As empresas dependem cada vez mais de ferramentas de TI para otimizar seus processos e tornar seus trabalhos mais eficientes.
Essas ferramentas visam gerenciar recursos e facilitar funções diárias em toda a organização.
Para serem eficazes, é necessário escolher as ferramentas mais adequadas e as melhores para o negócio.
Este artigo vai apresentar as principais ferramentas de TI e seus benefícios para uma melhor gestão empresarial.
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O que são ferramentas de TI?
As ferramentas de TI são programas, softwares e até mesmo aplicativos capazes de tornar uma atividade ou trabalho mais rápido e eficiente de serem feitos.
Em linhas gerais, quando falamos em ferramentas de TI, estamos falando de automatizar algumas funções de organizações, principalmente aquelas que necessitam de processos repetitivos, facilitando os seus andamentos e deixando que os computadores tomem frente de realizá-las.
E engana-se quem pensa que essas tecnologias vieram para substituir totalmente o trabalho humano. De fato, elas podem assumir algumas funções, mas é preciso da inteligência de pessoas reais para gerenciá-las e tirar delas os melhores resultados.
No mais, é muito difícil ver um negócio que atualmente não trabalhe com ferramentas de TI. Afinal de contas, a transformação digital e o fácil acesso à internet mudou a forma como nós trabalhamos hoje, inserindo a automatização em nossa vida pessoal e profissional.
Deste modo, os exemplos de ferramentas de TI podem ser mais complexos, como inseridos em um equipamento especial para facilitar uma rotina de fábrica, ou mais simples, como uma simples ferramenta que um time administrativo usa para delegar funções aos seus colaboradores do setor.
Para que servem as ferramentas de TI?
As ferramentas de TI servem para ajudar na organização, no tratamento de dados, para tornar mais ágil alguns processos internos e para integrar e comunicar com mais eficácia.
Abaixo, entramos em mais detalhes sobre cada um desses pontos. Acompanhe!
Organização
Saber estruturar e gerenciar todas as equipes de uma empresa para trabalhar em torno de um objetivo em comum é um grande desafio.
Porém, com ajuda das ferramentas de TI, você ganha uma mãozinha nesse processo, pois tem acesso a aplicativos, softwares e programas que fazem uma gestão individual de times, mas como foco no objetivo em comum de todos da empresa.
Tratamento de dados
Ferramentas como o sistema ERP e CRM tem como foco auxiliar organizações a coletar e armazenar informações estratégicas de uma maneira totalmente segura e prática.
Assim, você não corre nenhum risco de ter os seus dados empresariais vazados e ainda fica de acordo com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.
Agilidades nos processos
Agilidade é uma palavra que todas as organizações gostam, concorda?
E não é para menos! Tornar processos mais ágeis faz com que tudo caminhe em um ritmo mais acelerado e que os objetivos sejam alcançados com mais rapidez.
“E como as ferramentas de TI podem ajudar nisso?”, você deve estar se perguntando. Bem, a gente explica.
Algumas delas organizam todas as atividades, de todos os setores e de todos os colaboradores, para chegarem a um objetivo final.
Deste modo, as atividades de cada time e membro ficam visíveis para todos da empresa e ainda contam com a possibilidade de incluir prazos e arquivos dentro dessas ferramentas, tornando todo o acompanhamento ainda mais transparente.
Quer saber quais são as ferramentas que entregam esses benefícios? Então, siga a leitura conosco, pois mais adiante trazemos essas ferramentas!
Integração e comunicação
Todos os times de uma empresa estão integrados, embora muitos não queiram aceitar isso e trabalhem como se fosse um setor à parte da empresa.
E as ferramentas de TI são uma forma sutil de demonstrar a uma organização inteira que todos estão interligados, logo, devem trabalhar integrados.
Na prática, elas fazem isso inserindo em um só espaço o andamento de todas as atividades de todos os setores de uma empresa.
Assim, o time de marketing pode ficar por dentro do que está acontecendo no time de vendas e ter as suas ações feitas com base no andamento de processos desta outra equipe.
O resultado, além de um time mais integrado, é um time que conversa entre si e busca os melhores meios de aprimorar o trabalho de todos e alcançar juntos as metas estabelecidas.
Quais são as principais ferramentas de TI?
As principais ferramentas de TI são o Business Model Canvas, a Calculadora de ROI, Plataformas de Gestão, Nagios, Trello ou Asana, a capacitação de colaboradores, as ferramentas em nuvem e até mesmo as ferramentas físicas.
Na sequência, entramos em mais detalhes sobre cada uma dessas ferramentas. Vem com a gente conferir!
Business Model Canvas
O foco do Business Model Canvas é aprimorar a gestão de empresas de uma maneira totalmente visual.
Para isso, ele trabalha com um mapa de um projeto em específico, separando em blocos e deixando tudo realmente bem visual.
E para que todos os colaboradores participantes do projeto tenham acesso a ele, você pode imprimir esse mapa e fazer anotações nele conforme tudo caminha.
Calculadora de ROI
A calculadora de ROI se responsabiliza por fazer uma mensuração da rentabilidade de um determinado projeto considerando dados financeiros que são importantes para a empresa.
Deste modo, os cálculos que ela faz definem qual será o custo do investimento e o divide em resultados pelo que já foi investido.
Caso os resultados da equação sejam negativos, eles estão apontando para possíveis prejuízos. Porém, se o resultado é positivo, você pode entender isso como um sinal verde para investir nesse projeto.
Plataforma de Gestão
As plataformas de gestão ajudam os gestores a gerenciar as rotinas e os processos de sua equipe.
No mais, elas também ajudam outros setores, como financeiro, a diminuir custos com as operações no geral. Alguns programas que possibilitam isso são: Runrun.it, Pipefy e Artia.
Nagios
Se você está à procura de uma ferramenta para monitoramento, então acabou de encontrar: a Nagios.
A principal característica da Nagios é ter o open source, ou seja, o código aberto. Isso significa que qualquer especialista pode desenvolver essa ferramenta tendo algo bem similar a ela, mas de forma personalizada.
Assim, com a Nagios você consegue monitorar por 24 horas as suas redes locais e remotas, identificando qualquer falha no sistema ou problema e rapidamente enviar um alerta para a empresa solucioná-los.
Outro ponto forte da Nagios é que problemas pequenos e que não são tão urgentes podem ser solucionados pela própria ferramenta, evitando o deslocamento de colaboradores até a sua empresa.
Trello ou Asana
O Trello e o Asana são ferramentas de TI que têm a mesma função: gerenciar e organizar os seus projetos internos.
Nelas, você pode criar vários projetos e os gerenciar ao mesmo tempo, incluindo os colaboradores que fazem parte das equipes, os prazos e os documentos necessários para o andamento do projeto.
Além disso, com o Trello e o Asana você pode determinar quem tem acesso a cada projeto.
Ambas são bem populares no mercado e tem uma interface intuitiva e de fácil acesso.
Capacitação de colaboradores
As mudanças na área de TI são constantes, portanto, os colaboradores deste setor da sua empresa precisam estar sempre em constante capacitação.
Isso porque é por meio da capacitação que eles descobrem quais são as novas ferramentas que estão surgindo no mercado para melhorar os processos internos do seu negócio impactando positivamente os resultados finais da empresa e levando mais inovação a ela.
Ferramentas de nuvem
A perda de documentos, informações e arquivos não precisam mais ser uma dor de cabeça para colaboradores de empresas depois que as ferramentas em nuvem surgiram no mercado.
Por meio delas, é possível manter todos esses documentos em um espaço online e seguro que podem ser acessados remotamente, basta ter uma conexão com a internet.
Além do mais, caso algum documento seja perdido ou excluído por engano, eles podem ser facilmente recuperados, basta entrar em contato com o suporte das empresas de ferramentas de nuvem.
Dessas ferramentas, as mais conhecidas são o Dropbox e o Teams, da Microsoft.
Ferramentas físicas
Sim, as ferramentas físicas também fazem parte do time de ferramentas necessárias para a área de TI.
Entre elas podemos citar a chave de fenda, alicates, detector de voltagem multímetro e o sugru.
Na prática, elas são usadas para serem realizados alguns reparos físicos em máquinas e dispositivos, cumprindo a função de abri-los, cortar alguns fios, detectar a voltagem da fiação, entre outras funcionalidades básicas para o time de TI conseguir trabalhar.
Benefícios do uso das ferramentas de TI para as empresas
Os benefícios do uso das Ferramentas de TI vão desde a otimização de produtividade, a melhora na visão de negócio e o aumento da segurança.
Abaixo, entenda melhor cada um desses benefícios.
Otimização de produtividade
Quando as ferramentas de TI entram em cena para otimizar alguma atividade, é comum que elas automatizem algum processo repetitivo.
Deste modo, um colaborador fica com mais tempo para colocar em prática outras atividades de sua função, deixando para trás um trabalho que agora é assumido por um sistema.
Melhora a visão de negócio
Outro grande benefício dessas ferramentas é permitir que você enxergue o seu negócio como todo.
E você tem isso em mãos (ou olhos ?) por meio de dados relevantes que essas ferramentas entregam, conseguindo tomar decisões com base em indicadores palpáveis.
Aumento da segurança
A segurança geralmente é garantida por essas ferramentas porque elas determinam quem pode ter acesso a determinado projeto ou documento.
Reduz falhas
Ferramentas de TI ajudam a reduzir falhas de diversas formas. Uma delas é através da automatização de processos, que elimina a possibilidade de erros humanos em tarefas repetitivas e rotineiras.
Além disso, elas podem realizar verificações automáticas de dados e informações, identificando possíveis inconsistências e erros antes que causem problemas maiores.
Outra forma que as ferramentas de TI podem reduzir falhas é por meio do monitoramento em tempo real de sistemas e processos, permitindo a identificação rápida de qualquer problema ou anomalia e a tomada de medidas corretivas imediatas.
Com o uso de ferramentas de TI adequadas e bem implementadas, é possível reduzir significativamente o número de falhas e aumentar a eficiência e eficácia dos processos empresariais.
Ajuda a melhorar o relacionamento com os clientes
As ferramentas de TI ajudam a melhorar o relacionamento com os clientes de diversas maneiras, proporcionando uma experiência mais satisfatória e personalizada para cada um deles.
Um CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, é um sistema que gerencia todas as interações com os clientes, como vendas, suporte e marketing.
Com ele, é possível armazenar informações sobre o histórico de compras, preferências e necessidades dos clientes, permitindo um atendimento mais personalizado e eficiente.
Outro exemplo são os Chatbots, programas de computador que simulam conversas humanas, atendendo às solicitações dos clientes de forma rápida e automatizada.
Com eles, é possível resolver problemas e dúvidas de forma ágil, sem a necessidade de um atendimento humano, além de poder coletar dados importantes sobre o comportamento dos clientes.
Também é possível utilizar o email marketing como uma forma de enviar mensagens personalizadas para os clientes, divulgando produtos, promoções e novidades da empresa.
Essa metodologia proporciona a possibilidade de segmentar os clientes de acordo com seus interesses, garantindo que a mensagem chegue até aqueles que realmente se interessam pelo que é oferecido.
Por fim, pesquisas de satisfação são uma ferramenta importante para medir o grau de satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Com elas, é possível coletar feedbacks importantes e fazer ajustes necessários para melhorar a experiência do cliente.
Quais cuidados tomar ao escolher as ferramentas de TI para sua empresa?
Ao escolher as ferramentas de TI para sua empresa, é importante tomar alguns cuidados para garantir que elas sejam adequadas e eficazes para o seu negócio.
Alguns desses cuidados incluem:
- Identificar as necessidades da empresa: antes de escolher as ferramentas de TI, é importante identificar as necessidades da empresa e os problemas que precisam ser solucionados. Dessa forma, é possível escolher as ferramentas que melhor atendam a essas demandas;
- Avaliar a compatibilidade: é importante avaliar se as ferramentas de TI escolhidas são compatíveis com o sistema operacional e a infraestrutura de TI já existentes na empresa. Caso contrário, pode haver problemas de integração e compatibilidade;
- Verificar a segurança: ao escolher ferramentas de TI, é importante verificar se elas possuem medidas de segurança adequadas para proteger os dados da empresa e evitar possíveis ataques cibernéticos;
- Considerar a facilidade de uso: as ferramentas escolhidas devem ser fáceis de usar e entender para os colaboradores da empresa. Caso contrário, pode haver dificuldades de adaptação e treinamento;
- Avaliar o suporte técnico: é importante avaliar se a empresa que fornece as ferramentas oferece um bom suporte técnico em caso de problemas ou dúvidas. Isso pode garantir um melhor funcionamento e desempenho das ferramentas.
Conclusão
E aí, gostou de conhecer mais sobre as ferramentas de TI?
Como você viu, elas são uma ótima aliada na organização, planejamento, agilidade, integração e tratamento de dados da sua empresa.
Já sabe qual delas quer incorporar aos seus negócios?
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