O gerenciamento adequado do ativo imobilizado é crucial para o sucesso e crescimento de uma empresa.

Neste artigo, vamos explorar o conceito de políticas de ativo imobilizado, sua importância e os tipos mais comuns aplicados nas organizações.

Continue lendo para entender tudo sobre o assunto!

O que é ativo imobilizado?

Ativo imobilizado, de maneira geral, diz respeito aos bens tangíveis e intangíveis de longa duração que uma empresa adquire, constrói ou desenvolve para uso próprio e que são necessários para a realização de suas atividades.

Esses bens têm como característica principal a utilização ao longo do tempo e o fato de não serem destinados à venda e podem incluir imóveis, veículos, máquinas, equipamentos, móveis, patentes, softwares, entre outros.

No contexto da Receita Federal, o ativo imobilizado é tratado no âmbito da legislação tributária, que estabelece as regras e condições para a depreciação, amortização e exaustão desses bens, além de outros aspectos relacionados à tributação, como taxas anuais, limites de dedução e a necessidade de registro adequado.

Esses aspectos são relevantes para a apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

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Para que serve o ativo imobilizado?

O ativo imobilizado serve a diversos propósitos dentro de uma empresa. Ele é fundamental para a operação, manutenção e expansão das atividades diárias.

Veja a seguir algumas das principais funções do ativo imobilizado:

• Base operacional: bens como imóveis, máquinas e equipamentos fornecem a infraestrutura e os recursos necessários para a empresa conduzir suas operações, ou seja, são fundamentais para a produção de bens e serviços e para o funcionamento geral da organização;
• Retorno sobre o investimento: ativos imobilizados contribuem para a geração de receita e lucro, uma vez que são utilizados na realização das atividades empresariais;
• Valor patrimonial: o ativo é parte do patrimônio da empresa e pode ser usado como garantia em operações financeiras, como empréstimos e financiamentos, além disso, o valor pode aumentar ou diminuir com o tempo, como no caso de imóveis, gerando ganho ou perda de capital;
• Planejamento e controle: a gestão dos ativos imobilizados permite que a empresa planeje e controle seus recursos, otimizando a utilização dos bens e identificando a necessidade de manutenção, reposição e expansão, quando surgirem;
• Aspectos fiscais e contábeis: os processos de contabilização, depreciação, amortização e exaustão dos ativos imobilizados são essenciais para a apuração dos tributos e para a elaboração das demonstrações financeiras e a gestão adequada desses ativos auxilia na conformidade fiscal e na transparência das informações contábeis;

Isto posto, o ativo imobilizado desempenha um papel crucial no funcionamento, crescimento e sustentabilidade das empresas e é, portanto, essencial para a realização das atividades empresariais e a geração de valor ao longo do tempo.

Como é feito o controle do ativo imobilizado?

O controle eficiente do ativo imobilizado auxilia na otimização dos recursos, na tomada de decisões e na conformidade com as normas contábeis e fiscais.

Ele envolve um conjunto de práticas que garantem a gestão eficiente e eficaz desses bens. Veja a seguir as principais etapas para o controle do ativo imobilizado:

• Identificação: registrar e catalogar todos os bens do ativo imobilizado, incluindo informações como descrição, localização, data de aquisição, valor e vida útil estimada;
• Classificação: catalogar os bens de acordo com categorias, como imóveis, veículos, máquinas, equipamentos e ativos intangíveis para o controle e a análise;
• Valoração: determinar o valor de cada bem no momento da aquisição, construção ou desenvolvimento e realizar ajustes conforme necessário, como atualizações ou reavaliações;
• Depreciação, amortização e exaustão: calcular e registrar a depreciação dos bens tangíveis, a amortização dos ativos intangíveis e a exaustão dos recursos naturais de acordo com as normas contábeis e fiscais aplicáveis;
• Manutenção e conservação: estabelecer e cumprir planos de manutenção preventiva e corretiva para garantir a funcionalidade e conservação dos bens;
• Baixa e alienação: realizar a baixa contábil e fiscal dos bens quando são vendidos, descartados ou que atingem o fim de sua vida útil, seguindo os procedimentos estabelecidos;
• Auditoria e inventário: realizar auditorias e inventários periódicos para verificar a existência, a condição e a conciliação dos bens registrados no ativo imobilizado.

O que é considerado um ativo imobilizado?

É considerado um ativo imobilizado bens tangíveis e intangíveis de longa duração, adquiridos, construídos ou desenvolvidos para uso próprio, não destinado à venda, com vida útil superior a um ano e necessários para a realização das atividades empresariais.

Alguns exemplos de ativos imobilizados incluem:

• Imóveis (terrenos, prédios, construções);
• Máquinas e equipamentos;
• Veículos (automóveis, caminhões, motocicletas);
• Mobiliário (mesas, cadeiras, estantes);
• Equipamentos de informática (computadores, servidores, impressoras);
• Ferramentas e utensílios;
• Instalações (sistemas elétricos, de iluminação, de ar-condicionado);
• Ativos intangíveis (patentes, marcas, softwares, licenças);
• Obras de arte e itens de coleção;
• Melhorias em bens arrendados (benfeitorias).

Qual a importância do ativo imobilizado?

A importância do ativo imobilizado reside na sua função enquanto base operacional e infraestrutura necessária para a realização de atividades empresariais.

Ou seja, esses ativos são fundamentais para a geração de receita e lucro, representam valor patrimonial e auxiliam na gestão, planejamento e controle dos recursos da empresa.

Além disso, a sua correta contabilização e tratamento fiscal impactam a apuração de tributos e, consequentemente, a elaboração das demonstrações financeiras.

Entenda a importância da política de ativo imobilizado bem definida

Uma política de ativo imobilizado é um conjunto de diretrizes e procedimentos estabelecidos pela empresa para gerenciar e controlar seus bens de longa duração, incluindo a aquisição, manutenção, depreciação, amortização, exaustão e descarte.

Ter uma política de ativo imobilizado bem estruturada é importante, pois traz diversos benefícios, como:

• Otimização de recursos: garante o uso eficiente dos ativos, evitando desperdícios e contribuindo para a redução de custos;
• Planejamento e controle: facilita o planejamento e a tomada de decisões sobre investimentos, manutenção e renovação dos ativos imobilizados;
• Conformidade fiscal e contábil: assegura a correta contabilização dos bens e o cumprimento das obrigações fiscais relacionadas à depreciação, amortização e exaustão;
• Transparência financeira: melhora a qualidade das informações contábeis e financeiras, aumentando a confiabilidade das demonstrações financeiras para investidores e outras partes interessadas;
• Valor patrimonial: Auxilia na preservação e aumento do valor dos ativos, contribuindo para a sustentabilidade e crescimento da empresa.

Políticas comuns do ativo imobilizado: saiba quais são

Como vimos, uma política de ativo imobilizado consiste em um conjunto de diretrizes e procedimentos que orientam a gestão dos bens de longa duração de uma empresa.

Por exemplo, uma indústria pode estabelecer regras para a aquisição, manutenção, depreciação e descarte de suas máquinas e equipamentos.

Veja a seguir as principais políticas relacionadas ao ativo imobilizado e exemplos para facilitar o entendimento:

Política de imobilização

A política de imobilização envolve as diretrizes para a aquisição ou construção de novos ativos imobilizados.

Ela deve considerar aspectos como a necessidade, a disponibilidade financeira, a eficiência e a sustentabilidade dos bens adquiridos.

Por exemplo, uma clínica médica pode estabelecer critérios para a compra de equipamentos de diagnóstico, como a análise de custo-benefício, o retorno sobre o investimento e a compatibilidade com as normas técnicas e regulatórias.

Política de desimobilização

A política de desimobilização estabelece os critérios para a venda, troca, doação ou descarte de ativos imobilizados que se tornaram obsoletos, ineficientes ou desnecessários.

No caso de um escritório de advocacia, por exemplo, pode ser necessário desmobilizar itens como móveis antigos, equipamentos eletrônicos ultrapassados ou sistemas de arquivamento que não atendam mais às necessidades do negócio.

Neste contexto, a política de desimobilização deve considerar aspectos como a avaliação do valor residual, o tempo de uso dos bens e a busca por soluções sustentáveis e ecologicamente corretas para o descarte de materiais inservíveis.

Política de manutenção do ativo imobilizado

A política de manutenção do ativo imobilizado estabelece as práticas para a conservação, reparo e atualização dos bens, garantindo sua funcionalidade, segurança e longevidade.

Por exemplo, uma indústria pode criar um plano de manutenção preventiva para suas máquinas e equipamentos, incluindo a inspeção periódica, a lubrificação, a limpeza, a calibração e a substituição de peças desgastadas.

Política de renovação do imobilizado

A política de renovação do imobilizado diz respeito à substituição ou modernização dos ativos imobilizados, visando a melhoria contínua da eficiência operacional, a inovação tecnológica e a adaptação às mudanças do mercado.

Por exemplo, uma escola pode planejar a renovação de seu laboratório de informática, considerando a evolução das demandas pedagógicas, as tendências do setor de TI e as oportunidades de financiamento e parcerias.

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Conclusão

Uma política de ativo imobilizado bem estruturada é fundamental para garantir a eficiência na gestão dos bens de longa duração de uma empresa.

Ao compreender e aplicar as políticas de imobilização, desimobilização, manutenção e renovação do imobilizado, é possível otimizar recursos, garantir a conformidade fiscal e contábil e melhorar a transparência financeira.

Adotar essas práticas em sua organização certamente contribuirá para um futuro mais sustentável e bem-sucedido no mercado.

Nesse contexto, a Office Total é a solução ideal para as necessidades tecnológicas da sua empresa, oferecendo uma ampla gama de serviços e opções de aluguel, incluindo notebooks, desktops e tablets. 

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Você já se perguntou “O que é SDLC?”.

Seja na busca por soluções tecnológicas eficientes ou simplesmente pela curiosidade sobre desenvolvimento de software, é importante entender os diferentes modelos SDLC e como eles podem impactar a qualidade e eficácia de um projeto.

Neste artigo, vamos explicar o que é SDLC, como funciona, quais as etapas e os principais modelos e metodologias. Continue lendo para entender tudo sobre o assunto!

O que é o SDLC?

SLDC, ou Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Software, é uma metodologia utilizada para planejar, criar, testar e implantar um sistema de software.

Trata-se de um processo estruturado para o desenvolvimento de software, que envolve várias etapas, desde a concepção da ideia até a entrega do produto final e sua manutenção.

O objetivo do SLDC é garantir a qualidade do software e a eficiência no desenvolvimento, seguindo um conjunto de etapas bem definidas e interconectadas.

Geralmente, as fases do SLDC incluem:

1. Planejamento: definição dos objetivos, escopo e recursos necessários para o projeto;
2. Análise: levantamento de requisitos e especificações do software;
3. Design: elaboração da arquitetura e do design do sistema;
4. Implementação (ou Codificação): construção do software, com base no design definido;
5. Testes: verificação da funcionalidade e correção de eventuais erros;
6. Implantação: instalação e configuração do software no ambiente do usuário;
7. Manutenção: atualizações e correções de problemas após a implantação.

Na Office Total, entendemos a importância de contar com equipamentos de TI de qualidade e soluções eficientes para empresas e, por isso, oferecemos aluguel de notebooks, desktops e tablets, permitindo que as equipes trabalhem com equipamentos de alta performance, sem a necessidade de descapitalizar o caixa da companhia

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Por que o SDLC é importante?

Aqui estão algumas razões pelas quais o SDLC (Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Sistemas) é importante para empresas e organizações que buscam melhorar seus processos de TI:

• Planejamento eficiente: permite um planejamento estruturado de projetos de TI, garantindo que os objetivos e requisitos sejam claramente definidos desde o início;
• Redução de riscos: proporciona a capacidade de identificar e mitigar os riscos associados ao desenvolvimento de sistemas de TI, evitando problemas no futuro;
• Controle de qualidade: inclui várias fases de teste e validação, garantindo que os sistemas sejam desenvolvidos com alta qualidade e atendam aos padrões estabelecidos.
• Gestão eficaz de recursos: ajuda a alocar e gerenciar recursos de forma eficiente, garantindo que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento;

• Melhoria contínua: por meio da capacidade de identificar áreas de melhoria e implementar mudanças conforme necessário, levando a sistemas mais eficientes e eficazes;
• Comunicação aprimorada: facilita a comunicação entre as equipes envolvidas no projeto, garantindo que todos estejam na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos objetivos;
• Adaptação às mudanças: permite que as empresas se adaptem às mudanças no ambiente de negócios, garantindo que os sistemas desenvolvidos sejam flexíveis e possam evoluir conforme necessário;
• Satisfação do cliente: o desenvolvimento de sistemas de TI de alta qualidade e eficientes, de acordo com o SDLC, pode levar a uma maior satisfação do cliente e, por sua vez, a um melhor desempenho nos negócios;
• Economia de custos: possibilita evitar retrabalhos e reduzir os custos associados ao desenvolvimento e manutenção de sistemas de TI.

Como o SDLC funciona: conheça as etapas

Veja a seguir como funciona o SDLC:

Etapa 1: Análise de requisitos

A análise de requisitos é a primeira etapa do ciclo de vida do desenvolvimento de software (SDLC).

Nesta fase, os analistas de sistemas identificam as necessidades e expectativas dos usuários finais para desenvolver um projeto de software eficiente.

A Office Total pode ajudar nesta etapa ao fornecer equipamentos de TI atualizados e de alta performance, como notebooks, desktops e tablets, facilitando a comunicação entre as partes interessadas e promovendo uma análise de requisitos mais eficiente.

Etapa 2: Planejamento

No planejamento, os gerentes de projeto definem os recursos necessários, o cronograma e o orçamento para o projeto de software.

A Office Total oferece soluções de aluguel de equipamentos de TI que garantem previsibilidade e flexibilidade de investimento, permitindo que os gerentes de projeto mantenham os custos sob controle e garantam que as equipes tenham acesso aos recursos de que precisam.

Etapa 3: Design e projeto

Durante a fase de design e projeto, os arquitetos de software criam um plano detalhado para a implementação do sistema.

A Office Total pode ajudar nesta etapa, fornecendo infraestrutura atualizada e acesso a softwares e ferramentas modernas.

Além disso, a empresa pode apoiar o desenvolvimento de soluções específicas para home office ou ambientes corporativos, garantindo que os colaboradores tenham acesso a um ambiente de trabalho adequado e seguro.

Etapa 4: Codificação

Na etapa de codificação, os desenvolvedores de software transformam o projeto em código-fonte utilizando linguagens de programação específicas.

Com a locação de equipamentos de TI da Office Total, as equipes de desenvolvimento têm acesso a computadores com tecnologia moderna e alto desempenho, otimizando a eficiência do processo de codificação.

Etapa 5: Teste

O teste é uma fase crucial do SDLC, onde os desenvolvedores identificam e corrigem erros e falhas no software.

A Office Total oferece suporte especializado online e atendimento exclusivo para os equipamentos alugados, garantindo que as equipes de teste tenham acesso a computadores e infraestrutura de alta qualidade para identificar e corrigir problemas de forma eficiente sem dores de cabeça.

Etapa 6: Instalação / implantação

Na etapa de instalação e implantação, o software é instalado nos sistemas dos usuários finais e passa a ser utilizado.

A Office Total pode contribuir neste processo, fornecendo soluções flexíveis de aluguel de equipamentos de TI e garantindo que os usuários finais tenham acesso a dispositivos atualizados e com hardwares adequados para rodar o software com eficiência.

Etapa 7: Manutenção

Por fim, a manutenção do software é um processo contínuo que envolve correções de bugs, atualizações e melhorias.

A Office Total oferece serviços de manutenção e suporte técnico especializado para os equipamentos alugados, garantindo que as equipes de desenvolvimento possam se concentrar na manutenção do software enquanto a Office Total cuida do suporte aos dispositivos.

Metodologias de SDLC: saiba quais são

No desenvolvimento de softwares, existem diversas metodologias para gerenciar o ciclo de vida do desenvolvimento de um software (SDLC), sendo as principais:

• Metodologia Iterativa (Incremental): essa abordagem divide o projeto de software em partes menores, chamadas de iterações ou incrementos. Cada iteração é desenvolvida, testada e integrada ao software existente, permitindo que as equipes trabalhem em partes específicas do projeto e garantam que cada incremento esteja funcional antes de avançar para o próximo. Isso facilita a identificação e correção de problemas e ajustes no projeto ao longo do tempo;
• Metodologia Ágil: é uma abordagem focada na flexibilidade e colaboração entre equipes de desenvolvimento e clientes. Com base em princípios como comunicação contínua, feedback, adaptação e entrega contínua, os projetos ágeis permitem que as equipes respondam rapidamente às mudanças nas necessidades e prioridades do cliente. Além disso, a metodologia ágil prioriza entregas frequentes de pequenas funcionalidades, garantindo que o cliente possa ver o progresso e fornecer feedback constantemente;
• Metodologia em Cascata: é um modelo linear e sequencial, onde cada fase do desenvolvimento do software é concluída antes de passar para a próxima. As fases incluem planejamento, análise, projeto, implementação, teste e manutenção. Uma vez concluída uma fase, não é possível retornar a ela sem reiniciar todo o processo. Essa abordagem é mais adequada para projetos com requisitos bem definidos e estáveis, onde as mudanças não são esperadas ao longo do desenvolvimento.

A escolha da metodologia de desenvolvimento de software adequada depende das necessidades específicas do projeto e dos recursos disponíveis.

É essencial avaliar cuidadosamente os prós e contras de cada metodologia e selecionar a abordagem que melhor se adapta às metas e objetivos do projeto.

O que são os modelos de SDLC?

Os modelos SDLC são metodologias utilizadas no desenvolvimento de software para garantir maior eficiência e qualidade no produto final.

Entre esses modelos, destacam-se o Modelo em Forma de V, o Modelo Big Bang e o Modelo Espiral.

O Modelo em Forma de V é uma extensão do modelo Cascata e realiza testes em cada etapa do desenvolvimento.

Embora possua semelhanças com a metodologia Cascata, este modelo pode enfrentar desafios quando pequenos requisitos são deixados para etapas posteriores, o que pode causar obstáculos no processo de desenvolvimento.

O Modelo Big Bang é conhecido por ser de alto risco, pois concentra a maior parte dos recursos no desenvolvimento.

Este modelo pode ser mais eficiente para projetos pequenos, porém, carece da etapa completa de definição de requisitos presente em outros métodos, o que aumenta o risco de problemas e falhas no produto final.

O Modelo Espiral é o mais flexível dos modelos SDLC e enfatiza a repetição e aprimoramento contínuo. Semelhante ao modelo Iterativo, o Espiral passa pelas fases de planejamento, projeto, construção e teste repetidamente, realizando melhorias incrementais em cada ciclo.

Essa abordagem permite maior adaptabilidade às mudanças e evolução no decorrer do projeto.

É fundamental escolher o modelo SDLC mais adequado para o projeto em questão, considerando fatores como tamanho, complexidade e recursos disponíveis.

Ao fazer isso, sua equipe pode se beneficiar de uma metodologia eficiente, garantindo a entrega de um software de qualidade e atendendo às necessidades do negócio.

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Conclusão

O SDLC é um conjunto de metodologias e práticas que orientam o processo de desenvolvimento de software, garantindo eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

A escolha do modelo SDLC adequado é fundamental para o sucesso de um projeto de software, pois permite que as equipes se adaptem às necessidades específicas do projeto e gerenciem os recursos de maneira eficaz.

A Office Total compreende a importância de um processo de desenvolvimento de software bem gerenciado e oferece soluções abrangentes de aluguel de equipamentos de TI para apoiar as equipes em todas as etapas do SDLC.

Ao contar com a Office Total, você garante que sua equipe esteja sempre atualizada com a tecnologia mais recente e de alta performance, permitindo que se concentrem em entregar um produto de qualidade e inovador para o mercado.

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O que é um RFP (Request for Proposal)?

RFP é a sigla para Request for Proposal, que em português significa Pedido de Proposta, sendo um documento que ajuda empresas a padronizarem as suas negociações com fornecedores.

Neste documento são descritas as informações em relação à empresa de forma geral e dados importantes que dizem respeito aos produtos e serviços que serão obtidos com fornecedores externos.

É por meio desse documento que as organizações estabelecem quais serão os requisitos específicos que os fornecedores devem  atender ao aceitar uma oferta.

Além do mais, a companhia responsável pela contratação deve descrever como irá fazer a análise e avaliar os fornecedores.

Embora esse seja um documento cheio de detalhes e que leva um tempo para ser feito, ele é fundamental para padronizar processos, fazer compras e para manter contratos com fornecedores contínuos.

A importância do RFP

O RFP é importante porque por meio dele as empresas conseguem ter certeza de que estão fazendo negócios com os melhores produtos e serviços por um bom valor.

E ao montar uma solicitação de proposta e permitir que diversas empresas concorram pela prestação de um serviço, as companhias conseguem incentivar os fornecedores a inovarem em suas propostas.

O RFP também é importante porque ajuda organizações a pouparem dinheiro e tempo ao simplificar e padronizar um processo de sua seleção de fornecedores.

Deste modo é possível usar esse tempo e recursos que foram economizados para avaliar as propostas que não atendem às suas necessidades no momento.

No mais, o RFP é importante porque colabora para que fornecedores e empresas construam um relacionamento e a mantenham uma comunicação aberta e transparente desde o começo do processo de seleção.

E o RFQ (Request for Quote), o que é?

O RFQ é uma solicitação de cotação, que assim como o RFP permite que as organizações coletem informações de fornecedores para tomarem decisões sobre qual contratar.

Mas o RFQ costuma ser enviado quando a organização sabe exatamente o que ela procura e só está em busca de fornecedores para ter uma cotação de vendas para os produtos e serviços.

A importância do RFQ

O RFQ é importante porque:

• fornece propostas com mais detalhes para que empresas consigam avaliar a resposta de uma seleção de fornecedores;
• garante que os interesses de todas as partes dentro da organização serão atendidos e que um consenso será alcançado;
• mantém a empresa no controle de todo o processo de seleção de novos fornecedores com regras definidas para seguir a seleção.

Afinal, quais são as diferenças entre o RFP e RFQ

O RFP, como você viu até agora, costuma ser usado para serviços ou produtos que são mais complexos e em que a qualidade, produto ou serviço final são diferentes.

Deste modo, é preciso de soluções distintas entregues por fornecedores distintos.

Então, cada fornecedor pode responder a esse documento com uma resposta ou solução diferente para sua necessidade.

Já o RFQ  é usado para coletar propostas de mercadorias e serviços mais simples, que não exigem muita complexidade ou variações.

Ou seja, raramente haverá muita diferença de resposta entre os fornecedores para as soluções que seus produtos ou serviços entregam.

Benefícios do uso do RFP para gestão de TI

Os principais benefícios do uso do RFP para gestão de TI são:

• apresentar uma descrição detalhada de um projeto para os fornecedores;
• padronizar propostas;
• esclarecer todos os benefícios e riscos envolvidos de embarcar em um projeto;
• fazer um filtro de fornecedores que se candidatam.

Como funciona a elaboração do RFP?

A elaboração do RFP inclui os principais elementos do documento, os processos e exemplos.

Na sequência, explicamos cada um desses pontos em mais detalhes. Veja!

Principais elementos

Dependendo do produto ou serviço que a sua empresa está procurando, cada RFP  terá elementos diferentes.

Mas de maneira geral, os  elementos que são mais normais de serem incluídos são: 

• uma descrição da história da empresa e informações sobre o projeto atual;
• quais são as metas e objetivos do projeto e o que a empresa espera alcançar com ele;
• uma descrição com detalhes do trabalho que precisa ser concluído;
• quais são os critérios que os fornecedores precisam ter para serem considerados aptos para participar do projeto;
• qual o orçamento disponível pela empresa para tocar o projeto;
• um cronograma detalhando quando cada entrega deve ser concluída;
• os critérios de avaliação para selecionar um fornecedor;
• qual deve ser o formato em que as propostas precisam ser apresentadas (como por e-mail, reunião virtual, reunião presencial e afins); 
• qual é o prazo de envio;
• informações para contato.

Processo

Para escrever a proposta de vendas é preciso definir quais são as necessidades da empresa.

Quando você já tiver identificado os desafios, é hora de começar a criar os processos de negócios.

O primeiro documento no processo de solicitação de proposta precisa detalhar: 

• o problema identificado pela empresa;
• qual o impacto desse problema na produtividade, no financeiro e em resultado gerais da empresa;
• o ROI da aquisição (como uma estimativa). 

Depois é hora de começar a desenvolver quais serão as especificações de o que a empresa precisa de um fornecedor, como se vocês estivessem vendendo o projeto para eles. Está etapa deve ter informações como:  

• um resumo sobre a história da empresa;
• informações sobre o projeto atual;
• quais as metas e objetivos que a empresa tem para este projeto.

Agora é hora de montar o escopo de trabalho que precisa descrever em detalhes todas as atividades que devem ser concluídas, contendo pontos como: 

• uma lista de entregas que o fornecedor precisa cumprir;
• uma linha do tempo do projeto;
• quais são os marcos que o fornecedor deve atender;
• o orçamento disponível para o projeto.

Na sequência, é hora de incluir uma sessão sobre qualificações, em que vocês irão listar os critérios que os fornecedores precisam atender para serem aptos ao projeto, incluindo: 

•  experiências com projetos parecidos;
•  conhecimentos e habilidades específicos;
•  certificações;
•  capacidade de trabalhar com o orçamento disponibilizado;
•  capacidade de cumprir a linha do tempo apresentada;

Com isso feito é hora de explicar como os fornecedores devem responder ao documento.

Exemplo

Quando o assunto é escrever uma solicitação de proposta, os três exemplos mais comuns são: 

• solicitação de consultoria para proposta;
• solicitação de proposta de TI;
• solicitação de proposta de marketing.

A solicitação de proposta de consultoria é o exemplo que pode ser usado quando a sua empresa busca contratar um consultor que pode ajudá-la em um determinado projeto.

Neste modelo você considera as experiências, qualificações e a proposta do consultor.

Uma solução de proposta de TI pode ser utilizada quando a sua empresa quer adotar um novo hardware ou software através de um único desenvolvedor, empresa ou agência.

Esse é um tipo de solicitação que pede por informações do produto, planos de implementação e valores.

Por fim, uma solicitação de proposta de marketing pode ser utilizada quando a sua empresa está em busca de contratar uma organização de marketing para ajudar em campanhas específicas.

Neste modelo de solicitação você precisa de informações que envolvam a experiência de nicho da organização, quais estratégias de marketing eles propõe para o seu projeto e um orçamento.

Como desenvolver um  excelente RFP?

Para desenvolver um excelente RFP você precisa deixar claro para os seus fornecedores o que a sua empresa está procurando.

Isso significa que ele precisa ser redigido com muito cuidado e com a garantia de que os fornecedores terão em mãos todas as informações precisas para ver se estão aptos a embarcar nesta proposta. 

Além do mais, um excelente RFP  determina exatamente como os fornecedores devem escrever as suas respostas de forma clara e concisa e como uma organização padrão, pois assim o comitê de avaliação consegue entender com facilidade o que está sendo proposto por cada uma das empresas.

Lembrando que as respostas devem seguir um formato que você precisa esclarecer qual é, como PDF, reunião presencial, reunião digital, PPT, texto em Word e afins.

Dicas para elaboração de do RFP

Para elaborar um RFP, lembre-se que ele deve ter: 

• qual o objetivo do projeto;
• o histórico da empresa e resumo do projeto;
• um detalhamento das exigências e especificações;
• os termos e condições;
• uma descrição do projeto feita pelo responsável da área;
• quais serão os critérios de seleção;
• a maneira que os fornecedores devem responder;
• um cronograma e formas de pagamento.

Além do mais, você precisa:

• envolver as pessoas corretas da empresa nesta elaboração;
• detalhar todas as necessidades; 
• inserir cláusulas de confidencialidade.

Conclusão

Agora você já sabe o que é um RFP, ou simplesmente Pedido de Proposta.

Esse documento é fundamental para que sua empresa padronize negociações com fornecedores.

E se você está pensando em começar a montá-lo para seu negócio, salve esse artigo para consultar o passo a passo completo que apresentamos aqui!

O Office 365 para empresas é atualmente um dos softwares mais utilizados no mundo corporativo. 

Com diversas funcionalidades que auxiliam na gestão de tarefas e na produtividade dos colaboradores, essa ferramenta se tornou imprescindível em muitas empresas.

Neste texto, vamos apresentar as principais vantagens do Office 365 para empresas e como ele pode otimizar o trabalho no seu negócio.

E se você precisa alugar equipamentos para sua empresa, não deixe de conferir o portfólio da Office Total, que oferece uma ampla gama de serviços para atender às suas necessidades. Boa leitura!

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O que é o Microsoft 365 para empresas?

O Microsoft 365 é um pacote de serviços e aplicativos oferecidos pela Microsoft que inclui o Microsoft Office, armazenamento em nuvem e outras ferramentas de produtividade, colaboração e segurança.

Ele é projetado para ajudar empresas de todos os tamanhos a serem mais produtivas e eficientes.

Os planos do Microsoft 365 para empresas oferecem a opção de pagar mensalmente ou anualmente e oferecem descontos para pagamentos anuais.

Além disso, todos os planos incluem suporte técnico por telefone ou web e atualizações automáticas para os aplicativos incluídos.

Como funciona o Office 365 para empresas?

O Microsoft 365 (antigo Office 365) é uma suíte de produtividade na nuvem criada pela Microsoft para negócios de todos os tamanhos.

Ele oferece uma série de aplicativos e serviços que ajudam as empresas a gerenciar suas tarefas diárias, colaborar em projetos e manter sua segurança digital.

O Microsoft 365 para empresas é oferecido em diferentes planos que atendem às necessidades específicas das organizações.

Aqui estão alguns dos principais recursos e planos disponíveis atualmente:

• Microsoft 365 Business Basic: é o plano mais básico e acessível, e inclui aplicativos da web do Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook), além de recursos de email, calendário e contatos. Ele também oferece armazenamento em nuvem de 1 TB por usuário e suporte por telefone e chat da Microsoft;
• Microsoft 365 Apps para pequenas e médias empresas: este plano inclui todos os aplicativos da área de trabalho do Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access e Publisher) em suas versões mais recentes. Os usuários podem instalar os aplicativos em até cinco dispositivos e acessá-los offline, além de ter acesso aos aplicativos da web e ao armazenamento em nuvem de 1 TB por usuário;
• Microsoft 365 Business Standard: este é o segundo plano mais completo e inclui todos os recursos do Business Basic e Apps, além de recursos adicionais, como reuniões e webinars online (Microsoft Teams), armazenamento em nuvem adicional, ferramentas de gerenciamento de compromissos com clientes e proteção avançada contra ameaças de segurança;
• Microsoft 365 Business Premium: é o plano mais completo e contém todas as funcionalidades do Business Standard e recursos de segurança avançada, controle de dados e acesso e proteção contra ameaças cibernéticas.

Quanto custa o Office 365 para empresas?

O Office 365 para empresas possui vários planos com preços diferentes, dependendo das necessidades da empresa. Veja a seguir a cotação atual dos planos:

• Microsoft 365 Business Basic: R$27,43 por usuário/mês (assinatura anual – renovação automática). Este plano inclui os aplicativos web do Office, armazenamento na nuvem, e-mail empresarial e chat, chamada e reunião para até 300 participantes;
• Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios Negócios: R$52,80 por usuário/mês (assinatura anual – renovação automática). Este plano inclui os aplicativos de desktop do Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access e Publisher), armazenamento na nuvem, e-mail empresarial e chat, chamada e reunião para até 300 participantes;
• Microsoft 365 Business Standard: R$80,00 por usuário/mês. Este plano inclui tudo do Business Basic, além de versões de desktop dos aplicativos do Office com recursos premium, webinars fáceis de hospedar, ferramenta de relatório e registro do participante e gerenciamento de compromissos com o cliente;
• Microsoft 365 Business Premium: R$140,80 por usuário/mês. Este plano inclui tudo do Business Standard e recursos adicionais de segurança, controle de dados e proteção contra ameaças cibernéticas.

Quais as vantagens de  utilizar o Office 365 para empresas?

O Office 365 é uma ferramenta de produtividade essencial para empresas de todos os tamanhos.

Ele oferece uma série de vantagens que podem ajudar a melhorar a comunicação e colaboração, aprimorar o armazenamento e gerenciamento de dados e simplificar a realização de tarefas diárias.

Veja a seguir algumas das principais vantagens em utilizar o Office 365 para empresas:

Soluções de comunicação e armazenamento incluídas

Uma das maiores vantagens do Office 365 é que ele oferece soluções de comunicação e armazenamento integradas, como o Microsoft Teams, o Exchange Online e o OneDrive for Business.

O Microsoft Teams, por exemplo, permite que as equipes se comuniquem de forma mais eficiente, compartilhem arquivos e realizem reuniões virtuais, enquanto o Exchange Online oferece um serviço de e-mail confiável e seguro.

Há ainda o OneDrive for Business, que permite que os usuários armazenem, compartilhem e acessem arquivos a partir de qualquer dispositivo e outras soluções que facilitam a comunicação e o armazenamento de dados.

Flexibilidade e acessos múltiplos

Com o Office 365, os usuários podem acessar seus aplicativos e arquivos de qualquer lugar, a qualquer hora  e em qualquer dispositivo.

O programa é compatível com uma ampla gama de dispositivos, incluindo desktops, laptops, tablets e smartphones.

Além disso, o Office 365 oferece acesso aos aplicativos online, o que significa que os usuários podem acessar seus aplicativos sem precisar instalar nada em seus dispositivos.

Sem necessidade de instalação

Uma das principais vantagens do Office 365 é que ele não requer instalação em cada dispositivo da empresa.

Em vez disso, os usuários podem acessar os aplicativos por meio de uma conta de usuário e senha, o que simplifica a instalação e a manutenção.

Isso também significa que as atualizações e correções de segurança são aplicadas automaticamente, sem necessidade de intervenção dos usuários.

Atualização e suporte permanentes

O Office 365 é atualizado regularmente com novos recursos e funcionalidades, garantindo que os usuários sempre tenham acesso às mais recentes tecnologias.

Além disso, o suporte ao cliente está disponível por meio de vários canais, incluindo telefone, chat e e-mail, para ajudar os usuários a resolver qualquer problema que possam encontrar.

Dúvidas frequentes em relação ao Microsoft 365 Business

Agora veja as principais dúvidas  em relação ao Microsoft 365 Business:

Qual é o limite de licenças do Microsoft 365 Business que uma empresa pode ter?

O número máximo de licenças do Microsoft 365 Business permitido é de 300, porém, empresas podem adquirir licenças adicionais, caso necessário.

Como saber se o hardware e software que eu executo hoje é compatível com o Microsoft 365 Business?

Para verificar se o hardware e software que você está executando hoje é compatível com o Microsoft 365 Business, você pode consultar os requisitos mínimos do  sistema, que incluem:

• Um dispositivo com Windows 10 Pro, Windows 10 Enterprise, Windows 8.1 ou Windows 7 Service Pack 1 (SP1);
• Um processador de 1 gigahertz (GHz) ou mais rápido, com suporte a SSE2;
• 2 GB de RAM para 64 bits e 1 GB de RAM para 32 bits;
• 3 GB de espaço em disco disponível para a instalação;
• Resolução de tela de pelo menos 1024×768;
• Placa de vídeo compatível com DirectX 10 para aceleração de hardware gráfico;
• Conexão à Internet para recursos online e atualizações automáticas;
• Por fim, é recomendável ter o último Service Pack e atualizações de segurança instalados.

Além disso, é importante verificar se você tem as versões mais recentes dos navegadores da web (Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari) e se eles são compatíveis com o Microsoft 365 Business.

Verifique também se você tem as últimas atualizações de software e segurança instaladas em seu dispositivo, bem como se o seu dispositivo atende a quaisquer requisitos adicionais de segurança ou conformidade necessários para o uso do Microsoft 365 Business em sua organização.

Para obter mais informações e detalhes sobre os requisitos de sistema para o Microsoft 365 Business, você pode consultar a página de suporte do Microsoft 365 Business.

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Conclusão

O Office 365 é uma solução completa e eficiente para empresas que desejam aumentar sua produtividade e eficiência.

Com a facilidade de acesso em qualquer lugar e a qualquer momento, a plataforma permite que as empresas possam gerenciar suas tarefas de forma mais simples e organizada.

Além disso, as diversas ferramentas disponíveis, como o OneDrive, o Outlook e o SharePoint, tornam o trabalho colaborativo muito mais fácil e eficiente.

Para aproveitar todas essas vantagens, é importante que as empresas tenham equipamentos de qualidade e atualizados.

E é aí que a Office Total pode ajudar, oferecendo um amplo portfólio de equipamentos, além de soluções customizadas, assistências técnicas, manutenção e suporte.

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A gestão de incidentes é uma das áreas mais importantes dentro da gestão de serviços de tecnologia da informação.

Ela é responsável por garantir que as empresas possam identificar, diagnosticar, resolver e monitorar incidentes que possam afetar a qualidade dos serviços prestados aos clientes e usuários internos. 

Neste texto, vamos explicar o que é a gestão de incidentes, como ela é feita, qual a relação entre o conceito e ITIL e a importância dela para as empresas que trabalham em escritório. Boa leitura!

Não deixe que a gestão de incidentes atrapalhe o seu negócio! Conte com a Office Total para fornecer soluções personalizadas e equipamentos de qualidade que garantem a continuidade de suas operações.

O que é a gestão de incidentes?

A gestão de incidentes é um processo estruturado e organizado que visa garantir que os incidentes sejam registrados, analisados, solucionados e comunicados de maneira eficaz por meio de uma abordagem disciplinada e sistemática. 

Em empresas que trabalham em escritórios, a gestão de incidentes é muito importante, uma vez que muitas dessas organizações dependem fortemente de seus sistemas de tecnologia da informação (TI), telecomunicações e de impressões.

Se um incidente ocorrer, como uma falha de rede ou um problema com o software utilizado pela empresa, a gestão de incidentes pode ajudar a minimizar os impactos negativos e restaurar a operação normal o mais rápido possível.

Além disso, a gestão de incidentes ajuda as empresas a melhorar a eficiência e a eficácia dos processos de negócios, identificando as causas raiz dos incidentes e implementando medidas corretivas para prevenir recorrências futuras.

Com o tempo, o resultado é uma redução de custos e um aumento da satisfação do cliente.

Por fim, por meio da gestão de incidentes é uma forma de aumentar a transparência e a comunicação com seus clientes e outras partes interessadas.

Qual o objetivo da gestão de incidentes?

O principal objetivo da gestão de incidentes é reduzir o tempo de inatividade e minimizar os impactos negativos que acidentes podem ter sobre os negócios.

Por meio de um processo bem estruturado e gerenciado, as empresas se tornam capazes de identificar, registrar e categorizar incidentes de forma eficiente, bem como resolver os problemas com rapidez e eficácia.

Logo, a gestão de incidentes é um componente crítico da estratégia de gerenciamento de riscos das empresas que trabalham em escritório.

Ao minimizar os impactos dos incidentes nos negócios, melhorar a eficiência dos processos e aumentar a comunicação com os clientes, as empresas podem manter sua produtividade, reputação e competitividade no mercado.

Como é feita a gestão de incidentes?

A gestão de incidentes é um processo fundamental para empresas que desejam manter a eficiência e a segurança de suas operações.

Esse processo consiste em uma série de etapas que devem ser seguidas para garantir que as interrupções operacionais sejam minimizadas e que os impactos sejam controlados.

Veja a seguir as principais etapas da gestão de incidentes:

Detecção

A primeira etapa da gestão de incidentes é a detecção.

Ela envolve a aquisição de mecanismos de monitoramento para detectar possíveis falhas nos sistemas ou nos processos.

Esses mecanismos podem ser softwares específicos ou mesmo a atenção dos colaboradores aos sinais de alerta.

Ou seja, o processo de detecção envolve:

• Uso de ferramentas de monitoramento;
• Recebimento de notificações de usuários;
• Identificação de padrões de comportamento suspeitos.

Classificação

Após a detecção, é necessário classificar o incidente.

Esse processo serve para priorizar a ação a ser tomada, identificando se é um problema de baixa, média ou alta gravidade.

A classificação também leva em consideração o impacto que o incidente pode ter sobre a empresa e seus clientes.

Ou seja, em resumo, a etapa de classificação consiste em:

• Atribuir de categorias para facilitar o gerenciamento;
• Priorizar os incidentes de acordo com a urgência e impacto.

Diagnóstico

Uma vez que o incidente é classificado, o próximo passo é o diagnóstico.

Essa etapa é crucial para determinar as causas do problema e identificar possíveis soluções.

Por isso, conte com profissionais capacitados e experientes para realizar essa análise, garantindo que todas as opções sejam consideradas.

Ou seja, em resumo, a etapa de diagnóstico consiste em:

• Investigar a causa raiz do incidente;
• Identificar possíveis soluções.

Resolução

Com o diagnóstico realizado, é hora de partir para a resolução do incidente.

Essa etapa pode envolver a aplicação de correções imediatas ou a implementação de soluções mais elaboradas.

Nos dois casos, é importante ter uma equipe responsável pela execução das ações e por monitorar os resultados.

Ou seja, em resumo, a etapa de resolução consiste em:

• Implementar as soluções identificadas;
• Testar para garantir que o incidente foi resolvido.

Monitoramento

Por fim, é necessário manter o monitoramento constante para avaliar se a solução implementada foi ou não eficaz.

É importante que o setor esteja preparado para enfrentar novos incidentes e implementar melhorias contínuas nos processos e nos sistemas, a fim de evitar interrupções futuras.

Qual a relação entre gestão de incidentes e ITIL?

A gestão de incidentes tem uma relação estreita com a ITIL.

A ITIL (Information Technology Infrastructure Library, ou “Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação” em portugês) é um conjunto de boas práticas para a gestão de serviços de TI.

Nesse contexto, a gestão de incidentes é uma das áreas de processo definidas no framework e é responsável pela restauração mais rápida possível de um serviço de TI interrompido. 

A metodologia ITIL fornece um conjunto de orientações para gerenciar incidentes de forma eficiente, desde a detecção e registro do incidente até a resolução e monitoramento contínuo.

Importância de uma boa gestão de incidentes

Uma boa gestão de incidentes é crucial para empresas que trabalham em escritórios, uma vez que elas dependem de equipamentos de tecnologia, como impressoras, computadores, notebooks, scanners e outros dispositivos para executar suas atividades diárias.

Quando ocorrem incidentes, como falhas no hardware ou software desses equipamentos, isso pode interromper a produtividade e gerar custos adicionais para a empresa.

Por meio da detecção, classificação, diagnóstico, resolução e monitoramento de incidentes, as empresas podem garantir a disponibilidade e a continuidade dos serviços de tecnologia da informação em um escritório, evitando interrupções desnecessárias e minimizando impactos negativos nos negócios.

Além disso, a gestão de incidentes também é importante para garantir a segurança das informações e dados confidenciais da empresa.

Por exemplo, em caso de um incidente de segurança, como uma violação de dados, a gestão de incidentes pode ajudar a identificar a origem do problema, tomar medidas corretivas e prevenir futuras ocorrências.

Dicas para fazer a gestão de incidentes

Veja a seguir algumas dicas para fazer a gestão de incidentes:

• Tenha um plano de resposta a incidentes: essa é uma forma de garantir uma resposta rápida e eficiente, por isso, o plano deve incluir etapas claras de detecção, classificação, diagnóstico, resolução e monitoramento de incidentes, além de indicar quais são as pessoas e recursos responsáveis por cada etapa;
• Comunique de forma efetiva: essa é uma forma de garantir que todos os envolvidos estejam cientes do status do incidente e do plano de ação em andamento. Além disso, as informações devem ser precisas e relevantes, para que a equipe possa tomar as decisões corretas e agir de acordo com o plano;
• Mantenha um registro de incidentes: o registro precisa ser detalhado, incluindo data, hora, descrição e ação tomada. Isso ajuda a identificar tendências e padrões, além de permitir a realização de análises para melhorar o processo de gestão;
• Realize testes periódicos: é uma forma de  garantir que a operação esteja sempre atualizada e eficiente. Além disso, os testes ajudam a identificar falhas no processo e áreas que precisam de melhorias;
• Invista em treinamento: é uma forma de garantir que todos estejam preparados para lidar com incidentes de forma eficiente; 
• Use uma ferramenta de gestão de incidentes: uma boa ferramenta de gestão de incidentes ajuda a gerenciar incidentes, acompanhar o progresso da resolução e fornecer visibilidade em tempo real. Existem diversas opções de software disponíveis no mercado, que podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas da sua empresa;
• Faça uma análise pós-incidente: após a resolução de um problema, é importante fazer uma análise para identificar a causa raiz do problema e encontrar formas de evitar que ele ocorra novamente. Isso ajuda a melhorar a eficácia do plano de resposta a incidentes e a prevenir futuros problemas.

Lembrando que cada empresa tem necessidades e particularidades diferentes, portanto, é importante adaptar as dicas acima para a realidade da sua organização.

Não perca mais tempo lidando com a gestão de incidentes na sua empresa! Conte com o Office Total para aluguel de equipamentos, soluções personalizadas e assistência técnica especializada. Solicite agora mesmo uma cotação!

Conclusão

A gestão de incidentes é fundamental para garantir que empresas que trabalham em escritórios possam lidar com imprevistos de forma eficiente.

Nesse contexto, adotar boas práticas, como as descritas no ITIL, é fundamental para a implementação de processos eficazes de gestão de incidentes.

E é justamente nesse ponto que a Office Total se destaca: oferecendo um amplo portfólio de serviços, como aluguel de equipamentos, soluções personalizadas, assistência técnica, manutenção e suporte. 

Nós podemos ajudar a sua empresa a estar sempre preparada para lidar com incidentes e garantir que tudo continue funcionando perfeitamente.

Entre em contato com a Office Total hoje mesmo e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar um novo patamar de eficiência e produtividade!