Você já ouviu falar em BPO (Business Process Outsourcing) e se perguntou do que se trata e por que tantas empresas estão adotando essa prática?
Não se preocupe, estamos aqui para desvendar esse termo e mostrar como o BPO pode ser um verdadeiro aliado na eficiência dos processos empresariais.
Por isso, ao longo deste texto, vamos explorar o que é BPO, suas vantagens, aplicações práticas e até mesmo diferenciá-lo da terceirização. Vamos lá!
O que é terceirização de processos de negócios (BPO)?
O BPO é um tipo de terceirização de serviço que diz respeito às atividades de rotina que não têm ligação direta com o Core Business da empresa.
Em tradução, a sigla em inglês para Business Process Outsourcing significa Terceirização de Processos de Negócio, que como seu nome já diz, se trata da contratação de uma equipe especializada que é direcionada para as tarefas secundárias feitas pelo setor de TI.
Para adotar esse serviço a um negócio é preciso analisar com profundidade os processos da área, levando em conta todas as suas normas internas e infraestrutura.
Com essa identificação, inicia-se o processo de reorganizar a operação dessas atividades e passar as responsabilidades para o time especializado.
É dessa maneira que empresas passam a otimizar o desempenho de um setor ou de todo o seu negócio, abrindo espaço para ampliar a competitividade e rentabilidade da organização.
Outro ponto importante da adoção do BPO é que ele eleva o nível de automação interna devido a implementação de novas ferramentas e metodologias de TI, tornando mais ágil, segura e precisa a rotina de trabalho dos colaboradores.
Deste modo, a sua empresa tem mais tempo para focar em outras atividades do negócio, como processos ligados ao core business, aperfeiçoamento do atendimento ao cliente e questões que envolvem parceiros comerciais.
Como o BPO funciona?
Dá para comparar o Business Process Outsourcing (BPO) com a composição de um time especializado que vai trabalhar para a sua empresa, mas sem a necessidade de mantê-lo internamente.
Funciona assim: em vez de lidar com todas as funções e processos em casa, você terceiriza parte ou a totalidade dessas atividades para um provedor de serviços. Imagine que você tenha uma empresa que precisa lidar com muitas tarefas administrativas, como processamento de folha de pagamento, atendimento ao cliente ou até mesmo gerenciamento de dados.
Com isso, em vez de criar e manter departamentos internos para cada uma dessas funções, você pode contratar um serviço de BPO especializado.
Vamos pegar como exemplo um setor de atendimento ao cliente. Se você terceirizar esse processo para um provedor de BPO, eles assumirão as responsabilidades relacionadas à resolução de dúvidas e perguntas, resolver problemas e lidar com consultas dos seus clientes em seu nome.
E, assim, você pode se concentrar nas atividades centrais do seu negócio.
Outro exemplo é o BPO em folha de pagamento. Em vez de gerenciar internamente toda a complexidade dos processos salariais, você pode terceirizar esse serviço. Aí, o provedor de BPO cuidará do processamento de salários, cálculos de impostos e todas as questões relacionadas, garantindo que tudo esteja em conformidade e ocorra de maneira eficiente.
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Principais tipos e categorias de BPO
Existem tipos e categorias de BPO que colaboram com a otimização de tarefas e melhoria nos resultados em diversas áreas.
As principais categorias que podemos destacar envolvem o jurídico e compliance, documentos, tecnologia da informação , fiscal e contábil.
Abaixo explicamos mais sobre elas. Confira!
Jurídico e compliance
A administração de uma empresa precisa estar em dia com as leis vigentes do país.
E quem tem um negócio sabe que as leis passam por mudanças constantes e podem ter diversas interpretações.
Neste cenário, essa tarefa exige muito tempo dos gestores – que geralmente eles não têm disponível!
É aí que surge um modelo de BPO que se disponibiliza a criar processos de segurança nesse ramo e evitar que a sua empresa passe por complicações jurídicas.
Documentos
Dentro de uma empresa, os documentos contém dados relevantes e muitas vezes confidenciais para a gestão empresarial.
E com o uso de tecnologias avançadas você pode contar com um BPO que maximiza o aproveitamento das informações disponíveis em documentos sem fazer com que sua equipe pare suas atividades para elaborar um relatório.
Parece um cenário perfeito, não é mesmo? E garantimos que é!
Isso porque tudo isso é feito através do BPO direcionado ao Business Intelligence, que se disponibiliza a proteger documentos e gerar dados com mais precisão, além de aperfeiçoar o direcionamento de estratégias da sua companhia.
Tecnologia da informação
A ampliação do uso de soluções tecnológicas dentro de espaços corporativos tem feito com que o setor de TI sofra com a falta de profissionais qualificados.
E como o uso desses recursos tecnológicos é cada vez mais necessário e importante dentro das empresas, o BPO entra como uma alternativa para essa área.
Aqui a ideia é melhorar a infraestrutura de TI do seu negócio e seguir com a manutenção e suporte do setor, deixando todos os cuidados dele para especialistas contratados que irão garantir:
- que a sua operação siga a todo vapor;
- que a segurança da informação do seu negócio seja garantida (a LGPD agradece!);
- que falhas em processos sejam diminuídas.
Fiscal e contábil
O BPO focado no setor fiscal e contábil está envolvido com a gestão dessas áreas.
Quando você terceiriza esse setor, o seu time fica livre das dores de cabeça e burocracias do âmbito, além de erros de cálculos serem diminuídos drasticamente.
Isso porque a empresa contratada para fazer esse serviço fica com a responsabilidade de gerenciar todas as questões fiscais e contábeis, como:
- emissão de boletos e notas fiscais;
- contas a receber e apagar;
- administração e controle de documentos fiscais e contábeis.
Além do mais, a empresa terceirizada irá contar com todas as ferramentas mais atuais para buscar medidas que melhorem o desempenho da companhia, focando na:
- redução de custos;
- otimização de processos;
- transparência na exposição de dados da organização.
Quais são as vantagens do BPO para a empresa?
O Business Process Outsourcing tem se tornado uma estratégia valiosa para a otimização de operações das empresas. E, como já adiantamos, o BPO tem uma série de benefícios integrados à ideia de delegar algumas atividades operacionais a terceiros especializados.
Abaixo, vamos explorar essas vantagens e como elas ajudam a desenvolver resultados positivos para o seu negócio.
Diminuição dos custos
Ao optar pelo BPO, as empresas podem reduzir significativamente os custos operacionais. Por exemplo: ao terceirizar o atendimento ao cliente, evita-se a necessidade de manter uma equipe interna extensa.
Como consequência disso, você consegue acumular a redução de despesas com salários, treinamento e infraestrutura.
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Aumento da produtividade
A terceirização de tarefas específicas permite que os colaboradores da empresa concentrem-se em suas funções principais, aumentando a eficiência e a produtividade geral.
Um exemplo disso pode ser percebido ao terceirizar processos de TI ou mesmo processos administrativos em geral. Como consequência direta disso, sua equipe interna pode dedicar mais tempo ao seu planejamento estratégico e de iniciativas.
Controle de dados
Os provedores de BPO são especialistas em gerenciar dados sensíveis. Ao terceirizar funções como processamento de folha de pagamento para um provedor experiente, a sua empresa pode garantir o manuseio seguro e eficiente de informações confidenciais.
Aumento na qualidade dos serviços
Ao escolher um provedor de BPO com expertise na área desejada, as empresas podem elevar a qualidade dos serviços prestados.
Vamos imaginar, como exemplo, que um varejista decide terceirizar a logística. Assim, ele pode contar com a experiência de um especialista para garantir entregas mais rápidas e precisas.
Otimização do tempo para focar em outras áreas
Com tarefas operacionais sendo tratadas por especialistas de BPO, a equipe interna ganha tempo para focar em áreas estratégicas.
Vamos entender isso melhor com um exemplo: uma empresa de tecnologia pode terceirizar o suporte técnico, algo que permite à sua empresa mais tempo e dedicação às atividades de inovações e desenvolvimento.
BPO x terceirização: quais são as diferenças?
No mundo dos negócios, termos como BPO (Business Process Outsourcing) e terceirização são frequentemente mencionados, mas nem sempre eles traduzem aquilo que as pessoas querem dizer ao citá-los.
Inclusive, vale a pergunta: você sabe realmente o que esses termos significam e como eles se diferenciam? Vamos desvendar esses conceitos de maneira simples e entender as nuances entre BPO e terceirização logo abaixo.
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BPO
O BPO vai além da simples terceirização e envolve a transferência de processos de negócios completos para um provedor especializado.
Com isso, em vez de delegar tarefas específicas, as empresas optam por terceirizar processos completos, como atendimento ao cliente, contabilidade e recursos humanos, entre outros.
Por exemplo: uma instituição financeira pode escolher um provedor de BPO para gerenciar integralmente seus processos de folha de pagamento, algo que envolve desde o cálculo até a distribuição dos salários.
Terceirização
Já a terceirização é um conceito amplo que envolve delegar atividades específicas a terceiros. Ou seja: empresas contratam serviços externos para realizar funções que não fazem parte de suas competências principais.
Um exemplo prático pode ser uma empresa de tecnologia que terceiriza a limpeza de escritórios, permitindo que a equipe interna foque nas atividades relacionadas à sua área de atuação.
Agora, quando comparamos a ideia de BPO e terceirização na prática, podemos considerar a terceirização como uma empresa de manufatura que decide terceirizar a produção de componentes eletrônicos para uma fábrica especializada. Enquanto isso, ela mesma se concentra na montagem final dos produtos.
Por sua vez, BPO pode ser exemplificado na ideia de uma empresa de varejo que opta pelo BPO para gerenciar todo o ciclo de vida do cliente, desde aquisição até o suporte pós-venda, permitindo que sua equipe interna se concentre em estratégias de expansão e marketing, exclusivamente.
Como implementar o BPO no TI
Na sequência, vamos apresentar a você um passo a passo com 7 dicas de como implementar o BPO no setor de TI da sua empresa. Acompanhe!
1. Defina objetivos e metas do negócio
A definição de objetivos e metas do negócio é o primeiro passo para implementação do BPO no seu setor de TI.
Isso significa que você precisa estabelecer quais são as prioridades desse setor, elencando o que é mais necessário e estratégico para alcançar as suas metas.
Lembre-se sempre que o BPO de TI é focado em estratégias, portanto, considere quais processos internos desta área podem usufruir mais deste serviço.
2. Pesquisa potenciais provedores de serviços
A busca por potenciais provedores deste serviço é um passo fundamental para você fazer um bom investimento.
Nesse sentido, a nossa sugestão é que você procure por empresas que sejam reconhecidas e tenham uma boa reputação no mercado e que comprovem que são capazes de prestar esse serviço de acordo com o perfil do seu negócio.
Para isso, você pode procurar por feedback de clientes e solicitar certificados de qualidade, caso a empresa tenha.
Esses pontos já te ajudam a ter uma noção dos pontos fortes da empresa e quais as atividades que ela oferece e podem colaborar para a rotina de trabalho do seu time.
3. Crie um Pedido de Proposta (RFP)
O Pedido de Proposta (RFP) é um documento formal que ajuda empresas a padronizarem negociações com fornecedores e prestadores de serviços.
Ele descreve as informações sobre a empresa em geral e inclui dados importantes que dizem respeito aos serviços ou produtos que serão obtidos com os fornecedores externos.
Ou seja, com esse documento você consegue estabelecer os requisitos específicos que um fornecedor de BPO deve atender para responder à oferta proposta.
Além do mais, a empresa contratante descreve nesse documento como irá realizar a análise e avaliação dos fornecedores.
4. Escolha o provedor de serviços ideal
Para fazer a escolha de um provedor de serviços ideal, é fundamental que você leve em conta aspectos como:
- o nível de conhecimento técnico e experiência no mercado do provedor;
- se o suporte que ele oferece é confiável e como ele é disponibilizado na prática;
- a possibilidade de personalizar o serviço para o perfil do seu negócio.
5. Estabeleça um SLA
SLA é a sigla para Service Level Agreement, que em tradução significa Acordo de Nível de Serviço.
Esse é um documento que lista quais serão as obrigações do negócio com o prestador de serviço e quais as obrigações do prestador com você.
Então, elabore esse documento com objetividade e transparência, de modo que ele seja compreensível e esteja de acordo pelos dois lados.
6. Implemente a solução
Depois de avaliar a reputação e expertise de todas as empresas, considerar seus valores e escolher a mais adequada para o seu negócio, é hora da implementação do serviço!
É aqui que todo o conhecimento técnico é colocado em prática com soluções efetivas e estratégicas, reestruturando seu setor de TI interno.
Nessa etapa é preciso preparar seu time para lidar com a equipe terceirizada e começar a trabalhar com mais foco no core business de sua empresa.
7. Acompanhe e monitore os KPIs
Se você pensou que o trabalho se encerra quando a implementação é concluída, enganou-se!
Isso porque a adoção do BPO é um trabalho constante, afinal, assim que ele é integrado à sua empresa, é preciso realizar uma avaliação contínua da performance dos profissionais contratados.
Para isso, você deve identificar os objetivos e metas que traçou lá em cima, no primeiro passo que citamos, e verificar se eles estão sendo cumpridos e trazendo bons resultados pelas atividades executadas.
É com o acompanhamento e monitoramento que você verifica se precisa ou não entrar em contato com o prestador de serviços para solicitar mudanças e melhorias.
E para isso é fundamental que você revise o SLA e, caso ache necessário, adapte ele a mudanças do seu negócio.
Portanto, você já conhece todos os diferenciais e as vantagens do BPO aplicadas ao setor de TI e às empresas em geral, certo?
Mas dá para ir além, e podemos te ajudar em todas as etapas desse processo que pode ser, sim, desafiador sem o auxílio especializado.
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Conclusão
Hoje a nossa missão era apresentar a você o BPO, um modelo de terceirização de serviço que diz respeito às atividades de rotina que não têm ligação direta com o Core Business da empresa.
Ou seja, esse modelo propõe a contratação de uma equipe especializada que é direcionada para as tarefas secundárias feitas pelo setor de TI.
Como você viu durante a leitura, o BPO traz diversos benefícios que podem tornar sua empresa mais destacada no mercado, como:
- melhorar processos;
- diminuir custos;
- aumentar a produtividade;
- criar um diferencial competitivo.
Se você ficou interessado neste tipo de serviço, basta seguir o passo a passo de implementação que apresentamos aqui!
Tecnologia por Assinatura que impulsionam negócios!