Os processos de TI são capazes de alinhar o setor tecnológico da sua empresa com os objetivos e metas gerais da organização.
Isso resulta ter em suas mãos as melhores práticas tecnológicas para alcançar com mais facilidade e rapidez quaisquer que sejam os seus objetivos.
Para entender melhor como isso tudo funciona na prática, preparamos esse artigo completo explicando detalhadamente o que são esses processos e como mapeá-los em seu negócio!
Bora descobrir?
O que são processos de TI?
Os processos de TI são todas as fases que fazem parte da construção e da entrega de um serviço desse setor.
Na prática, podemos comparar os processos de TI com a configuração de um serviço que é oferecido.
Por exemplo, quando o e-mail chega na nossa caixa de entrada a gente consegue visualizar a mensagem e o remetente, chamando isso de serviço em um primeiro momento.
Mas para que esse e-mail chegue em nossa caixa de entrada, antes é preciso fazer uma configuração de diversos itens que podemos chamar de itens de configuração.
Então, nesse exemplo, cada etapa da construção do e-mail é compreendida como um processo de TI, desde a criação do layout até a chegada final na caixa de entrada.
Logo, a gestão assertiva dos processos de TI ajuda as organizações a garantirem que os seus serviços serão entregues com efetividade e um alto nível de qualidade.
Deste modo, mapear esses processos e fazer a gestão correta deles colabora para elevar a performance e o valor dos serviços de uma empresa a partir do setor de TI.
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Por que os processos são importantes em TI?
Os processos são importantes em TI porque ajudam os gestores e equipes a pensarem e desenvolverem soluções que estejam de acordo com as estratégias de toda a empresa.
Além do mais, esses processos são importantes porque garantem que gestores de equipes de TI executem projetos com efetividade em custo.
A efetividade em custo se trata de fazer uma gestão correta dos processos para desenvolver o serviço em um tempo e custo certo.
E para a área de TI é comum que os projetos sejam executados sempre com pouco tempo ou baixo orçamento.
Então, os processos se tornam importantes para esse setor porque diante dessas circunstâncias eles conseguem entregar um serviço benéfico tanto para clientes internos, quanto para os externos.
Além do mais, a gestão de processos de TI se beneficia com:
- mais rapidez e menos ociosidade;
- uma linguagem comum;
- mais praticidade ao encontrar pessoas, serviços e produtos;
- melhor direcionamento de recursos;
- ajuda na gestão e governança do setor de TI.
O que é mapeamento dos processos de TI?
O mapeamento de processos de TI é uma atividade que busca entender todo o caminho feito por cada uma das atividades do setor, para esclarecer qual apoio a área presta para os outros setores da empresa.
O resultado desse mapeamento se mostra extremamente importante no momento da criação de padrões para verificar questões de oportunidades e de riscos.
Isso porque, ao apontar melhorias em cada um dos processos que foram mapeados, é possível trazer ainda mais valor a cada um deles.
No mais, o mapeamento dos processos pode ser visto como uma ferramenta capaz de transformar as atividades visando mais eficiência interna por meio do uso da tecnologia.
Quando é indicado fazer um mapeamento de processos de TI?
É indicado fazer um mapeamento dos processos de TI quando há desconformidade com as demandas estratégicas da organização, lentidão e comunicação confusa.
Entenda melhor esses motivos abaixo.
Desconformidade com as demandas estratégicas da organização
Nós chamamos de arquitetura de processos de TI quando a empresa tem objetivos estratégicos que são suportados por essa área.
Logo, a arquitetura de processos se responsabiliza para que as soluções tecnológicas estejam alinhadas com os objetivos da empresa.
Lentidão
É possível notar que a operação está lenta quando serviços começam a demorar para serem executados e todas as demandas passam a perder os prazos de entrega.
Neste momento é fundamental dar início ao mapeamento de processos para identificar quais etapas são as responsáveis por esse gargalo.
Comunicação confusa
Quando não existe uma linguagem padronizada, provavelmente sua uma empresa irá ter uma série de problemas de comunicação entre as equipes, algo que pode confundir todos os colaboradores na hora de realizar as suas atividades.
Qual a importancia de mapear os processos de TI?
Mapear os processos de TI é fundamental para garantir que a tecnologia da empresa esteja alinhada com suas estratégias e objetivos.
Esse mapeamento facilita a identificação de gargalos, aprimora a eficiência operacional e destaca áreas de potencial melhoria e inovação.
Com um entendimento claro dos processos, as empresas podem se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e às exigências dos clientes.
Como fazer um mapeamento eficiente de processos de TI?
Para fazer um mapeamento eficiente de processos de TI, você deve definir os seus objetivos, definir as entradas e saídas, identificar as atividades e componentes, elencar os riscos e definir os indicadores para monitoramento.
Na sequência, explicaremos melhor cada um desses pontos sobre como fazer um mapeamento eficiente de processos de TI.
Primeiro, defina os objetivos
A área de TI cresceu o suficiente a ponto de se tornar um setor estratégico dentro das organizações.
Justamente por isso todas as ações do departamento devem estar voltadas para o mesmo objetivo da empresa como um todo.
Isso significa que o mapeamento de processos de TI precisa levar em conta os objetivos traçados pelo setor e as metas gerais de toda empresa.
Desta forma é possível:
- oferecer informações relevantes para cada gestor de cada setor;
- diminuir os riscos operacionais;
- tornar mais eficiente os processos de todas as áreas da empresa;
- diminuir as etapas para o alcance de resultados finais dos processos internos.
Defina entradas e saídas
Nós chamamos de saídas as entregas de um processo, sendo estes elementos palpáveis ou não, mas sempre úteis para quem faz o uso em suas atividades, sejam os clientes externos ou internos.
As entradas, por sua vez, se tratam dos itens, também palpáveis ou não, que irão passar por uma transformação até a entrega.
Deste modo, identificar quais são as entradas e saídas de um processo também é uma atitude que colabora para compreender se ele está funcionando corretamente.
Na prática, ao entender sobre a entrega, fica mais fácil definir quais são as informações que serão usadas para gerá-la.
Para tornar mais claro, imagine que as entradas são dados brutos e não organizados, enquanto o processo é responsável por fazer uma organização das informações e relatórios usáveis.
Identifique as atividades e componentes
Em um processo, as atividades envolvidas são as responsáveis por definir como as entradas serão trabalhadas até que se faça a geração das entregas esperadas.
Enquanto isso, os componentes se tratam de recursos aplicados em cada uma das atividades, podendo ser:
- nuvem;
- colaboradores;
- rede interna;
- data centers;
- ERP;
- RMM.
A meta é elaborar um plano de ação que tenha como objetivo localizar quais atividades precisam ser realizadas com os componentes que já existem dentro da empresa, com foco em melhorar a operação.
Nesse momento também é possível identificar quais são os pontos críticos dentro de cada um desses processos e qual é a demanda por investimentos e necessidade de uma reformulação deles.
Elenque os riscos
Elencar os riscos dentro dos processos realizados é algo essencial uma vez que é responsabilidade da empresa que presta serviços garantir segurança da informação aos seus clientes internos e externos.
Então, verificar quais são as falhas de um processo possibilita que você e o seu time consigam se prevenir.
Além do mais, é possível que vocês consigam agir de forma proativa para diminuir os riscos e evitar que eles possam ser uma brecha para cibercriminosos iniciarem um ataque ou invasão.
Neste cenário, o mapeamento age como um plano de contingência e recuperação de desastres para situações em que as atividades de segurança não foram capazes de prevenir uma ameaça, logo, o mapeamento irá ser a chave para continuidade dos negócios.
Defina os indicadores para monitoramento
Os indicadores de monitoramento são os responsáveis por mostrar qual o desempenho de cada um dos processos que foram mapeados.
Deste modo, fica mais fácil verificar se os processos estão funcionando como deveriam e como foi planejado.
Aqui a nossa dica é que você use poucos indicadores, pois assim a atividade de monitoramento fica mais simples e traz mais agilidade para equipe que consegue ter em mãos relatórios mais claros no momento de tomar decisões.
7 processos de TI indispensáveis
Agora veja a seguir sete processos de TI indispensáveis para qualquer organização:
1. Gestão de segurança
A Gestão de Segurança é crucial para proteger informações e sistemas contra ameaças e vulnerabilidades.
Ela envolve a implementação de políticas, controles, e tecnologias para assegurar a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos dados.
2. Desenvolvimento de software
O Desenvolvimento de Software abrange a criação, design, programação, testes e manutenção de softwares.
Trata-se de um processo que requer atenção meticulosa aos detalhes, desde a concepção até a entrega final do produto.
3. Gestão de projetos
A Gestão de Projetos em TI é essencial para assegurar que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo e orçamento previstos e envolve planejamento, execução, monitoramento e controle de projetos, garantindo alinhamento com as estratégias da organização.
4. Gestão de serviços de TI
Esta área foca na entrega eficiente e eficaz de serviços de TI, incluindo suporte, manutenção e melhoria contínua.
A gestão eficaz de serviços de TI assegura que os usuários finais recebam o suporte necessário para suas atividades.
5. Gestão de ativos de TI
A Gestão de Ativos de TI envolve o gerenciamento de todo o hardware, software e recursos de TI e assegura a otimização de recursos, minimizando custos e maximizando o retorno sobre os investimentos em TI.
6. Gestão de solicitações
A Gestão de Solicitações lida com a captação, análise e atendimento de pedidos e requisições de usuários internos e externos.
Em outras palavras, esse processo garante respostas rápidas e eficientes às necessidades dos usuários.
7. Operações de TI
Por fim, as operações de TI são o coração do departamento, garantindo a execução suave e eficiente de todos os sistemas e serviços de TI.
Inclui monitoramento, manutenção, suporte técnico e gestão de incidentes para manter a infraestrutura de TI operando sem interrupções.
Principais frameworks para processos de TI
Alguns frameworks e ferramentas colaboram para entregar boas práticas de gestão dos processos e alcançar um padrão de qualidade mais alto, sendo eles:
- ITIL®
- COBIT®
- TOGAF®
- Guia PMBOK®
- The Standard for Portfolio Management
- BABOK®
- BPM CBOK®
- Scrum
- SAFe®
- ISO/IEC 27001
Processos de TI: perguntas frequentes
Agora veja a resposta para algumas perguntas frequentes sobre os processos de TI:
O que é um processo em TI?
Um processo em TI refere-se às diversas etapas envolvidas na criação, desenvolvimento e entrega de serviços tecnológicos.
Esses processos englobam desde a concepção inicial de uma solução tecnológica até sua implementação e manutenção, visando alinhar as operações de TI com os objetivos estratégicos da organização.
Como mapear processos de TI?
Para mapear processos de TI com eficiência, é crucial definir claramente os objetivos, identificar as entradas e saídas, reconhecer as atividades e componentes envolvidos, listar os riscos potenciais e estabelecer indicadores de desempenho para monitoramento contínuo.
Quais são os tipos de TI?
Os tipos de TI podem ser categorizados com base nas funções e serviços prestados, como gerenciamento de redes, desenvolvimento de software, segurança cibernética, análise de dados e suporte técnico.
Cada tipo desempenha um papel específico no suporte e na melhoria das operações empresariais, contribuindo para a eficiência e inovação organizacional.
Como as soluções da Office Total podem ajudar no mapeamento e na otimização dos processos de TI?
A Office Total pode ajudar no mapeamento e na otimização dos processos de TI da sua empresa, pois oferecemos soluções que aproximam e integram pessoas às tecnologias de forma inteligente, digital e sustentável.
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Conclusão
Hoje a nossa meta era explicar a você que os processos de TI são importantes porque ajudam os gestores e equipes a pensarem e desenvolverem soluções que estejam de acordo com as estratégias de toda a empresa.
Como você viu, para colocar em prática um mapeamento eficiente destes processos, você e seu time devem:
- definir os seus objetivos;
- definir as entradas e saídas;
- identificar as atividades e componentes;
- elencar os riscos;
- definir os indicadores para monitoramento.
Na hora de colocar cada um desses passos em prática, retorne a esse artigo!
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