bpo o que é

Descubra se o BPO é o que seu setor de TI precisa para crescer

O que é terceirização de processos de negócios (BPO)?

O BPO é um tipo de terceirização de serviço que diz respeito às atividades de rotina que não têm ligação direta com o Core Business da empresa.

Em tradução, a sigla em inglês para Business Process Outsourcing significa Terceirização de Processos de Negócio, que como seu nome já diz, se trata da contratação de uma equipe especializada que é direcionada para as tarefas secundárias feitas pelo setor de TI.

Para adotar esse serviço a um negócio é preciso analisar com profundidade os processos da área, levando em conta todas as suas normas internas e infraestrutura.

Com essa identificação, inicia-se o processo de reorganizar a operação dessas atividades e passar as responsabilidades para o time especializado.

É dessa maneira que empresas passam a otimizar o desempenho de um setor ou de todo o seu negócio, abrindo espaço para ampliar a competitividade e rentabilidade da organização.

Outro ponto importante da adoção do BPO é que ele eleva  o nível de automação interna devido a implementação de novas ferramentas e metodologias de TI, tornando mais ágil, segura e precisa a rotina de trabalho dos colaboradores.

Deste modo, a sua empresa tem mais tempo para focar em outras atividades do negócio, como processos ligados ao core business, aperfeiçoamento do atendimento ao cliente e questões que envolvem parceiros comerciais. 

Principais tipos e categorias de BPO

Existem tipos e categorias de BPO que colaboram com a otimização de tarefas e melhoria nos resultados em diversas áreas.

As principais categorias que podemos destacar envolvem o jurídico e compliance, documentos, tecnologia da informação , fiscal e contábil.

Abaixo explicamos mais sobre elas. Confira! 

Jurídico e compliance

A administração de uma empresa precisa estar em dia com as leis vigentes do país.

E quem tem um negócio sabe que as leis passam por mudanças constantes e podem ter diversas interpretações.

Neste cenário, essa tarefa exige muito tempo dos gestores –  que geralmente eles não têm disponível! 

É aí que surge um modelo de BPO que se disponibiliza a criar processos de segurança nesse ramo e evitar que a sua empresa passe por complicações jurídicas.

Documentos

Dentro de uma empresa, os documentos contém dados relevantes e muitas vezes confidenciais para a gestão empresarial.

E com o uso de tecnologias avançadas você pode contar com um BPO que maximiza o aproveitamento das informações disponíveis em documentos sem fazer com que sua equipe pare suas atividades para elaborar um relatório.

Parece um cenário perfeito, não é mesmo? E garantimos que é!

Isso porque tudo isso é feito através do BPO direcionado ao Business Intelligence, que se disponibiliza a proteger documentos e  gerar dados com mais precisão, além de aperfeiçoar o direcionamento de estratégias da sua companhia.

Tecnologia da informação

A ampliação do uso de soluções tecnológicas dentro de espaços corporativos tem feito com que o setor de TI sofra com a falta de profissionais qualificados.

E como o uso desses recursos tecnológicos é cada vez mais necessário e importante dentro das empresas, o BPO entra como uma alternativa para essa área.

Aqui a ideia é melhorar a infraestrutura de TI do seu negócio e seguir com a manutenção e suporte do setor, deixando todos os cuidados dele para especialistas contratados que irão garantir: 

  • que a sua operação siga a todo vapor;
  • que a segurança da informação do seu negócio seja garantida (a LGPD agradece!);
  • que falhas em processos sejam diminuídas.

Fiscal e contábil

O BPO focado no setor fiscal e contábil está envolvido com a gestão dessas áreas.

Quando você terceiriza esse setor, o seu time fica livre das dores de cabeça e burocracias do âmbito, além de erros de cálculos serem diminuídos drasticamente.

Isso porque a empresa contratada para fazer esse serviço fica com a responsabilidade de gerenciar todas as questões fiscais e contábeis, como:

  • emissão de boletos e notas fiscais;
  • contas a receber e apagar;
  • administração e controle de documentos fiscais e contábeis. 

Além do mais, a empresa terceirizada irá contar com todas as ferramentas mais atuais para buscar medidas que melhorem o desempenho da companhia, focando na:

  • redução de custos;
  • otimização de processos;
  • transparência na exposição de dados da organização.

Aplicações e benefícios do BPO no setor de TI

Aplicações e benefícios do BPO no setor de TI

A aplicação do BPO no setor de TI traz diversos benefícios para o seu negócio, tais como:

Melhoria de processos

Isso porque a contratação elimina tarefas desnecessárias do seu time, corrige erros, previne falhas e aumenta o uso de tecnologias mais avançadas, trazendo inovação ao seu negócio.

Diminuição de custos 

Os custos de manutenção de equipamentos são diminuídos com essa solução.

Isso ocorre porque a empresa contratada fica responsável por todos os reparos técnicos que o parque necessite durante a vigência do contrato, desde que não sejam ocasionados por mau uso.

Aumento da produtividade

O BPO colabora para o aumento da produtividade porque os seus colaboradores internos passam a se dedicar exclusivamente  ao core business do seu negócio.

Diferencial competitivo

O BPO leva aos negócios inovação e flexibilidade, dando a sua empresa a chance de encontrar diferenciais competitivos que a destaquem da concorrência.

Na prática isso acontece porque  sua equipe é aliviada de sobrecargas de trabalho, que agora ficam nas mãos do time de BPO, fornecendo mais tempo para os seus colaboradores internos investirem e desenvolverem algo novo.

E nesse processo de inovação, o time de BPO também pode te dar uma mãozinha com soluções, informações e visões externas que renovem as ideias da sua empresa.

Como implementar o BPO no TI

Na sequência, apresentamos a você um passo a passo com 7 dicas de como implementar o BPO no setor de TI da sua empresa. Acompanhe!

1. Defina objetivos e metas do negócio

A definição de objetivos e metas do negócio é o primeiro passo para implementação do BPO no seu setor de TI.

Isso significa que você precisa estabelecer quais são as prioridades desse setor, elencando o que é mais necessário e estratégico para alcançar as suas metas.

Lembre-se sempre que o BPO de TI é focado em estratégias, portanto, considere quais processos internos desta área podem usufruir mais deste serviço.

2. Pesquise potenciais provedores de serviços

A busca por potenciais provedores deste serviço é um passo fundamental para você fazer um bom investimento.

Nesse sentido, a nossa sugestão é que você procure por empresas que sejam reconhecidas e tenham uma boa reputação no mercado e que comprovem que são capazes de prestar esse serviço de acordo com o perfil do seu negócio.

Para isso, você pode procurar por feedback de clientes e solicitar certificados de qualidade, caso a empresa tenha.

Esses pontos já te ajudam a ter uma noção dos pontos fortes da empresa e quais as atividades que ela oferece e podem colaborar para a rotina de trabalho do seu time.

3. Crie um Pedido de Proposta (RFP)

O Pedido de Proposta (RFP) é um documento formal que ajuda empresas a padronizarem negociações com fornecedores e prestadores de serviços.

Ele descreve as informações sobre a empresa em geral e inclui dados importantes que dizem respeito aos serviços ou produtos que serão obtidos com os fornecedores externos.

Ou seja, com esse documento você consegue estabelecer os requisitos específicos que um fornecedor de BPO deve atender para responder à oferta proposta.

Além do mais,  a empresa contratante descreve nesse documento como irá realizar a análise e avaliação dos fornecedores.

4. Escolha o provedor de serviços ideal

Para fazer a escolha de um provedor de serviços ideal, é fundamental que você leve em conta aspectos como:

  • o nível de conhecimento técnico e experiência no mercado do provedor;
  • se o suporte que ele oferece é confiável e como ele é disponibilizado na prática;
  • a possibilidade de personalizar o serviço para o perfil do seu negócio.

5. Estabeleça um SLA

Como implementar o BPO no TI

SLA é a sigla para Service Level Agreement, que em tradução significa Acordo de Nível de Serviço.

Esse é um documento que lista quais serão as obrigações do negócio com o prestador de serviço e quais as obrigações do prestador com você. 

Então, elabore esse documento com objetividade e transparência, de modo que ele seja compreensível e esteja de acordo pelos dois lados. 

6. Implemente a solução

Depois de avaliar a reputação e expertise de todas as empresas, considerar seus valores e escolher a mais adequada para o seu negócio, é hora da implementação do serviço! 

É aqui que todo o conhecimento técnico é colocado em prática com soluções efetivas e estratégicas, reestruturando seu setor de TI interno.

Nessa etapa é preciso preparar seu time para lidar com a equipe terceirizada e começar a trabalhar com mais foco no core business de sua empresa.

7. Acompanhe e monitore os KPIs

Se você pensou que o trabalho se encerra quando a implementação é concluída, enganou-se!

Isso porque a adoção do BPO é um trabalho constante, afinal, assim que ele é integrado à sua empresa, é preciso realizar uma avaliação contínua da performance dos profissionais contratados.

Para isso, você deve identificar os objetivos e metas que traçou lá em cima, no primeiro passo que citamos, e verificar se eles estão sendo cumpridos e trazendo bons resultados pelas atividades executadas. 

É com o acompanhamento e monitoramento que você verifica se precisa ou não entrar em contato com o prestador de serviços para solicitar mudanças e melhorias.

E para isso é fundamental que você revise o SLA e, caso ache necessário, adapte ele a mudanças do seu negócio. 

conceito de bpo

Conclusão

Hoje a nossa missão era apresentar a você o BPO, um modelo de terceirização de serviço que diz respeito às atividades de rotina que não têm ligação direta com o Core Business da empresa.

Ou seja, esse modelo propõe a contratação de uma equipe especializada que é direcionada para as tarefas secundárias feitas pelo setor de TI.

Como você viu durante a leitura, o BPO traz diversos benefícios que podem tornar sua empresa mais destacada no mercado, como:

  • melhorar processos;
  • diminuir custos;
  • aumentar a produtividade;
  • criar um diferencial competitivo.

Se você ficou interessado neste tipo de serviço, basta seguir o passo a passo de implementação que apresentamos aqui!