locações, matérias-primas e folha de pagamento.
  • as manutenção e reparos;
  • o honorários de advogados;
  • as despesas de escritório;
  • as taxas de licença;
  • a publicidade;
  • o seguro;
  • as taxas e administração sobre a propriedade;

Ressaltamos aqui que as despesas operacionais são dedutíveis de imposto mesmo no ano de suas realizações.

Além do mais, é fundamental realizar um bom gerenciamento desses gastos para tentar diminuí-los sem que haja prejuízos da qualidade e do nível de produção.

Cálculo do Opex

O cálculo do Opex envolve somar as despesas operacionais em um determinado período de tempo – geralmente um ano.

Por sua simplicidade no cálculo, essa contabilização é uma boa alternativa para empresas alcançarem a redução de custos e o aumento de produtividade.

Entre outros pontos positivos do cálculo Opex, podemos citar: 

  • o aumento da flexibilidade de custo;
  • a chance de diminuir a necessidade de financiamento;
  • a manutenção do valor em caixa como consequente o uso do orçamento para outras finalidades sem precisar de descapitalização.

Lembre-se que a contratação do Opex tem como objetivo realizar de uma maneira de pagamento diferenciada a respeito dos serviços agregados.

O que é Custo Total de Aquisição (TCO)?

O Custo Total de Aquisição (TCO) é uma forma de comparação de custos diretos e indiretos ao longo do tempo.

Ou seja, o TCO faz uma avaliação dos gastos da sua empresa e identifica o valor real do item e do que é preciso para a manutenção de seu funcionamento.

É comum que o TCO seja confundido com o CAPEX, mas trazemos um exemplo dele para ficar mais claro o seu objetivo.

Imagine que você tem uma empresa de eventos e diversos lugares não tem energia elétrica, logo, você precisa de um gerador e a compra desse gerador é uma despesa de capital.

Porém, o gerador irá consumir mão de obra para a sua operação, lubrificantes, peças de manutenção, combustível e transporte até o lugar.

Desta forma, aqui temos o TCO, que nada mais é do que a quantia desembolsada para que o equipamento funcione na prática.

O que é Custo Total de Aquisição (TCO)?

As diferenças entre CAPEX e OPEX

A principal diferença entre CAPEX e OPEX está em como tratar esses gastos em uma declaração de renda.

As despesas de capital, por exemplo, envolvem fazer a compra de ativos que têm uma vida útil além do exercício contábil anual, logo, não é possível recuperar essas despesas no ano em que as despesas de capital são adquiridas.

Ao invés disso, deve-se capitalizar e amortizar ou depreciar o ativo ao longo de sua vida, levando em conta se é um ativo tangível ou intangível –  lembrando que ativos intangíveis, como patentes, são amortizados, e ativos tangíveis, como edifícios ou equipamentos, são depreciados ao longo de sua vida útil.

Mas por outro lado, as despesas operacionais conseguem ser totalmente deduzidas no exercício contábil atual, ou seja, elas podem ser subtraídas da receita ao estimaram o lucro/prejuízo da organização. 

E como as organizações geralmente são tributadas sobre o lucro que as despesas operacionais geram, o número de despesas que você deduz irá afetar o imposto a pagar.

Deste modo, olhando pelo ponto de vista do Imposto de Renda, é comum que as empresas prefiram o Opex ao Capex.

Isso porque, por exemplo, é melhor alugar um veículo usado para fazer o transporte de mercadoria por 3 anos, ao invés de comprar ele por R$ 80.000,00.

Neste cenário, a compra do veículo será contabilizada como uma despesa de capital e a empresa terá que pagar um valor adiantado pelo veículo, tendo uma depreciação que irá acontecer em 10 anos, por exemplo.

Mas vendo de outro ângulo, o valor total de R$ 80.000,00 que é pago ao fornecedor de um veículo alugado é contabilizado como uma despesa operacional, por fazer parte das operações comerciais de áreas.

Logo, a empresa tem a chance de deduzir o valor que gastou do valor líquido tributável daquele ano.

A vantagem é que esse valor pode ser deduzido dos impostos incidentes sobre o lucro líquido daquele exercício.

Tabela comparativa CAPEX x Opex

Base de ComparaçãoCapexOpex
SignificadoDiz respeito às despesas de quando uma empresa adquire novos ativos ou atualiza ativos já existentes.Diz respeito às despesas que uma empresa precisa incorrer para realizar as suas operações do dia a dia.
Forma de pagamentoÉ a soma total de dinheiro que deve ser paga antecipadamente.É pago em prestações que podem ser mensais ou anuais.
PosseLongo prazoPrazo geralmente mais curto
LucrosSão conquistados lentamente e gradualmente. São conquistados em um período mais curto.
Exemploscomprando ativos permanentes;expandindo edifícios;comprando veículos;aumentando o valor do ativo através de atualizações do mesmo.custos com publicidade;taxas de licença;taxas de seguro;despesas com impostos sobre propriedade;combustível e reparo de veículos;taxas legais;telefone;salários e vencimentos.matérias-primas e outros suprimentos.
Como são tratados no período contábilOs ativos que são intangíveis são amortizados. Já os ativos tangíveis são depreciados ao longo do seu ciclo de vida.As suas despesas são totalmente dedutíveis de impostos.
Melhor opção para caso de fluxo de caixa limitadoAlgo que pode ser comprado através de dispêndio de capital também pode ter o seu custo relacionado a despesas operacionais caso a sua empresa  arrenda o item ao invés de comprá-lo, se houver limitações no fluxo de caixa.A opção de alugar um item pode ser incluída nas despesas operacionais e é totalmente dedutível nos impostos.

Considerações para definir a estratégia ideal para seu negócio

Para definir entre CAPEX e Opex é preciso levar em conta o cenário atual da organização e todas as peculiaridades do projeto.

Na prática, para fazer essa escolha você precisa adequar e conhecer os gastos da organização de maneira aprofundada e a partir dos valores de desembolsos com capital.

Para ajudar você com a sua análise, destacamos três pontos que é importante ficar de olho ao realizar a sua escolha: 

  1. Qual é a capacidade do projeto ser executado com/sem investimento imobilizado, para definir a possibilidade de usar serviços de terceiros ou se é realmente necessário fazer investimentos.
  2. Levantar a projeção de custos, despesas e receitas do projeto, inserindo até mesmo impostos e gastos para fabricação, compra ou prestação de serviços e despesas operacionais. Tudo isso é válido para analisar a capacidade de geração de lucro por meio do confronto entre esses itens.
  3. Qual é a previsão do prazo de duração do investimento feito? E neste ponto é preciso que você questione qual é a meta organizacional da empresa, afinal, a receita pode surgir muito tempo depois da despesa e isso necessita de um cuidado maior em relação ao seu fluxo de caixa.

Esses três fatores estão interligados ao fazer a avaliação a partir dos dados de custos e receitas e suas projeções.

Desta forma, com eles respondidos, você consegue quantificar o Valor Presente Líquido (VPL) e a Taxa Interna de Retorno (TIR), seja do operational expenditure ou do capital.

Por que o Opex é preferível ao Capex no setor de TI?

A área de Tecnologia da Informação (TI) costuma preferir o modelo Opex ao Capex para seguir com a sua atuação nas empresas.

Isso porque o setor está habituado a ter inovações frequentes, tornando obsoletos alguns programas e equipamentos.

Logo, essa mudança frequente exige uma atualização constante da área, para se adaptar às novas tecnologias e permitir que a empresa siga competitiva no mercado.

Assim, ao adotar a modalidade Opex, há a descapitalização para compra de novos equipamentos tecnológicos e troca dos equipamentos antigos e desatualizados.

Vantagens do aluguel de tecnologia

Ao transformar suas finanças em Opex e adotar o aluguel de computadores, você torna o seu negócio mais produtivo, lucrativo e competitivo.

Isso porque uma das primeiras vantagens do aluguel de computador é a redução de gastos com tributos, afinal, as despesas com o aluguel podem ser deduzidas de certos tributos do negócio, como o PIS e COFINS (no caso do Lucro Real), IRPJ e CSLL.

Você também não precisa desembolsar um alto valor financeiro para comprar computadores de ponta, eliminando o investimento inicial. E essa quantia economizada pode ser alocada em outros investimentos ou projetos do negócio.

Além do mais, a área de TI terá uma melhoria na gestão, uma vez que diversas atividades serão encaminhadas à empresa de aluguel de computadores.

Isso reflete na área diminuindo o número de operações que devem ser feitas pelo gestor, que agora poderá se concentrar em atividades mais estratégicas e com mais valor.

Por fim, o negócio também contará com uma  infraestrutura robusta, eficiente e atualizada, já que a fornecedora dos computadores substituirá os equipamentos sempre que eles apresentarem defeitos, por meio do monitoramento de performance.

Por que o aluguel de computadores é o melhor para sua empresa

Investir em computadores, servidores, dispositivos móveis e outros eletrônicos estão se tornando cada vez mais relevante no mundo corporativo. Porém, a quantidade de máquinas a serem adquiridas e a potência necessária faz com que o investimento inicial na área seja bastante elevado, além de ser preciso atualizá-las para garantir uma boa performance do parque tecnológico. Isso faz com que várias empresas questionem se é mais vantajoso adquirir ou alugá-las.

Para responder essa pergunta, é necessário calcular o Total Cost of Ownership (TCO ou Custo Total de Aquisição), sendo uma estimativa financeira usada para calcular os custos indiretos e diretos associados à compra de um bem.

No que diz respeito à área de TI, uma forma efetiva de calcular o TCO é dividindo os custos em diretos e indiretos. Quanto aos primeiros, eles são facilmente quantificados e englobam:

Aquisição e atualização de hardwares (peças físicas) e softwares (programas);

Suporte, que inclui treinamentos e atendimento remoto;

Gerenciamento de redes, armazenamento e sistemas;

Desenvolvimento de aplicações;

Comunicação, que inclui infraestrutura e taxas.

Já os custos indiretos não são quantificáveis e envolvem:

Custo do usuário final: suporte casual e autoaprendizado do colaborador;

Downtime: interrupções que geram perda de produtividade.

O aluguel de computadores (chamado de Outsourcing de computadores) é a melhor estratégia para tornar a área de TI mais otimizada, enxuta e eficiente, já que grande parte dos custos será de responsabilidade da empresa contratada.

Para que você chegue a essa conclusão, é interessante conhecer as metodologias de gestão dos custos do negócio denominadas CAPEX e Opex.

Como escolher uma empresa de outsourcing de TI?

Como escolher uma empresa de outsourcing de TI?

É crucial escolher um fornecedor capaz de satisfazer as necessidades específicas do seu negócio, caso contrário você não conseguirá aproveitar de todos os benefícios proporcionados pelo serviço. Para pautar a escolha ideal do fornecedor, deve-se analisar:

  • Expertise: qual é o seu tempo de mercado;
  • Abrangência: Estados e municípios que atende;
  • Parcerias: quais fabricantes ela firmou parceria;
  • Suporte: qualidade do atendimento e suporte técnico oferecido;
  • Produtividade: além dos gestores de TI, os profissionais da área também poderão focar nas atividades mais relevantes e que agregam mais valor ao negócio;
  • Customização: se as soluções conseguem ser personalizadas para atender as demandas do seu negócio;
  • Valores: confira quais são as diretrizes e princípios do negócio, especialmente se ele coloca o cliente em primeiro lugar.

A Office Total é uma empresa com foco em assinatura de computadores que se destaca em todos os fatores listados e ainda traz vários diferenciais, como responsabilidade social, preocupação com sustentabilidade e oferecimento de combos de soluções que podem ser adequadas para sua empresa.

Tenha já os melhores equipamentos tecnológicos em sua empresa.

Conclusão

Como você viu ao longo deste artigo, o Capex  e Opex são dois conceitos importantes na tomada de decisão dos gestores.

Eles definem como serão gerenciadas as finanças da organização e ambos apresentam suas vantagens.

Entretanto, quando falamos na área de TI, o Opex se mostra mais benéfico, com a chance de fazer um investimento em aluguel de computadores ao invés de comprá-los.

Se você se interessou pela oportunidade de alugar computadores, entre em contato com o time da Office Total e conheça mais sobre nossas soluções e serviços!

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