Alugar ou comprar computadores para os seus colaboradores? Para que você chegue a essa conclusão, é interessante conhecer as metodologias de gestão dos custos do negócio denominadas CAPEX e OPEX.

Você sabe o que significa CAPEX e OPEX? Esses são conceitos necessários para que uma empresa faça os investimentos certos para seu negócio e mantenha suas contas equilibradas, mas também está diretamente ligado à decisão de comprar ou alugar computadores.

Assim como outras áreas do negócio, os gastos no ambiente de Tecnologia da Informação (TI) devem ser feitos de forma inteligente e mais benéfica à organização. Foi para que você consiga atingir esse objetivo que elaboramos este material, em que responderemos se é melhor comprar ou alugar computadores, o que é CAPEX e OPEX, entre outros tópicos importantes sobre o tema!

Alugar ou comprar computadores: o que é melhor para a minha empresa?

Investir em computadores, servidores, dispositivos móveis e outros eletrônicos estão se tornando cada vez mais relevante no mundo corporativo. Porém, a quantidade de máquinas a serem adquiridas e a potência necessária faz com que o investimento inicial na área seja bastante elevado, além de ser preciso atualizá-las para garantir uma boa performance. Isso faz com que várias empresas questionem se é mais vantajoso adquirir ou alugá-las.

Para responder essa pergunta, é necessário calcular o Total Cost of Ownership (TCO ou Custo Total de Aquisição), sendo uma estimativa financeira usada para calcular os custos indiretos e diretos associados à compra de um bem.

No que diz respeito à área de TI, uma forma efetiva de calcular o TCO é dividindo os custos em diretos e indiretos. Quanto aos primeiros, eles são facilmente quantificados e englobam:

  • Aquisição e atualização de hardwares (peças físicas) e softwares (programas);
  • Suporte, que inclui treinamentos e atendimento remoto;
  • Gerenciamento de redes, armazenamento e sistemas;
  • Desenvolvimento de aplicações;
  • Comunicação, que inclui infraestrutura e taxas.

Já os custos indiretos não são quantificáveis e envolvem:

  • Custo do usuário final: suporte casual e autoaprendizado do colaborador;
  • Downtime: interrupções que geram perda de produtividade.

O aluguel de computadores (chamado de Outsourcing de computadores) é a melhor estratégia para tornar a área de TI mais otimizada, enxuta e eficiente, já que grande parte dos custos será de responsabilidade da empresa contratada.

Para que você chegue a essa conclusão, é interessante conhecer as metodologias de gestão dos custos do negócio denominadas CAPEX e OPEX.

CAPEX x OPEX

Os dois termos são categorias de despesas empresariais e referem-se as maneiras de contratar ou adquirir serviços, ou produtos. Entretanto, cada um deles tem seu próprio conceito, funcionamento, vantagens e desvantagens. Veja essas informações a seguir.

CAPEX

CAPital EXpenditure (CAPEX) significa Investimento em Bens de Capitais e, basicamente, trata dos custos da aquisição de instalações e equipamentos que objetivam aprimorar um serviço, produto a empresa em si.

Normalmente esses recursos são expressivos, consistem em despesas fixas e têm um impacto imediato. A aquisição de computadores, por exemplo, envolve a compra dos itens, manutenção e melhoria dos ativos, custos com instalações, entre outros.

Para calcular o CAPEX, é preciso analisar as modificações do ativo anualmente, subtraindo as variações de cada ano. Veja a sua fórmula:

*CAPEX = variação dos ativos (atual – anterior)  variação dos passivos*

Essa metodologia funciona como base para calcular o Retorno sobre o Investimento (ROI) de um projeto, ou seja, o retorno financeiro que o ativo gerará à empresa durante sua vida útil.

Para que o CAPEX seja vantajoso ao negócio, os computadores devem perdurar mais tempo para gerar lucros ao negócio. Mas dificilmente isso ocorre na área de TI, pois bens ligados à infraestrutura de TI sofrem uma desvalorização de 52% ao ano (em média), além de existir o risco de descontinuação da tecnologia.

OPEX

OPEX é uma sigla para OPeration EXpenditure e foca no Investimento em Manutenção de Equipamentos ou Despesas Operacionais. Na prática, em vez de adquirir os computadores, a empresa decide alugá-los, transformando a conta de CAPEX em OPEX. Assim, ela arca somente um valor mensal firmado com a fornecedora das máquinas.

Para calculá-lo, basta somar as despesas operacionais de um determinado período (normalmente de 1 ano), como o aluguel de bens, prestação de serviços, taxas, entre outras.

Uma das principais vantagens dessa estratégia consiste no fato de que os equipamentos do ambiente de TI da empresa não sofrerão com depreciação, obsolescência ou desvalorização, já que as máquinas são substituídas por outras mais modernas em termos de tecnologia.

Além disso, no OPEX não há investimento, mas sim custo ou despesa. Isso pode ser visto como uma desvantagem para bens cujo valor de compra são compensados a longo prazo. Porém, essa lógica não se aplica a TI, já que os computadores precisam ser atualizados em um espaço de tempo menor.

Conheça as principais vantagens do Outsourcing de computadores

Adotar o Outsourcing de computadores (transformando essas finanças em OPEX) gera vários benefícios que tornam o negócio mais produtivo, lucrativo e competitivo. Um deles é reduzir os gastos com tributos, pois as despesas com o aluguel podem ser deduzidas de certos tributos do negócio, como o PIS e COFINS (no caso do Lucro Real), IRPJ e CSLL.

Também há eliminação de investimento inicial, não é necessário desembolsar um grande volume de recursos financeiros para adquirir computadores de ponta. O valor economizado poderá ser alocado em outros projetos ou investimentos que desenvolvem o negócio.

Outro benefício é a melhor gestão da área de TI, que decorre do fato de que várias atividades serão delegadas à empresa de Outsourcing de computadores, o que minimiza a quantidade de operações que devem ser feitas pelo gestor. Isso permite que ele se concentre em atividades mais estratégicas e valorosas.

O negócio também aproveitará de uma infraestrutura robusta, eficiente e atualizada, já que a fornecedora dos computadores substituirá os equipamentos sempre que eles apresentarem defeitos, monitoram sua performance e mais.

Como escolher um fornecedor de Outsourcing de computadores

É crucial escolher um fornecedor capaz de satisfazer as necessidades específicas do seu negócio, caso contrário você não conseguirá aproveitar de todos os benefícios proporcionados pelo serviço. Para pautar a escolha ideal do fornecedor, deve-se analisar:

  • Expertise: qual é o seu tempo de mercado;
  • Abrangência: Estados e municípios que atende;
  • Parcerias: quais fabricantes ela firmou parceria;
  • Suporte: qualidade do atendimento e suporte técnico oferecido;
  • Produtividade: além dos gestores de TI, os profissionais da área também poderão focar nas atividades mais relevantes e que agregam mais valor ao negócio;
  • Customização: se as soluções conseguem ser personalizadas para atender as demandas do seu negócio;
  • Valores: confira quais são as diretrizes e princípios do negócio, especialmente se ele coloca o cliente em primeiro lugar.

A Office Total é uma empresa de Outsourcing de computadores que se destaca em todos os fatores listados e ainda traz vários diferenciais, como responsabilidade social, preocupação com sustentabilidade e oferecimento de combos de soluções que podem ser adequadas para sua empresa.

Os conceitos de CAPEX OPEX são importantes para que os gestores tomem as melhores decisões para gerenciar melhor as finanças da empresa. Com conhecimento no assunto, percebe-se que é mais vantajoso investir no aluguel dos computadores em vez de adquiri-los.

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