Você já ouviu falar em BPO (Business Process Outsourcing) e se perguntou do que se trata e por que tantas empresas estão adotando essa prática?

Saiba que esse conceito pode mudar a sua relação com a tecnologia e impulsionar os resultados da sua empresa.

Mas não se preocupe se o termo for uma novidade para você: estamos aqui para desvendar esse termo e mostrar como o BPO pode ser um verdadeiro aliado na eficiência dos processos empresariais.

Por isso, ao longo deste texto, vamos explorar o que é BPO, suas vantagens, aplicações práticas e até mesmo diferenciá-lo da terceirização. Vamos lá!

O que é terceirização de processos de negócios (BPO)?

A terceirização de processos de negócios (BPO) é uma estratégia que envolve a delegação de tarefas operacionais e administrativas a fornecedores externos especializados.

Embora o BPO já seja amplamente conhecido como uma prática para otimizar a eficiência e reduzir custos em diversas áreas, seu impacto no setor de TI é particularmente transformador.

O BPO, que significa “Business Process Outsourcing” em inglês, refere-se à contratação de uma equipe externa que assume a responsabilidade por atividades rotineiras que não estão diretamente ligadas ao core business da empresa.

Em TI, isso pode incluir tarefas como suporte técnico, gerenciamento de infraestrutura, ou operações de back-office.

Ao adotar o BPO, as empresas podem reorganizar suas operações e transferir atividades para uma equipe especializada, que geralmente traz consigo novas ferramentas, tecnologias e metodologias.

Isso não apenas eleva o nível de automação interna, mas também melhora a precisão e a agilidade das operações.

Como resultado, as empresas ganham mais tempo e recursos para focar em inovações que impulsionam o core business, como o desenvolvimento de novos produtos ou a melhoria do atendimento ao cliente.

Além disso, o BPO pode ser um catalisador para a transformação digital dentro das organizações, permitindo a adoção de tecnologias emergentes com mais rapidez e eficiência.

Empresas que implementam BPO em seus processos de TI frequentemente encontram um caminho mais claro para inovação, mantendo-se competitivas em um mercado em constante evolução.

Como o BPO funciona?

O BPO opera como a contratação de um time especializado que atua para a sua empresa, sem a necessidade de mantê-lo internamente.

Isso significa que, em vez de gerenciar todos os processos e funções dentro da sua organização, você pode terceirizar essas atividades para um provedor de serviços especializado.

Vamos a exemplos práticos. Suponha que sua empresa precise lidar com a gestão de folha de pagamento, que é um processo complexo e demorado.

Em vez de manter um departamento inteiro dedicado a essa função, você pode terceirizar essa tarefa para um provedor de BPO que cuidará de todos os aspectos relacionados, desde o processamento dos salários até o cumprimento das obrigações fiscais.

Isso garante não apenas conformidade e eficiência, como libera sua equipe para se concentrar em áreas estratégicas.

Outro exemplo é o atendimento ao cliente. Uma empresa pode optar por terceirizar seu call center para um serviço de BPO, que assume a responsabilidade por todas as interações com clientes, incluindo a resolução de problemas e o suporte técnico.

Isso permite que a empresa mantenha um serviço de alta qualidade para seus clientes, sem o ônus de gerenciar diretamente essa operação.

Estudos de caso mostram que empresas que implementam BPO em setores específicos de TI, como a gestão de infraestrutura ou a segurança cibernética, conseguem otimizar seus recursos e concentrar esforços em inovação.

Por exemplo: uma empresa de tecnologia pode terceirizar a manutenção de servidores para um provedor de BPO especializado, garantindo uptime contínuo e permitindo que sua equipe interna se concentre no desenvolvimento de soluções.

Essa abordagem não apenas melhora a eficiência operacional, mas também proporciona uma flexibilidade maior para a empresa se adaptar a mudanças no mercado e demandas dos clientes, posicionando-a melhor para crescer e inovar.

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Quais são os principais tipos e categorias de BPO?

Existem tipos e categorias de BPO que colaboram com a otimização de tarefas e melhoria nos resultados em diversas áreas.

As principais categorias que podemos destacar envolvem o jurídico e compliance, documentos, tecnologia da informação, fiscal e contábil.

Abaixo explicamos mais sobre elas. Confira!

Jurídico e compliance

A administração de uma empresa precisa estar em dia com as leis vigentes do país. E quem tem um negócio sabe que as leis passam por mudanças constantes e podem ter diversas interpretações.

Neste cenário, essa tarefa exige muito tempo dos gestores — que geralmente eles não têm disponível!

É aí que surge um modelo de BPO que se disponibiliza a criar processos de segurança nesse ramo e evitar que a sua empresa passe por complicações jurídicas.

Documentos

Dentro de uma empresa, os documentos contém dados relevantes e muitas vezes confidenciais para a gestão empresarial.

E com o uso de tecnologias avançadas você pode contar com um BPO que maximiza o aproveitamento das informações disponíveis em documentos sem fazer com que sua equipe pare suas atividades para elaborar um relatório.

Parece um cenário perfeito, não é mesmo? E garantimos que é!

Isso porque tudo isso é feito através do BPO direcionado ao Business Intelligence, que se disponibiliza a proteger documentos e gerar dados com mais precisão, além de aperfeiçoar o direcionamento de estratégias da sua companhia.

Tecnologia da informação

A ampliação do uso de soluções tecnológicas dentro de espaços corporativos tem feito com que o setor de TI sofra com a falta de profissionais qualificados.

E como o uso desses recursos tecnológicos é cada vez mais necessário e importante dentro das empresas, o BPO entra como uma alternativa para essa área.

Aqui a ideia é melhorar a infraestrutura de TI do seu negócio e seguir com a manutenção e suporte do setor, deixando todos os cuidados dele para especialistas contratados que irão garantir:

Que a sua operação siga a todo vapor;
Que a segurança da informação do seu negócio seja garantida (a LGPD agradece!);
Que falhas em processos sejam diminuídas.

Fiscal e contábil

O BPO focado no setor fiscal e contábil está envolvido com a gestão dessas áreas.

Quando você terceiriza esse setor, o seu time fica livre das dores de cabeça e burocracias do âmbito, além de erros de cálculos serem diminuídos drasticamente.

Isso porque a empresa contratada para fazer esse serviço fica com a responsabilidade de gerenciar todas as questões fiscais e contábeis, como:

Emissão de boletos e notas fiscais;
Contas a receber e apagar;
Administração e controle de documentos fiscais e contábeis.

Além do mais, a empresa terceirizada irá contar com todas as ferramentas mais atuais para buscar medidas que melhorem o desempenho da companhia, focando na:

Redução de custos;
Otimização de processos;
Transparência na exposição de dados da organização.

Recursos humanos

O BPO em recursos humanos (RH) abrange atividades como recrutamento, gestão de folha de pagamento e benefícios.

A terceirização desses processos permite que as empresas otimizem a gestão do capital humano e garantam conformidade com normas trabalhistas.

Provedores de BPO também podem oferecer treinamentos e desenvolvimento sob medida, ajudando a melhorar as competências dos colaboradores e permitindo que a equipe interna de RH se concentre em iniciativas estratégicas.

Marketing e atendimento ao cliente

No BPO de marketing e atendimento ao cliente, as empresas terceirizam atividades essenciais como a gestão de campanhas publicitárias, redes sociais e suporte ao cliente.

Essa terceirização permite acessar talentos especializados, melhorar a eficiência das campanhas e oferecer um atendimento de alta qualidade 24/7.

Isso resulta em uma melhor experiência do cliente e permite que a empresa mantenha o foco em suas atividades principais.

Como escolher o melhor tipo de BPO?

Escolher o tipo certo de BPO para sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente a eficiência operacional e o crescimento do negócio.

Para tomar essa decisão, é essencial considerar as necessidades específicas de cada setor, especialmente em áreas como TI e outros setores estratégicos, como:

Avaliar as necessidades internas: comece identificando quais processos internos são mais desafiadores ou consomem mais recursos;
Considerar o impacto no core business: certifique-se de que os processos que você pretende terceirizar não estão diretamente ligados ao core business da empresa. O objetivo do BPO é liberar a equipe interna para se concentrar em atividades estratégicas;
Pesquisar fornecedores especializados: procure por provedores de BPO que tenham experiência no setor específico em que você precisa de suporte;
Avaliar a escalabilidade e flexibilidade: considere se o fornecedor de BPO pode escalar os serviços conforme suas necessidades mudam;
Analisar o custo-benefício: embora o custo seja um fator importante, não deve ser o único critério. Avalie o retorno sobre o investimento (ROI) que o BPO pode proporcionar em termos de eficiência, qualidade e tempo liberado para atividades estratégicas;
Verificar a integração com sistemas existentes: em setores como TI, é crucial que o BPO se integre perfeitamente com os sistemas e processos já existentes na empresa;
Buscar referências e estudos de caso: antes de fechar com um fornecedor, procure referências de outras empresas que utilizaram seus serviços.

Seguindo essas dicas, você estará mais preparado para escolher o tipo de BPO que melhor se alinha às necessidades de sua empresa, potencializando tanto a eficiência quanto a competitividade no mercado.

Quais são as vantagens do BPO para a empresa?

O Business Process Outsourcing tem se tornado uma estratégia valiosa para a otimização de operações das empresas.

E, como já adiantamos, o BPO tem uma série de benefícios integrados à ideia de delegar algumas atividades operacionais a terceiros especializados.

Abaixo, vamos explorar essas vantagens e como elas ajudam a desenvolver resultados positivos para o seu negócio.

Diminuição dos custos

Ao optar pelo BPO, as empresas podem reduzir significativamente os custos operacionais. Por exemplo: ao terceirizar o atendimento ao cliente, evita-se a necessidade de manter uma equipe interna extensa.

Como consequência disso, você consegue acumular a redução de despesas com salários, treinamento e infraestrutura.

Aumento da produtividade

A terceirização de tarefas específicas permite que os colaboradores da empresa concentrem-se em suas funções principais, aumentando a eficiência e a produtividade geral.

Um exemplo disso pode ser percebido ao terceirizar processos de TI ou mesmo processos administrativos em geral.

Como consequência direta disso, sua equipe interna pode dedicar mais tempo ao seu planejamento estratégico e de iniciativas.

Controle de dados

Os provedores de BPO são especialistas em gerenciar dados sensíveis.

Ao terceirizar funções como processamento de folha de pagamento para um provedor experiente, a sua empresa pode garantir o manuseio seguro e eficiente de informações confidenciais.

Aumento na qualidade dos serviços

Ao escolher um provedor de BPO com expertise na área desejada, as empresas podem elevar a qualidade dos serviços prestados.

Vamos imaginar, como exemplo, que um varejista decide terceirizar a logística. Assim, ele pode contar com a experiência de um especialista para garantir entregas mais rápidas e precisas.

Otimização do tempo para focar em outras áreas

Com tarefas operacionais sendo tratadas por especialistas de BPO, a equipe interna ganha tempo para focar em áreas estratégicas.

Vamos entender isso melhor com um exemplo: uma empresa de tecnologia pode terceirizar o suporte técnico, algo que permite à sua empresa mais tempo e dedicação às atividades de inovações e desenvolvimento.

Agilidade na implementação de processos

Uma das grandes vantagens do BPO é a rapidez com que novos processos podem ser implementados.

Ao terceirizar, a empresa aproveita a experiência e o know-how do provedor de serviços, que já possui metodologias estabelecidas e equipes treinadas para assumir as operações imediatamente.

Isso elimina a necessidade de longos períodos de treinamento interno e permite que as empresas introduzam mudanças de maneira ágil, mantendo a competitividade em um mercado que exige respostas rápidas.

Criação de vantagens competitivas

O BPO não só otimiza os processos internos como contribui diretamente para a criação de vantagens competitivas.

Ao delegar tarefas operacionais a especialistas, a empresa pode focar em atividades estratégicas que agregam valor ao negócio.

Além disso, o acesso a tecnologias avançadas e a especialistas externos permite que a empresa se destaque em áreas como inovação, atendimento ao cliente e eficiência operacional, tornando-se mais ágil e capaz de oferecer soluções diferenciadas no mercado.

BPO x terceirização: quais são as diferenças?

No mundo dos negócios, termos como BPO (Business Process Outsourcing) e terceirização são frequentemente mencionados, mas nem sempre eles traduzem aquilo que as pessoas querem dizer ao citá-los.

Inclusive, vale a pergunta: você sabe realmente o que esses termos significam e como eles se diferenciam? Vamos desvendar esses conceitos de maneira simples e entender as nuances entre BPO e terceirização logo abaixo.

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BPO

O BPO vai além da simples terceirização e envolve a transferência de processos de negócios completos para um provedor especializado.

Com isso, em vez de delegar tarefas específicas, as empresas optam por terceirizar processos completos, como atendimento ao cliente, contabilidade e recursos humanos, entre outros.

Por exemplo: uma instituição financeira pode escolher um provedor de BPO para gerenciar integralmente seus processos de folha de pagamento, algo que envolve desde o cálculo até a distribuição dos salários.

Terceirização

Já a terceirização, é um conceito amplo que envolve delegar atividades específicas a terceiros. Ou seja: empresas contratam serviços externos para realizar funções que não fazem parte de suas competências principais.

Um exemplo prático pode ser uma empresa de tecnologia que terceiriza a limpeza de escritórios, permitindo que a equipe interna foque nas atividades relacionadas à sua área de atuação.

Agora, quando comparamos a ideia de BPO e terceirização na prática, podemos considerar a terceirização como uma empresa de manufatura que decide terceirizar a produção de componentes eletrônicos para uma fábrica especializada.

Enquanto isso, ela mesma se concentra na montagem final dos produtos. Por sua vez, BPO pode ser exemplificado na ideia de uma empresa de varejo que opta pelo BPO para gerenciar todo o ciclo de vida do cliente.

Isso inclui desde aquisição até o suporte pós-venda, permitindo que sua equipe interna se concentre em estratégias de expansão e marketing, exclusivamente.

Quando investir em terceirização de processos de negócios?

Decidir o momento certo para investir em terceirização de processos de negócios (BPO) é uma etapa crucial para maximizar os benefícios dessa estratégia.

Isso porque, embora o BPO possa trazer diversas vantagens, como aumento da eficiência e redução de custos, é importante identificar os sinais que indicam que sua empresa está pronta ou precisa dessa mudança.

Aqui estão alguns cenários que podem ajudar a determinar quando é o momento ideal para investir em BPO.

Sobrecarga de processos internos

Quando a equipe interna está sobrecarregada com tarefas operacionais, deixando pouco tempo para se concentrar em atividades estratégicas, é um forte indicativo de que o BPO pode ser uma solução eficaz.

A terceirização permite aliviar essa carga, delegando processos não essenciais a especialistas externos.

Necessidade de foco no core business

Se sua empresa está em uma fase de crescimento ou enfrentando maior concorrência, pode ser necessário concentrar todos os esforços no core business.

Nesse caso, terceirizar processos auxiliares, como TI, RH ou atendimento ao cliente, pode liberar recursos e tempo para que a empresa se concentre em suas principais competências.

Falta de expertise interna

Em áreas onde a empresa não possui expertise suficiente, como segurança da informação ou gestão fiscal, o BPO pode ser uma solução estratégica.

Provedores de BPO trazem conhecimentos especializados e as melhores práticas do mercado, garantindo que essas áreas sejam geridas de forma eficiente e conforme as regulamentações.

Expansão e escalabilidade

Se sua empresa está planejando expandir suas operações, o BPO pode facilitar essa expansão, proporcionando escalabilidade sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura ou novas contratações.

Provedores de BPO são capazes de ajustar seus serviços de acordo com as demandas crescentes, permitindo que a empresa se expanda de forma ágil e controlada.

Necessidade de redução de custos

Empresas que buscam reduzir custos operacionais sem comprometer a qualidade dos serviços podem se beneficiar do BPO.

A terceirização permite acessar serviços de alta qualidade a um custo reduzido, eliminando despesas relacionadas à contratação, ao treinamento e à manutenção de equipes internas.

Necessidade de inovação tecnológica

Em setores dinâmicos como TI, a necessidade de acompanhar as inovações tecnológicas pode ser desafiadora.

O BPO permite que a empresa se mantenha atualizada com as últimas tecnologias e práticas sem precisar investir diretamente em novos sistemas ou treinamentos extensivos para a equipe interna.

Como implementar o BPO no setor de TI em 7 passos?

Na sequência, vamos apresentar a você um passo a passo com 7 dicas de como implementar o BPO no setor de TI da sua empresa. Acompanhe!

1. Defina objetivos e metas do negócio

A definição de objetivos e metas do negócio é o primeiro passo para implementação do BPO no seu setor de TI.

Isso significa que você precisa estabelecer quais são as prioridades desse setor, elencando o que é mais necessário e estratégico para alcançar as suas metas.

Lembre-se sempre que o BPO de TI é focado em estratégias, portanto, considere quais processos internos desta área podem usufruir mais deste serviço.

2. Pesquisa potenciais provedores de serviços

A busca por potenciais provedores deste serviço é um passo fundamental para você fazer um bom investimento.

Nesse sentido, a nossa sugestão é que você procure por empresas que sejam reconhecidas e tenham uma boa reputação no mercado e que comprovem que são capazes de prestar esse serviço de acordo com o perfil do seu negócio.

Para isso, você pode procurar por feedback de clientes e solicitar certificados de qualidade, caso a empresa tenha.

Esses pontos já te ajudam a ter uma noção dos pontos fortes da empresa e quais as atividades que ela oferece e podem colaborar para a rotina de trabalho do seu time.

3. Crie um Pedido de Proposta (RFP)

O Pedido de Proposta (RFP) é um documento formal que ajuda empresas a padronizarem negociações com fornecedores e prestadores de serviços.

Ele descreve as informações sobre a empresa em geral e inclui dados importantes que dizem respeito aos serviços ou produtos que serão obtidos com os fornecedores externos.

Ou seja: com esse documento você consegue estabelecer os requisitos específicos que um fornecedor de BPO deve atender para responder à oferta proposta.

Além do mais, a empresa contratante descreve nesse documento como irá realizar a análise e avaliação dos fornecedores.

4. Escolha o provedor de serviços ideal

Para fazer a escolha de um provedor de serviços ideal, é fundamental que você leve em conta aspectos como:

O nível de conhecimento técnico e experiência no mercado do provedor;
Se o suporte que ele oferece é confiável e como ele é disponibilizado na prática;
A possibilidade de personalizar o serviço para o perfil do seu negócio.

5. Estabeleça um SLA

SLA é a sigla para Service Level Agreement, que em tradução significa Acordo de Nível de Serviço.

Esse é um documento que lista quais serão as obrigações do negócio com o prestador de serviço e quais as obrigações do prestador com você.

Então, elabore esse documento com objetividade e transparência, de modo que ele seja compreensível e esteja de acordo pelos dois lados.

6. Implemente a solução

Depois de avaliar a reputação e expertise de todas as empresas, considerar seus valores e escolher a mais adequada para o seu negócio, é hora da implementação do serviço!

É aqui que todo o conhecimento técnico é colocado em prática com soluções efetivas e estratégicas, reestruturando seu setor de TI interno.

Nessa etapa é preciso preparar seu time para lidar com a equipe terceirizada e começar a trabalhar com mais foco no core business de sua empresa.

7. Acompanhe e monitore os KPIs

Se você pensou que o trabalho se encerra quando a implementação é concluída, enganou-se!

Isso porque a adoção do BPO é um trabalho constante, afinal, assim que ele é integrado à sua empresa, é preciso realizar uma avaliação contínua da performance dos profissionais contratados.

Para isso, você deve identificar os objetivos e metas que traçou lá em cima, no primeiro passo que citamos, e verificar se eles estão sendo cumpridos e trazendo bons resultados pelas atividades executadas.

É com o acompanhamento e monitoramento que você verifica se precisa ou não entrar em contato com o prestador de serviços para solicitar mudanças e melhorias.

E para isso é fundamental que você revise o SLA e, caso ache necessário, adapte ele a mudanças do seu negócio.

Quais são os desafios para implementação do BPO?

A implementação da terceirização de processos de negócios (BPO) pode trazer inúmeros benefícios, mas também apresenta desafios que precisam ser superados para garantir o sucesso da estratégia.

Esses desafios podem variar de acordo com o setor e a complexidade das operações, mas em geral, envolvem aspectos estratégicos, culturais e operacionais.

A seguir, estão alguns dos principais desafios enfrentados pelas empresas ao adotar o BPO.

Manter o alinhamento estratégico

Um dos maiores desafios na implementação do BPO é garantir que as operações terceirizadas estejam alinhadas com a estratégia geral da empresa.

Isso exige uma comunicação clara e contínua entre a empresa e o provedor de serviços, bem como a definição de objetivos e expectativas desde o início do contrato.

Sem esse alinhamento, existe o risco de que as atividades terceirizadas não contribuam de forma eficaz para os objetivos de longo prazo da organização, prejudicando o desempenho geral do negócio.

Administrar as mudanças

A adoção do BPO frequentemente requer mudanças significativas na estrutura organizacional e nos processos internos, o que pode gerar resistência por parte dos colaboradores.

A gestão eficaz dessas mudanças é essencial para minimizar o impacto na cultura organizacional e garantir que a transição seja o mais suave possível.

Isso inclui a necessidade de treinamentos, comunicação clara sobre os benefícios da terceirização, e a implementação de uma estratégia de gestão de mudanças que envolva todos os níveis da empresa.

Garantir a qualidade do serviço

Outro desafio crítico é assegurar que o nível de serviço prestado pelo provedor de BPO atenda ou supere os padrões da empresa.

A qualidade do serviço pode ser afetada por diversos fatores, como falhas na comunicação, falta de alinhamento de expectativas ou diferenças culturais entre as organizações.

Para mitigar esses riscos, é fundamental estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) claros, monitorar continuamente a qualidade dos serviços prestados e manter uma relação de transparência com o provedor.

Fazer a gestão da parceria

Gerenciar a relação com o provedor de BPO é outro desafio que requer atenção.

A gestão da parceria envolve a supervisão contínua das operações, a resolução de problemas que possam surgir e a adaptação a mudanças nas necessidades do negócio.

É necessário manter uma comunicação constante e aberta com o provedor, além de revisitar regularmente os termos do contrato para garantir que ele continue a atender às expectativas da empresa.

Uma gestão eficaz da parceria é fundamental para garantir que o BPO seja um sucesso a longo prazo.

Como a Office Total pode te ajudar a superar esses desafios?

Implementar o BPO pode ser um processo complexo, mas a Office Total está aqui para te ajudar a superar todos os desafios.

Com anos de experiência em terceirização de processos de negócios, oferecemos um suporte completo desde a análise inicial até a gestão contínua da parceria.

Nosso time de especialistas trabalha lado a lado com a sua empresa para garantir que todas as operações terceirizadas estejam perfeitamente alinhadas com seus objetivos estratégicos.

Assim, podemos te ajudar em todas as etapas desse processo que pode ser, sim, desafiador sem o auxílio especializado.

Quer saber mais a respeito? Veja aqui e descubra como a Office Total pode ajudar a sua empresa a se desenvolver com total segurança e conveniência!

Conclusão

Hoje a nossa missão era apresentar a você o BPO, um modelo de terceirização de serviço que diz respeito às atividades de rotina que não têm ligação direta com o Core Business da empresa.

Ou seja, esse modelo propõe a contratação de uma equipe especializada que é direcionada para as tarefas secundárias feitas pelo setor de TI.

Como você viu durante a leitura, o BPO traz diversos benefícios que podem tornar sua empresa mais destacada no mercado, como melhorar processos, diminuir custos, aumentar a produtividade e criar um diferencial competitivo.

Se você ficou interessado neste tipo de serviço, basta seguir o passo a passo de implementação que apresentamos aqui!

Equipe Office Total

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BPO: veja como transformar a eficiência operacional do seu setor de TI